idarece aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, açıklamaya esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesi suretiyle teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklama istenilmesi gerektiği

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,          

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,        

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,        

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

 

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi

79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Muhtelif Alanlarda 3194 Sayılı İmar Kanunun 15., 16. ve 18. Maddesi Uyarınca Yapılacak 6. Paket İmar Uygulamaları İle Tescil Harici Alanların Tescili, Plankote ve Hâlihazır Harita İşlerinin Yapılması Hizmet Alım İşi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Muhtelif Alanlarda 3194 Sayılı İmar Kanunun 15., 16. ve 18.Maddesi Uyarınca Yapılacak İmar Uygulamaları İle ilgili 5 Kalem Hizmet Alınması

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer:

Adana, Hatay, Samsun, K.Maraş, Van, Trabzon, Erzurum, Afyon, Tokat, Zonguldak,, Kütahya, Çorum, Giresun, Yozgat, Muş, Uşak, Rize, Kars, Hakkari, Burdur, Karaman, Erzincan, Artvin, Kilis, Ardahan ve Bayburt İlleri” düzenlemesi,

 

İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2022/248417

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 14.04.2022

Saat: 11:00

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): T.C. ÇEVRE, ŞEHİRCİLİK ve İKLİM DEĞİŞİKLİĞİ BAKANLIĞI Toplu Konut İdaresi Başkanlığı- İhale Salonu

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP’a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.” düzenlemesi,

 

İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

 

İhale İşlem dosyası incelendiğinde, ihale konusu işin adının “Muhtelif Alanlarda 3194 Sayılı İmar Kanunun 15., 16. ve 18. Maddesi Uyarınca Yapılacak 6. Paket İmar Uygulamaları İle Tescil Harici Alanların Tescili, Plankote ve Hâlihazır Harita İşlerinin Yapılması Hizmet Alım İşi” olduğu, 14.04.2022 tarihinde e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihalede 25 adet ihale dokümanının EKAP’tan indirildiği, 16 istekli tarafından ihaleye teklif sunulduğu, ihale komisyonunca gerçekleştirilen değerlendirmeler neticesinde 5 isteklinin teklifinin yeterli olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, belirlenen sınır değerin (1.717.979,57 TL) altında teklif sunan Mcd Müş. Mimarlık Müh. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Çubuk Harita İnş. Mad. Müh. Mim. Gayr. Değ. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ile Güldem Harita İnş. Tüketim Mad. Tic. San. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklaması sunmalarının talep edildiği, istekliler tarafından sunulan açıklamaların uygun görülmesi sonucunda Mcd Müş. Mimarlık Müh. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. – Çubuk Harita İnş. Mad. Müh. Mim. Gayr. Değ. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak, Güldem Harita İnş. Tüketim Mad. Tic. San. Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, ihale komisyonunun, verilen tekliflerin değerlendirilmesinden sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olduğunu belirlediği teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceği hüküm altına alınmıştır. Ayrıca ihale komisyonunca, anılan maddede belirtilen hususlar kapsamında yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınmak suretiyle aşırı düşük tekliflerin değerlendirileceği belirtilmiş olup bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği açıkça ortaya konulmuştur.

 

Bu çerçevede Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, ihale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerine ilişkin olarak aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesi yönünde ayrıntılı açıklamalara yer verilmiştir. Buna göre ihale ilanında ve dokümanında teklif fiyatı sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, teklif fiyatı sınır değerin altında kalan isteklilerin aşırı düşük teklif olarak tespit edileceği ve bu teklif sahiplerinden de teklifte önemli olduğu idarece belirlenen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak talep edileceği belirli kılınmıştır.

 

Bu noktada idarelerin aşırı düşük teklif sahiplerine gönderdiği aşırı düşük teklif açıklaması talep yazılarının kapsamı önem teşkil etmektedir. Özellikle personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinin birçok maliyet bileşenini ihtiva ettiği gözetildiğinde, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında tüm bileşenlerin açıklanabilmesi güç bir durumdur. Bu sebeple, ihale komisyonu tarafından, teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilere gönderilen aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazılarda, işin niteliğine göre isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmek suretiyle açıklama istenilmesi gerekmektedir.

