ihalede bakım onarım giderlerine ilişkin sunulan Yetkili Servisi tarafından düzenlenen *tarihli her bir araç grubu için ayrı ayrı düzenlenmiş olan * adet belgede yıllık balata disk bakımının toplam *TL ile yapılacağının belirtildiği, ancak bu belgelerin adı geçen yetkili servis tarafından imzalanmadığı ve kaşelenmediği görülmüş olup, söz konusu belgenin, üçüncü kişiden alınan fiyat teklifi niteliğinde olduğu, ancak fiyat tekliflerine ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan açıklamalara uygun olarak düzenlenmediği anlaşıldığından bu gidere ilişkin yapılan açıklamanın mevzuata uygun olmaması hk

Kaya Seyahat Turizm. San.ve Dış. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Türkiye Büyük Millet Meclisi Destek Hizmetleri Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/605114 İhale Kayıt Numaralı “Sürücüsüz Araç Kiralama (2020-2022)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Türkiye Büyük Millet Meclisi Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından 24.12.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sürücüsüz Araç Kiralama (2020-2022)” ihalesine ilişkin olarak Kaya Seyahat Turizm. San. ve Dış. Tic. Ltd. Şti.nin 09.01.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.01.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 15.01.2020 tarih ve 2573 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.01.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/117 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata aykırı olduğu,

a) Söz konusu istekli tarafından sunulan fiyat tekliflerinin aşağıdaki gerekçelerle mevzuata aykırı olduğu, fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1 maddesi uyarınca ilgili meslek mensubu tarafından yazılması gereken beyanı taşımadığı, söz konusu fiyat tekliflerinin Serbest Muhasebeci tarafından imzalandığı, kiralamaya ilişkin fiyat teklifine konu olan araçların model yılı ve motor güçleri yönünden Teknik Şartname’de yer alan kriterleri sağlamadığı, fiyat tekliflerinde yer alan kiralama süreleri ile araçların çalışacağı toplam süreye ilişkin verilerin birbirine uygun olmadığı, idareye sunulan fiyat tekliflerinin piyasa fiyatlarından aşırı derecede düşük olduğu, fiyat teklifinin bulunduğu belgede yer alan tarihin satış tutarı tespit tutanağında yer alan tarihten önceki tarih olduğu, bu nedenlerle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1 maddesi gereğince fiyat teklifine dayanak teşkil eden EK-O.6 tutanağının istenmesi gerektiği, kiralamaya ilişkin fiyat tekliflerinde maliyet kalemlerine ayrı ayrı yer verilmesi gerekirken, bazı maliyet bileşenlerinin kiralama maliyetine dahil edilerek fiyat teklifi alınmasının mevzuata aykırı olduğu,

b) Araçların bakım ve onarım maliyetlerine ilişkin yapılan açıklamanın aşağıdaki gerekçelerle mevzuata aykırı olduğu, kiralama fiyat teklifine konu olan araçların özelliklerinin ve bakım onarım adetlerinin fiyat teklifine yansıtılmadığı, işin konusu olan araçlar ile bakım onarıma konu olacak araçların birbirinden farklı olduğu, araçların periyodik bakım onarım aralığına ilişkin servis veya satıcılarından alınması gereken hiçbir belgenin açıklama kapsamında sunulmadığı, bakım onarıma ilişkin araçların periyodik olarak kaç kilometrede bir bakım onarıma gireceğine dair bir veri sunulmadan bakım onarım hesabı yapıldığı, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1’nde yer alan beyan bulunmadan ve bu beyanın SMMM veya YMM tarafından imzalanması kaşelenmesi gerekirken, imza ve kaşenin hiç bulunmadığı ya da serbest muhasebeci tarafından yapıldığı, fiyat teklifi alınan firmaların faaliyet alanlarında kiralama ve bakım onarım bulunmadığı, fiyat teklifinde yağ, akü, benzin, yedek parça ve tamir bakım giderlerine ilişkin maliyet kalemlerinin bedellerine ayrı ayrı yer verilmediği, maliyetin aşağı çekilmesi amacıyla fiyat tekliflerinde bakım onarım adetlerinin düşük gösterildiği,

c) Sigorta maliyetlerine ilişkin yapılan açıklamaların aşağıdaki gerekçelerle mevzuata aykırı olduğu, söz konusu istekli tarafından sigorta giderlerine ilişkin alınan fiyat tekliflerinde Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.3.4 maddesine göre alınması gereken bölge müdürlüğü veya genel müdürlük teyidinin alınmadığı, ayrıca fiyat teklifine konu olan sigorta maliyetinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.3.4 maddesinde yer alan açıklamaya uygun olarak hesaplanmadığı, sigorta maliyetine ilişkin fiyat teklifinde yer alan söz konusu kiralamaya ilişkin araçların marka, model ve adetlerine tam olarak yer verilmediği,

