BAŞVURU SAHİBİ:

Arin Sosyal Hizmetler Temizlik Basın Yayın Organizasyon İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Silifke Devlet Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/161875 İhale Kayıt Numaralı “9 Kalem Atölye Bakım ve Onarım Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Silifke Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.03.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “9 Kalem Atölye Bakım ve Onarım Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Arin Sosyal Hizmetler Temizlik Basın Yayın Organizasyon İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 18.08.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.08.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 31.08.2023 tarih ve 106635 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.08.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/1014 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata ve ihale dokümanına aykırı olduğu gerekçesiyle uygun görülmemesi gerektiği, açıklama içerisinde personel giderine, yağ bakımlarına, trafo ve benzeri cihazların periyodik bakımlarına ilişkin belgelendirmelerin mevzuata uygun olarak yapılmadığı, firma tarafından fiyat teklileri verilmeden ek-O.5, ek-O.6 ve ek-O.7 nolu tutanakların verildiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde “…79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G./21. md.) Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.2.7.  İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.  

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, (Ek ibare: 12/06/2015-29384 R.G./3. md.; Mülga ibare: 13.06.2019-30800 R.G/14. md., yürürlük: 23.06.2019) YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesinde “Teknik Şartnamede belirtilen giderler teklife dahil edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, ihalenin şikayete konu 4’üncü kısmına ilişkin olarak başvuru sahibi tarafından süreç içerisinde iki kez itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu, Kurul tarafından verilen 17.05.2023 tarih ve 2023/UH.I-761 sayılı ile 19.07.2023 tarihli ve 2023/UH.I-994 sayılı kararlar ile aşırı düşük teklif sorgu yazılarının mevzuata uygun olarak yeniden düzenlenmesine karar verildiği anlaşılmıştır.

İhale komisyonunun 08.08.2023 tarihli kararının incelenmesi neticesinde ise, Kamu İhale Kurulunun 19.07.2023 tarihli ve 2023/UH.I-994 sayılı kararı doğrultusunda düzenlemiş olduğu 31.07.2023 tarihli ve 221077290 sayılı aşırı düşük teklif sorgu yazısı ekinde açıklanması talep edilen kalemlere tek tek yer verildiği anlaşılmış olup sınır değerin altında teklif sunan tek istekli olan OLBİOS Turz. Enerj. Mad. Tar. Hay. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne gönderildiği, süresi içerisinde sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının da idare tarafından kabul edilerek ihalenin 4’üncü kısmının anılan istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde, idarenin hazırlamış olduğu aşırı düşük teklif sorgu yazısı ekinde yer alan giderlere ilişkin olarak iki adet proforma fatura, birer adet Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 nolu tutanakları sundukları tespit edilmiştir.  Öncelikle, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde proforma faturaların açıklamalarda belgelendirme amacıyla kullanılamayacağından, anılan belgelerin fiyat teklifi olarak sunulduğu yorumuna ulaşıldığı, fiyat tekliflerinin taşıması gereken kriterlere Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesinde yer verildiği, ancak sunulan fiyat tekliflerinin fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından kaşelenip onaylanmadığı, anılan Tebliğ maddesinde yer alan fiyat teklifinde bulunması zorunlu olan ibarelerin eklenmediği tespit edilmiş olup sunulan fiyat tekliflerinin mevzuata uygun olmadığı ve açıklamada maliyet belgelendirilmesi için kullanılamayacağı sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, açıklama içerisinde sunulan Ek-O.5 ve Ek-O.6 nolu maliyet ve satış tutarı tespit tutanaklarının ihale üzerinde bırakılan istekli olan OLBİOS Turz. Enerj. Mad. Tar. Hay. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. adına düzenlendiği, ancak Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesi gereği, anılan tutanakların piyasada faaliyette bulunan üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerine dayanak olarak hazırlanması, tutanak içerisinde yer alan mükellef bilgilerinin de fiyat teklifini veren üçüncü kişi olması gerektiği, isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin olarak ancak Ek-O.7 nolu maliyet/satış tutarı tespit tutanağının sunulabileceği tespit edilmiş olup istekli tarafından sunulan Ek-O.5 ve Ek-O.6 nolu maliyet ve satış tutarı tespit tutanaklarının mevzuata uygun olarak hazırlanmadığından teklif bileşenlerinin maliyetlerini belgelendirmede kullanılmayacağı sonucuna ulaşılmıştır.

Ek olarak, aşırı düşük teklif açıklaması içerisinde sunulan Ek-O.7 nolu maliyet/satış tutarı tespit tutanağı incelendiğinde, tutanağın 5 nolu “Ağırlıklı ortalama birim satış tutarı” kısmında yer alan yurt içi satışlar kısmında hesaba kayıtlı olan mamülün/malın adının yazılmadığı, yalnızca 4 adet satıldığı, toplam bedelin 20.000 ve ağırlıklı ortalama birim satış tutarının da 5.000 TL olduğunun belirtildiği, tutanak içinde söz konusu satışa ilişkin 4 fatura bilgisine yer verildiği, faturaya konu malın veya işin nevinin “Trafo YG İşletme Sorumluluğu ve Kompanzasyon Sistemi Reaktif Tüketim Kontrolü ile Aylık Periyodik Bakım ve Onarım” ifadesine yer verildiği, tutanağa konu malın ne olduğunun buradan da anlaşılamadığı anılan tutanağının mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı ve aşırı düşük açıklaması içeriğinde maliyetin belgelendirilmesi için kullanılamayacağı sonucuna ulaşılmıştır.

Yukarıda yapılan tespitler doğrultusunda, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından açıklama içerisinde sunulan maliyetleri belgelendirme adına sunulan fiyat teklileri ve tutanaklarının tamamının Tebliğ’in 79’uncu maddesinde yer alan kriterleri karşılamadığı anlaşılmış olup açıklamada fiyatları tasdiklemek adına dayanak niteliğinde geçerli bir belge kalmadığından açıklamanın uygun görülmemesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 27.322,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde 27.322,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesi gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin şikayete konu 4’üncü kısmına ilişkin olarak OLBİOS Turz. Enerj. Mad. Tar. Hay. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun görülmeyerek teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.