İdari Şartnameye göre istenilen belgenin bir yeterlik kriteri olduğu başvuru sahibi tarafından Araç Bilgi Formunun teklif kapsamında sunulmadığı bu husustaki sorumluluğun istekliye ait olduğu istekli tarafından sunulmamış bir belgenin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilip sonradan tamamlatılamaz

Güral Hayvancılık Tarım Otomotiv Peyzaj Turizm Filo Kiralama Gıda İnşaat Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/56173 İhale Kayıt Numaralı “Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşların 2020 Yılı 9 Aylık (Nisan-Aralık) 67 Sürücülü 5 Sürücüsüz Toplam 72 Adet Yakıt Hariç Araç Kiralama” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 09.03.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşların 2020 Yılı 9 Aylık (Nisan-Aralık) 67 Sürücülü 5 Sürücüsüz Toplam 72 Adet Yakıt Hariç Araç Kiralama” ihalesine ilişkin olarak Güral Hayvancılık Tarım Otomotiv Peyzaj Turizm Filo Kiralama Gıda İnşaat Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 20.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.04.2020 tarih ve 16315 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.04.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/611 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin İdari Şartname’nin 7.5.2’nci maddesinde istenilen Araç Bilgi Formu’nun (Ek-1) teklif kapsamında sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihalede istenilen Araç Bilgi Formu’nun içerik olarak ihalede sunulan Türkiye Sigorta, Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan ve harcama talimatının verildiği yılın Ocak ayı itibariyle uygulanacak Motorlu Kara Taşıtları Kasko Değer Listesinde yer alan kasko sigortası değerini gösteren belgedeki bilgilerden farklı olarak hiçbir bilgi içermediği, Türkiye Sigorta, Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği Kasko değer listesinde aracın kodu, markası, tipi, modeli ve kasko değerinin net olarak mevcut olduğu, kendilerinin söz konusu belgeyi ihale zarfında sunarak ilgili araçları taahhüt ettiğini kabul ettiği, Araç Bilgi Formu’nda (Ek-1) da bu bilgiler dışında hiçbir bilgi istenilmediği, benzer itirazen şikayet başvurularında Kurum’un tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olduğu takdirde teklif esasını değiştirmeyecek eksiklikler için idarenin tamamlama yapması gerektiği yönünde karar aldığı, idarenin bu tutumuyla Kanun’un 5’inci maddesine aykırı hareket ettiği, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmaması, 1 ve 27’nci kısımlar için en avantajlı teklif olarak belirlenmesi, 7’nci kısım için kamu yararı doğrultusunda tekliflerinin geçerli sayılması ve en avantajlı teklif olarak belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşların 2020 Yılı 9 Aylık (Nisan-Aralık) 67 Sürücülü 5 Sürücüsüz Toplam 72 Adet Yakıt Hariç Araç Kiralama

