geçici teminatın gelir kaydedileceği hallerin ortaya çıkması halinde bankalarca verilen taahhüde ilişkin bankalarca düzenlenen bir belge olduğu ve ihale konusu işin adının söz konusu standart formda yer verilmesi gereken esaslı unsurlar arasında yer aldığı, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik bir durumun oluşması halinde söz konusu işlemlerin işin adı üzerinden gerçekleştirileceği, bu nedenle dokümanda belirtilen ihale konusu işin adının söz konusu belgede farklı şekilde belirtilmesinin, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik işlemlerde tereddüte neden olabileceği ve işin adı dışındaki tanımlara söz konusu belgede yer verilmesine kamu ihale mevzuatı açısından imkan tanınmaması

Toplantı No : 2019/046
Gündem No : 31
Karar Tarihi : 09.10.2019
Karar No : 2019/UH.II-1303
BAŞVURU SAHİBİ:
Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/342940 İhale Kayıt Numaralı “Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine Bağlı Merkez ve İlçe Birimlerindeki Öğrenci ve Personel için 2020 Yılı (02/01/2020-31/12/2020) 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından 27.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine Bağlı Merkez ve İlçe Birimlerindeki Öğrenci ve Personel için 2020 Yılı (02/01/2020-31/12/2020) 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 09.09.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.09.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.09.2019 tarih ve 38953 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.09.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1113 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 06.09.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile teklif dosyası kapsamında sundukları geçici teminat mektubunun standart forma uygun olmadığı gerekçesi ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığını öğrendikleri, geçerli teklif kalmadığı gerekçesi ile de ihalenin iptal edildiği, ancak tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği, şöyle ki;
İhalenin ilk oturumunda istekliler tarafından sunulan teklif mektupları ve geçici teminat mektuplarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edildiği ve idare tarafından sundukları geçici teminat mektubunun uygun olmadığı yönünde herhangi bir tespitin ve bildirimin olmadığını,
Sundukları geçici teminat mektubunda sehven işin adının yerine işin niteliği, türü ve miktarının yazıldığı, işin adı sehven yazılmamış olsa dahi yazılan ifadelerde işin adında bulunan ibarelerin de bulunduğu, ayırt edici olarak ihale kayıt numarasının işin adı kısmına yazıldığı, benzer bir Kamu İhale Kurulu kararında (2012/UY.II-3611) ihale kayıt numarasının doğru olarak yazılmış olmasının teklif verilen ihaleye ait olduğunu gösterdiği yönünde değerlendirme yapıldığı,
İdareye yapılan şikâyet başvurusuna, idarece “geçici teminatın gelir kaydedileceği hallerin ortaya çıkması durumunda, teminatın gelir kaydedilmesi işlemlerinde tereddüde neden olabileceği” ifade edilerek varsayımsal olarak şikâyetin reddedildiği,
Sonuç olarak, işin niteliği, türü ve miktarı kısmının geçici teminat mektubunun işin adı kısmına yazılmış olması gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, işin adında geçen ibarelerin ve ihale kayıt numarasının ilgili bölüme yazılmış olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Geçici teminat” başlıklı 33’üncü maddesinde “İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Teminat olarak kabul edilecek değerler” başlıklı 34’üncü maddesinde “Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir:
…
b) Teminat mektupları. …” hükmü,