d) Motorlu taşıtlar vergisine ilişkin yapılan açıklamaların eksik olduğu ve bu yönüyle mevzuata aykırı olduğu, açıklama kapsamında gerek özmal gerekse kiralanacak araçların tamamı yönünden ayrı ayrı bedel öngörülmesi gerektiği,

e) Lastik maliyetlerini belgelendirilmesi amacıyla sunulan fiyat teklifinde belirtilen lastiklerin iş kapsamında çalıştırılacak araçların marka ve modelleri ile uyuşmadığı, fiyat teklifinde belirtilen fiyatların hangi boy ve jant ebatına ait olduğunun belirtilmediği, yazlık ve kışlık lastikler için ayrı maliyet öngörülmediği,

f) İhale konusu iş için sözleşme giderlerine ilişkin öngörülmesi gereken maliyetin en az 69.883,50 TL olduğu, söz konusu istekli tarafından eksik bir bedel öngörülerek açıklama yapıldığı,

iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

            gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

 gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.

c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde, “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.2.2.2. (Değişik madde: 25/01/2017-29959 R.G./11. md.) Merkezi Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Ülke Çapında Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin merkezi kamu kurum ve kuruluşları tarafından ülke çapında sunulan mal ve hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu yöntemle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3.  Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4.  Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5.  Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

…

79.2.2.7.  İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.  

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, (Ek ibare: 12/06/2015-29384 R.G./3. md.) SM, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının

…

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez. …” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin;

“İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Sürücüsüz Araç Kiralama (2020-2022)

b) Miktarı ve türü: 5 Kalem (1+1+17+7+1=27 adet araç) Sürücüsüz Araç Kiralama

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Türkiye Büyük Millet Meclisi Destek Hizmetleri Başkanlığı Ek Hizmet Binası 2 Kavaklıdere Mah. Tunus Cad. Güfte Sok. No:3 Kat:1 Bakanlıklar-Çankaya/ANKARA” düzenlemesi,

Adı geçen Şartname’nin “Teklif fiyata dahil giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “Vergi (KDV Hariç), resim, harç,ve benzeri giderler, teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Vergi (KDV Hariç), resim, harç ve benzeri giderler, teklif fiyata dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.”  düzenlemesi,

“Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır” düzenlemesi,

“Fiyat farkı” başlıklı 46’ncı maddesinde “46.1. İhale konusu iş için sözleşmenin uygulanması sırasında fiyat farkı hesaplanmayacaktır. Ancak, mücbir sebepler veya idareden kaynaklanan nedenlerle işin bitim tarihinin süre uzatımı verilmek suretiyle uzatılması halinde, yürürlükte bulunan fiyat farkına ilişkin esaslar dikkate alınarak fiyat farkı hesaplanacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Sözleşme Tasarısı’nın “İşin süresi” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İşe başlama tarihi 03.02.2020; işi bitirme tarihi 31.12.2022

9.2. Bu sözleşmenin uygulanmasında sürelerin hesabı takvim günü esasına göre yapılmıştır. ” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin;

“Hizmetin kapsamı” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. Kilometre sınırı olmaksızın, araçların tamir, bakım – onarım, lastik,  yedek parça, kasko, zorunlu mali sorumluluk sigorta, motorlu taşıt vergisi ve benzeri tüm giderler Yüklenici tarafından karşılanacaktır.

2.2. Sürücü, akaryakıt, köprü, otoyol ve arabalı vapur geçiş giderleri İdare tarafından karşılanacaktır…” düzenlemesi,

“Araçların özellikleri” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1. Türkiye Büyük Millet Meclisi hizmetlerinde kullanılmak üzere kiralanacak toplam 27 (yirmiyedi) adet aracın,

…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye 13 isteklinin teklif zarfı sunduğu, idarece sınır değerin 4.604.269,00 TL olarak hesaplandığı, bu değerin altında teklif veren tek istekli olan HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti.nin 24.12.2019 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, söz konusu istekli tarafından 27.12.2019 tarihinde açıklamada bulunulduğu, HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti.nin açıklamasının uygun bulunarak ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İdare tarafından HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti.ne gönderilen aşırı düşük teklif açıklama istenilmesine ilişkin 24.12.2019 tarihli ve 589855 sayılı yazıda “Kurumumuzun Sürücüsüz Araç Kiralama (2020-2022) ihalesi için vermiş olduğunuz teklif üzerinde yapılan incelemede yaklaşık maliyetimize göre teklifinizin aşırı düşük olduğu tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38. Maddesi uyarınca bu konudaki açıklamamızı 30.12.2019 tarih saat 14:00’e kadar yazılı olarak idaremize bildirmenizi, aksi halde teklifinizin değerlendirme dışı bırakılacağı hususunu bilgilerinize rica ederim.