b) Miktarı ve türü: 9 Aylık Akaryakıt Hariç 67 Sürücülü ve 5 Sürücüsüz Toplam 72 Adet Araç Kiralama İşi. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşlar…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.2. İstekliler fiyat verdikleri taşıtlarla ilgili Türkiye Sigorta ve Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan 2020 ocak ayı itibarı ile uygulanacak motorlu kara taşıtları kasko değerini gösterir belgeyi ve araç bilgi formunu (Ek-1) kaşeli ve imzalı olarak teklif zarfında sunacaklardır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.10 İstekliler tekliflerini; 02.10.2014 tarihli ve 29137 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Hizmet Alımı Suretiyle Taşıt Edinilmesine İlişkin Esas ve Usullerde Değişiklik Yapılması Hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararı ile Hizmet Alımı Suretiyle Taşıt Edinilmesine İlişkin Esas ve Usullerin 6. maddesine eklenen 2. Fıkranın; (a) bendi, taşıt kiralamalarında aylık kiralama bedeli (katma değer vergisi hariç, her türlü bakım-onarım, sigorta ve benzeri giderler dahil) taşıtın Türkiye Sigorta, Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan ve harcama talimatının verildiği yılın ocak ayı itibariyle uygulanacak Motorlu Kara Taşıtları Kasko Değer Listesinde yer alan kasko sigortası değerinin % 2’sini aşmayacaktır. İstekliler fiyat verdikleri taşıtlarla ilgili; Firma Yetkilisi tarafından imzalanmış Kasko Değer Listesini içeren Ek-1 Araç Bilgi Formu’nu teklif zarfında sunmak zorundadır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “İşin konusu” başlıklı 1’inci maddesinde “Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşların 01.04.2020 – 31.12.2020 tarihleri arası (9 ay) resmi hizmetlerinin mesai saatleri içinde/dışında, şehir içinde/dışında etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesine ilişkin 67 sürücülü, 5 sürücüsüz toplam 72 aracın akaryakıt hariç kiralanması hizmet alımı işidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalede isteklilerin fiyat verdikleri taşıtlarla ilgili Türkiye Sigorta ve Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan 2020 Ocak ayı itibarı ile uygulanacak motorlu kara taşıtları kasko değerini gösterir belgeyi ve Araç Bilgi Formunu (Ek-1) kaşeli ve imzalı olarak teklif zarfında sunmaları gerektiği, buna yönelik olarak ihale dokümanı kapsamında Araç Bilgi Formu’na yer verildiği, söz konusu tablonun aşağıdaki şekilde düzenlendiği görülmüştür.

Teklif Edilen Araç Bilgi Formu

Ankara Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşlar 2020 Yılı Araç Kiralama İşi

İhale dokümanı düzenlemelerinden ihale konusu işin Ankara Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü ve Bağlı Kuruluşların 01.04.2020 – 31.12.2020 tarihleri arası (9 ay) resmi hizmetlerinin mesai saatleri içinde/dışında, şehir içinde/dışında etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesine ilişkin 67 sürücülü, 5 sürücüsüz toplam 72 aracın akaryakıt hariç kiralanması hizmet alımı işi olduğu, isteklilerin hizmette çalıştırmayı öngördükleri Teknik Şartname’ye uygun araçların Türkiye Sigorta ve Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan 2020 Ocak ayı itibarı ile uygulanacak motorlu kara taşıtları kasko değerini gösterir belgeyi ve Araç Bilgi Formunu (Ek-1) kaşeli ve imzalı olarak teklif zarfında sunmaları gerektiği anlaşılmaktadır.

İdare tarafından gönderilen belgeler incelendiğinde başvuru sahibi Güral Hayvancılık Tarım Otomotiv Peyzaj Turizm Filo Kiralama Gıda İnşaat Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif edilen araçlara ilişkin Türkiye Sigorta ve Reasürans ve Emeklilik Şirketleri Birliği tarafından yayımlanan 2020 Ocak ayı itibarı ile uygulanacak motorlu kara taşıtları kasko değerini gösterir belgeleri sunduğu, ancak söz konusu araçlara ilişkin Araç Bilgi Formunun (Ek-1) teklif dosyası kapsamında yer almadığı ve ihale komisyonu tarafından Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda söz konusu belge için ayrı bir sütün açıldığı ve başvuru sahibine ilişkin satırda “Yok” olarak kayıt altına alındığı görülmüştür.

Netice itibariyle, Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi gereği yapılan değerlendirmede yeterlik kriterlerini sağlayamayan veya mevzuata aykırı teklif veren isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı, İdari Şartname’ye göre istenilen belgenin bir yeterlik kriteri olduğu, başvuru sahibi tarafından Araç Bilgi Formu’nun teklif kapsamında sunulmadığı, bu husustaki sorumluluğun istekliye ait olduğu, istekli tarafından sunulmamış bir belgenin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilip, sonradan tamamlatılmasının mümkün olmadığı anlaşıldığından, idarece tesis edilen işlemin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Ayrıca; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde… tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması bulunmaktadır. Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 18.426,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte, ihalenin itirazen şikâyete konu kısımlarının yaklaşık maliyet tutarları dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 6.139,00 TL olarak hesaplanmakta olup fazla ödendiği anlaşılan 12.287,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) 4734 sayılı Kanunun 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,   Oybirliği ile karar verildi.