ihale İdari Şartnamesinde teknik yeterliğe ilişkin sunulması istenilen bir bilginin sunulmaması hususunun idarece tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği hk

Toplantı No : 2020/022
Gündem No : 64
Karar Tarihi : 22.05.2020
Karar No : 2020/UM.I-938
BAŞVURU SAHİBİ:

Bsa Organizasyon San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/35224 İhale Kayıt Numaralı “Tekerlekli Sandalye ve Engelli Çocuk Puseti Alımı” İhalesi (2’nci kısım)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Müdürlüğü tarafından 05.03.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Tekerlekli Sandalye ve Engelli Çocuk Puseti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bsa Organizasyon San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 02.04.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.04.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.04.2020 tarih ve 18498 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.04.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/720 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 2’nci kısmında tekliflerinin “sunulan katalog ve ürün görselinde engelli çocuk pusetinde bulunması gereken ön tutma barı ile ilgili herhangi bir bilgi veya belgeye ulaşılamadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ihale dokümanına uygun olarak, teklif edilen pusetin teknik özelliklerini açık olarak gösteren katalog ve broşürlerin teklifleri ile birlikte sunulduğu, 4734 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesi gereğince idarenin talebi halinde sunulan katalogların teyit edilmesi gerektiğinden idarenin katalogdaki bilgilerin doğruluğuna ilişkin bir tereddüdünün bulunması durumunda, istekliden bunun teyit edilmesini istemesinin önünde bir engelin bulunmadığı gibi katalogdaki bilgilerin yeterli olmaması halinde, tekliflerin yazılı açıklamasının istenmesinin de mümkün olduğu, bu çerçevede katalog olarak adlandırılan belgelerin içerik ve biçim bakımından herhangi bir resmi şeklinin bulunmaması ve katalogların orijinalliğine ilişkin değerlendirmenin öznel nitelik taşıması nedeniyle kataloglardaki bilgilerin doğruluğu ve yeterliliğiyle ilgili oluşabilecek bir tereddüdün, belgenin teyidiyle ortadan kaldırılabileceği, dolayısıyla ihale komisyonu kararında bahsi geçen ilgili teknik özelliğe ilişkin bilgi ve belge eksikliğinin ihale komisyonu tarafından giderilebileceği, bu bağlamda kendilerine makul bir süre verilerek ilgili bilgi eksikliğinin giderilmesi yolunun işletilmesi gerektiği, hukuk ve hakkaniyetin bu yönde bir uygulamayı gerektirdiği, ayrıca kullanıcının öne düşmesini engelleyecek ön tutma barının ilgili ürünün esaslı bir unsuru olmaması ve söz konusu tutunma barının istenildiğinde çıkartılabilir özellikte olması nedeniyle Teknik Şartname’de istenilen söz konusu aparatın katalog üzerinde açık bir biçimde görülemeyebileceği, ancak söz konusu ürünün standart üretim olduğu ve piyasada ön tutma barı ile birlikte satışının yapıldığı, esasında kendileri tarafından ihale kapsamında sunulan ürünün, şikayet başvurusunda idareye sunulan belgeden ve hatta internet sitesi üzerinden yapılacak basit bir araştırma ile açıkça anlaşılabileceği üzere kullanıcının öne düşmesini engelleyecek ön tutma barına sahip olduğu ve bu tutunma barının istenildiğinde çıkartılabilir özellikle olduğu, nitekim idareye yapılan şikayet başvurusunda istenilen şekilde ürün görselinin sunulduğu, ancak idarenin yapılan açıklamayı bilgi eksikliği kapsamında değerlendirmediği, ayrıca idarenin şikayete cevap yazısında belirttiği ürün kodlarının farklılığına ilişkin gerekçesinin de yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir …” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir.

(6) İş ortaklığında teklif edilen mal esas alınarak ortaklardan biri, birkaçı veya tümü tarafından teklif edilen mala ilişkin olarak ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılan düzenleme çerçevesinde; numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf sunulur. Konsorsiyumların katılabileceği ihalede, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafa yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenilen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in 16.9’uncu maddesinde “16.9. (Ek madde: 25/01/2017-29959 R.G./4. md.) Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Tekerlekli Sandalye ve Engelli Çocuk Puseti Alımı

b) Varsa kodu: M15

c) Miktarı ve türü:

2 Kalem Tekerlekli Sandalye ve Engelli Çocuk Puseti

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: İdarenin İstanbul İli İçerisinde göstereceği yere/yerlere teslim edilecektir.