Açıklık Getirilmesi Gereken Hususlar

1-Bakım Onarım Giderleri

2-Zorunlu Mali Sorumluluk ve Kasko Sigortası Maliyeti

3-Lastik Giderleri”  hususlarına yer verilmiştir.

HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti.ye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında, açıklanması istenilen önemli teklif bileşenlerinin; “Bakım Onarım Giderleri”, “Zorunlu Mali Sorumluluk ve Kasko Sigortası Maliyeti” ve  “Lastik Giderleri” şeklinde belirlendiği görülmüştür.

Bahse konu istekli tarafından, 27.12.2019 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmuştur.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan “Kiralama Maliyet Hesaplama (KDV Hariç)” başlıklı belgedeki tabloda “

” hususlarına yer verildiği görülmüştür.

Açıklama kapsamında sunulan “Kiralama Maliyet Hesaplama (KDV Hariç)” başlıklı belgede, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1 maddesi uyarınca fiyat tekliflerinde yer verilmesi gereken  “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek 27.12.2019 tarih ve 2019/005 sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibarenin yazılarak, meslek mensubu tarafından imzalanıp kaşelendiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan ve yukarıdaki yer verilen tablo incelendiğinde, kiralama hizmeti alımı işine konu olacak toplam 27 aracın KDV hariç satın alma bedeline ilişkin 4.780.106,78 TL bedel öngörüldüğü, kiralama işi için ihale üzerinde bırakılan isteklinin yapacağı araçların satın alma bedelleri dahil olmak üzere ödenecek vade farkı, kasko, trafik, MTV, bakım (KDV dahil), lastik (KDV dahil), yönetim gideri, sözleşme gideri, hurda araç maliyetin de içerisinde bulunduğu toplam gider tutarı olarak 7.260.537,06 TL bedel öngörüldüğü, tabloda KDV hariç olarak “İkinci El Araç Satış Geliri” başlığında 3.961.739,70 TL olarak belirlenen tutarın kiralamaya ilişkin olarak satın alınan araçların daha sonra satılması suretiyle elde edilecek gelir olarak belirlendiği, toplam maliyet olarak belirlenen tutardan (7.260.537,06 TL) ikinci el araç satış geliri olarak belirlenen tutar (3.961.739,70 TL) çıkarıldığında elde edilen tutara (3.298.797,36 TL), vergi hariç net kar olan 1.160.902,64 TL tutar eklendiğinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin 35 aylık kiralamaya ilişkin hizmet alımı işin için KDV hariç teklif ettiği bedel olan 4.459.700,00 TL’ye ulaşıldığı anlaşılmıştır.

a) Başvuru sahibi iddiasında, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu fiyat tekliflerinin mevzuata aykırı olduğu iddia edilmişse de, söz konusu isteklinin açıklaması kapsamında herhangi bir fiyat teklifinin sunulmadığı anlaşıldığından, işbu iddialar kapsamında belirtilen hususların dayanaksız olduğu sonucuna varılmıştır.

b) Teklifte önemli bileşeni olarak belirlenen ve açıklanması istenilen bakım onarım giderlerine ilişkin olarak, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında, her bir araç için maliyet analizlerinin yapıldığı,  buna göre, bakım onarım giderleri için bakım-onarım, yedek parça, fren, yağ, filtre, vb. giderler dahil edilerek toplam giderin 601.917,00 TL olarak hesaplandığı ve teklife dahil edildiğinin beyan edildiği görülmüştür.

