aşırı düşük teklif açıklamasının, maliyet/satış tutarı tespit tutanağını düzenleyen meslek mensubuna ait faaliyet belgelerinin geçerlilik süresinin sona erdiği gerekçesiyle idarece uygun görülmediği, ancak yapılan incelemede faaliyet belgesinin geçerlilik süresinin tutanağın esasını etkileyecek nitelikte olmadığı, maliyet tespit tutanağı/satış tutarı tespit tutanağının ekindeki faaliyet belgesinin geçerlilik tarihinin fatura düzenlenme tarihini kapsamamasının meslek mensubunun yetkisinin sona erdiği anlamına gelmeyeceği

BAŞVURU SAHİBİ:

Atlantik Yemek Gıda Tem. Bak. Hizm. İnş. Komisy. Pazar. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Manisa İl Emniyet Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/716526 İhale Kayıt Numaralı “Yemek” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Manisa İl Emniyet Müdürlüğü tarafından 19.01.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Yemek” ihalesine ilişkin olarak Atlantik Yemek Gıda Tem. Bak. Hizm. İnş. Komisy. Pazar. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 22.02.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.02.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.03.2021 tarih ve 11148 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/409 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, aşırı düşük teklif açıklamasının idare tarafından uygun bulunmadığı, ancak idare tarafından alınan kararın yerinde olmadığı, şöyle ki;

– Şikayete cevap yazısında “4-Kamu İhale Genel Tebliği 79.2.6. fıkrasının 2. Bendine istinaden açıklamanız ekinde sunmuş olduğunuz (Ek- H.4) “Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli” incelendiğinde (Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı oranının 0,88 olduğu, 3. bendinde belirtilen ürünlerin ana girdi, yardımcı girdi başlığı altında açıklamalarının sunulduğu, 6. bendinde iki haftalık örnek menüdeki ana girdi ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapıldığı görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği, bu ifadelerle anlatılmak istenenin anlaşılamadığı, yapılan açıklamanın Tebliğ’in 79.2.6’ncı maddesinde yer alan açıklamalara uygun olduğu, idare tarafından gönderilen iki haftalık örnek menü üzerinden ihale dokümanı düzenlemeleri de dikkate alınarak ana girdi ve işçilik girdilerinin ayrıntılı olarak açıklandığı, yardımcı giderler için de bir maliyet öngörüldüğü, yapılan açıklamanın bu haliyle mevzuata uygun olduğu,

– İdarenin şikayete cevap yazısında “1-Açıklamada yer alan “Açıklama kapsamında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde belirtilen yardımcı girdiler için “Yardımcı giderler” başlığı altında bir maliyet öngörüldüğü” ibaresi belirtilmiştir. Teklif zarfında sunmuş olduğunuz kapasite raporunun incelenmesi neticesinde faaliyet kodunuza göre Hazır Yemek İmalatçısı olduğunuz anlaşılmış, buna istinaden Kamu İhale Kanununun 79.2.2.7 bendine istinaden maliyete dayalı olarak açıklama yapılması gerekirken yapılmadığı görülmüştür.” ifadelerine yer verdiği, ancak yapılan açıklamanın Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesine uygun olduğu, ana girdi ve işçilik giderlerinin mevzuata uygun olarak açıklandığı, “Yardımcı giderler” için bir maliyet öngörüldüğü, Tebliğ’in 79.2.2.7’nci  maddesinde yer alan açıklamaya uygun olarak satışlar dayanak alınarak Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağı kullanılarak açıklama yapıldığı, söz konusu tutanakta yer alan girdilerin “Yurtiçi Satışlar Hesabında Kayıtlı” olan mallar olduğu, teklif ve şikayet dosyası kapsamında sunulan 13.08.2015 tarih ve 8883 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nin “Amaç ve Konu” başlıklı 3’üncü maddesinde, firmalarının her türlü gıda maddesinin alımını ve satımını yapabileceğinin belirtildiği, dolayısıyla satışlar dayanak alınarak açıklama yapılmasının mevzuata uygun olduğu, hazır yemek imalatçısı olmalarına rağmen maliyete dayalı açıklama yapılmasının zorunlu olmadığı,