Aynı Kanun’un “Teminat mektupları” başlıklı 35’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında verilecek teminat mektuplarının kapsam ve şeklini tespite Kamu İhale Kurumu yetkilidir.
…
İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “… Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. …” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teminatlar” başlıklı 55’inci maddesinde “… (4) İstekli veya yüklenici tarafından, teminat olarak banka teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez. …” hükmü yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik ekindeki KİK024.1/H no.lu standart formunda “İdarenizce ihaleye çıkarılan [işin adı] işine istekli sıfatıyla katılacak olan [isteklinin adı ve soyadı/ticaret unvanı]’nın 4734 sayılı Kanun ve ihale dokümanı hükümlerini yerine getirmek üzere vermek zorunda olduğu geçici teminat tutarı olan …” düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine bağlı merkez ve ilçe birimlerindeki öğrenci ve personel için 2020 yılı (02/01/2020-31/12/2020) 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı
b) Miktarı ve türü: Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine bağlı merkez ve ilçelerdeki Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarında bulunun yemekhanelerde ayrı ayrı olarak sunulmak üzere 310.000 (ÜçYüzOnBin) öğün, malzemeli yemek hizmeti alımı işidir.
Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine bağlı merkez ve ilçelerdeki Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu yemekhanelerinde ayrı ayrı olarak sunulmak üzere, Üniversitenin Yalnızbağ Yerleşkesindeki merkez mutfakta pişirilecek, merkez birimlere ve ilçelerdeki birimlere dağıtılacaktır.
Ancak yüklenici isterse, ilçelerdeki Meslek Yüksekokulları için vereceği yemek hizmetini bu ilçelerin Erzincan merkezden çok uzak olması ve yemek kalitesinin bozulabileceği düşünülerek bu ilçelerin tamamında veya herhangi birinde veya birkaçında kendisi (yüklenici) mutfak kurarak veya mutfak kiralayarak yemek üretebilecektir.
Ayrıca yüklenici bir ilçede mutfak kurarak yemek üretirse diğer ilçe birimlerdeki yemekhanelere de buradan yemek dağıtabilecektir.
310.000 (ÜçYüzOnBin) öğün, malzemeli yemek pişirme, mutfaktan yemekhanelere taşınması, servisi, bulaşıkların toplanıp yıkanması ve sonrası hizmetlerin alımıdır.
Erzincan merkez ve Yalnızbağ kampüs alanı ile ilçe meslek yüksekokulları için satınalınacak tahmini toplam yemek sayıları Teknik Şartname A’ da verilmiştir.
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: a) Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesi merkez birimleri 1.Sağlık Bilimleri Fakültesi Yemekhanesi, 2.Rektörlük Personel Yemekhanesi, 3.Hukuk Fakültesi Yemekhanesi, 4.Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 5.Yalnızbağ Yerleşkesi Merkez Yemekhanesi b) İlçe birimleri 1.Üzümlü Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 2.Tercan Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 3.Kemah Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 4.İliç Dursun Yıldırım Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 5.Kemaliye Hacı Ali Akın Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 6.Refahiye Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi, 7.Çayırlı Meslek Yüksekokulu Yemekhanesi olup, mutfak ve yemekhanelerin listesi Teknik Şartname-A’ da gösterilmektedir.” düzenlemesine,

Aynı Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır: … Standart Form-KİK024.1/H: Geçici Teminat Mektubu, …” düzenlemesine ve doküman ekinde geçici teminat mektubu standart formuna yer verildiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Geçici teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “…26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teminat olarak kabul edilecek değerler” başlıklı 27’nci maddesinde “27.1. … b) Bankalar tarafından verilen teminat mektupları.
…
27.4. Teminat mektubu verilmesi halinde, bu mektubun kapsam ve şeklinin, Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen esaslara ve standart formlara uygun olması gerekir. Bu esaslara ve standart formlara aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez. …” düzenlemesi yer almaktadır.

06.09.2019 tarihli ihale komisyonu kararından, şikâyete konu ihalede 13 adet ihale dokümanı indirildiği, ihaleye 2 adet teşekkür mektubu sunulduğu ve 3 isteklinin teklif verdiği, Arslanlar Teknik Isıtma Soğutma İnş. Taahh. İhtiyaç Mad. Pazar. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin imza sirkülerinde görülen şirket müdürü ile ilgili bu durumu gösterir ticaret sicil gazetesinin sunulmadığı ve teklifi yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle, DNZ Grup Temizlik Hizmetleri İnş. Taah. Oto. Med. Hazır Yem. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin imza sirkülerinde görülen şirket müdürü ile ilgili bu durumu gösterir ticaret sicil gazetesinin sunulmadığı, sunulan ticaret gazetelerinin asıl veya aslına uygunluğunun noterce onaylanmış örneklerinin olmadığı ve teklifi yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, yaklaşık maliyetin altında teklif sunan başvuru sahibi Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taşı. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ise teklif dosyası kapsamında sunduğu geçici teminat mektubunun standart forma uygun olmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, bu çerçevede geçerli teklif kalmadığı gerekçesi ile inceleme konusu ihalenin iptal edilmesine karar verildiği ve bu kararın ihale yetkilisince onaylandığı görülmüştür.
Yukarıda yer verilen hükümler ile ihale dokümanının aktarılan düzenlemeleri çerçevesinde geçici teminat olarak teminat mektubu sunulması halinde mektubun kapsam ve şeklinin, Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen esaslara ve standart formlara uygun olması gerekmektedir.

