İdarelere PLAN PROJE KONTROL SİSTEMİ İhale Danışmanlık hizmeti

Print Friendly, PDF & Email

PLAN PROJE KONTROL SİSTEMİ

Konu : Yapım İhaleleri Proje Planlama Kontrol Sistemi İhale Müşavirlik Hizmetleri

MBS İhale Danışmanlık Ltd Şti, 2002 yılında Türkiye’de ilk ihale danışmanlık hizmetleri veren firma olarak kurulmuş olup, Hizmet ve Yapım işleri ile ilgili  ihtiyaç duyulacak azami bilgileri içeren portalniteliğindeki  www.ihaledanismani.com      www.yapimisleri.net  sitelerimiz ile  hizmet vermeye devam ediyoruz.

 B. POYRAZOĞLU (İnşaat Mühendisi) hocamızın Denetiminde,

Yapım İhaleleri için Yaklaşık Maliyet Hazırlama Sürecinden başlayarak Yüklenici Firmanın İnşaata başlaması ile birlikte,yapım süreçlerinin Her anını takip edebileceğiniz

Yüklenici Firmanın;Yapmış  veya yapmamış olduğu işlere ait Anlık Rapor Hazırlamaları ile İdarenin Anlık Denetim Kontrol Sistemi konularında Hizmet vermeye Başladığımız PLAN PROJE KONTROL SİSTEMİ  Hizmeti mevcut olup yeni eğitim, bilgilendirme ve danışmanlık anlayışı ve uzman kadrosu ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarının İhtiyaç duydukları konularda, kaliteli hizmet vererek bu konudaki ihtiyacı karşılamayı hedeflemekteyiz.

ihale yapim

yapim ihale danismani

yapim ihale süreci

PROJE PLANLAMA KONTROL SİSTEMİ (P.P.K.S.)

Kamu veya özel sektör bünyesinde alınan kararlara bağlı olarak belirlenen hedefler, belli bir zaman aralığına, teşkilat yapısına ve her şeyden önemlisi finansal kaynağa ihtiyaç duymaktadır. Bu hedeflerin ihtiyaç duyulan bileşenler kullanılarak, karar verilmesinden arzu edilen sonucun alınmasına kadar gecen zamanın tümünü proje olarak adlandırıyoruz.

P.P.K.S.: Projelerin belirlenen hedefine ulaşmasında karşılaşılan sorunlara karşı; önceden tedbir alınmasını, proje uygulamasında ortaya çıkan avantajların hedeflere yansıtılmasını, personel hatalarının önlenmesini, malzeme yönetimi ve finansal planlama konularında katkı sağlanmasını gerçekleştirerek, kamu ve özel sektör yönetimlerine belirlenen proje için hizmet eden bir iç kontrol sistemidir.

P.P.K.S. bu çalışmasını mevcut yönetimce projeye tahsis edilen personel dışında kendi bünyesinde oluşturacağı kadro ve teşkilatıyla yönetir. P.P.K.S bu teşkilatıyla projenin uygulamasında sadece yönetimlerce proje uygulamasına tahsis edilen personelin faaliyet sonuçlarıyla ilgilenir. P.P.K.S. yine bu teşkilatıyla kamu veya özel sektör yönetimine periyodik raporlar, durum muhakemesi, karar tasarıları, hedef realizasyonu ile katkı sağlar.

P.P.K.S. PRENSİPLERİ:

  1. GERÇEKCİ PLANLAMA PRENSİBİ:

Tüm detaylarıyla hazırlanmış bir plan ve yol haritası proje hedefinin garantisidir. Plan gerçekçi olmalı, riskleri görebilmeli, ara hedefler barındırmalı, uygulanabilir olmalı, kurum imkan ve kabiliyetlerini zorlamamalıdır. Plan kurum içinde ve dışında ki kişilere değil hedefe hizmet edecek şekilde hazırlanmalıdır.

  1. DİNAMİKLİK PRENSİBİ:

P.P.K.S. gerçekçi bir planlamaya bağlı hedeflerle yetinmez. Değişen durumlar karşısında hedef realizasyonlarına imkan sağlar. Proje uygulaması sırasında gerçekleşecek kazanımların hedefe yansıtır. Hedefi etkileyecek olumsuz gelişmeleri önceden tespit ederek gerekli önlemlerin alınmasını sağlar.

