Uygulama Örnekleriyle Beraber İş Deneyim Belgelerinin Değerlendirilmesi ve Öneriler
Yapım işleri ihalelerinde, yaklaşık maliyetine bakılmaksızın aday veya isteklilerden, ihale konusu iş veya benzer işlere yönelik tecrübelerini belgelendirmek amacıyla iş deneyim belgesi istenilmesi zorunludur. İş deneyim belgesi, ilgililerin mesleki ve teknik yeterliliğinin tespit edilmesi, ihale konusu işin istekli tarafından yapılabilirliğinin belirlenmesi amacıyla istenmektedir. İhaleye katılım için sadece iş deneyim belgesine sahip olmak değil, ihalede istenen benzer işe uygun ve teklif oranına göre sağlanması gereken tutarda bir iş deneyim belgesi olması gerekir.
İş deneyim belgesi, belge sahibinin katılabileceği işin konusunu ve büyüklüğünü belirlemektedir. İş deneyim belgesi, belge sahibinin işi yapabilecek yeterlik ve tecrübeye sahip olduğunu gösterdiğinden ve ihaleye katılımda istekli hakkında temel referans belgesi olduğundan, belgenin düzenlenmesi ve değerlendirilmesinde mevzuat hükümlerine riayet edilmelidir.
Çünkü mevzuat hükümlerine göre doğru düzenlenmiş iş deneyim belgesi, belge sahibinin gerçek anlamda iş yapabilecek yeterlik ve tecrübeye sahip olduğunu gösterecektir. Bu açıdan belge düzenleme ve ihalelerde belge değerlendirme aşamalarında görev alan idari personellerin iş deneyim belgesi hakkındaki düzenlemeleri çok iyi bilmesi gerekir.
Kamu İhale Kuruluna başvuru yapılan konuların başında iş deneyim belgelerinin ihalelerde değerlendirilmesiyle ilgili olduğu görülmektedir. İş deneyim belgeleri hakkında istekliler ile idare arasında belgenin geçerli olup olmadığı, belge tutarı ve düzenleme esasları hakkında uyuşmazlıklar yaşanmaktadır (Bayraktar ve Bayraktar 2016, s. 16). İhalelerde mevzuat hükümlerine göre yanlış düzenlenmiş iş deneyim belgeleri veya mevzuat hükümleri gereği belge düzenlenmesi için gerekli olan bilgi ve belgelerin eksik olması ve belge eksikliği sebebiyle düzenlenmemesi gerektiği halde düzenlenmiş olan iş deneyim belgeleriyle karşılaşılmaktadır. Bu durumda olan belgeler sebebiyle ihalelerde itirazlar olmakta ve ihale süreçleri de uzamaktadır.
Ocak 2018 tarihinde yapılan bir ihaleye 08.08.2017 tarihinde düzenlenmiş bir yıkım işine ait iş bitirme belgesi sunulmuştur. İhalede sunulan iş deneyim belgesinin mevzuatta belirtilen kriterleri taşımadığı ve belgenin içeriğinin anlaşılmadığı gerekçesiyle, iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden düzenlenip düzenlenmediğine dair bilgi alabilmek amacıyla belgeyi düzenleyen kurum ile bir görüşme yapılmıştır. Belgenin nasıl düzenlendiği hakkındaki sorulara,
belgeyi düzenleyen yetkili kişi: “Firma söz konusu yıkım işini yaptı ve moloz taşıma işini de tamamlayarak alanı tertemiz teslim etti. Sonrasında iş deneyim belgesini bizden talep etmesi üzerine bizde internetten araştırdık ve bir tane iş deneyim belgesi standart formu bulduk. İşle ilgili bilgileri de bu forma manuel olarak doldurarak iş deneyim belgesini düzenleyip ilgiliye teslim ettik. Fakat iş deneyim belgesini EKAP üzerinden düzenlemedik.” şeklinde cevap vermiştir.
belge düzenleyen yetkili, iş deneyim belgesi düzenleme koşullarına riayet etmeden ve mevzuat hükümlerini dikkate almadan internetten araştırdığı bilgiler ile yetinerek yanlış bir işlem yapmıştır. İş bitirme belgesi manuel olarak düzenlediği halde sanki EKAP’tan düzenlenmiş gibi işlem yapılmış ve belge standart formu olarak da yapım işleri yerine mal alımı standart formu kullanılmıştır.