 

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, uyuşmazlığa konu ihalede aşırı düşük teklife esas sınır değerin 1.717.979,57 TL olarak hesaplandığı, yapılan hesaplama neticesinde teklif fiyatı bu tutarın altında kalan geçerli teklif sahibi 2 istekliden, “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konu başlıklı 20.04.2022 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazılar ile açıklama talebinde bulunulduğu anlaşılmıştır. Söz konusu yazıların ilgili kısmı şöyledir:

 

 “Muhtelif Alanlarda 3194 Sayılı İmar Kanunun 15., 16. ve 18. Maddesi Uyarınca Yapılacak 6. Paket İmar Uygulamaları İle Tescil Harici Alanların Tescili, Plankote ve Hâlihazır Harita İşlerinin Yapılması Hizmet Alım İşi işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, aşırı düşük teklif açıklamalarınız ile birlikte beyan etiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 27.04.2022 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.

AÇIKLAMA:

14/04/2022 tarihinde ihalesi yapılan, 2022/248417 ihale kayıt numaralı “Muhtelif Alanlarda 3194 Sayılı İmar Kanunun 15., 16. ve 18. Maddesi Uyarınca Yapılacak 6. Paket İmar Uygulamaları İle Tescil Harici Alanların Tescili, Plankote ve Hâlihazır Harita İşlerinin Yapılması Hizmet Alım İşi”ne ilişkin ihale dosyalarının incelenmesi neticesinde vermiş olduğunuz teklifinize ait Ek de belirtilen iş kalemlerini, birim fiyat teklif cetvelinize uygun olarak Hizmet Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Kamu İhale Genel Tebliğine göre ayrı ayrı, belgelendirmek suretiyle teklifinizin bileşenlerini detaylandırarak oluşturulan aşırı düşük teklif sorgu dosyasının dijitalinin de CD/DVD/USB ortamında eklenmesiyle? 27.04.2022 Çarşamba günü saat 17:00’a kadar İhale Komisyon Başkanlığı’na iletilmesi hususunda?

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

EK:

AÇIKLAMA İSTENİLEN İŞ KALEMLERİ

Sıra No Açıklama Birimi

1 3194 Sayılı İmar Kanununun 15., 16. ve 18. Madde Uygulaması hektar”

 

Bahse konu yazıda yer alan ifadelere bakıldığında, idarece, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği görülmüştür.

 

Ayrıca aşırı düşük teklif açıklaması sunan isteklilerin açıklamaları incelendiğinde, istekliler tarafından sunulan açıklamaların teklifte önemli olduğu kabul edilen farklı girdi maliyetlerine ilişkin olarak gerçekleştirildiği görülmüştür.

 

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemeleri gereğince, gerek istekliler tarafından aşırı düşük tekliflerin sağlıklı bir şekilde açıklanabilmesi gerekse idarelerce bu açıklamaların eşit muamele ilkesi çerçevesinde sağlıklı bir şekilde değerlendirmelerinin yapılabilmesi bakımından mevzuata uygun bir aşırı düşük teklif sorgulama işleminin gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir. Ancak somut olayda, ihale komisyonu tarafından, açıklamaya esas olacak herhangi bir önemli teklif bileşeninin belirlenmemesi sebebiyle usulüne uygun gerçekleştirilmiş bir aşırı düşük teklif sorgulama işleminin mevcut olmadığı görülmüş olup bu durumun da aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde hazırlanması ve sunulan açıklamaların da objektif kriterlere göre değerlendirilmesi imkânını ortadan kaldırdığı gözetildiğinde, aşırı düşük teklif sorgulaması işleminde mevzuata uyarlık olmadığı değerlendirilmiştir.

 

Bu doğrultuda idarece aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, açıklamaya esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesi suretiyle teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklama istenilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Toplantı No	: 2022/034
Gündem No	: 19
Karar Tarihi	: 29.06.2022
Karar No	: 2022/UH.II-772