ihaleye katılmak için gönderilen teklif zarfının ihale tarihi öncesinde ihaleye ulaştırıldığı ancak idareden kaynaklı sebeplerle söz konusu teklif dosyasının ihale tarihinde ihaleye iştirak ettirilmediği söz konusu hususun idarece de kabul edildiği, idareye teslim edilen kargo paketinin açılmamasının idarenin hatası olduğu, bu hususa ilişkin hatanın istekliye yüklenemeyeceği, ayrıca posta yoluyla gönderilen teklif dosyasının içine koyulduğu kargo poşeti için kamu ihale mevzuatında teklif zarfının taşıması gerektiği belirlenmiş bilgilerin yer alması şartının aranamayacağı zira ilgili hükümlerin teklif zarfına ilişkin olduğu, hayatın olağan akışı içerisinde idarelere gönderilen ve içlerinde teklif dosyası bulunan kargo poşetlerinin, teklif zarflarının taşıması gereken şekil şartlarını taşımasının beklenemeyeceği, ayrıca idarece yapılan değerlendirmede de söz konusu kargo poşeti içindeki teklif zarfının usulüne uygun olduğunun belirtildiği

 

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

 

Aynı Kanun’un “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

…

Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.” hükmü,

 

Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

 

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü bulunmaktadır.

 

İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a)İhale kayıt numarası:2021/181162

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) Tekliflerin sunulacağı adres: Beykoz Belediye Başkanlığı – Destek Hizmetleri Müdürlüğü

ç) İhalenin yapılacağı adres: Gümüşsuyu Mahallesi Kelle İbrahim Cad. No:43 Beykoz / İstanbul

d) İhale tarihi: 03.05.2021

e) İhale saati: 11:00

f) İhale komisyonunun toplantı yeri: Beykoz Belediye Başkanlığı, İhale Toplantı Salonu

3.2. Teklifler ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.

3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.

3.6. Saat ayarlarında, Türkiye Radyo Televizyon Kurumunun (TRT) ulusal saat ayarı esas alınır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

 

Söz konusu hükümlerden, idarelerin, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu, isteklilerce idareye sunulacak tekliflerin posta ile gönderilmesine imkan tanındığı bununla birlikte posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşmasının zorunlu olduğu, postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edileceği, ayrıca yapılan idarece yapılan incelemede mevzuata uygun olmadığı anlaşılan teklif zarflarının değerlendirmeye alınmayacağı anlaşılmıştır.

İdarece alınan, 21.05.2021 tarihli ve “Önce 04.05.2021 tarihinde ihaleyi gerçekleştiren idareye telefon ile sonra 20.05.2021 tarihinde yazılı başvuru yoluyla ulaşan Ağaoğlu Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Ltd. Şti. tarafından ulaştırılan bilgi sonucunda söz konusu isteklinin teklif zarfının kargo yoluyla ihaleye iştirak etmek üzere gönderildiği öğrenilmiş olup, ilgili firma tarafından kargonun ihale tarihinden önce idareye ulaştırılmış olduğuna ilişkin kargo takip belgesinin de yer aldığı başvuru idareye bildirilmiştir. İlgili belgelerde zarfın 30.04.2021 tarihinde teslim edildiği belirtilmektedir. İdare tarafından Müdürlüğe ulaşmayan teklif zarfına ilişkin yapılan inceleme neticesinde zarfın Belediyenin danışma biriminde girişte olduğu 04.05.2021 tarihli tutanakla tespit edilmiştir.

