idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığı idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
- a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
- c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.
Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde düzenlemeye yer verilmesi suretiyle, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemlerin sorgulanması imkânı tanınmıştır.
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
- a) Adı: TOHM Sporcularının Konaklama ve Yemek Hizmet Alımı İşi
- b) Miktarı ve türü:
01.01.2020 – 31.12.2020 tarihleri arasında 2 yataklı 17 odada 34 kişinin konaklama ve kahvaltı hizmet alımı işi
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
- c) Yapılacağı yer: Konya Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Toplantı Salonu-Şemsi Tebrizi Mah. Sultan Veled Cad. No : 43 Karatay/KONYA…” düzenlemesi,
İdari Şartname’nin ikinci maddesinde ihale konusu iş TOHM sporcularının konaklama ve yemek hizmet alımı işi olarak belirtildiği, aynı Şartname’nin 25’inci maddesinde “25.1. İhale konusu işin hazırlanması ve uygulanmasında ihtiyaç duyulacak malzemeler ve hizmetin sunumunun yapılmasına yönelik işler ile sigorta, vergi, resim ve harç gibi genel giderler teklif fiyata dahil edilecektir.
25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.
25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:
25.3.1.
25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.
25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.
33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;
- a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
- b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
- c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.
İdarece ihale üzerinde bırakılan istekliye elden teslim edilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “… Yukarıda bilgileri bulunan hizmet alım işinin yaklaşık maliyeti 1.365.100,00 TL; sınır değeri 875.026,67 TL’dir. Söz konusu ihaleye yönelik geçerli iki tekliften ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Selami Baykara Turizm İşletmecilik İnş. ve Gıda San. Tic. A.Ş.nin 819.060,00 TL teklif bedeli sınır değerin altında olup aşırı düşük kapsamındadır.
Bilgilerine yer verilen ihaleye ait idari şartnamenin 33’üncü maddesi ile 38’inci maddesi kapsamında ihale komisyonunun sanır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit edeceği ve bileşenlerle ilgili ayrıntılı yazılı açıklama isteneceği öngörülmüş olup;
Aşırı düşük teklif sahibi istekliden;
- Verilen hizmetin ekonomik olmasını sağlayan kriterlerin;
- Teknik çözüm ve değerlendirmeler ile avantajlı koşulların,
- Hizmetin ekonomik olmasını sağlayan özgün hususların;
neler olduğuna yönelik açıklama istenilmesine, istekliye bu açıklamaları ihale komisyonuna sunmak üzere iki işgünü süre verilmesine, istekli tarafından yapılacak açıklamaların komisyonumuzca değerlendirilmesinin ardından teklifinin geçerli olup olmayacağına karar verilmesine,
Oybirliğiyle kara verilmiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.
İdarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, işlemin tesisinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’nci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar uyarınca, teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi ve isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olan bahse konu önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
İdarece, ihale üzerinde bırakılan Selami Baykara Turizm İşletmecilik İnş. ve Gıda San. Tic. A.Ş.ye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısı incelendiğinde, ihale konusu iş için belirlenmiş olan hiçbir girdinin söz konusu yazıda yer almadığı ve önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği, istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır.
Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.