kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyen belgelerden olması nedeniyle, bu iki belgenin tevsikinin idarece talep edilmesi halinde belgelerin fiziki olarak sunulması gerektiği, verilen makul süre içerisinde sunulmadığı takdirde ise isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının gelir kaydedilmesi gerektiği hk

Toplantı No : 2020/026
Gündem No : 30
Karar Tarihi : 10.06.2020
Karar No : 2020/UM.I-1029
BAŞVURU SAHİBİ:
Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Çorum Belediye Başkanlığı,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2020/163045 İhale Kayıt Numaralı “Trafik ve Sinyalizasyon Malzemeleri Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Çorum Belediye Başkanlığı tarafından 17.04.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Trafik ve Sinyalizasyon Malzemeleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin 13.05.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 14.05.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.05.2020 tarih ve 22752 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.05.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/867 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuru konusu ihaleyi gerçekleştiren idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi uyarınca bilgi eksikliğinin giderilmesine yönelik olarak belge sunulması talebinde bulunulduğu, idare tarafından istenilen belgelerin imza sirküleri, ticaret sicili bilgileri, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, EKAP’ta kayıtlı olan iş deneyim belgesi ve diğer belge olarak belirtildiği, söz konusu belgelerin tümünün EKAP’tan sorgulanmak suretiyle erişilebilecek belgeler olduğu, ayrıca idarenin “Diğer belge” adı altında bir belge isteyerek bu belgeye ilişkin herhangi bir açıklamada bulunmadığı,
Anılan belgelerin talebine ilişkin tebligatın 17.04.2020 tarihinde saat 17:05:58’de mesai saati bittikten sonra yapıldığı, söz konusu belgelerin ihale komisyonuna teslim edilmesi için iş günü olarak süre verilmediği, idarece belirtilen tarihlerde COVID-19 nedeniyle Ankara ilinden dışarıya çıkışların yasak olması ve kısmi çalışmaya geçilmesi sebebiyle belgelerin sunulmasına ilişkin olarak süre verilmesi talebinde bulundukları ancak bu talebin idarece kabul edilmediği, makul süre verilmemesinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6.1’inci maddesine aykırı olduğu, idarece istenilen belgeleri sokağa çıkma kısıtlamasının sona erdiği 04.05.2020 tarihinde idareye gönderdikleri, ancak 04.05.2020 tarihli kesinleşen ihale komisyonu kararı ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığını ve geçici teminatın gelir kaydedildiğini öğrendikleri, bu kararın COVID-19 dolayısıyla alınan önlemler kapsamındaki Cumhurbaşkanlığı Kararlarına, İçişleri Bakanlığı Genelgelerine, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinin 9’uncu fıkrasına, Kamu İhale Kurumunun resmi internet sitesi üzerinde yayınlanan “Covid-19 Nedeniyle İhale İşlemlerinde Dikkat Edilecek Hususlar”a aykırı olduğu, açıklanan sebeplerle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatın gelir kaydedilmesi işlemlerinin iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:
…
b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;
1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler,
…
İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir. …” hükmü yer almaktadır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,
teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir…” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.
(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.
(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.
…
(5) Geçici teminat mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler de aynı şekilde yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.
(6) Banka referans mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 20 nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.
…
(8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.
(9) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır. Verilen süre içerisinde istenen belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan istekliler hakkında, Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır.
(10) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü yer almaktadır.
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Geçici teminatlar” başlıklı 21’inci maddesinde “Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.
(2) Geçici teminat mektupları Kurumla “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olan kuruluşlardan alınır. İlgilinin talebi halinde, kuruluş tarafından Ek-1’de yer alan “Geçici Teminat Mektubu Bilgileri Formu” düzenlenerek kendisine verilir. Geçici teminat mektupları, elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik veya ıslak imza kullanılmak suretiyle fiziki ortamda düzenlenebilir. Ancak düzenlenen geçici teminat mektubuna kuruluş tarafından ayırt edici bir numara verilerek mektuba ilişkin bilgilerin EKAP’a aktarılması ve verilen ayırt edici numaranın istekli tarafından e-teklif kapsamında EKAP üzerinden gönderilmesi gerekir. Geçici teminat mektuplarına ilişkin bilgilerin, yetkilendirilmiş merkezi bir kuruluş tarafından EKAP’a aktarılması durumunda da düzenlenen mektupların bu fıkraya uygun olarak alındığı kabul edilir…” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.