İdare tarafından yapılan inceleme neticesinde gönderilen kargonun Belediyenin girişinde resepsiyonda görevli personele ihale tarihinden önce teslim edildiği ancak ihale tarihinden sonra komisyona ulaştırılabildiği anlaşılmıştır. Bu durumun pandemi koşullan sebebiyle alınan tedbirler nedeniyle kargo görevlilerinin belediye içerisine alınmamasından ileri geldiği, dönüşümlü çalışma koşullarının dosyanın ulaşmasını engellediği, mevzuatta kargo ile dosya gönderilmesine ilişkin açık hüküm bulunmamasına rağmen bunu kısıtlayan bir düzenlemenin de yer almadığı ve yerleşik kurul kararlarında zamanında ulaşan kargo ile gönderilen teklif zarflarının açılmasının zorunlu olduğu, idaremizce önceki gerçekleştirilen ihalelerde bu yönde çokça uygulamanın mevzuata ve yerleşik kurul kararlarına uygun şekilde yapıldığı, kargo poşetinin üzerinde ihale teklif zarfı olduğuna ilişkin bir ibarenin de bulunmadığı, bunun da idareye iletilen firma tanıtım belgelerini içeren bir kargo olabileceği değerlendirilmesinin yapılmasına da imkan tanıyabileceği, kargo ile gönderilen teklif zarflarının kabul edilerek değerlendirmeye alınabileceğine yönelik Kamu İhale Kurumu internet sitesinden de tam kapanmanın uygulandığı Pandemi dönemi işlemlerinde idare ve isteklilere yönelik duyuru yapıldığı hususlar birlikte değerlendirilerek, 21.05.2021 tarihli komisyon tutanağı ile tekliflerin sunulacağı adresin ve idaremizin bilgilerinin yer aldığı kargonun dış poşetinin açılmasına komisyonumuz tarafından karar verilmiştir.

Dış zarfın mevzuata uygunluk kontrolünün yapılabilmesi için açılan kargo poşetinin içinde Ağaoğlu Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Ltd.Şti.’ ye ait dış zarfın var olduğu ve sunulan zarfın mevzuata uygun ihale tarihinde açılması zorunlu bir teklif zarfı niteliğinde olduğu anlaşılmıştır. Ağaoğlu Danışmanlık İç ve Dış Ticaret Ltd.Şti. tarafından sunulan dış zarf ihale tarihinden sonra açılması mümkün olmadığından açılmaksızın muhafaza edilmek üzere ihale işlem dosyasına konulmuştur.

Açık ihale usulü ile yapılan ihalelerde ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde gerçekleştirilen ilk oturumda ihaleye kaç teklif verilmiş olduğunun hazır bulunanlara duyurulması, teklif zarflarının incelenmesi ve uygun olmayan zarfların tutanak ile tespit edilmesi, uygun olan teklif zarflarının isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılması ve belge kontrolü yapılarak “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ile hangi belgelerin sunulduğu ile teklif mektupları ve geçici teminatlarının uygun olup olmadığının tespit edilmesi, isteklilerin teklif fiyatlan ve yaklaşık maliyet tutarının açıklanması ve “Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanak” ile kayıt altına alınması, söz konusu tutanakların suretlerinin isteyenlere verilmesi ve buna ilişkin “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve/veya Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak”ın düzenlenmesi gerektiği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık ve güvenirlik ilkelerinin gereği olarak istekliler huzurunda yapılması gereken bu işlemlerde bir sakatlık oluşması durumunda, ihaleye ilişkin ilk oturumun ihya edilmesinin ve ihalenin bu haliyle sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmayacağı açıktır.

Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti’nin teklif fiyatının ihalenin ilk oturumunda açıklanmadığı anlaşılmış olup, bu durumun istekliler huzurunda yapılması gereken işlemlerde eksikliğe yol açtığı ve 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık ve güvenirlik ilkeleri başta olmak  üzere temel ilkelere aykırılık teşkil ettiği, anılan teklifin, ihale sonucunu doğrudan etkileyebileceği gibi sınır değeri ve buna bağlı olarak ihalenin sonucunu da doğrudan etkileyebileceği, bu haliyle ikinci oturuma geçilerek ihalenin sağlıklı şekilde sonuçlandırılmasının mümkün olmadığı, bu nedenle oluşan mevzuata aykırılığın giderilemeyecek nitelikte olduğu sonucuna varılmıştır.

İhale konusu işe 7 istekli teklif zarfı vererek iştirak etmiş bulunmakta olup, 4 isteklinin teklifi yukarıda yer alan gerekçelerle değerlendirme dışı bırakılmıştır. Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.’nin ihale tarihinden önce idareye ulaşan teklif zarfının ise yukarıda yer alan gerekçelerle açık oturumda açılamadığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, ihale komisyonunca Kanun’un 5’inci maddesindeki saydamlık, güvenilirlik ve rekabet ilkeleri uyanınca, istekliler huzurunda yapılması gereken işlemlerin mevzuata uygun olarak yapılamaması sebebiyle oluşan mevzuata aykırı bu durumun, düzeltici işlem tesisi ile giderilmesi mümkün olmadığından ihalenin iptaline karar verilmiştir.” ifadelerini içeren ihale komisyonu kararıyla ihalenin iptal edildiği görülmüştür.