– Şikayete cevap yazısında “2- Dilekçeniz ekinde sunulan (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” ında açıklamanızı Satışlar dayanak alınarak yapıldığı görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.2.7 bendinin 3. fıkrasında “Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.” denildiğinden,

(Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 5. Maddesi olan “Ağırlıklı Ortalama Birim Satış Tutarı” başlığının açıklamasında da (Satışlar üzerinden açıklama yapılması durumunda bu bölüm doldurulacaktır) denildiğinden,

Firmanızın kapasite raporunda belirtilen faaliyet kodunun (Nace) 10.85.01 “Hazır Yemek İmalatı (Vakumlu Paketlenmiş veya Korunmuş Olanlar) (Lokanta ve Catering Hizmetleri Hariç) olduğu görülmüş, tabloda belirttiğiniz ürünler üzerinden satışınızın olmadığı anlaşılmıştır. Bu nedenle maliyet bileşenlerinin (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 4. maddesinde belirtilen “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” başlığı altındaki tablonun tanzim edilerek maliyete dayalı açıklama yapılmanız gerekirken satışa dayalı açıklama yaptığınız görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği, ancak teklif ve şikayet dosyası kapsamında sunulan 13.08.2015 tarih ve 8883 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nin “Amaç ve Konu” başlıklı 3’üncü maddesinde, firmalarının her türlü gıda maddesinin alımını ve satımını yapabileceğinin belirtildiği, dolayısıyla Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan malların ticaretinin firmalarının faaliyet alanında olduğu, satışlar dayanak alınarak açıklama yapılmasının Tebliğ’in 79.2.2.7’nci  maddesinde yer alan açıklamaya ve mevzuata uygun olduğu, ayrıca kapasite raporunda firmalarının faaliyet kodunun “(Nace) 10.85.01 Hazır Yemek İmalatı (Vakumlu Paketlenmiş veya Korunmuş Olanlar) (Lokanta ve Catering Hizmetleri Hariç)” olmasının, Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının 5’inci maddesinde yer alan “Ağırlıklı Ortalama Birim Satış Tutarı” bölümünün doldurularak açıklama yapılmasına engel olmadığı, yapılan açıklamanın mevzuata uygun olduğu,

– Şikayete cevap yazısında “3-(Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 4. maddesinde “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” başlığında mamul veya malların ticaretin yapılıyor olması durumunda veya malın üreticisi olmaması durumunda belirtmiş olduğunuz geçici vergi beyanname döneminde 150 (İlk Madde ve Malzeme)-151 (Yarı Mamuller- Üretim)-153 (Ticari Mallar) hesabında bulunan kayıtlar kullanılarak doldurulması ve aşırı düşük teklif açıklamasına konu her bir mamul/mal için ayrı tablo kullanılması gerekirken, bahse konu tabloların hazırlanmadığı ve veri girişlerinin yapılmadığı görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği, ancak satışlar dayanak alınarak açıklamanın yapıldığı, Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının 5’inci maddesinde yer alan “Ağırlıklı Ortalama Birim Satış Tutarı” bölümünün doldurularak açıklama sunulduğu, yurtiçi satışlar hesabında kayıtlı olan mallar üzerinden hesaplama yapıldığı, dolayısıyla söz konusu tutanaktaki “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyet” bölümünün doldurulmadığı, yapılan açıklamanın Tebliğ’in 79.2.2.7’nci maddesine uygun olduğu,