Açıklama kapsamında 27.12.2019 tarihli “Bakım Paketi Teklif Formu” başlıklı 12 adet belgenin sunulduğu, söz konusu belgelerde her bir araç modelinin 15.000, 30.000, 45.000, 60.000 kilometrede bir bakımının yapılacağına ilişkin belgelere yer verildiği, bakım yapılacak parçalar olarak yağ filtre elemanı, SW/30 sentetik yağ 208 lt. fıçı, yakıt filtre elemanı, hava filtresi, polen filtre, cam suyu 1 lt., karter tapası tanımlarının yapıldığı, her bir araç için toplam paket tutarı olmak suretiyle bakım maliyetinin belirlendiği, ancak bu belgelerin hiçbir ilgili kişi tarafından imzalanmadığı ve kaşelenmediği, bu yönüyle söz konusu belgelerin kimin tarafından düzenlendiği tespit edilmemiş olup, iş bu belgelerin öngörülen maliyetleri tevsik edici nitelikte bir belge olmadığı sonucuna varılmıştır

Öte yandan, bakım onarım giderlerine ilişkin sunulan Nishauto Yetkili Servisi tarafından düzenlenen 26.12.2019 tarihli her bir araç grubu için ayrı ayrı düzenlenmiş olan 5 adet belgede yıllık balata disk bakımının toplam 7.000,00 TL ile yapılacağının belirtildiği, ancak bu belgelerin adı geçen yetkili servis tarafından imzalanmadığı ve kaşelenmediği görülmüş olup, söz konusu belgenin, üçüncü kişiden alınan fiyat teklifi niteliğinde olduğu, ancak fiyat tekliflerine ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan açıklamalara uygun olarak düzenlenmediği anlaşıldığından bu gidere ilişkin yapılan açıklamanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bu itibarla, bakım onarım giderlerine ilişkin yapılan açıklamanın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

c) Açıklama kapsamında sunulan “Kiralama Maliyet Hesaplama (KDV Hariç)” başlıklı belgede,  teklifte önemli bileşeni olarak belirlenen zorunlu mali sorumluluk sigortası için 69.016, 10 TL, kasko bedeli için 227.899 TL bedel öngörüldüğü, söz konusu belge ekinde, zorunlu mali sorumluluk sigortasının detaylarına ilişkin bir belge ile kasko sigortasının detaylarına ilişkin bir belgeye verildiği görülmüştür

Zorunlu mali sorumluluk sigortası giderini tevsiken, HDY Acente Ltd. Şti. tarafından düzenlenen UNICO Sigorta A.Ş.ye ait 5 adet “Karayolları Motorlu Araçlar Zorunlu Mali Sorumluluk Sigorta Poliçesi”nin her bir araç grubuna göre ayrı ayrı düzenlenerek açıklama kapsamında sunulduğu 4 adet poliçede başlama tarihi ve bitiş tarihi olarak 26.12.2019-26.12.2020, 1 poliçede 27.12.2019-27.12.2020 aralığının belirlendiği, buna göre söz konusu poliçelerin bir yıllık olarak düzenlendiği, her bir poliçede bir yıllık prim tutarlarına yer verildiği, örneğin, “1 adet VW Passat 2.0 TDİ Business 150 PS DSG” aracının trafik sigortası için yıllık 781,05 TL bedel öngörüldüğü, işin süresi dikkate alınarak toplam sigorta maliyetinin 2.343,15 TL bedel olarak hesaplandığı (781,05*3), bu gideri tevsiken alınan poliçede prim tutarının 781,05 TL olduğu, benzer şekilde, 27 araç için zorunlu mali sorumluluk sigortası poliçelerindeki maliyet tutarlarının toplamının 69.016,1 TL olduğu, söz konusu poliçelerin eklerinde İstanbul Bölge Müdürlüğü, Ege Bölge Müdürlüğü, İç Anadolu Bölge Müdürlüğü, Güney Marmara Bölge Müdürlüğü’nün yalnızca kaşelerinin bulunduğu ancak yetkili kişilerce imzalanmamış olduğu görülmüştür.

Kasko sigortası için öngörülen bedeli tevsiken “Kasko + Filo Plus Genişletilmiş Kasko Sigorta Teklifi” başlıklı her bir araç grubuna göre ayrı ayrı HDY Sigorta Acenteliği Ltd. Şti. tarafından düzenlenen Eureko Sigorta A.Ş.ye ait başlangıç ve bitiş tarihi aralığı 30.12.2019-30.12.2020 olarak belirlenmiş 5 adet kasko sigorta poliçesinin sunulduğu,  kasko sigortası poliçelerinin toplam bedelinin 227.899,00 TL olduğu, her bir poliçede bir yıllık prim tutarlarına yer verildiği, söz konusu poliçelerin eklerinde ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünün veya bölge müdürlüğünün teyit yazısının eklenmediği ve yetkili kişilerce imzalanmadığı anlaşılmıştır.

