İHALE YETKİLİSİ İHALE KOMİSYONUNDA YER ALABİLİR Mİ?

Print Friendly, PDF & Email

 

Kamu ihalelerinde, özellik gösteren hususlardan biri, ihale komisyonlarının çalışma esaslarıdır.
İhale komisyonlarının çalışmasıyla ilgili olarak, çeşitli hatalar yapılabilmekte, hazırlanması ve gerçekleştirilmesi günler, hatta aylar süren ihaleler, komisyonların hatalı çalışması nedeniyle iptal edilmesi sonucu ortaya çıkabilmektedir.
İhale komisyonlarının oluşturulması ve çalışması noktasında yapılan önemli hatalardan biri de, ihale yetkilisinin, ihale komisyonuna dahil edilmesi durumudur.
Bu çalışmada, ihale yetkilisinin, ihale komisyonu üyesi olarak görevlendirilmesi bağlamında, ihale komisyonlarının oluşturulması ve çalışma esasları üzerinde durulacaktır.

II-İHALE KOMİSYONUNUN OLUŞTURULMASI

A-İHALE YETKİLİSİ KİMDİR
İhale yetkilisi, ihale sürecinde yer alan önemli görevlerden biridir.
4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir.
Bu çerçevede ihale yetkilisi ile ilgili olarak yapılan tanım, 5018 sayılı kanunda belirtilen harcama yetkilisi kavramına paralellik arz etmektedir.
Öte yandan zaman zaman idarelerde harcama yetkilisi ile ihale yetkilisinin kim olacağı hususlarında karışıklık olmaktadır.
Bu çerçevede Kamu İhale Kurumunca belirlenen temel ilke; idarelerin harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi, kurul veya görevlilerin kendi mevzuatlarında belirlenmiş olduğu ve bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerektiğidir.

B-İHALE KOMİSYONUNUN OLUŞTURULMASI
İhale komisyonunun oluşturulması, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6’ ıncı maddesinde ifade edilmiştir.
Bu madde gereğince ihale komisyonunu ihale yetkilisi görevlendirir.
İhale yetkilisi ihale yetkilisini en az beş kişiden oluşturur.
Komisyondaki üyelerin dağılımı; ihaleyi yapacak olan idareden biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, en az dört kişinin ve birde muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, Kamu İhale kapsamında bulunan idarelerden komisyona üye alınabilir.
İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.
Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir.
Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.
İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.
Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca, ihale komisyonunun muhasebe ve mali işlerden sorumlu personeli dışındaki diğer üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur.
İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

C-İHALE YETKİLİSİNİN İHALE KOMİSYONUNDA YER ALIP ALAMAYACAĞI
Gerek uygulama yönetmelikleri, gerekse de kamu ihale tebliği gereğince; İhale yetkilisi, ihale komisyonunda görev alamaz. Kurulların ihale yetkilisi olduğu durumlarda da kurul üyeleri ihale komisyon üyesi olamazlar.

D-İHALE KOMİSYONUNDA GÖREV ALAN KİŞİLERİN KABUL KOMİSYONUNDA YER ALIP ALAMAYACAĞI
İhaleyi gerçekleştiren ihale komisyonu üyeleri, söz konusu ihaleye ilişkin olarak yapılan sözleşme sonucunda teslim edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işlerinin muayene ve kabul komisyonunda veya kontrol teşkilatında görev alabilir.
Ancak yapılan bir sözleşme ile ilgili olarak kontrol teşkilatında yer alan görevliler, sözleşme sonucunda hizmet alımları ve yapım işleriyle ilgili muayene ve kabul komisyonunda görev alamazlar.

D-İHALE KOM İSYONUNUN OLUŞTURULACAĞI SÜRE
Kamu İhale Kanununda; ihale komisyonlarının hangi süre içerisinde oluşturulacağına dair açık hüküm bulunmamasına rağmen, Kanunun 6’ncı maddesinde;
“Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.” ifadesi yer almaktadır.
Öte yandan uygulama yönetmeliklerinde ise, konuya biraz daha açıklık getirilerek, “İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur” İfadesi yer almaktadır.
Bu çerçevede ihale komisyonu oluşturulduktan sonra ihale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir.
İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir.
Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.

III-İHALE KOMİSYONUNUN ÇALIŞMASI

A-KOMİSYONUN KARAR ALMASI
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.
Çerçeve anlaşma ihalesini yapmak amacıyla yukarıdaki hükümlere göre kurulan ihale komisyonunun görevi çerçeve anlaşmanın imzalanması ile sona erer.
Çerçeve anlaşma imzalanan isteklilerin on iki ayda bir yeterliklerinin devam ettiğine dair belgelerin değerlendirilmesi, aynı komisyonun yeniden görevlendirilmesiyle yapılabileceği gibi, yeni bir ihale komisyonu kurularak da yapılabilir.
Münferit sözleşme yapmak için verilen teklifler idarece, tek sayıda olmak üzere en az üç kişiden oluşturulacak ayrı bir ihale komisyonu tarafından değerlendirilir. Bu komisyon üyelerinin işin uzmanı olması şartı aranmaz.
Her bir münferit sözleşme yapmak için komisyon kurulabileceği gibi, aynı komisyon birden fazla münferit sözleşme yapmak için de görevlendirilebilir.
İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar.
Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir.
İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.