  1. İTİMAT KONTROLE MANİ DEĞİLDİR PRENSİBİ:

Kamu ve özel sektör yönetimleri proje hedeflerine ulaşabilmek için seçkin personeli bulur ve projenin uygulaması için görevlendirirler. Proje uygulamasında günlük faaliyetlerin proje hedefine ne kadar hizmet ettiği görevli personelin faaliyetleri içinde anlaşılması zor bir konudur. P.P.K.S. personel hatalarını en aza indirgeyerek hedefe ulaşmak için gayret gösterir.

  1. PROJE DIŞI ETKİLERDEN KORUNMA PRENSİBİ:

Her projenin ilk bakışta projeyle alakalı olmadığı düşünülen, proje uygulaması dışında gerçekleşen karar, kanun, talimat, yönetmelik, bilgi vb. gerçeklikler P.P.K.S. tarafından analiz edilerek hedef realizasyonu yapılabilmektedir.

  1. SÜRAT PRENSİBİ:

Proje uygulamalarında alınacak kararların zamanlaması önemlidir. Bu kararların verilebilmesinde verilerin toplanma sıklığı, analizlerin derhal yapılması, karar tasarılarının süratle yönetimlerin onayına sunulması P.P.K.S. nin en önemli ilgi sahasıdır.

  1. İNİSİYATİF PLANDADIR PRENSİBİ:

P.P.K.S. hazırlanan geçekçi bir plan üzerinde yürür. Dolayısı ile planın uygulayıcılarını inisiyatif kullanma gibi bir ilave yükten kurtarır. Ne zaman hangi faaliyetin başlayacağı, ne zaman sonuçlanacağı, lojistik planlamalar vb. P.P.K.S. tarafından yürütüleceği için proje uygulama personeli inisiyatif kullanma zorluğundan kurtulur. Kısacası “İNİSİYATİF PLANDADIR”

  1. TASARRUF PRENSİBİ:

Gerçekçi bir planlama olası malzeme ve adam/saat kayıplarını ihtiva etse de, planlı bu kayıpların proje uygulamasında avantaja çevrilmesini, malzeme ve personel yönetimini kullanarak oluşacak kayıpların ortadan kaldırılmasını sağlayan bir prensiptir.

 

P.P.K.S. NİN İŞLEYİŞİ:

P.P.K.S kamu ve özel sektör yönetimlerinin P.P.K.S. uygulamasını kullanma kararıyla başlar. Bu karar başlamış bir projede olabileceği gibi, hedefi belli bir yatırım projesi veya hedefi sadece tahmin edilen taahhüt projesinin başlangıcı da olabilir. Projenin mevcut bir yol haritasının olması, planlamasının yapılması P.P.K.S. için önem arz etmez. P.P.K.S. sonuçta proje ile ilgili kendi planlamasını sorumluluk aldığı andan itibaren kendi adına yapacaktır.

  1. DİZAYN:

P.P.K.S. Sorumluluk aldığı andan itibaren kamu veya özel sektör de varsa kullanılan mevcut prosesler, projenin mevcut durumu, kurumun genel durumu, varsa sözleşme, teklif, metraj vb. hususları analiz eder. Proje hedefine gidecek yolda ara hedefleri belirler. Bu ara hedeflere göre iş akış diyagramları, nakit akış tabloları, bütçe planlaması, fiyat analizleri, yoksa alt sözleşmeler, malzeme temin aralıkları, depo seviyeleri vb. hazırlayarak nasıl bir ana hedef gördüğünü ortaya çıkartır.

  1. BİLGİ AKIŞININ PLANLANMASI:

P.P.K.S. Proje uygulaması sırasında ihtiyaç duyduğu bilgi ve periyotlarını belirleyerek, uygulama personelinin günlük faaliyetlerini ve asıl sorumluluklarını aksatmayacak şekilde bu bilgileri toplama metotlarını belirler. Bu bilgilere kendi bünyesinde dış dinamik bilgilerini eklemek için tedbir alır.