– Şikayete cevap yazısında “6-İhale dosyasında sunmuş olduğunuz kapasite raporunda Firmanın Faaliyet Kodu (Nace) 10.85.01 Hazır Yemek İmalatı (Vakumlu Paketlenmiş veya Korunmuş Olanlar) (Lokanta ve Catering Hizmetleri Hariç) olarak belirtildiğinden Ek- O.7 “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 6. maddesinde İsteklinin sahip olduğu Kapasite Raporuna ilişkin bilgiler bölümünün İsteklinin Teklif edilen mamulün üreticisi olması durumunda doldurulması gerekirken doldurulmadığınız görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği, ancak Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının 6’ncı maddesinde “İsteklinin sahip olduğu Kapasite Raporuna ilişkin bilgiler aşağıda olduğu gibidir; (İsteklinin teklif edilen mamulün üreticisi olması durumunda doldurulacaktır.)” düzenlemesinin yer aldığı, anılan maddenin sonunda “Tutanağın 4’üncü maddesindeki açıklamaların isteklinin kapasite raporu ile uyumlu olduğunu,” ibaresine yer verildiği, kendilerinin Ek.O-7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının 4’üncü maddesinde belirtilen “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” üzerinden açıklama sunmadığından, açıklamanın maliyete dayalı olarak yapılmadığından ve tutanakta yer alan malların üreticisi olmadıklarından, tutanakta kapasite raporuna ilişkin bu bölümlerin doldurulması gerekmediği,

– Şikayete cevap yazısında “5-Açıklama ekinde sunmuş olduğunuz Mali Müşavirin “Faaliyet Belgesi” nin 22.11.2017 tarihinde alınmış olduğu, geçerlilik süresinin 1 yıl olduğu, bu nedenle belgenin geçerlilik süresinin geçtiği tespit edilmiş,” ifadelerine yer verildiği, ancak açıklama kapsamında sunulan meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin geçerlilik süresinin geçmiş olmasının açıklamanın esasına etki eden bir husus olmadığı, şikayet başvuru ekinde sunulan Manisa Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler Odası’ndan alınmış olan ve meslek mensubunun faaliyetini 06.05.1990 tarihinden bu yana sürdürdüğünün ve faaliyetine hala devam ettirdiğinin 17.02.2021 tarihli belgede görülebileceği, açıklama kapsamında sunulan meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin geçerlilik süresinin geçmesi gerekçesiyle açıklamanın uygun bulunmamasının yerinde bir karar olmadığı,

Diğer yandan, 02.02.2021 tarihinde ihalenin aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak sonuçlandırılması gerektiğine yönelik şikâyet başvurusu yapıldığı, anılan başvurunun idarece uygun bulunduğu; 22.02.2021 tarihinde ise aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmama gerekçelerine yönelik şikâyet başvurusu yapıldığı, idarece söz konusu şikâyete verilen cevapta ilk şikâyet başvurusuna atıfta bulunularak tekrardan idareye şikâyet başvurusunda bulunulamayacağının ve doğrudan Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunulacağının belirtildiği, ancak idareye yapılan her iki şikâyet başvurusunun idarenin farklı iş ve eylemlerine karşı yapıldığı, dolayısıyla 22.02.2021 tarihinde yapılan şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunun süresi içerisinde yapıldığı ve esastan incelenerek karar verilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…

3) İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler …” hükmü,

Anılan Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,     

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde “…(5) İdare, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede işin niteliğini göz önünde bulundurarak kapasite raporu ile ilgili düzenleme yapabilir. Sunulacak kapasite raporunun ihale veya son başvuru tarihi itibarıyla geçerli olması zorunludur. …” hükmü,  

Anılan Yönetmelik’in “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” 79’uncu maddesinde “… 79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

…

79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.  

…

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.  

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Bu maddede yer alan ana girdi ibaresi kapsamında, kırmızı et; beyaz et; balık; işlenmiş et ürünleri (sucuk, salam, sosis, kavurma gibi); kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve; toz şeker, süt; yoğurt, ayran; yağ ürünleri (ayçiçek yağı, zeytinyağı, tereyağı) kahvaltı malzemeleri (peynir, zeytin, yumurta, reçel, bal gibi); pet su, ekmek açıklama yapılacak unsurlar olarak dikkate alınır. İdarenin ihale dokümanında bu girdilerin dışında ana girdi niteliğinde malzeme içeren yemek öğünü düzenlemesi durumunda aşırı düşük teklif açıklama yazısında açıklama istenecek unsurlar arasında bu malzemelerin de belirtilmesi zorunludur. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.  

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.  

