isteklinin kendi malının tevsiki için sunduğu belgelerin; 2 araç için noter onaylı ve “aslının aynıdır” şerhi taşıyan finansal kiralama sözleşmeleri ve iş makinası tescil belgelerinin, belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu, ancak 7 araç için sunulan ruhsat örneklerinin üzerinde sadece serbest muhasebeci mali müşavirin ıslak kaşe ve imzasının bulunduğu, teklif kapsamında sunulan bu belgelerin asıl ya da “aslına uygundur” şerhini taşıyan noter onaylı örneği olmadığının tespit edildiği, diğer bir araç için noter onaylı ruhsat örneğinin sunulduğu ancak üzerinde “aslına uygundur” şerhi taşımadığı sadece “örnek” ifadesinin yer aldığı gerekçesiyle Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği Belgelerin sunuluş şekli başlıklı 31’inci maddesine ve İdari Şartname maddesine uygun olmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği

Açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ve süresi 24 ay olan “Belediye Hizmetlerinde ve Kent Temizliğinde Kullanılmak Üzere Araç ve Ekipmanların Kiralanması İşi” ihalesine yönelik 17.07.2020 tarihinde düzenlenen ihale komisyonu kararına göre; 52 adet ihale dokümanının indirildiği, 10 isteklinin teklif verdiği, 2 isteklinin teklifinin geçerli kabul edildiği, Norm Sanayi Ürünleri imalat ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve idarece açıklama istendiği, anılan isteklinin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunması sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği, Atlas İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

 

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin  “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. …” hükmü,

 

Anılan Yönetmelik’in “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde “(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

(2) Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da (Değişik ibare: 12/06/2015-29384 R.G./ 3. md.; değişik ibare:13.06.2019-30800 R.G./6. md.; yürürlük:23.06.2019) yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. (Ek cümle: 25/01/2017-29959 R.G./6. md.) Tevsik işleminin aslına uygunluğunun noter tarafından onaylanmış ruhsat örneklerinin sunularak yapılması halinde, örnek çıkarma işleminin ilan veya davet tarihinden sonra yapılmış olması zorunludur.

(3) Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır. …” hükmü,

 

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İhale Uygulama Yönetmeliklerinin tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeleri düzenleyen maddelerinde kendi malı olma şartının aranmamasının esas olduğu hükme bağlanmıştır. İdareler tarafından bazı tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman için aday veya isteklinin kendi malı olma şartının aranması durumunda; kendi malı olması istenen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın teknik kriter ve özelliklerine ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilecek, aday veya istekliler de kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanı; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir (YMM) raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir (SMMM) raporu ile tevsik edeceklerdir. Makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma koşulunun aranmaması durumunda ise aday veya isteklilerden başvuru veya teklifleri kapsamında (taahhütname, yapı araçları taahhütnamesi, kira sözleşmesi, vb.) herhangi bir belge sunmaları istenmeyecektir. …” açıklaması,

 

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.2.

Kendi malı istenilecek araçlar:

2 adet En Az 7+1 M³ Kapasiteli Hidrolik Sıkıştırmalı Çöp Kamyonu,

2 adet En Az 13+1 M³Kapasiteli Hidrolik Sıkıştırmalı Çöp Kamyonu,

2 adet En Fazla 13 M³ Çok Amaçlı Çöp Kamyonu,

2 adet En az 5 M³ Kapasiteli Monoblok Hidrostatik Süpürge Aracı,

1 adet Açık Kasa Üç Kabinli Kamyonet

1 adet En Az 4 m3 Vakumlu Yol Süpürme Aracı

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” 41.Maddesi gereğince;

Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da (Değişik ibare: 12/06/2015-29384 R.G./ 3. md.; değişik ibare:13.06.2019-30800 R.G./6. md.; yürürlük:23.06.2019) yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. (Ek cümle: 25/01/2017-29959 R.G./6. md.) Tevsik işleminin aslına uygunluğunun noter tarafından onaylanmış ruhsat örneklerinin sunularak yapılması halinde, örnek çıkarma işleminin ilan veya davet tarihinden sonra yapılmış olması zorunludur.

Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır.

İş ortaklığında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından sağlanabilir.

…

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.1.1 İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

7.7.1.2 İstekliler tarafından, 7.7.1.1. maddesindeki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.

 

Yukarıda yer verilen mevzuat hüküm ve açıklamalarından, isteklilerden mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine yönelik ihale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgelerin istenebileceği ve bunların sayısına ve niteliğine dokümanda yer verileceği, bu çerçevede isteklinin kendi malı olan tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmanı; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilebileceği, tevsik işleminin aslına uygunluğunun noter tarafından onaylanmış ruhsat örneklerinin sunularak yapılması halinde örnek çıkarma işleminin ilan veya davet tarihinden sonra yapılmış olmasının zorunlu tutulduğu, ayrıca iş ortaklığı tarafından tesis, makine, teçhizat ve ekipmanın ortaklardan biri veya birkaçı tarafından sağlanabileceği anlaşılmaktadır.