…
(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü yer almaktadır.
İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;
a) Adı: Trafik ve Sinyalizasyon Malzemeleri Alımı
b) Türü: Mal alımı
c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.
d) Kodu:
e) Miktarı:
İlimiz sınırları içindeki sinyalizasyonlu kavşaklarda ve yeni yapılacak olan muhtelif kavşaklarda kullanılmak üzere 22 kalem Trafik Sinyalizasyon Malzemeleri Alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü Ambarı” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.
a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,
b) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,
c) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar.
ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…”düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesinde “7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur.
7.9.2. İstekliler, bu madde kapsamında idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.9.3. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.9.4. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler…” düzenlemesi
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.
22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir…” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler yenileri ile veya ihalede istenen şartları sağladığını gösteren başka belgelerle tevsik edilirler. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır.
…
36.3. 36.1 maddesi uyarınca, istenen belgeleri idarece verilen süre içerisinde sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektuplarını sunmayan istekliler hakkında ayrıca Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılarak haklarında ihalelere katılmaktan yasaklama kararı verilir…” düzenlemesi bulunmaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden, e-teklif alınmak suretiyle yapılan ihalelerde Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ile ilgili yönetmeliklerin ekinde bulunan diğer standart formların kullanılacağı, e-tekliflerin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanacağı, EKAP üzerinden gönderilen e-teklifler kapsamındaki geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirmenin istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler üzerinden yapılacağı, isteklilerce beyan edilen bilgi ve belgelerin EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanıp temin veya teyit edilebilmesi halinde sorgulama sonucunda elde edilen bilgilerin esas alınarak, bahsedilen yöntemle temin veya teyit edilemediği durumda ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılacağı anlaşılmaktadır.
Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği, verilen süre içerisinde beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği anlaşılmaktadır.
İhale komisyonunun 04.05.2020 tarihli kararına göre, açık ihale usulüyle e-teklif alınmak suretiyle yapılan şikâyete konu ihaleye 3 isteklinin katıldığı, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgilerin tevsik edilmesi amacıyla idare tarafından istenen belgelerin idareye sunulmadığı gerekçesiyle başvuru sahibi Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’ne ait teklifin değerlendirme dışı bırakıldığı,
İhalenin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen Zirve Trafik İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak Buharalılar Trafik Sinyalizasyon Elektrik Elektronik İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin belirlendiği görülmüştür.
İhale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede, idare tarafından verilen yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılmak için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerine ilişkin olarak; imza beyannamesi, imza sirküleri, vekâletname bilgileri, ticaret sicili bilgileri, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan veya alınmayan geçici teminat mektubu, geçici teminat mektubu dışındaki teminatlar, EKAP’a kayıtlı olan veya olmayan iş deneyim belgesi, iş deneyim belgesi düzenlenmeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler, teknolojik ürün deneyim belgesi, ortaklık durum belgesi, ortaklık teyit belgesi ve “diğer belgeler”e ilişkin bilgilerin doldurulması gereken satırların yer aldığı görülmüştür. Söz konusu bilgi ve belgelere ilişkin değerlendirmenin istekliler tarafından beyan edilen bilgiler üzerinden değerlendirileceği dikkate alındığında başvuru sahibi Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosunda; imza sirkülerine ilişkin olarak “Ankara 59. Noterliği, 17.02.2011, 05611” bilgisine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubuna ilişkin olarak geçici teminat mektubunun ayırt edici numarasına, ticaret sicili bilgilerine ilişkin olarak Ticaret Sicili Gazetesi numaraları ile şirketin ortakları ve yöneticilerinin ad soyad ve T.C. kimlik numaralarına, EKAP’ta kayıtlı olan iş deneyim belgesi olarak EKAP tarafından belgeye verilen sayıya, diğer belgeler kısmında ise “Deney Raporu, Erişilebilir ve değişken mesajlı yaya butonu (Asya ESUC IP65)” bilgilerine yer verildiği görülmüştür.