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, kırmızı et; beyaz et; balık; kuru gıdalar (pirinç, bulgur, nohut, mercimek, kuru fasulye gibi); sebze; meyve maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir. …” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: YEMEK

b) Miktarı ve türü:

30000 Adet Tüketime Hazır Paket Sıcak Yemek, 20000 Adet Tüketime Hazır Paket Kumanya, 10000 Adet Tüketime Hazır Paket Kahvaltı olmak üzere toplam 60000 Adet yemek. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Yemek veya Kumanya; yüklenicinin kendi iş yerinde hazırlanacaktır. Yemekler Emniyet Müdürlüğü Hizmet Binasının Çevik Kuvvet Şube Müdürlüğünde personele servis edilecektir. Kumanyalar ise idarenin bildirdiği yerde personele servis edilecektir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.5.4. …

Yemek Hizmeti vereceği üretim yerine ait kapasite raporu” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale komisyonu tarafından alınan 27.01.2021 tarihli kararında, başvuru sahibi Atlantik Yemek Gıda Temizlik Bakım Hizmetleri İnşaat Komisyon Pazarlama İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin sınır değer altında olduğu belirtilerek, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinin 2’nci fıkrasının c bendinden yer alan “Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.” hükmü gereği değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından söz konusu ihale komisyonu kararına karşı 02.02.2021 tarihli dilekçe ile şikayet başvurusunda bulunulduğu, İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde yer alan düzenlemeye göre aşırı düşük teklif açıklanmasının talep edilmesi gerektiğinin belirtildiği, bunun üzerine alınan 03.02.2021 tarihli karar ile başvuru sahibinden aşırı düşük teklif açıklamasının istenilmesine karar verildiği ve 03.02.2021 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, başvuru sahibi tarafından 09.02.2021 tarihinde aşırı düşük teklif açıklamasının idareye sunulduğu görülmüştür.

İdare tarafından başvuru sahibine gönderilen 13.02.2021 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmadığı ve söz konusu yazıda “09.02.2021 tarihli açıklama dilekçenizin incelenmesi neticesinde;

1- Açıklama dilekçenizin üçüncü paragrafında, “Açıklama kapsamında Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.6’ ıncı maddesinde belirtilen yardımcı girdiler için “Yardımcı Giderler” başlığı altında bir maliyet öngörüldüğü” ibaresi belirtilmiştir. Teklif zarfında sunmuş olduğunuz kapasite raporunun incelenmesi neticesinde faaliyet kodunuza göre Hazır Yemek İmalatçısı olduğunuz anlaşılmış, buna istinaden Kamu İhale Kanununun 79.2.2.7 bendine istinaden maliyete dayalı olarak açıklama yapılması gerekirken yapılmadığı görülmüştür.

2- Dilekçeniz ekinde sunulan (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı”nda açıklamanızı Satışlar dayanak alınarak yapıldığı görülmüştür. Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2.2.7 bendinin 3. fıkrasında “Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.” denildiğinden,  

          (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 5. Maddesi olan “Ağırlıklı Ortalama Birim Satış Tutarı” başlığının açıklamasında da (Satışlar üzerinden açıklama yapılması durumunda bu bölüm doldurulacaktır) denildiğinden,

Firmanızın kapasite raporunda belirtilen faaliyet kodunun (Nace) 10.85.01 “Hazır Yemek İmalatı (Vakumlu Paketlenmiş veya Korunmuş Olanlar) (Lokanta ve Catering Hizmetleri Hariç) olduğu görülmüş, tabloda belirttiğiniz ürünler üzerinden satışınızın olmadığı anlaşılmıştır. Bu nedenle maliyet bileşenlerinin (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 4. maddesinde belirtilen “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” başlığı altındaki tablonun tanzim edilerek maliyete dayalı açıklama yapılmanız gerekirken satışa dayalı açıklama yaptığınız görülmüştür.

3- (Ek-O.7) “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 4. maddesinde “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” başlığında mamul veya malların ticaretin yapılıyor olması durumunda veya malın üreticisi olmaması durumunda belirtmiş olduğunuz geçici vergi beyanname döneminde 150 (İlk Madde ve Malzeme)-151 (Yarı Mamuller- Üretim)-153 (Ticari Mallar) hesabında bulunan kayıtlar kullanılarak doldurulması ve aşırı düşük teklif açıklamasına konu her bir mamul/mal için ayrı tablo kullanılması gerekirken, bahse konu tabloların hazırlanmadığı ve veri girişlerinin yapılmadığı görülmüştür.