  1. RAPORLAMA:

Proje günlük olarak takip edilir. Analizler günlük yapılır. Yönetime sunulacak raporlar haftalık ve aylık olarak hazırlanır. Yönetime sunulan raporlarda tespit edilen ve proje hedefini etkileyen durumlar varsa P.P.K.S. tarafından yeniden değerlendirme yapılır. Acil durumlarda yönetim kırmızı raporla bilgilendirilerek derhal yeniden değerlendirmeye başlanır.

  1. DURUM MUHAKEMESİ:

Yeniden değerlendirme aslında bir durum muhakemesidir. Mevcut aksaklığın nedenleri, sonuçları, alınması gereken önlemler sıralanarak, bu aksaklığın ortadan kaldırılması ve hedefi koruma ya da geliştirme adına proje uygulayıcılarına verilecek talimatlar seçenekleriyle sunulur

  1. GERİ BESLEME:

Yönetimce uygun görülecek talimatların proje uygulayıcıları tarafından proje akışında değerlendirilmesi P.P.K.S içine tekrar kayılacaktır.

 

P.P.K.S. FAYDALARI VE HEDEFLERİ.

  1. P.P.K.S. İDARELERİN BÜTCESİNE İLAVE BİR YÜK GETİRMEZ. ÇÜNKÜ P.P.K.S. HİZMET BEDELİNİN ÇOK ÜZERİNDE PROJE BÜTCESİNE KATKI SAĞLAR.
  2. İDARELERE PROJE HEDEFLERİNİ GEREKTİĞİNDE GÜNLÜK TAKİP ETME İMKANI SAĞLAR
  3. ANLAŞMAZLIKLAR KARŞISINDA HUKUKSAL ALTYAPI SAĞLAR.
  4. PERSONEL HATALARINI ORTADAN KALDIRIR.
  5. MALZEME YÖNETİMİNİ GERÇEKLEŞTİREREK KALİTEYİ VE TASARRUFA KATKI SAĞLAR.
  6. İDARELERE VİZYON KAZANDIRIR. İDARELERİN MUHATTAPLARINI PROFOSYENEL ÇİZGİDE TUTAR.
  7. ZAMANDAN TASARRUF SAĞLAR
  8. KALİTEYİ ARTTIRIR.

Ayrıca;İdarelerin gerek duyması halinde;

İdarelerin;İhale öncesi – İhale Süreci ve Sözleşme sonrası; Firmalara ile karşılaşacakları sorunlarda

– – Kamu zararına sebebiyet vermemek üzere; idare ile Firma arasında asgari Müşterek konularda  çözüm üretmek

– – İlana çıkacak ihale dosyasında İstekli  adaylarınca itiraz konusu olabilecek hususları tespit etmek ve idareye  çözüm önerilerinde bulunmak

– – İhale komisyonlarının dosya tetkiklerinde isteklilerce sunulan bilgi ve belgelerdeki sorunlarda bilgi desteği

– – Kesinleşen İhale kararlarında; istekli Firmaların İtiraz konularında idareye bilgi desteği vermek (emsal Kİk ve Yargı Kararları ile 2.cil  mevzuatlar ile bilgi  ve belge desteği vermek

– İhale sözleşme süreçlerinde Yüklenici adayında sözleşme yapması için teslim etmiş olacakları bilgi ve belgelerin tetkikinde bilgi desteği vermek

– – İTA Amirlerinin ihalelerdeki yetki ve sınırlarının tespiti için görüş ve bilgi desteği vermek

– -Hizmet ve Yapım İhalelerinde sözleşme sonrası işe başlama ve yer teslimindeki gecikmeler gibi yaşanan sorunlara çözüm üretmek

– -Muayene Kabul  komisyonlarının Yüklenici Firma ile karşılaştıkları sorunların tespiti ve çözüm üretmek

– -Hak edişlerde yaşanan sorunların tespiti ve sorunların çözülmesinde rehberlik yapmak

– – İhale Yetkililerinin karşılaşacakları sorunlarda anlık bilgi desteği vermek

 

                     DİĞER İHALE DANIŞMANLIK KONULARIMIZDAN ÖRNEK BAŞLIKLAR
 AŞIRI DÜŞÜK SAVUNMA
 İHALE HUKUKU
SÖZLEŞME SÜREÇLERİ ve SONRASI
İDARELERCE YAPILAN HATALAR
İHALE ŞARTNAMELERİNE AİT HATA TESPİT RAPORU HAZIRLAMA