isteklinin hizmet alım ihalesi için vermiş olduğu sağlık kurum ve kuruluşlarının kendi yazılımları ile HIMMS Seviye 6 akreditasyonu alan hastaneler olduğunu ifade ederek söz konusu gider için bir maliyet öngörmediği ancak Kamu İhale Genel Tebliğ maddesinde teklif bedeli aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin açıklamalarını hangi kural ve yöntemlere göre yapması gerektiğine ilişkin düzenlemelere yer verildiği, dolayısıyla anılan Tebliğ maddesinde yer almayan bu açıklama yönteminin mevzuata uygun bir açıklama olarak kabul edilemeyeceği

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1016866 İhale Kayıt Numaralı “Sbys Hizmet Alımı” İhalesi (1’inci kısım)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 06.12.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sbys Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş.nin 14.03.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.03.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.03.2023 tarih ve 86168 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.03.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/459 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının (1’inci kısım) mevzuata aykırı olduğu, şöyle ki;   

”Kurulum, eğitim ve demonstrasyon” giderlerine yönelik olarak yapılan açıklamaların mevzuata uygun olarak yapılmadığı, idarenin şikayete cevap yazısında satış tutarı tespit tutanağı ekinde sunulması gereken faturalara, birim fiyatın ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığına, EK-O.6 tutanağını onaylayan kişilere ait iletişim bilgilerinin fiyat teklifi ve tutanak üzerinde bulunduğuna, mükellef adına tutanağı imzalayanın imza beyannamesi ile temsile yetkili olunduğunu gösterir belgelerin ve meslek mensubuna ait faaliyet belgesinin aslı ya da suretinin sunulup sunulmadığına yönelik yeterli bilgilendirmenin yer almadığı,

“Personel” giderlerine yönelik yapılan açıklamanın uygun olmadığı,

“HIMMS” giderlerine yönelik yapılan açıklamanın Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesine göre yapılması gerektiği, ancak anılan istekli tarafından HIMMS 6 seviyesinde gerekli olabilecek tüm akreditasyon, yazılım ve lisanslara sahip olduğunun izah edilerek ve Teknik Şartname’nin 3.43’üncü maddesine istinaden söz konusu giderler için maliyet öngörülmediği,

“Veri tabanı yönetim sistemi” giderlerine ilişkin yapılan açıklamada, söz konusu istekli tarafından ihale dokümanı ekinde yer alan Fizibilite Raporu’nda belirtilen 18935890 lisans numaralı Oracle Database versiyonunun kullanılacağının ve ayrıca bir lisans kullanılmayacağının açıkça beyan edilerek söz konusu gider için herhangi bir bedel öngörülmediği, ancak anılan istekli tarafından sunulan VTYS yetki belgesinin bu ürünü kapsamadığı, ayrıca idarenin mevcut lisansının artık desteği ve satışı olmayan bir versiyon olduğu, anılan istekli tarafından yapılan açıklamada ihale sırasında sunulan yetki belgesi ve Teknik Şartname düzenlemeleri göz ardı edilerek mevcut lisansın kullanılacağının izah edildiği,

“Yazılım ve lisanslama” giderlerine yönelik yapılan açıklamanın Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddelerine göre yapılmadığı, yazılımın kendisine ait olduğundan hareketle T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı Telif Hakları Genel Müdürlüğü Tescil Belgesi ile kayıt altına alındığından 5 yılın sonunda amortisman bedelinin sıfırlandığı yönünde açıklama yapıldığı, “yazılım maliyetleri” kapsamında sadece HBYS için açıklama yapıldığı, İhale dokümanı içerisinde yer alan Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi ve alt maddelerinde yer alan donanım ve cihazlar için açıklama ya da belgelendirme yapılmadığı, ayrıca  “lisanslama giderleri” için Teknik Şartnamenin 3.40’ıncı maddesinde yer alan sanallaştırma lisanslarına yönelik bir açıklama yapılmadığı,

“Sözleşme ve genel giderler maliyeti ve firma kârı” bileşenlerinin uygun açıklanmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,            

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,            

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.2.7.  İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.  

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2013”, 15.7.2014 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2014” tür.

79.2.5. İşletme hesabına göre defter tutuluyor olması durumunda; yukarıda belirtilen tutanaklar, işletme hesabı defteri ve işletme hesap özeti kayıtlarına göre düzenlenir.