4- Kamu İhale Genel Tebliği 79.2.6. fıkrasının 2. Bendine istinaden açıklamanız ekinde sunmuş olduğunuz (Ek-H.4) “Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetveli” incelendiğinde (Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı oranının 0,88 olduğu, 3. bendinde belirtilen ürünlerin ana girdi, yardımcı girdi başlığı altında açıklamalarının sunulduğu, 6. bendinde iki haftalık örnek menüdeki ana girdi ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapıldığı görülmüştür.

5- Açıklama ekinde sunmuş olduğunuz Mali Müşavirin “Faaliyet Belgesi” nin 22.11.2017 tarihinde alınmış olduğu, geçerlilik süresinin 1 yıl olduğu, bu nedenle belgenin geçerlilik süresinin geçtiği tespit edilmiş,

6- İhale dosyasında sunmuş olduğunuz kapasite raporunda Firmanın Faaliyet Kodu (Nace) 10.85.01 Hazır Yemek İmalatı (Vakumlu Paketlenmiş veya Korunmuş Olanlar) (Lokanta ve Catering Hizmetleri Hariç) olarak belirtildiğinden Ek-O.7 “Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı” nın 6. maddesinde İsteklinin sahip olduğu Kapasite Raporuna ilişkin bilgiler bölümünün İsteklinin Teklif edilen mamulün üreticisi olması durumunda doldurulması gerekirken doldurulmadığınız görülmüştür.

Firmanız tarafından yapılan açıklama yukarıda belirtilen hususlar ve eksiklikler gerekçesiyle idaremiz tarafından uygun bulunmadığından reddedilmiştir.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Bu yazı sonrasında başvuru sahibi tarafından 22.02.2021 tarihli dilekçe ile idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarenin söz konusu başvuruyu 24.02.2021 tarihli yazı ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 14’üncü maddesine istinaden reddettiği, bunun üzerine başvuru sahibi tarafından 03.03.2021 tarihinde Kurum’a itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde ifade edildiği üzere, ihale komisyonu tarafından, verilen tekliflerin değerlendirilmesinden sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olduğu belirlenen tekliflerin reddedilmeden önce, belirlenen süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceği hükme bağlanmıştır. Ayrıca ihale komisyonunca, anılan maddede belirtilen hususlar kapsamında yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınmak suretiyle aşırı düşük tekliflerin değerlendirileceği belirtilmiş olup, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği belirtilmiştir.

Bu çerçevede, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, ihale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerine ilişkin olarak aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesi yönünde ayrıntılı açıklamalara yer verilmiştir. Buna göre, malzemeli yemek hizmeti alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere Teknik Şartname’de asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılması gerektiği öngörülmüş olup, bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının belirtilmesi gerekmektedir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği malzemeli yemek sunumu hesap cetvelini (Ek- H.4) hazırlamak suretiyle açıklaması kapsamında sunacağı ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda yapılan açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’ten çok olmaması gerekmekte olup oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’ten çok olan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği açıklanmıştır.