Tekliflerin değerlendirilmesi maksadıyla idare tarafından, geçici teminatı ve teklif mektubu uygun olan ve yeterlik bilgileri tablosunda bilgi/beyan bulunan Zirve Trafik İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi, Buharalılar Trafik Sinyalizasyon Elektrik Elektronik İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ve başvuru sahibi Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi olmak üzere 3 istekliden 17.04.2020 tarihli ve 10618 sayılı yazıda geçen “…beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurum kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 27.04.2020 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.
…
Sunulması Gereken Belgeler
• İmza Sirküleri
• Ticaret Sicili Bilgileri
• Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu (Bu mektuplara ilişkin bilgiler EKAP’a elektronik ortamda aktarılmalıdır.)
• EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi
• Diğer Belge
Yukarıda belirtilen belgeler 27.04.2020 Pazartesi günü saat 17:00’a kadar idaremize sunulmalıdır.” ifadeleriyle anılan belgelerin 27.04.2020 Pazartesi günü saat 17.00’a kadar sunulması istenmiştir.
Bahse konu belgelerin talebine ilişkin olarak idarece gönderilen 17.04.2020 tarihli ve 10618 sayılı yazıda anılan belgelerin 27.04.2020 Pazartesi günü saat 17.00’a kadar gönderilmesi gerektiği belirtilmiş, verilen süre içerisinde başvuru sahibi Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından herhangi bir belge sunulmaması üzerine anılan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatı irat kaydedilmiştir.
İdarece 17.04.2020 tarihli ve 10618 sayılı yazı ile talep edilen belgelerin Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından gönderilmemesi sebebiyle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının irat kaydedilmesi üzerine, anılan istekli tarafından 04.05.2020 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik edilen belgelerin sunulması ve Geçici Teminat Mektubunun irat kaydedilmesi işleminin geri alınması” konulu dilekçede “…Belediyeniz tarafından ihalesi açılan ve 17.04.2020 tarihinde ihalesi yapılan 2020/163045 nolu Trafik ve Sinyalizasyon Malzemeleri Alımı ihalesinde teklifimiz yaklaşık maliyetin üzerinde kalmıştır. Bu durumda Mal Alım İhalelerinde yaklaşık maliyetin altında teklif varsa ve evrakları tam ise teklifimiz geçersiz sayılacaktır. Buna rağmen tarafımızdan yukarıda ilgi tutulan ve EKAP sisteminde mevcut olan belgeler ayrıca ISLAK İMZALI olarak 27.04.2020 tarihine kadar istenmiştir. Bu evraklardan sadece imza sirküleri sistemde bulunmamaktadır. Buna rağmen şirketimiz mevcut pandemi sürecinde Kısa Çalışma sistemine geçilmiş bu olağanüstü dönemde sokağa çıkma yasağı(18,19,23,24,25,26 Nisan) ve iller arası seyahat kısıtlanması İç İşleri Bakanlığı ve Cumhurbaşkanı Kararnamesi ile yasaklanmıştır. Seyahat kısıtlaması olduğundan evrakların aslını zamanında temin edemedik ve dolayısı ile tarafınıza teslim edemedik. İlgili evrakları posta yoluyla tekrar ekte gönderiyoruz.
Mücbir sebepten dolayı Beyan edilen bilgileri tevsik edilen belgelerin sunulmasının kabulünü ve Geçici Teminat Mektubunun irat kaydedilmesi işleminin geri alınması için Bankaya yazılan müzekkerenin geri alınmasını ve tekrar değerlendirilmesini saygılarımla dilerim…Ek:1-İmza Sirküleri Islak İmzalı 2- Tic. Sicil Bilgileri 3- EKAP Geçici Teminat Mektubu 4- EKAP İş deneyim Belgesi” ifadelerine yer vermiştir.
Bahse konu dilekçe ekleri incelendiğinde; Ankara 59. Noterliği tarafından düzenlenen imza sirküleri, Halkbank tarafından düzenlenen geçici teminat mektubu, anılan istekli adına düzenlenmiş İş Bitirme Belgesi, 09.02.2010 tarihli ve 7497 sayılı, 20.11.2008 tarihli ve7193 sayılı Ticaret Sicili Gazeteleri ile “Deney Raporu”na ilişkin 12 adet belge sunulduğu görülmüştür.