…

79.2.7. İstekliler tarafından akaryakıt girdisine ilişkin olarak, EPDK tarafından yayımlanan, İstanbul İli, Avrupa Yakasında bulunan bayiler adına beyan edilmiş fiyatların ortalamasını yansıtan En Yüksek İşlem Hacimli 8 Firmanın Akaryakıt Fiyatlarına İlişkin Raporda yer alan fiyatların % 90’ının altında sunulan açıklamalar geçerli kabul edilmez. Motorin veya benzine yönelik olarak öngörülen tutarın TL/lt cinsinden hesaplanmasında Enerji Piyasası Düzenleme Kurumunun ilgili düzenlemeleri dikkate alınacaktır.

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

…

79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: SBYS Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Erzincan İSM ve Entegre Hastaneler 12 ay Süreli

Kamu Hastaneleri 36 ay Süreli SBYS Hizmet alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü, Kemah,Kemaliye,İliç,Otlukbeli,Çayırlı,Üzümlü Entegre İlçe Hastaneleri, Mengücek Gazi EAH,Tercan DH, Refahiye Dr Fahrettin Uğur DH, Erzincan Ağız ve Diş Sağlığı EAH.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 3 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

İsteklilerin teklifleri kısım bazında ayrı ayrı değerlendirilecektir. Teklif edilen her bir iş kısmı için ekte sunulan ihtiyaç listesinde yer alan iş kısımlarından biri veya daha fazlası istekli üzerinde kalabilir. İsteklilerce verilecek tekliflerin ihale konusu alımın tamamına mı yoksa bir kısmına mı kapsadığı hususu teklif mektuplarında açıkça belirtilecektir. İsteklilere, üzerinde ihale kalan tüm kısımlar için tek bir sözleşme imzalanacağı gibi birden fazla sözleşme imzalanabilir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç, (KDV Hariç) Vergi vb. giderler ile ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, teknik şartnamede belirtilen hizmetin verilmesi esnasında yüklenici tarafından karşılanacak tüm yazılım, lisans ve ihale konusu işte kullanılacak, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, demonstrasyon işlemleri, personel giderleri ile ilgili tüm giderler teklif fiyata dahildir.

Ücret tanımlaması yapılan personel sayıları teknik şartnamede belirtilmiştir ve personel bazında birim fiyat teklif cetvelinde ayrı ayrı satırlar açılmıştır.4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi ve 49 uncu maddesi uyarınca ücret hesaplanacak olup ayrıca yüklenici mezkur kanun hükümlerine riayet etmek zorundadır.

Hastanelerde yemek çıkması halinde günde bir defaya mahsus olmak üzere mesai saati içerisinde yemek hastanece karşılanacaktır. Teklif fiyata dahil edilmeyecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1 Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

 Teknik Şartname’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu şartnamenin amacı Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) alımında gereksinim duyulacak genel şartların belirlenmesi olup doküman, konuyla ilgili asgari teknik özellikleri kapsamaktadır.

Bu şartnamede tanımlanan alımı yapılacak iş ile; İdarelerin her seviyeden kullanıcının, hizmet sunum sürecinde ihtiyaç duyacağı veri/bilgiyi elde etme, kaydetme, güncelleme, geri çağırma ve gerektiğinde geri dönüşümsüz yok etmeyi içeren bir bilgi yönetim sistemi tedarik etmek, tedarik edilen sistemden Bakanlık, merkez ve bağlı kuruluşlarının sağlık hizmeti planlama ve politika geliştirme süreçlerinde ihtiyaç duyduğu veriyi gizlilik, güvenlik, mahremiyet ve bütünlük kuralları çerçevesinde sağlamak amaçlanmaktadır.