Ayrıca isteklilerin aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin fiyatları kullanarak açıklayabileceği, bu kapsamda teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağının (Ek-O.7) kullanılması gerektiği, maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması, satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerektiği belirtilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde belirtilen malzemeli hesap cetveli sunum cetvelinin (EK-H.4) mevzuata uygun olarak sunulduğu, anılan tabloda yer alan ana girdilerin birim fiyatları ile birim fiyatları tevsik etmek için kullanılan belgelerde yer alan birim fiyatların birbiri ile uyumlu olduğu, ortalama birim fiyatların belgelerin kaçıncı sayfasında olduğunun belirtildiği, ana girdiler ile işçilik maliyeti toplamının, toplam teklif tutarına oranının Tebliğ’de belirtilen oranlar arasında olduğu görülmüştür.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasında yer alan fiyatların dayanağı olarak maliyet/satış tutarı tespit tutanağının (Ek-O.7) sunulduğu, sunulan EK-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.7’nci maddesinde göre uygun olarak hazırlandığı, tutanakta tarih ve sayı numarasına yer verildiği, son veya bir önceki vergi beyanname dönemine ilişkin olduğu ve tutanağın her sayfasının meslek mensubu tarafından onaylandığı, tutanağın birinci sayfasında yer alan meslek mensubu bilgileri ile ilgili meslek mensubunun kaşe bilgilerinin uyumlu olduğu, ilgili tutanakta ana girdilerin ağırlıklı ortalama birim satış tutarı kısmında belirtilerek yurtiçi satışlar hesabında kayıtlı olan mamul/mala ilişkin olarak açıklandığı, diğer bir ifadeyle satışlar üzerinden bir açıklamanın yapıldığı, Ek.H4 cetvelinde ve örnek menülerde belirtilen ana girdi fiyatlarının ilgili tutanakta belirtilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığı, ayrıca bahsi geçen tutanağın ekinde sunulan meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin 22.11.2017 tarihinde düzenlendiği ve geçerlilik süresinin bir yıl olarak belirtildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından teklif kapsamında sunulan 13.08.2015 tarihli ve 8883 sayılı Ticaret Sicili Gazetesinin 228’inci sayfasında “Amaç ve Konu” başlıklı bölümünde “3.1 Her türlü tabldot yemek üretimi ve satışını, üretilen yemeklerin servis hizmetlerini, pazarlamasını ve dağıtımını yapmak,…

…

3.5- Her türlü gıda maddelerinin üretimi, toptan ve perakende alımı, satımı, dağıtımı, ithalat ve ihracatını yapmak…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin ekinde yer alan maliyet/satış tutarı tespit tutanağının (Ek-O.7) 6’ncı maddesinin “6- İsteklinin sahip olduğu Kapasite Raporuna ilişkin bilgiler aşağıda oluğu gibidir; (İsteklinin teklif edilen mamulün üreticisi olması durumunda doldurulacaktır.)

Tutanağın 4 üncü maddesindeki açıklamaların isteklinin kapasite raporu ile uyumlu olduğunu,…” şeklinde düzenlendiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde belirtilen malzemeli hesap cetveli sunum cetvelinin (EK-H.4) mevzuata uygun olarak sunulduğu, anılan tabloda yer alan ana girdilerin birim fiyatları ile birim fiyatları tevsik etmek için kullanılan belgelerde yer alan birim fiyatların birbiri ile uyumlu olduğu, ortalama birim fiyatların belgelerin kaçıncı sayfasında olduğunun belirtildiği, ana girdiler ile işçilik maliyeti toplamının, toplam teklif tutarına oranının Tebliğ’de belirtilen oranlar arasında olduğu, başvuru sahibinin faaliyet konusunun her türlü gıda maddelerinin üretimini, toptan ve perakende alımını, satımını ve dağıtımını yapmak olduğu, dolayısıyla açıklama kapsamında sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanağının 4’üncü maddesinde belirtilen “Ağırlıklı Ortalama Birim Maliyeti” başlığı altındaki tablonun doldurulması gibi bir zorunluluğun bulunmadığı, söz konusu tutanağın kapasite raporuna ilişkin bölümünün ise isteklinin teklif edilen mamulün üreticisi olması durumunda doldurulacağı anlaşıldığından, idarece tesis edilen işlemin yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının, maliyet/satış tutarı tespit tutanağını düzenleyen meslek mensubuna ait faaliyet belgelerinin geçerlilik süresinin sona erdiği gerekçesiyle idarece uygun görülmediği, ancak yapılan incelemede faaliyet belgesinin geçerlilik süresinin tutanağın esasını etkileyecek nitelikte olmadığı, maliyet tespit tutanağı/satış tutarı tespit tutanağının ekindeki faaliyet belgesinin geçerlilik tarihinin fatura düzenlenme tarihini kapsamamasının meslek mensubunun yetkisinin sona erdiği anlamına gelmeyeceği, dolayısıyla başvuru sahibinin açıklamalarının uygun bulunmama işleminin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Atlantik Yemek Gıda Temizlik Bakım Hizmetleri İnşaat Komisyon Pazarlama İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.