İhale dokümanı kapsamında isteklilere verilen geçici teminat mektubu standart formunda “İdarenizce ihaleye çıkarılan Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine bağlı merkez ve ilçe birimlerindeki öğrenci ve personel için 2020 yılı (02/01/2020-31/12/2020) 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı işine istekli sıfatıyla katılacak olan [isteklinin adı ve soyadı/ticaret unvanı]’nın …” şeklinde düzenleme olduğu, söz konusu standart forma uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektuplarının geçerli kabul edilmeyeceği ve geçici teminatı usulüne uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede ihale komisyonunca düzenlenen “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak”ta Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyası kapsamında sunduğu geçici teminat mektubuna ilişkin “İdari Şartname’nin 7.1.ç maddesine göre uygun olmadığı – İşin adının standart formda yer alan ibareden farklı bir ibare olarak yazıldığı” ifadesinin yer aldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne ait teklif dosyasında yer alan geçici teminat mektubu incelendiğinde, ihale dokümanındaki geçici teminat mektubu standart formunda matbu olarak işin adı bölümünün “Erzincan Binali Yıldırım Üniversitesine bağlı merkez ve ilçe birimlerindeki öğrenci ve personel için 2020 yılı (02/01/2020-31/12/2020) 4 Kap Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtım ve Sonrası Hizmetleri Alımı” şeklinde doldurulmuş olmasına rağmen, söz konusu geçici teminat mektubunun işi adı bölümünün İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde yer alan “ihalenin miktarı ve türü” bölümündeki “ERZİNCAN BİNALİ YILDIRIM ÜNİVERSİTESİNE BAĞLI MERKEZ VE İLÇELERDEKİ FAKÜLTE, YÜKSEKOKUL VE MESLEK YÜKSEKOKULLARINDA BULUNAN YEMEKHANELERDE AYRI AYRI OLARAK SUNULMAK ÜZERE 310.000 (ÜÇYÜZONBİN) ÖĞÜN, MALZEMELİ YEMEK HİZMETİ ALIMI İŞİ İHN: 2019/342940” ibaresi yazılmak suretiyle doldurulduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen tespitler uyarınca, geçici teminat mektubunun 4734 sayılı Kanun hükümleri ve ihale dokümanı düzenlemeleri çerçevesinde; geçici teminatın gelir kaydedileceği hallerin ortaya çıkması halinde bankalarca verilen taahhüde ilişkin bankalarca düzenlenen bir belge olduğu ve ihale konusu işin adının söz konusu standart formda yer verilmesi gereken esaslı unsurlar arasında yer aldığı, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik bir durumun oluşması halinde söz konusu işlemlerin işin adı üzerinden gerçekleştirileceği, bu nedenle dokümanda belirtilen ihale konusu işin adının söz konusu belgede farklı şekilde belirtilmesinin, teminatın gelir kaydedilmesine yönelik işlemlerde tereddüte neden olabileceği ve işin adı dışındaki tanımlara söz konusu belgede yer verilmesine kamu ihale mevzuatı açısından imkân tanınmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, başvuru sahibi tarafından sunulan söz konusu geçici teminat mektubunda ihale kayıt numarası “2019/342940” olarak yer almakta ise de, ihale kayıt numarasının kısaltması olan “İKN” ibaresinin de “İHN” olarak yazıldığı görülmüştür.
Bu çerçevede, teklif zarfları kapsamında yer alan her bir belgenin kamu ihale mevzuatına, ihale dokümanına ve doküman kapsamında verilen standart formlara uygunluğunun isteklinin sorumluluğunda olduğu ve başvuru sahibi tarafından bu noktada gerekli özenin gösterilmediği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, idarece başvuru sahibi Tektat Yemekçilik Gıda İnş. Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık olmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.