hizmet işleri kabul teklif belgesi hizmet işleri kabul tutanağı varsa kötü kusurlu ve eksik işlerin tespit tutanak ve kayıtlarının tutulacağı hk

Sözleşme Tasarısı’nın “İşin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanaklar” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Hizmetleri başlığı altındaki 26. maddesi “kontrol teşkilatı ve yetkileri” çerçevesinde tutulacak kayıtlar, yemek yiyen kişi sayısı her gün kontrol teşkilatı üyeleri ve yüklenici temsilcisinin de imzasının bulunduğu bir tutanakla tespit edilir ve aylık hakedişler bu tutanaklardaki kişi sayısı üzerinden tahakkuk ettirilir. Hizmet işleri kabul teklif belgesi, hizmet işleri kabul tutanağı, varsa kötü kusurlu ve eksik işlerin tespit tutanağı düzenlenir.

Kontrol teşkilatı ile yüklenicinin, işin yapılmasına ilişkin olarak hizmetin ifa edildiği dönemler itibariyle birlikte tutacakları kayıtlar, işin o dönem içerisinde yapılan kısmının teslimi anlamına gelir. Ancak yüklenici kayıt tutmaktan ve/veya tutulan kayıtları imzalamaktan imtina ederse kontrol teşkilatının kayıtları esas alınır ve bu kayıtların doğruluğu yüklenici tarafından kabul edilmiş sayılır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Hizmet Alımlarına Ait Tip Sözleşme’nin 19’uncu maddesi ile bu maddeye bağlı 29’uncu dipnot aşağıdaki gibidir:

“Madde 19- İşin yürütülmesine ilişkin kayıt ve tutanaklar

19.1.²⁹

²⁹ İşin yürütülmesi sırasında Yüklenici ile birlikte Kontrol Teşkilatı tarafından tutulması öngörülecek kayıt ve tutanaklar işin niteliğine göre Genel Şartnamedeki usul ve esaslar çerçevesinde burada düzenlenecektir.” düzenlemesi,

Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin “İlgili kayıtlar” başlıklı 34’üncü maddesinde “İşyerinde, işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasını temin ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtlar, yüklenici ile birlikte kontrol teşkilatı tarafından tutulur. Yüklenici bu kayıtları ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.

Yüklenici, bu belgeler ve defterleri imzalamış olmakla içindekileri ve yapılan hesapların doğruluğunu kabul etmiş olur. Bu belgeleri imzalamaz veya ihtirazı kayıtla imzalarsa karşı görüşlerini yazılı olarak bildirmesi için, kayıt ve belgelerin kendisine gösterildiği tarihten başlamak üzere, on (10) gün süre verilir. Bu süre içinde karşı görüşlerini yazı ile bildirmezse belgelerin ve defterlerin içinde kayıtlı hususları kabul ve imza etmiş sayılır ve bu durumu tespit eden bir tutanak düzenlenerek kayıtlara eklenir.

Sözleşme konusu iş, belli bir hizmetin dönemler halinde ( günlük, haftalık, vs ) ifa edilmesi suretiyle yapılan sürekli nitelikte bir iş ise, yukarıda sözü edilen kayıtlar bu dönemler itibariyle tutulur ve kayıtlara itiraz da kayıtların tutulduğu sırada yapılır. Bu kayıtlarda işin sözleşme ve eklerine uygun olarak yapılıp yapılmadığı, işlerdeki hata, kusur ve eksiklikler, kaç kişinin çalıştığı ve hangi makine ve ekipmanın kullanıldığı ve kontrol teşkilatı tarafından gerek görülen diğer hususlar belirtilir. Bu kayıt ve itirazlar hem hakediş ödemelerinde, hem de sözleşmenin sona erdiği tarihte kabul komisyonu tarafından gerçekleştirilecek kabul işlemlerinde esas alınır.” hükmü yer almakta olup, Şartname’nin değişik maddelerinde ise tutulacak tutanaklara yer verilmiştir. Söz konusu hükme göre, hizmet alımlarında işin sözleşme ve eklerine ve iş programına uygun olarak yapılmasının temini ve bunun kontrolü için idarenin sözleşmesinde belirlediği kayıtların yüklenici ile kontrol teşkilatı tarafından tutulacağı açıklanmış, tutulan kayıtların ve buna yönelik itirazların ise gerek hakediş ödemelerinde gerekse işin kabulünde kabul komisyonunca esas alınacağı belirtilmiştir.

İncelemeye konu ihaleye ait Sözleşme Tasarısı’nın 19’uncu maddesinde yemek yiyen kişi sayısı, hizmet işleri kabul teklif belgesi, hizmet işleri kabul tutanağı, varsa kötü kusurlu ve eksik işlerin tespit tutanak ve kayıtlarının tutulacağı düzenlemesi yer almakta olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Toplantı No : 2019/053
Gündem No : 20
Karar Tarihi : 04.12.2019
Karar No : 2019/UH.I-1588