Bu şartname ile tanımlanan işin kapsamı; Sağlık kuruluşunda kullanılan bilgi yönetim sistemlerinde üretilen verilerin işlenmesi, raporlanması, iletilmesi, paylaşılması, saklanması, geri çağırılması, veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına aktarılması veya başka bir veri tabanı ile iletişim kurabilmesi (web servisi, vb. metotlar ile), ihtiyaç duyulacak başka verilerin Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), satın alma ve harcama yönetim süreçleri takip sistemleri, klinik sistemler, Kızılay kan merkezi, elektronik faturalama sistemleri (MEDULA), 112 Acil Servis, Ulusal Sağlık Sistemi (USS), e-Nabız Kişisel Sağlık Kaydı Sistemi Merkezi Hekim Randevu Sistemi (MHRS), Teletıp Sistemi vb. diğer sistemler ile entegrasyonu olmalı ve sağlık kuruluşunda kullanılan yazılım sistemine ya da sağlık kuruluşu yazılım sisteminden diğer sistemlere elektronik olarak veri aktarılması, iş akış düzenlemelerini sağlayacak yazılımların sağlanması, sisteme veri aktarabilecek tüm elektronik, elektromekanik cihazların sistemle entegrasyonu ile PACS, LBYS vb. sistemler ve hastanenin ihtiyaç duyacağı tüm sistemlerin entegrasyonunun yapılmasıdır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Genel koşullar” başlıklı 3’üncü maddesinde “…3.40. Teklif edilecek, VTYS ve SBYS yazılımları VMware ve Hyper-V sanal sunucularda çalışabilmelidir. Birden fazla farklı SBYS bir arada çalışacağı göz önünde bulundurulduğunda farklı üreticilerin (ORACLE, MYSQL, PostgreSQL gibi) VTYS yazılımlarının da sistemde olması söz konusu olabilmektedir; bu durumda VTYS’ ler sanal sunucularda çalıştırılacaktır. Kurulumlar 2 farklı ana merkeze (Mengücek Gazi EAH, Ağız Diş Sağlığı EAH) yapılacaktır. İhale konusu kurulumlarda 1. Kısmın kurulumu Mengücek Gazi EAH ana merkezine; 2. ve 3. kısmın kurulumları ise Ağız Diş Sağlığı EAH ana merkezine yapılacaktır. Her bir ana merkez için; VTYS yazılımları için kurum tarafından 1 adet fiziksel sunucu, SBYS yazılımları ve diğer kurumsal uygulamalar (DHCP, Domain gibi) için 2 adet fiziksel sunucu verilecektir. Kurulum ana merkezlerinde yer alan SBYS’ ler sanal sunucularda çalışacaktır. Kurum idaresinden onayı alınarak 3 adet sunucunun kullanımında farklı kombinasyon seçenekleri oluşturulabilir. PACS kurulumları: 1.Kısım için her bir organizasyonun kendi lokasyonlarına kurulum yapılacaktır. 2. ve 3. Kısım için Ağız Diş Sağlığı EAH ana merkezine yapılacaktır. Gerekli sanal ortama ait lisanslamalar kurum adına HBYS yüklenicisi tarafından sağlanacaktır. Sanallaştırma lisansları 1. Ana merkez için Mengücek Gazi EAH, 2. Ana merkez için Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü adına hakkedişlerinde yer alacak şekilde yapılacaktır. Sistem Kurulacak merkezlerde VMware ESXi ücretsiz sürümü kullanılmaktadır.

…

3.43. İdare istediği takdirde, uygun gördüğü tarihte ve belirlediği hastanede HIMSS (Healthcare Information and Management Systems Society) seviye 6 çalışmaları Yüklenici tarafından ücretsiz yapılacaktır. HIMSS seviye 6 için gerekli olabilecek bütün yazılımsal değişiklikler, yazılımlar, lisanslar, danışmanlık vb. Yüklenici tarafından sözleşme süresince ücretsiz yapılacaktır. HIMSS seviye 6 için Yüklenici’nin tavsiye ettiği ve İdarenin onayı ile gerekli olabilecek donanım ve cihazlar İdare tarafından temin edilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.4. Bildirilen/tebliğ edilen tarihte istekli firma demo için kurumumuzda hazır bulunacaktır. Demo saatinden önce istekli firmanın hazırlıklarını tamamlaması için demo yapılacak yer teslim edilecektir. İstekli firma demo saatinden 1 saat önce hazırlıklarını tamamlamış olacaktır. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir; bu 5 kişiden en az 1 kişi istekli adına imza yetkisine sahip olacaktır.