Belge sahibi de düzenlenen iş bitirme belgesini mevzuat hükümleri çerçevesinde uygun olup olmadığına dikkat etmeden idareden teslim almış ve ihalelerde kullanmıştır. Bu durum hem belge sahibinin ihalelerden değerlendirme dışı bırakılmasına hem de piyasada yanlış düzenlenmiş iş deneyim belgelerinin dolaşmasına sebep olmaktadır.
Aralık 2016 tarihinde yapılan başka bir yapım işi ihalesinde bir istekli 2012 tarihinde özel sektöre taahhütte bulunulan işlere istinaden düzenlenmiş olan Ek-4’te gösterilen iş bitirme belgesini sunmuştur. İstekli tarafından sunulan iş bitirme belgesi hakkında belge düzenlenmesine esas olan bilgi ve belgeleri incelemek üzere onaylı suretleri, ilgili idareden istenmiştir. İlgili idare tarafından gönderilen evraklar incelendiğinde işe ait bedel içeren noter onaylı sözleşme ve sözleşmeye istinaden onaylı fatura örnekleri olmadığı görülmüştür. İş bitirme belgesi hakkında belgeyi düzenleyen idarenin gönderdiği evraklarda yapılan incelemede, belge düzenlemek ve belge tutarını tespit etmek için gerekli olan sözleşme ve sözleşmeye istinaden düzenlenen faturalar olmadan söz konusu belgenin düzenlendiği tespit edilmiştir.
Ayrıca belge sahibi istekli ile yapılan görüşmede ilgili kişi belgeyi EKAP üzerinden kayıt altına alınarak yeniden düzenleteceğini ifade etmesi üzerine bu belgenin yönetmelikte hüküm altına alınan belge düzenleme koşullarını sağlamadığından EKAP üzerinden düzenlenmemesi gerektiği belirtilmiştir. İstekli, bu belgeyle başka işler aldığını ifade ederek ilgili belge geçersiz olsa da bu belge ile aldıkları işlerin iş bitirme belgesinin kendileri için yeterli olacağını ifade etmiştir.
İncelenen örnekte belge düzenleme koşulları sağlanmadığı halde düzenlenmiş olan iş bitirme belgesi görülmektedir. Düzenlenmemesi gerektiği halde düzenlenen iş deneyim belgeleri, yanlış bir belge olmakla kalmıyor bu iş deneyim belgeleri ile ihalelere girilip kamuya yüklenici olunmasıyla sonuçlanıyor.
Bu şekilde haksız kazanç elde edilmekle kalınmıyor yeni iş deneyim belgelerine de sahip olunuyor. Bu sebeple idarelerce düzenlenen iş deneyim belgelerinin kabul tarihinden itibaren 15 yıl geçerliliği olduğundan yanlış düzenlenen iş deneyim belgeleri piyasada dolaşarak istekliler arası haksız rekabete sebebiyet vermekte ve belge sahibi hakkında gerçeği göstermeyen referans olmaktadır.
Kamu İhale Kurulu, 2017/UY.III-2399 sayılı kararı incelendiğinde, itirazen şikayet başvurusuna konu olan ihalede istekliler tarafından sunulan özel sektöre yapılan işler kapsamında düzenlenmiş olan 3 tane iş bitirme belgesi hakkında belgeyi düzenleyen idarelerden belge düzenlenmesi için gerekli olan bilgi ve belgeleri isteyerek incelemelerde bulunmuştur. Kurul inceleme yaptığı üç tane iş bitirme belgesinin de belge düzenlemek için gerekli olan belgelerinin eksik olduğuna ve iş deneyimini tevsik etmek için kullanılamayacağına ve ilgili idareye de belgenin iptal edilerek mevzuat hükümlerine göre tekrar değerlendirilmesi gerektiği hususunda bildirimde bulunulmasına karar vermiştir.