Anılan istekli tarafından gönderilen 04.05.2020 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik edilen belgelerin sunulması ve Geçici Teminat Mektubunun irat kaydedilmesi işleminin geri alınması” konulu dilekçenin 07.05.2020 tarihinde idarece kayıt altına alınması üzerine idare tarafından 08.05.2020 tarihli ve 11813 sayılı cevabi yazı gönderilmiş olup söz konusu yazıda “…Firmanızın teklifi 2. En düşük teklif olduğundan Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 58/A Maddesine istinaden Firmanızın Beyan Edilen Bilgileri Tevsik Eden Belgeleri 17.04.2020 tarihli yazımız ile 27.04.2020 tarihi saat 17:00’ a kadar sunulması istenilmiştir. Belirtilen tarih ve saate kadar bu belgeler iadeli taahhütlü, kargo veya posta yoluyla İdaremize ulaşmamıştır. Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 58/A Maddesi gereği teminatınız irat kaydedilmiştir.
İhalenin sonuçlandırılması 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun ve Emredici Hükümlerine uygun olarak yapılmış olduğundan, Firmanız tarafından İdaremize yapmış olduğunuz talep uygun bulunmamıştır…” açıklamalarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibi Tandem Trafik Sistemleri Elektronik Bilgi İşlem Makina İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından söz konusu belgelerin ihale komisyonuna teslim edilmesi için iş günü olarak süre verilmediği, idarece belirtilen tarihlerde COVID-19 nedeniyle Ankara ilinden dışarıya çıkışların yasak olması ve kısmi çalışmaya geçilmesi sebebiyle belgelerin sunulmasına ilişkin olarak süre verilmesi talebinde bulundukları ancak bu talebin idarece kabul edilmediği, makul süre verilmemesinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6.1’inci maddesine aykırı olduğu, idarece istenilen belgelerin sokağa çıkma yasağının sona erdiği 04.05.2020 tarihinde idareye gönderildiği iddia edilmiş; bu iddiaya ilişkin olarak idare tarafından verilen cevapta ise, söz konusu belgelerin tevsik edilmesi için 27.04.2020 tarihi saat 17.00’a kadar süre verildiği, verilen sürede bahse konu belgelerin kargo aracılığıyla gönderilmesinin mümkün olduğu belirtilmiştir.
Anılan istekli tarafından idarece Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesi gereği verilen sürenin iş günü olarak belirtilmediği ve ek süre talebinin reddedildiği iddia edilmiş olmakla birlikte, idare tarafından “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması” konulu yazının 17.04.2020 tarihinde isteklilere EKAP üzerinden gönderildiği, anılan yazıda iddia edilenin aksine talep edilen belgelerin 27.04.2020 tarihi saat 17.00’a kadar gönderilmesi gerektiği belirtilerek iddia konusu süre düzenlemesine yer verildiği görülmüştür. Bu çerçevede başvuru sahibi tarafından söz konusu yazının tebliğ edildiği tarihi takip eden 10 gün içerisinde (27.04.2020 tarihi saat 17.00’a kadar) anılan belgelerin idareye sunulması gerekirken, bahse konu belgelerin bu süre geçtikten sonra 07.05.2020 tarihinde idareye sunulduğu anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi istekli tarafından e-teklif kapsamında sunulan Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda beyan edilen Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubunun ayırt edici numarası, Ticaret Sicili Gazetesi numaraları ve EKAP’ta kayıtlı olan iş deneyim belgesine EKAP tarafından verilen sayı ile EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulama yapılabilmesi mümkün olsa da, beyan edilen imza sirküleri ile “diğer belgeler” kısmında yer alan “Deney Raporu, Erişilebilir ve değişken mesajlı yaya butonu (Asya ESUC IP65)” belgelerinin EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyen belgelerden olması nedeniyle, bu iki belgenin tevsikinin idarece talep edilmesi halinde anılan Yönetmelik’in 58 A maddesi çerçevesinde söz konusu belgelerin fiziki olarak sunulması gerektiği, verilen makul süre içerisinde sunulmadığı takdirde ise isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının gelir kaydedilmesi gerektiği anlaşıldığından, yukarıda yer verilen açıklamalar doğrultusunda, idarece verilen süre (idare tarafından verilen sürenin tamamının COVİD-19 tedbirlerinin uygulandığı döneme ilişkin olmadığı) zarfında belgelerini sunmayan başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatının gelir kaydedilmesi işleminin yerinde olduğu, dolayısıyla idarece tesis edilen işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
Oybirliği ile karar verildi.