…

4.7. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır. Demo yapacak olan istekliler demo için herhangi bir ücret talep edemezler. İstekli demo için getirilmiş olan donanımların kontrollerini yapmak ve bu donanımları çalışır vaziyette tutmakla sorumludur. Demo esnasında donanımsal problemlerin oluşması durumunda istekli bu donanımların yedeği ile demoya devam etmelidir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kurulum ve proje planı” başlıklı 5’inci maddesinde “…5.7. SBYS yazılım firmasının sağlık kuruluşlarına görevlendirileceği kurulum personel sayıları aşağıdaki tabloda belirtilmiştir. Kurulumda yer alacak personelin TC. Kimlik Numarası, adı soyadı ve iletişim bilgilerini kuruluma başlamadan en geç 5 (beş) gün öncesinde yazılı olarak İdareye sunacaktır…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Personel planlama” başlıklı 7’nci maddesinde “….7.2 Hizmet Kapsamında İstihdam Edilecek Personel Dağılımı

” düzenlemesi,

 Aynı Şartname’nin “Eğitim hizmetleri” başlıklı 11’inci maddesinde “…11.1. Kurulan tüm yazılım birimleri için Yüklenici, İdare’nin belirleyeceği teknik ve uç kullanıcılarına tüm sistemi verimli olarak işletebilmek için eğitim vermelidir. Eğitimler teklif fiyatlara dâhil edilir, ayrıca ücret ödenmez…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Veri Tabanı Yönetim Sistemi” başlıklı 20’inci maddesinde “…20.3. Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu VTYS’ den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir.

20.4. VTYS için gerekecek diğer her türlü lisans sözleşme süresince Yüklenici tarafından İdare adına lisanslandırılmalı ve her türlü lisans İdare’nin kendi şartnamelerinde belirtilen süreler içerisinde İdareye teslim edilmelidir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan inceleme neticesinde; idare tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif sunduğu tespit edilen istekliye tebliğ edilen yazıda önemli teklif bileşenlerinin “…Teklif Bileşenleri;

1-İdari şartnamenin 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler

-Kurulum Maliyetleri

-Eğitim Maliyetleri

-Demostrasyon Giderleri

2- Personel Giderleri

a- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %40 fazlası)

b- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %50 fazlası)

c- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %60 fazlası)

d- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %100 fazlası)

3- Teknik şartnamenin;

     3.43 HIMSS (Helathcare İnformation and Management Systems Society)

4-Teknik şartnamenin;

20. Veri Tabanı Yönetim Sistemi

5-Yazılım maliyetleri

6-Lisans Maliyetleri

7- Sözleşme ve Genel Giderler Maliyeti Firma Karı” şeklinde belirlendiği tespit edilmiştir.

İdarece EKAP üzerinden gönderilen ihale işlem dosyası üzerinden yapılan inceleme neticesinde;

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında kurulum, eğitim ve demonstrasyon giderleri için fiyat teklifi sunulduğu, sunulan fiyat teklifinde yer alan satış tutarı tespit tutanağına ilişkin tarih ve sayı ile satış tutarı tespit tutanağı tarih ve sayısının farklı olduğu, dolayısıyla fiyat teklifinin bu haliyle dayanaktan yoksun kaldığı, kaldı ki sunulan fiyat teklifinde kurulum, eğitim ve demonstrasyon giderlerine yer verildiği ve fakat sunulan satış tutarı tespit tutanağında beyan edilen faturaların yazılım bakım hizmetleri şeklinde düzenlendiği, dolayısıyla sunulan satış tutarı tespit tutanağı incelendiğinde kurulum, eğitim ve demonstrasyon giderlerinin birim satış tutarlarına ulaşılamadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında öngörülen personel girdilerinin işçilik hesaplama modülü kullanılarak belirlendiği, yapılan hesaplamaya %4 oranında sözleşme giderleri ve genel giderler tutarının dahil edildiği, aşırı düşük teklif sorgulama yazısı ve mevzuata uygun olarak personel maliyetlerinin açıklandığı görüldüğünden başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.  

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından HIMMS (Healthcare Information and Management Systems Society) gideri için yapılan açıklamada “Firmamızın hizmet vermiş olduğu sağlık kurum ve kuruluşlarından yazılımlarımız ile HIMMS Seviye 6 akreditasyonu alan hastaneler olduğundan, HIMMS seviye 6 için gerekli olabilecek bütün yazılımsal değişiklikler, yazılımlar, lisanslar sistemlerimizde hazır durumdadır. SBYS Yazılım Maliyetleri kısmında da belirttiğimiz gibi kullanılacak yazılımlarımız için herhangi bir maliyet söz konusu değildir. Ayrıca Teknik Şartnamenin 3.43. “…HIMMS Seviye 6 için Yüklenici’nin tavsiye ettiği ve idarenin onayı ile gerekli olabilecek donanım ve cihazlar İdare tarafından temin edilecektir.” ibaresi gereği HIMMS Seviye 6 için kullanılacak donanımlar içinde herhangi bir maliyet öngörülmemiştir. HIMMS Seviye 6 alan hizmet verdiğimiz hastanelerimizin listesi ve örnek teşkil etmesi açısından iki hastanenin HIMMS belgeleri yazımız ekinde mevcuttur.” denildiği görülmüştür.