B-TEKNİK DEĞERLENDİRMELERİN BAŞKA KOMİSYON TARAFINDAN YAPILAMAYACAĞI
Çeşitli kurumlarda, ihale komisyonunun karar almasında yardımcı olmak üzere ihale komisyonundan başka isimler altında komisyonlar oluşturulduğu görülebilmektedir.
Esasen ihale komisyonlarının mali ve cezai sorumlulukları oldukça fazladır.
İhaleyi mevzuata uygun bir şekilde yürütüp sonuçlandırmak hem mali mevzuat bilgisini, hem de alınacak mal veya hizmet ile ilgili teknik bilgiyi gerekli kılmaktadır.
Bu çerçevede, kamu kurumlarında ihale komisyonunda yer almakta istekli eleman bulmak zorlaşmakta, ya da komisyon üyeleri mali ve cezai sorumluluğu başka komisyonlara aktarma güdüsü içerisinde olabilmektedirler.
Konuyla ilgili olarak Kamu İhale Kanununun 6’ ıncı maddesinin gerekçesinde;
“Mevcut uygulamada isteklilerin teknik yeterliklerinin ihale komisyonu dışında başka bir komisyon tarafından değerlendirilmesi halinde, teknik değerlendirme ile aynı anda fiyat karşılaştırması yapılamamaktadır. Bu nedenle, ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu tarafından yapılmasının sağlanması için, ihale komisyonlarında 2 üyenin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla bu komisyonların en az 5 kişiden oluşması öngörülmüştür. İhale konusu işin uzmanı niteliğinde personelin ihaleyi yapan idarede bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamında yer alan diğer kurum ve kuruluşlardan bu nitelikte personel sağlanabilmesi mümkündür.” Denilmiştir.
Bu çerçevede, ihale sürecinde, ihaleyi gerçekleştirecek ve ihale yetkilisi tarafından belirlenen ihale komisyonu dışında teknik vs. gibi adlarla başka herhangi bir komisyonun yer alması ve ihale üzerinde söz sahibi olması mümkün değildir.

C-KURUMCA YAPILACAK BÜTÜN İHALELER İÇİN TEK BİR İHALE KURULMASI VE TÜM İHALELERİN BU KOMİSYONCA YAPILMASI
Uygulamada karşılaşılan sorunlardan biri de; mali yılın başında, bütçelerin onaylanmasıyla beraber, kurumlarca yapılacak ihaleler için ihale komisyonlarının belirlenmesi ve ihalelerin bu komisyonlar tarafından yapılması uygulamasıdır.
Bu uygulamalar genellikle idarelerin kendi iç işleriyle ilgili düzenlemeleri kapsamakta olmasına rağmen, Kamu İhale Kanunu kapsamında geçerliği olan bir uygulama değildir.
Şöyle ki, Kamu İhale Kanununun 6’ ncı maddesinin gerekçesinde;
“İhalesi yapılacak her iş için görevlendirilecek ihale komisyonlarında, komisyonların eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak yeterli sayıda yedek üye belirlenmesi de öngörülmüştür.” Denilmek suretiyle, ihalesi yapılacak her iş için ayrı bir ihale komisyonu oluşturulması gerektiği vurgulanmıştır.
Bu çerçevede, ihale yetkilisi, idare tarafından önceden tespit edilmiş olsa bile, ihale sürecin de yazılı görevlendirme yapılmalıdır.
Esasen bu şekilde her bir ihale için ayrı ve yazılı görevlendirme yapılması gereği, idare hukukunun sorumlulukla ilgili prensiplerinden kaynaklanmaktadır.
Bilindiği üzere idare hukukunda bir kamu görevlisinin belirli konuda sorumlu tutulabilmesi için kendi görev alanında bir konu veya yazılı yapılmış bir görevlendirme olması gerekir. Yapılan bu görevlendirmelerde mutlaka sınırlar da belli olması gerekir.
Genel nitelikli görevlendirmeler, sorumluluğun tespiti noktasında çeşitli sorunlara yol açabilmektedir.

IV-DEĞERLENDİRME VE SONUÇ
Kamu kurumlarında, para harcama yetkisi 5018 sayılı kanunda yapılan tanım kapsamında kendisine Bütçe Kanunu ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilisine aittir.
Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılacak harcamalarda da, 5018 sayılı kanuna paralel olarak düzenlenmiş olan ihale yeklisi kavramı, ihale yapılmasında yetkili olan kimse olarak tanımlanmıştır.
İhaleye çıkma yetkisi, ihale komisyonunun oluşturulması, yapılan ihaleyi onaylama da ihale yetkilisinin yetkileri arasında yer almaktadır.
Bununla beraber, ihale yetkilisinin ihale komisyonunda yer alması mümkün değildir.
İhalenin ilanını takip eden üç gün içinde ihale yetkilisi tarafından ihale komisyonu oluşturulması gerekir.
İhale komisyonu en az beş üyeden oluşmak üzere daha fazlada üyeden oluşabilir. Ancak karar alınabilmesi için üye sayısının tek sayıdan ibaret olması gerekir.
Kamu idarelerinin, çok yüksek tutarlı ihaleler yaptığı bilinmekte olup, özel sektörde yer alan birçok firma, yapılan bu ihalelere girmek suretiyle ticari faaliyetlerini, sürdürmektedirler.
Yapılan ihalelerin, idarelerin ihaleyi mevzuata uygun bir şekilde yapması ve ihale sürecinde rol alan memurların herhangi bir sıkıntıyla karşılaşmadan ihaleyi sonuçlandırmaları son derece önem taşımaktadır.
Bu çerçevede, idareler yapılacak ihalede son derece önemli bir yere sahip olan ihale komisyonlarının oluşturulması konusunda dikkatli davranmaları gerekir.

Share