 

İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif dosyası kapsamında sunduğu kendi malı olması istenilen 10 araca ilişkin belgeler incelendiğinde; 7 adet kamyon için, üzerinde sadece ilgili serbest muhasebeci mali müşavir TÜRMOB kaşe ve imzasının bulunduğu ruhsat fotokopisinin ve araç uygunluk belgelerinin sunulduğu, 2 adet yol süpürme araçlarına ilişkin, Kadıköy 29’uncu Noterliği tarafından 23.06.2020 tarihinde aslının aynıdır şerhi taşıyarak onaylanan İş Makinası Tescil Belgeleri ile finansal kiralama sözleşmelerinin sunulduğu, 1 adet vakumlu yol süpürme sistemi monteli kamyona ilişkin, Beyoğlu 14’üncü Noterliği tarafından 23.06.2020 tarihinde örnek olarak onaylanan ancak üzerinde “aslının aynıdır” veya benzeri bir ifadenin bulunmadığı ruhsat örneğinin sunulduğu görülmektedir.

 

Kendi malı araçların tevsiki için sunulan belgelerin, belgelerin sunuluş şekline uygunluğunun belirlenmesi için inceleme kapsamında 14.09.2020 tarih ve E.2020/13557 sayılı Kurum yazısı ile idareden, Norm Sanayi Ürünleri imalat ve Dış Tic. Ltd. Şti. ve Atlas İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından kendi malını tevsik etmek üzere sunulan tüm belgelerin asıllarının gönderilmesi istenmiştir.

 

İdarenin Kuruma gönderdiği 17.09.2020 tarih ve E.97932 sayılı cevabi yazı ve ekleri incelendiğinde; Norm Sanayi Ürünleri imalat ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından kendi malı olması istenilen araçlara ilişkin tevsik edici belge olarak, 7 araç için, üzerinde ilgili serbest muhasebeci mali müşavir TÜRMOB kaşe ve ıslak imzasının bulunduğu ruhsat fotokopilerinin ve araç uygunluk belgelerinin sunulduğu, 2 araca ilişkin, Kadıköy 29’uncu Noterliği tarafından 23.06.2020 tarihinde aslının aynıdır şerhi taşıyarak onaylanan İş Makinası Tescil Belgeleri ile finansal kiralama sözleşmelerinin sunulduğu, 1 araca ilişkin, Beyoğlu 14’üncü Noterliği tarafından 23.06.2020 tarihinde örnek olarak onaylanan ancak üzerinde “aslının aynıdır” veya benzeri bir ifadenin bulunmadığı ruhsat örneğinin sunulduğu, ayrıca anılan araçlara ilişkin olarak 8 adet araç ruhsatının aslı ve 2 adet İş Makinası Tescil Belgesinin aslının gönderildiği görülmektedir.  

 

Her ne kadar idarenin cevabi yazısı ekinde ruhsat ve iş makinası tescil belgelerinin asıllarının yer aldığı görülsede, Kuruma 31.08.2020 tarihinde gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan Norm Sanayi Ürünleri imalat ve Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklif dosyasında ruhsat ve tescil belgelerinin asıllarına ait herhangi bir onay işlemi taşımayan fotokopiler (ihale işlem dosyası tasdiki hariç) veya ruhsat asıllarının idarece görülerek ihaleden önce aslının idarece görüldüğüne dair şerh içeren örneklerinin gönderilmediği, ayrıca başvuru sahibinin idareye 04.08.2020 tarihinde yapmış olduğu şikayet başvurusuna verilen aynı iddiaya ilişkin cevapta “Söz konusu belgeler ilgilisine göre noter onaylı, mali müşavir onaylı ve/veya serbest muhasebeci onaylı olarak usulüne uygun sunulmuştur.” ifadelerine yer verildiği ancak ruhsat ve iş makinası tescil belgelerinin aslının sunulduğuna dair bir ifadenin yer almadığı, bu bahisle yapılan değerlendirmeler sonucunda gönderilen ruhsat asılları ve tescil belgelerinin, ihale işlem dosyasında bulunmamasına rağmen ihaleden sonra temin edilerek Kuruma gönderildiği sonucuna varılmıştır.

 

Bu itibarla yukarıda yer alan mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler sonucunda ihale üzerinde bırakılan isteklinin kendi malının tevsiki için sunduğu belgelerin; 2 araç için noter onaylı ve “aslının aynıdır” şerhi taşıyan finansal kiralama sözleşmeleri ve iş makinası tescil belgelerinin, belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu, ancak 7 araç için sunulan ruhsat örneklerinin üzerinde sadece serbest muhasebeci mali müşavirin ıslak kaşe ve imzasının bulunduğu, teklif kapsamında sunulan bu belgelerin asıl ya da “aslına uygundur” şerhini taşıyan noter onaylı örneği olmadığının tespit edildiği, diğer bir araç için noter onaylı ruhsat örneğinin sunulduğu ancak üzerinde “aslına uygundur” şerhi taşımadığı sadece “örnek” ifadesinin yer aldığı gerekçesiyle Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesine ve İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesine uygun olmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

 

Ayrıca ihale işlem dosyasında bulunmayan belgelerin ihaleden sonra temin edilerek Kuruma gönderilmesi hususunda gerekli inceleme ve değerlendirmenin yapılmasını teminen İçişleri Bakanlığı’na bildirimde bulunulması gerekmektedir.

Toplantı No	: 2020/045
Gündem No	: 35
Karar Tarihi	: 07.10.2020
Karar No	: 2020/UH.II-1642