Yapılan inceleme ve araştırmalar neticesinde; HIMMS  bilgi teknolojilerinin, sağlık hizmetleri alanına entegre edilmesi ve en üst düzeyde kullanılmasını sağlamak amacıyla  hastanelerin dijital süreçlerini değerlendirmek ve geldikleri seviyeyi tespit etmek için verilen bir akreditasyon olduğu, Teknik Şartname’de ise “…HIMSS seviye 6 için gerekli olabilecek bütün yazılımsal değişiklikler, yazılımlar, lisanslar, danışmanlık vb. Yüklenici tarafından sözleşme süresince ücretsiz yapılacaktır.” düzenlemesine yer verildiği, bu kapsamda anılan isteklinin hizmet vermiş olduğu sağlık kurum ve kuruluşlarının, kendi yazılımları ile HIMMS Seviye 6 akreditasyonu alan hastaneler olduğunu ifade ederek söz konusu gider için bir maliyet öngörmediği, ancak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde teklif bedeli aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin açıklamalarını hangi kural ve yöntemlere göre yapması gerektiğine ilişkin düzenlemelere yer verildiği, dolayısıyla anılan Tebliğ maddesinde yer almayan bu açıklama yönteminin mevzuata uygun bir açıklama olarak kabul edilemeyeceği, bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.   

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından veri tabanı yönetim sistemine ilişkin yapılan açıklamada; ihale dokümanında yer alan Fizibilite Raporlarının EBYÜ Mengücek Gazi EAH Listesi Sunucu Lisans Bilgileri sayfasında belirtilen 18935890 Lisans numaralı Oracle Database Standart Edition kullanılacağı belirtilerek veri tabanı yönetim sistemi için  herhangi bir bedel öngörülmediği, Teknik Şartname’nin 20.3’üncü maddesinde ise “Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu VTYS’ den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir.” düzenlemesinin yer aldığı, anılan isteklinin de idarenin sahip olduğu VTYS’den farklı bir VTYS kullanmayacağını ifade ettiği, idareye sunulan VTYS’ye ilişkin yetki belgesinde de üreticinin “Oracle A.Ş.”, ürünün ise “OnPrem-Database Standart Editions-0CRX” şeklinde belirtildiği, ayrıca söz konusu giderin aşırı düşük sorgulama yazısında “Teknik Şartname’nin 20.Veri Tabanı Yönetim Sistemi” şeklinde genel bir ifadeyle önemli teklif bileşeni olarak belirtildiği dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İdare tarafından ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında yazılım maliyeti ve lisans maliyeti için açıklama istenildiği, anılan istekli tarafından HBYS yazılım lisans maliyeti için açıklama yapıldığı, teklif açıklamasında sunulan belgelere göre söz konusu yazılımın isteklinin kendisine ait olduğunun kayıt tescil belgesi ve ilgili resmi yazı ile tevsik edildiği, söz konusu yazılımın tescil edildiği ve amortisman ömrünü tamamladığı, bu sebeple yazılım ve lisans maliyetine ilişkin olarak yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının ilgili mevzuat hükümlerine uygun olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin ilgili iddiasının yerinde olmadığı, diğer taraftan başvuru sahibi tarafından iddia konusu edilen “Yazılım maliyetleri kapsamında sadece HBYS için açıklama yapıldığı, ihale dokümanı içerisinde yer alan Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi ve Teknik Şartnamenin 3.40’ıncı maddesinde yer alan Sanallaştırma Lisanslamasına yönelik açıklama ya da belgelendirme yapılmadığı” hususuna ilişkin ise aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “yazılım maliyetleri” ve “lisans maliyetleri”  şeklinde genel bir ifadenin yer aldığı ve ihale konusu işin de SBYS olduğu, yoğun bakım bilgi yönetim sistemine ve sanallaştırma lisanslamasına ilişkin ayrıca bir teklif bileşeni belirlenmediği, bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sözleşme ve genel giderler ile firma kârına ilişkin açıklama sunulduğu ve açıklamanın uygun olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 1’inci kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Diğer yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.