Son olarak 2015 yılında bir ihalede, alt yüklenici iş deneyim belgesi düzenlenerek ihalede kullanılması gerekirken istekli ihaleye sözleşme ve faturaları sunarak katılmıştır. Fakat mevzuat gereği idareden düzenlenmiş iş bitirme belgesi sunması gerektiğinden de değerlendirme dışı bırakılmıştır. İlgili firma, başka ihalelerde sözleşme ve fatura örneklerinin iş deneyim belgesi olarak kabul edildiğini ifade etmiştir. İhalede, belge düzenlemeye yetkili kurum tarafından düzenlenmiş iş bitirme belgesi olması gerektiğinden mevzuat gereği iş bitirme belgesi yerine sözleşme ve faturalar geçerli kabul edilmez.
Bu durum üzerine aynı istekli 2017 yılında katıldığı ihalede ise daha önce belirttiğimiz şekilde ilgili idareden iş bitirme belgesi alarak ihaleye katıldığı görülmüştür. Bu örnek ihale süreçlerinde görev alanların mevzuat hükümlerine vakıf olmasıyla incelemelerini doğru yapabileceğinden sunulan iş deneyim belgelerinde yapılan yanlışlıkların azalacağını göstermektedir.
iş deneyim belgeleri hakkında verilen örnekler belgenin yanlış düzenlendiği veya belge düzenlemek için yönetmelikte belirtilen bilgi ve belgelerin eksik olduğu halde düzenlenmiş olan iş deneyim belgeleri üzerinedir. Burada temel sorunun mevzuat hükümlerinin tam olarak bilinmemesi ve bilhassa özel sektöre taahhütte bulunulan işlerde belge düzenlemek için gerekli olan belgelerin eksik olduğu halde iş deneyim belgesinin düzenlenmiş olmasıdır.
Ayrıca idari mahkemelerin özel sektöre taahhütte bulunulan işlerde iş bitirme belgesinin düzenlenmesine yönelik yönetmelik hükümlerini farklı yorumlayarak kararlar vermesinden kaynaklı uyuşmazlıkların bulunmasıdır. İş deneyim belgesinin yapım işleri için temel yeterlik kriteri olması ve ihale konusu işi yapabilecek tecrübe ve profesyonelliğe sahip olduğunu gösteren en temel referans belgesi olduğundan belge düzenlenmesi ve sunulan belgelerin değerlendirilmesinde mevzuat hükümleri çerçevesinde işlem yapılmalıdır.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 50’nci maddesinde ihale komisyonlarına sunulan iş deneyim belgelerini inceleme yetkisi verilmiş olup ilgili yönetmelikte, ihale komisyonu, ihalelerde teklif kapsamında sunulan iş deneyimi gösteren belgelerde tereddüt duyulan hususlar bulunması halinde bu konuda gerekli incelemeyi yapma konusunda yetkili kılındığı maddede hüküm altına alınmıştır. Bu hüküm çerçevesinde ihale süreçleriyle ilgili görevlilerin belgeler hakkında gerekli incelemeler yapması ve bu konuda hassasiyet göstermesi hem ilgili ihale hem de sonraki ihalelerin doğru sonuçlandırılmasında önemlidir.
İş deneyim belgeleri hakkında uygulamada yaşanılan sorunların ve uyuşmazlıkların giderilmesi için birtakım önlemler ve düzenlemeler yapılması uygun olacaktır.
Yapılabilecek düzenleme ve önlemleri aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.
a-)Öncelikle Kamu İhale Kurumu hem idarelere hem de istekli konumunda olanlara Kanun ve yönetmelikler hakkında eğitimler vermelidir. İdari personellerin ve isteklilerin ihale mevzuatını iyi bilmesi ihale işlemlerinin doğru ve eksiksiz uygulanmasını ve uyuşmazlıkların azalmasını sağlayacaktır.
b)Uyuşmazlık kararları incelendiğinde iş deneyim belgelerinin yanlış düzenlendiği veya geçersiz olduğu konusu en çok özel sektöre taahhütte bulunulan işler kapsamında düzenlenen iş deneyim belgeleri hakkındadır. Özel sektöre taahhütte bulunulan işlerde iş deneyim belgesi hakkında yaşanılan sorunları önlemek amacıyla Kamu İhale Kurumunda yapım işleri özel sektör iş deneyim belgesi düzenleme birimi oluşturulması ve bu konudaki iş deneyim belgelerinin Kurum tarafından düzenlenmesi uygun olacaktır. Özel sektör iş deneyim belgelerini Kurumun düzenlemesiyle hem belge düzenlemeye yetkili idareler arasında bütünlük sağlanacak hem de konu hakkındaki itirazlar ve hak kayıpları azalacaktır.
