isteklilerin teklif dosyası kapsamında sunmaları gereken yeterlik belgelerinde eksik belge olması durumunda eksik belgelerin tamamlatılacağına ilişkin hüküm bulunmadığından, idarenin belge tamamlatma işleminin mevzuata aykırı olduğu hk

Toplantı No : 2020/026
Gündem No : 36
Karar Tarihi : 10.06.2020
Karar No : 2020/UH.II-1030
BAŞVURU SAHİBİ:
Dalgıç Temizlik Hizmetleri Sağlık Taşımacılık Temizlik Ürün. İtriyat İnşaat Taahhüt İnşaat Malzeme. Otomotiv Akaryakıt Güvenlik Hizmetleri Yemekçilik İthalat İhr. Tic. San. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sivas İl Milli Eğitim Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/466218 İhale Kayıt Numaralı “2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlköğretim Kapsamında 16 Taşıma Merkezine Taşınan 1167 Öğrencinin Sıcak Öğlen Yemeği İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Sivas İl Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 24.10.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlköğretim Kapsamında 16 Taşıma Merkezine Taşınan 1167 Öğrencinin Sıcak Öğlen Yemeği İşi” ihalesine ilişkin olarak Dalgıç Temizlik Hizmetleri Sağlık Taşımacılık Temizlik Ürün. İtriyat İnşaat Taahhüt İnşaat Malzeme. Otomotiv Akaryakıt Güvenlik Hizmetleri Yemekçilik İthalat İhr. Tic. San. Ltd. Şti.nin 14.04.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.05.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 12.05.2020 tarih ve 21152 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.05.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/816 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 24.10.2019 tarihinde ihalesi yapılan söz konusu işe ilişkin idarenin kesinleşen ihale kararında ihale komisyonunun Kamu İhale Kurulunun 18.03.2020 tarihli ve 2020/UH.II-567 sayılı kararının uygulanmasını teminen Komut Servis Hiz. Tem. Bilgi İşlem Yem. Sağ. Sos. Hiz. Reklam ve Organizasyon Gıda İnş. Tar. ve Hay. Tic. Ltd. Şti. ve Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilerek Komut Servis Hiz. Tem. Bilgi İşlem Yem. Sağ. Sos. Hiz. Reklam ve Organizasyon Gıda İnş. Tar. ve Hay. Tic. Ltd. Şti. nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiğinin bildirildiği, Komut Servis Hiz. Tem. Bilgi İşlem Yem. Sağ. Sos. Hiz. Reklam ve Organizasyon Gıda İnş. Tar. ve Hay. Tic. Ltd. Şti. nin ve Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyası içerisinde İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde istenilen, isteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği Teknik Şartname’de belirtilen belgeleri teklif dosyası içerisinde sunmadığı, Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde “Kalite standarta ilişkin olarak aşağıdaki belgelerden mutfak ile ilgili olanlar ihale tarihi itibarıyla Sivas il sınırları içinde bulunan mutfağa ait olmalı ve ihale tarihi itibarıyla geçerli olmak üzere ihale dokümanları kapsamında istenecektir.
-TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi 8985
-TS 13075 (Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri bu belgeye ait araçlarla ilgili olarak araçlar firmaya ait ise araç ruhsatları, kiral ık araç ise ruhsat ile beraber kira sözleşmeleri ihale tarihi itibarıyla ihale dokümanı kapsamında istenecektir)
-ISO 9001 2008
-Kapasite Raporu
-İşletme Kayıt Belgesi” düzenlemesinin bulunduğu, anılan firmaların bu madde kapsamında istenilen belgeleri teklif doyası kapsamında sunmadığı, idarece bu belgelerin eksik evrak olarak tamamlatılabileceği şeklinde karar verildiği ancak ihale mevzuatında eksik belgelerin tamamlatılamayacağı, ancak belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılmasına imkan bulunduğu, bu hususa ilişkin olarak Kamu İhale Kurulunun bir çok emsal kararı bulunduğu, adı geçen her iki istekli de araçlara ait ruhsatlar ile kiralık ise sözleşmelerini sunmadığı, idare tarafından yapılan iş ve işlemlerin açıkça ihaleye fesat karıştırma suçunun işlenmesine sebep olduğu, her iki isteklinin teklifinin belirtilen neden dolayısıyla değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, idarece mevzuatta yer almamasına rağmen eksik belgelerin tamamlatılması yoluna gidildiği, ihalenin firmaları üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
İhale dokümanında yapılan düzenlemelerden şikâyete konu ihalenin Sivas İl Milli Eğitim Müdürlüğü sorumluluk alanında bulunan 16 ilkokul/ortaokula 2019-2020 eğitim öğretim yılı için 1.167 öğrencinin 143 gün sıcak öğlen yemeği temini işi olduğu, söz konusu ihalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle 24.10.2019 tarihinde gerçekleştirildiği, işin başlama tarihinin 01.11.2019, işin bitiş tarihinin 19.06.2020 olduğu, söz konusu ihaleye 4 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme neticesinde 4 isteklinin de geçerli teklif olarak belirlendiği, ilk oturumda geçici teminatı ve birim fiyat teklif mektubu uygun olduğu anlaşılan isteklilerin tekliflerinin esas alınarak aşırı düşük teklif sınır değerinin belirlendiği ve hesaplanan sınır değerin altında teklif verdiği belirlenen 3 isteklinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği, idarenin 25.10.2019 tarihli yazısı ile söz konusu isteklilerden 28.10.2019 tarihine kadar aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulmasının istenildiği, Sivas Beyaz Saray Tabldot Yemekçilik Gıda Eğitim Temizlik Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin süresi içerisinde açıklama sunmadığı, Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım vc Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin açıklamalarının “bahse konu yemek hizmetinin kalitesinin düşük olabileceği” gerekçesi ile kabul edilmediği ve anılan isteklilerin tekliflerinin reddedildiği, 28.10.2019 tarihli ilk kesinleşen ihale kararı ile Dalgıç Temizlik Hizmetleri Sağlık Taşımacılık Temizlik Ürün. İtriyat İnşaat Taahhüt İnşaat Malzeme Otomotiv Akaryakıt Güvenlik Hizmetleri Yemekçilik İthalat İhr. Tic. San. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği,