 

21.05.2021 tarihli ihale komisyonu tutanağında “03.05.2021 Pazartesi günü saat 11:00’da ihalesi yapılan  “24 Aylık Muhtelif Cins ve Miktarlarda İş Makinesi ve Araç Kiralama Hizmet Alımı İşi”ne ilişkin teklif fiyatlarını öğrenmek üzere önce 04.05.2021 tarihinde saat 12:50 sularında sonra da 20.05.2021 tarih ve 29297 sayı ile kayda alınan dilekçede teklifin ilgili ihale idaresine ulaşmaması nedeniyle Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından başvuru yapılmıştır.

İhale komisyonu ilgili başvuruya istinaden 20.05.2021 tarihinde toplantıya çağırılmış ve söz konusu durum tespit edildikten sonra 21.05.2021 tarihinde ihale toplantı salonunda ihale komisyonunca toplanılmıştır. Kargo paketi kamera kaydı eşliğinde açılmış ve içerisinde ihaleye ait teklif zarfı olduğu tespit edilmiştir. Teklif zarfının usulüne uygun olduğu görülmüştür.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

 

Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından ilgili kargoya ilişkin idareye sunulan kargo teslim belgesinde ilgili kargonun belge numarasının “NV736549” olduğu ve 30.04.2021 tarihinde alıcıya teslim edildiğinin belirtildiği görülmüştür.

 

İdarece Kuruma gönderilen,  söz konusu kargo paketinin ihale komisyonu üyeleri tarafından kamera kaydı eşliğinde açılma görüntülerinde ilgili kargo paketi üzerindeki belge numarasının da “NV736549” olduğu ve söz konusu belge numarasının Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından idareye sunulan kargo teslim belgesindeki numarayla eşleştiği görülmüştür.

 

Kamu ihale mevzuatında teklif dosyalarının posta yoluyla gönderilmesine cevaz verildiği, bununla birlikte posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşmasının zorunlu olduğu ve bu hususun isteklinin sorumluluğunda olduğu anlaşılmış, bununla birlikte somut durumda Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından gönderilen teklif zarfının ihale tarihi öncesinde ihaleye ulaştırıldığı ancak idareden kaynaklı sebeplerle söz konusu teklif dosyasının ihale tarihinde ihaleye iştirak ettirilmediği, söz konusu hususun idarece de kabul edildiği, idareye teslim edilen kargo paketinin açılmamasının idarenin hatası olduğu, bu hususa ilişkin hatanın istekliye yüklenemeyeceği, ayrıca posta yoluyla gönderilen teklif dosyasının içine koyulduğu kargo poşeti için kamu ihale mevzuatında teklif zarfının taşıması gerektiği belirlenmiş bilgilerin yer alması şartının aranamayacağı zira ilgili hükümlerin teklif zarfına ilişkin olduğu, hayatın olağan akışı içerisinde idarelere gönderilen ve içlerinde teklif dosyası bulunan kargo poşetlerinin, teklif zarflarının taşıması gereken şekil şartlarını taşımasının beklenemeyeceği, ayrıca idarece yapılan değerlendirmede de söz konusu kargo poşeti içindeki teklif zarfının usulüne uygun olduğunun belirtildiği, bu haliyle mevcut durumun Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin hatasından kaynaklanmadığı anlaşılmıştır.

 

Mevcut durumda idareden kaynaklı hatalar neticesinde Ağaoğlu Dan. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasının ihaleye iştirak ettirilmediği ve söz konusu hususun düzeltici işlem tesis edilerek düzeltilemeyeceği anlaşıldığından idarece tesis edilen ihalenin iptali kararının mevzuata aykırılık teşkil etmediği sonucuna varılmıştır.

Toplantı No	: 2021/027
Gündem No	: 56
Karar Tarihi	: 30.06.2021
Karar No	: 2021/UH.I-1324