aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı ihale konusu araçlara ilişkin olarak kullanım bedeli ifadesine yer verildiği bu ifadeden açıklamaya konu edilecek teklif bileşenlerinin kapsamının ne olduğunun anlaşılamadığı İdari Şartname maddesi ile Teknik Şartnamenin yukarıda atıf yapılan düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde önemli teklif bileşenlerinin net olarak belirlenmediği görülmüş olup istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmaması hk

Toplantı No : 2020/002
Gündem No : 46
Karar Tarihi : 15.01.2020
Karar No : 2020/UH.I-111
BAŞVURU SAHİBİ:
Gema İnşaat Nak. Özel Eğitim Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kayseri Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/584948 İhale Kayıt Numaralı “Kısmı Zamanlı Çalıştırılacak 4 Adet Arazöz, 4 Adet Kepçe, 1 Adet Mini Ekskavatör, 3 Adet Kamyon ve 5 Adet Vakumlu Yol Süpürge Aracı Kiralaması İşi.” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Kayseri Büyükşehir Belediye Başkanlığı Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı tarafından 12.12.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kısmı Zamanlı Çalıştırılacak 4 Adet Arazöz, 4 Adet Kepçe, 1 Adet Mini Ekskavatör, 3 Adet Kamyon ve 5 Adet Vakumlu Yol Süpürge Aracı Kiralaması İşi.” ihalesine ilişkin olarak Gema İnşaat Nak. Özel Eğitim Tic. Ltd. Şti.nin 23.12.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.12.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.12.2019 tarih ve 57019 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.12.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1700 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının; iş makinelerinin amortisman bedelleri, asgari ücret, yemek, yol ve barınma giderleri, iş sağlığı ve güvenliğine ilişkin giderler, kasko, trafik sigortası, zorunlu trafik sigortası bedelleri, periyodik bakım ve tamir bakım onarım giderleri, motorlu taşıtlar vergisi, egzoz ve emisyon, muayene giderleri, yazlık/kışlık lastik, zincir, takoz, ilk yardım çantası, yangın tüpü vs. giderler, sözleşme karar pulu, damga vergisi ve hak ediş damga vergisi giderleri ile kamyonların çeki demiri masrafları açısından mevzuata uygun şekilde oluşturulmadığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhalenin 1. kısmında en düşük teklifi sunan Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin, sınır değerin altında kalması dolayısıyla aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmüne yer verilmiş, takip eden paragrafta Kamu İhale Kurumu’nun bu hususta sorgulama kriterleri belirlemeye yetkili olduğu belirtilmiştir.

Anılan hükme istinaden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1 maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde düzenleme yapılarak, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemlerin sorgulanması imkanı verilmiştir.

İdari Şartname’nin ikinci maddesinde ihale konusu iş 4 adet arazöz ve 3 adet kamyonun kısmi zamanlı çalışacak şekilde kiralanması olarak belirtilmiş, 25’inci maddesinde de “Sözleşme ve eklerindeki işlerin yürütülmesinde araçların şoför veya operatör maliyetleri ve her türlü giderleri ile teknik şartnamedeki tüm giderler, trafik sigortası, kasko, trafik cezaları, şehir içi otopark ücretleri, her türlü bakım-onarım ve yedek parça giderleri Yükleniciye aittir.” ifadesine yer verilmiştir. Teknik Şartname’ye bakıldığında, araçlarda ışıklı ok tabelaları, tepe lambası, ruhsata işlenmiş çeki demiri gibi ekipman ve idare adının yazılı olması şartı gibi ek düzenlemeler getirildiği anlaşılmıştır. Dolayısıyla, trafik cezası, otopark ücreti ve Teknik Şartname’de belirtilen ekipmanın temininin, diğer tüm giderler yanında, hizmet sunucusu tarafından üstlenileceği belirtilmiştir.

İdarece ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının “Kayseri Büyükşehir Belediyesi 2020 Yılı (11 Ay-11 Gün) Park Bahçeler ve Ağaçlandırma Dairesi Başkanlığında Kullanılmak Üzere Araç Kiralama İşi’ne ait 2019/584948 kayıt numaralı ihaleye ait 1. Kısım için vermiş olduğunuz teklif idaremiz tarafından yapılan inceleme neticesinde aşırı düşük olarak mütalaa edilmiştir.

Bahse konu ihalede teklifte önemli olan bileşenlerin;

1) 7 adet operatörün maliyetinin,
2) 3 adet kamyonun kullanım bedelinin,
3) 4 adet arazözün kullanım bedelinin,
4) Araçların trafik sigortası, kasko, her türlü bakım-onarım ve yedek parça giderlerinin detaylı olarak açıklandığı dokümanları en geç 18.12.2019 tarihinde mesai bitimine kadar idaremize ulaştırmanız gerekmektedir.” şeklinde olduğu görülmüştür.

İdarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, işlemin tesisinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’nci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar uyarınca, teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi ve isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olan bahse konu önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi gerekmektedir.

İdarece, ihale üzerinde bırakılan Yaman Taah. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.ne gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı incelendiğinde, ihale konusu araçlara ilişkin olarak “kullanım bedeli” ifadesine yer verildiği, bu ifadeden açıklamaya konu edilecek teklif bileşenlerinin kapsamının ne olduğunun anlaşılamadığı, İdari Şartname’nin 25’inci maddesi ile Teknik Şartname’nin yukarıda atıf yapılan düzenlemeleri birlikte değerlendirildiğinde önemli teklif bileşenlerinin net olarak belirlenmediği görülmüş olup, istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır.

Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte, ihalenin şikâyete konu 1. Kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 5.719,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 11.442,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 5.723,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin birinci kısmına ilişkin olarak idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.