Söz konusu kararın isteklilere bildirimi üzerine aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyen Sivas Anadolu Kurumsal Yemek Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ve Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmemesinin mevzuata uygun olmadığı iddiaları ile önce idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin şikâyet başvurularını reddettiği ve Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin 15.11.2019 tarihinde, Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 18.11.2019 tarihinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, Kurumca yapılan inceleme neticesinde 18.12.2019 tarihli ve 2019/UH.II-1669 ve 18.12.2019 tarihli ve 2019/UH.II-1670 sayılı Kurul kararları alındığı tespit edilmiştir. Anılan Kurul kararlarında, aşırı düşük teklif açıklamaları kabul edilmeyerek teklifleri reddedilen Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin tekliflerinin değerlendirmeye alınması, sunulan mevcut açıklamaların yeniden detaylı şekilde ve gerekçelendirilerek incelenmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi yönünde düzeltici işlem kararı alındığı belirlenmiştir.
Anılan Kurul kararlarının idareye tebliğ edilmesi üzerine idarenin aşırı düşük teklif açıklamalarını yeniden incelediği ve bu sefer farklı gerekçelerle yine Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmediği ve tekliflerinin reddedildiği, 20.01.2020 tarihli ikinci kesinleşen ihale kararı ile Dalgıç Temizlik Hizmetleri Sağlık Taşımacılık Temizlik Ürün. İtriyat İnşaat Taahhüt İnşaat Malzeme. Otomotiv Akaryakıt Güvenlik Hizmetleri Yemekçilik İthalat İhr. Tic. San. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği,
Bu kararın isteklilere bildirimi üzerine Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 14.02.2020 tarihinde aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmeme gerekçelerinin yerinde olmadığı iddialarıyla Kuruma yeniden itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu, Kurumca yapılan inceleme neticesinde bu sefer 18.03.2020 tarihli ve 2020/UH.II-567 sayılı Kurul kararı ile, aşırı düşük teklif açıklamaları kabul edilmeyerek teklifleri reddedilen Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin tekliflerinin değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem kararı alındığı,
Söz konusu Kurul kararının uygulanmasını teminen 07.04.2020 tarihli 3.kesinleşen ihale kararı ile Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edildiği, Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, Sivas Anadolu Kurumsal Yem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği tespit edilmiştir.
İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, idarece hazırlanan Teknik Şartname ve İdari Şartname’de yer alan 7.5.3’üncü maddede belirtilen belgelerin teklif zarfı içerisinde yer alması gerektiğinin düzenlendiği, ayrıca Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde yer alan belgelerin de sunulmasının istenildiği, anılan maddede yer alan TS 13075 belgesi ile beraber yemek taşıma hizmeti yapacak araçlara ait ruhsat kira sözleşmelerinin de belirtildiği, İdari Şartname yer alan 7.5.3’üncü madde ile Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde istenilen belgelerin birbiri ile aynı olması gerektiği, ancak sehven sözleşme aşamasında istenilmesi gereken araçlara ilişkin ruhsat ve kira sözleşmelerinin ihale aşamasında istenildiği, İdari Şartname ile Teknik Şartname’nin çelişmesinden kaynaklı olarak ihaleye katılan firmalardan bir kısmının Teknik Şartname’de belirtilen 39’uncu maddeyi dikkate alarak araç kira sözleşmesi ve ruhsat evraklarını eklediği, ihaleye katılan bazı firmaların ise İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesini dikkate alarak ilgili evrakları eklemediklerinin anlaşıldığı, yemek taşıma araçlarına ait ruhsat ve kira sözleşmelerinin firmaların vermesi teklifleri etkilemeyeceğinden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesinde belirtilen hükümler doğrultusunda eksik belgelerin tamamlatıldığı, komisyon kararlarının daha önce söz konusu ihaleye ilişkin alınan Kurul kararları ile şekillendiği ifade edilerek başvuru reddedilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30’uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükümleri,
Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükümleri yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1. İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.