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.2 İstekliler; Teknik şartnameye uygun olduğunu teyit etmek amacı ile teklif ettikleri malların üreticisi veya ithalatçısı tarafından yayımlanmış, üretici veya ithalatçısının unvan ve iletişim bilgilerinin bulunduğu fotoğraf, resim ve teknik özelliklerini gösteren katalog, broşür, vb. tanıtım materyallerini vereceklerdir. Teklif edilen ürünler kataloglarda işaretlenmiş olacaktır. Bu materyaller istekli tarafından kaşelenmiş ve imzalanmış olacaktır. ” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 2 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

İstekliler işin tamamına teklif verebilecekleri gibi, istedikleri kısım ve/veya kısımlara da teklif verebileceklerdir. Ancak teklif verecekleri kısım ve/veya kısımlarda yer alan bütün kalemlere teklif verilmesi zorunludur. Her kısmın değerlendirmesi ayrı ayrı yapılacaktır. Geçici teminat teklif verilen kısımların toplamı üzerinden verilecektir. İhale konusu işin tamamına veya bir kısmına teklif veren isteklinin teklif verdiği kısım veya kısımlardan birkaçı veya tamamı için ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmesi durumunda bu istekli ile tek bir sözleşme imzalanacak olup tek bir kesin teminat alınacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Engelli Çocuk Puseti” başlıklı maddesinde “1.15. Kullanıcının öne düşmesini engelleyecek ön tutma barına sahip olacaktır. Bu tutunma barı istenildiğinde çıkartılabilir özellikte olacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden isteklilerce teklif edilen malların, Teknik Şartname’de yer alan kriterleri karşılayıp karşılamadığının anlaşılması için, mal alımı ihalelerinde, numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf olmak üzere her birinin ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, idarelerce “tekliflerin değerlendirilmesi” aşamasında teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğuna karar verilebileceği gibi bu değerlendirmenin “muayene ve kabul” aşamasında da gerçekleştirilebileceği, bu konudaki takdir yetkisi ve sorumluluğun idarelerde olduğu anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesinde isteklilerin Teknik şartnameye uygun olduğunu teyit etmek amacı ile teklif ettikleri malların üreticisi veya ithalatçısı tarafından yayımlanmış, üretici veya ithalatçısının unvan ve iletişim bilgilerinin bulunduğu fotoğraf, resim ve teknik özelliklerini gösteren katalog, broşür, vb. tanıtım materyallerini vermelerinin zorunlu olduğu düzenlenmiştir.

İdari Şartname’nin 7.5.6.2’nci maddesi ile başvuruya konu edilen ihalenin 2’nci kısmın Teknik Şartnamesi’nin 1.15’inci maddesinde yer alan düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde, teklif edilen ürünlerin iddia konusu edilen Teknik Şartname’nin anılan maddesine uygunluğunun değerlendirilmesinin fotoğraf, resim ve teknik özelliklerini gösteren katalog, broşür, vb. tanıtım materyali üzerinden yapılması gerektiği, başvuru sahibi istekli tarafından teklif dosyası kapsamında sunulan katalog incelendiğinde ise, ihale komisyonu kararında da ifade edildiği üzere sunulan katalog ve ürün görselinde, engelli çocuk pusetinde bulunması gereken ön tutma barı ile ilgili herhangi bir bilgi veya belgeye ulaşılamadığı, diğer taraftan başvuru sahibi isteklinin “idarenin şikayete cevap yazısında belirttiği ürün kodlarının farklılığına ilişkin gerekçesinin de yerinde olmadığı” iddiasında zikredilen ürün kodlarının farklılığı hususunun idarece sehven yapıldığı kabul edilerek başvuru sahibi istekli tarafından Teklif Edilen Ürünler Listesi’nde belirtilen modelin sunulan katalogda yer alan ürün olduğu varsayılarak değerlendirme yapıldığı anlaşıldığından başvuru sahibi isteklinin söz konusu iddiasının uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri çerçevesinde ihale dokümanı kapsamında teklif zarfı içinde sunulması istenilen bir bilginin eksik olması halinde, bu eksik bilginin tamamlatılamayacağı hususunun göz ardı edilmemesi gerektiği, bu kapsamda İdari Şartname’de teknik yeterliğe ilişkin sunulması istenilen bir bilginin sunulmaması hususunun idarece tamamlatılabilecek bir bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından başvuru sahibi isteklinin bu hususa yönelik iddiasının da uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, ihalenin itirazen şikâyete konu olan 2’nci kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 6.139,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 12.284,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 6.145,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.