c)İş denetleme ve yönetme belgeleri gerçek anlamda ihale konusu iş alanında ilgilinin mesleki ve teknik yeterliği ile iş yapabilme yeteneğini gösterme konusunda eksik kalmaktadır. Sahip olunan iş deneyim belgesi, isteklinin katılabileceği işin konusunu, niteliğini ve büyüklüğünü belirlemede en önemli kriter olduğundan iş denetleme ve yönetme belgeleri haksız rekabete ve kamu kaynaklarının israfına sebep olabilmektedir. İş denetleme ve iş yönetme belgeleri hakkında yeni düzenlemeler yapılması uygun olacaktır. Taahhüt konusu bir işten işin bedelinden kat ve kat fazla iş denetleme ve yönetme belgeleri düzenlenmekte ve bu belgeler iş deneyim belgesi olarak kullanılmaktadır.
Denetleme ve yönetme görevinde bulunanların gerçek anlamda deneyim ve tecrübe kazanmalarını sağlamak amacıyla belge tutarının değerlendirilmesinde 1/5 oranının 1/10 gibi bir değere düşürülmesi veya bu belgeler ile proje bedeli belli bir büyüklüğe kadar olan (örneğin eşik değerin yarısı kadar olan ihaleler) ihalelere katılabilmesi şeklinde düzenleme yapılabilir. Yapım işleri üzerine deneyim ve tecrübesi olmayan firmalar, iş denetleme ve yönetme belgelerine sahip mühendis ve mimarları, kâğıt üzerinde bir yıl yüzde 51 hisse sahibi yaparak, gerçek anlamda yeterliği olmadan yapım işleri ihalelerine katılabilmektedir. Bu sebeple belge sahibi gerçek kişinin ilgili firmada daha fazla sorumluluk sahibi olmasını sağlamak amacıyla bir yıl şartının üç veya beş yıl olarak düzenlenmesi, ihalelerde iş deneyim belgesi istenmesi amacına daha uygun olacaktır.
d)İhalelerde sunulan iş deneyim belgeleri hakkında yaşanılan sorunlardan önemli bir kısmı belge değerlendirme aşamasında yapılan söz konusu işin ihalesinde belirtilen benzer işe uygun olup olmadığıdır. Yapım İşlerinde Benzer İş Grupları Tebliğinde belirlenen ve uyulması gereken esaslar ile benzer iş listesi tekrar düzenlenmelidir. Özellikle BIII kısmının alt başlıklara ayrılması, bina bakım onarım, yıkım işleri, ankraj gibi işler içinde gruplama yapılması uygulama açısından daha uygun olacaktır.
- e) İş deneyim belgeleri, belge sahipleri için mülkiyet hakkı kadar önemli bir haktır. Bu kadar önemli olan ve ayrıcalık hakkı veren iş deneyim belgelerinin düzenlenmesi ve değerlendirilmesi hakkındaki hükümlerin yönetmelikten ziyade kanunda belirlenmesi gerekir. Bilhassa özel sektöre taahhütte bulunulan işlerde iş deneyim belgesi ile ilgili hükümlerin Kanunda düzenlenmesi uyuşmazlıkları azaltacaktır.
yapım işlerinde iş deneyim belgesi kamu ihalelerine katılabilmek için sahip olunması gereken en temel belgedir. Belgenin önemi sebebiyle belge düzenleme, belge tutarının tespiti ve ihalelerde değerlendirilmesi aşamalarında kanun ve yönetmelik hükümlerine riayet ederek işlem yapılmalıdır. İş deneyim belgesi, belge sahibinin katılabileceği işin konusunu ve büyüklüğünü gösterdiğinden katma değeri büyük olan projelerin zamanında başlaması ve tamamlanması için söz konusu yatırımı yapabilecek yeterlik ve deneyime sahip yüklenici seçilmesinde en temel etkendir. Bu sebeple iş deneyim belgesi hakkında yapılan kanun ve yönetmelik düzenlemeleri yoruma kapalı net ifadelerden oluşturularak açık ve anlaşılır olması sağlanmalıdır.