16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.
16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.
16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
7.5.3.
-TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi 8985
-TS 13075 (Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri)
-ISO 9001 2008
-Kapasite Raporu
7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde “ Kalite ve Standartlara ilişkin olarak aşağıdaki belgelerden mutfak ile ilgili olanlar ihale tarihi itibari ile Sivas il sınırları içinde bulunan mutfağa ait olmalı ve ihale tarihi itibari ile geçerli olmak üzere ihale dokümanları kapsamında istenecektir.
-TSE Hizmet Yeterlilik Belgesi 8985
-TS 13075 (Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri bu belgeye ait araçlarla ilgili olarak araçlar firmaya ait ise araç ruhsatları, kiralık araç ise ruhsat ile beraber kira sözleşmeleri ihale tarihi itibari ile ihale dokümanları kapsamında istenecektir.)
-ISO 9001 2008
-Kapasite Raporu
-İşletme Kayıt Belgesi” düzenlemesi bulunmaktadır.
İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden, 24.10.2019 tarihinde ihale edilen şikayete konu ihalede idarenin 25.10.2019 tarih ve E.20966193 sayılı yazısı ile Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi, Sivas Anadolu Kurumsal Yemek Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ile Sivas Beyaz Saray Tabldot Yemekçilik Gıda Eğitim Temizlik Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nden Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde istenilen TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri ve bu belgeye ait araçlarla ilgili olarak araç ruhsatları, kiralık araç ise ruhsat ile beraber kira sözleşmelerinin 28.10.2019 pazartesi saat:09.00’a kadar idareye teslim etmelerinin istenildiği belirlenmiştir.
Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi ile Sivas Anadolu Kurumsal Yemek Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin araç kiralama sözleşmelerini ve araçlara ilişkin ruhsatları bu yazı üzerine idareye sundukları, Sivas Beyaz Saray Tabldot Yemekçilik Gıda Eğitim Temizlik Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi’nin teklif dosyası kapsamında araç ruhsatlarını sunması nedeniyle başkaca bir belge sunmadığı tespit edilmiştir.
İhale dokümanında yapılan düzenlemeler incelendiğinde, İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde isteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği Teknik Şartname’de belirtilen belgelerin de yeterlik belgesi olduğu yönünde düzenlemeye yer verildiği, ayrıca Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde TS 13075 Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri belgesine ait araçlarla ilgili olarak, araçlar firmaya ait ise araç ruhsatları, kiralık araç ise ruhsat ile beraber kira sözleşmeleri ihale tarihi itibari ile ihale dokümanları kapsamında isteneceği açıkça belirtildiği görülmüştür.
Her ne kadar İdari Şartname’nin 7.5.3’üncü maddesinde TS 13075 (Gıda Maddeleri Taşıma Hizmetleri) belgesinin sunulması yanında bu araçlara ilişkin kiralama sözleşmesi ya da kendi malı olması durumunda araç ruhsatlarının sunulması gerektiği yönünde bir düzenlemeye yer verilmemiş olsa da, Teknik Şartname’nin 39’uncu maddesinde bu hususa yer verildiği anlaşıldığından, İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi çerçevesinde Teknik Şartname’de istenilen belgelerin de teklif dosyası kapsamında isteklilerce sunulması gerekmektedir.
Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, tekliflerin ayrıntılı değerlendirilmesine geçildiğinde isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerinin inceleneceği, uygun olmadığı belirlenen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı; isteklilerce teklif zarfı kapsamında sunulmayan belgelerin tamamlatılamayacağı, ancak geçici teminat ile teklif mektuplarının kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksiklikleri ile başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği anlaşılmaktadır.
Dolayısıyla, idarece Teknik Şartname’de yeterlik belgesi olarak teklifle birlikte sunulacağı açıkça belirtilen araçlara ilişkin araç sözleşmesi ya da araçlara ilişkin ruhsatların tamamlatılması yönünde işlem tesis edildiği anlaşılmıştır. Söz konusu husus zaten idareye yapılan şikayete cevap yazısında da idarece açıkça belirtilmiştir.
Mevzuat hükümleri uyarınca isteklilerin teklif dosyası kapsamında sunmaları gereken yeterlik belgelerinde eksik belge olması durumunda eksik belgelerin tamamlatılacağına ilişkin hüküm bulunmadığından, idarenin belge tamamlatma işleminin mevzuata aykırı olduğu sonucuna ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Komut Servis Hizmetleri Temizlik Bilgi İşlem Yemekçilik Sağlık Sosyal Hizmetler Reklam ve Organizasyon Gıda İnşaat Tarım ve Hayvancılık Gayrimenkul Ticaret ve Sanayi Limited Şirketi ile Sivas Anadolu Kurumsal Yemek Hizmetleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.