Kamu İhale Tebliği’nin 79.3.4 maddesi gereğince herhangi bir sigorta bileşeninin aşırı düşük teklif sorgulamasında önemli bir bileşen olması durumunda açıklama kapsamında sunulan poliçelere ek olarak ilgili sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının eklenmesi ve bu yazının yetkili kişilerin imzasını taşıması gerektiği, madde devamında birden fazla yılı kapsayan işlerde ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihinin bulunduğu yıldan önceki yılın Aralık ayına ait Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksinin yıllık değişim oranı esas alınmak suretiyle güncellenerek diğer yıllar için kullanılmasının mümkün olduğu açıklanmış olup, söz konusu kasko sigortasına ait poliçelerde sigorta şirketinin genel müdürlüğünden veya bölge müdürlüğünden alınan teyit yazısının bulunmadığı, trafik sigortasına ait poliçelerde yalnızca HDY Sigorta Acenteliği Ltd. Şti.nin imza ve kaşesinin bulunduğu, ilgili sigorta şirketinin bölge müdürlüklerinin kaşelerinin bulunmasına rağmen imzalarının bulunmadığı, işin süresinin 35 ay olması olması sebebiyle ilk yıl için alınan sigorta teklifinin ihale tarihinin bulunduğu yıldan önceki yılın Aralık ayına ait Yurtiçi Üretici Fiyatları Endeksinin yıllık değişim oranı esas alınmak suretiyle güncellenerek maliyete dahil edilmesi gerektiği, her ne kadar istekli tarafından açıklamasında “İhale konusu hizmet 3 yıllık olduğundan gelecek yıllar için 2018 yılı Aralık ÜFE (yıllık yüzde 33,64) oranı eklenmiştir” ifadesine yer verilmişse de tarafımızca yapılan hesaplamada, trafik sigortasına ilişkin poliçelerde prim tutarlarının herhangi bir güncelleme yapılmadan açıklamaya yansıtıldığı, bu itibarla sigorta bileşenleri için sunulan açıklamanın mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

d-f) Başvuru sahibi tarafından Motorlu Taşıtlar Vergisi’ne (MTV) ilişkin yapılan açıklamaların eksik olduğu ve sözleşme giderinin eksik hesaplandığı iddia edilmişse de, aşırı düşük teklif sorgulamasına ilişkin yazıda, teklifte önemli görülen bileşenler arasında iddialara konu giderlere yer verilmediği, bu nedenle söz konusu giderlere ilişkin herhangi bir belgelendirmenin yapılmasına gerek bulunmadığı anlaşıldığından bu iddianın uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

5.      Lastik giderlerine ilişkin olarak yapılan inceleme:

Açıklanması istenilen diğer bir önemli teklif bileşeni olan lastik giderlerine ilişkin sunulan “Kiralama Maliyet Hesaplama (KDV Hariç)” başlıklı belgenin ekinde yer alan her bir araç için maliyet analizlerinin yapıldığı belgelere göre, lastik giderlerinin bütün araçlar için iki takım yazlık, iki takım kışlık, lastik olmak üzere sekiz adet yazlık, sekiz adet kışlık lastik alınacağı belirtilmiş, lastik giderlerinin toplam 184.033,00 TL olarak hesaplandığı ve teklife dahil edildiğinin beyan edildiği görülmüştür.

Lastik giderleri için görülen bedeli tevsiken Erkin Oto Lastik – Rot Balans Servisi tarafından 27.12.2019 tarihinde düzenlenen bir belgenin sunulduğu, söz konusu belge incelendiğinde,  Goodyear 215/55/17 94 V FP Eagle Sport TZ marka 114 adet yazlık, Goodyear 2015/55/17 98 XL FP Ultragrip B marka 144 adet kışlık, Lassa 215/65/16 Competus M/L marka 64 adet yazlık, Lassa 215/65/16 Competus Winter marka 64 adet kışlık, Lassa 245/45/18 100W XL Drive Ways marka 8 adet yazlık, Lassa 245/45/18 100W XL Snoways marka 8 adet kışlık lastik olmak üzere toplam 432 adet lastik giderinin toplam 184.033,00 TL olduğunun belirtildiği,  belgenin Erkin Oto Lastik – Rot Balans Servisi tarafından imzalanıp kaşelendiği görülmüştür. Ancak, üçüncü kişiden alınan fiyat teklifi niteliğinde olan söz konusu belgenin, fiyat tekliflerine ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olarak düzenlenmediği anlaşıldığından lastik giderine ilişkin yapılan açıklamanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, HDY Filo Kiralama Hizmetleri Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin on birinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.