idare tarafından ihalede ilgili isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri (Değişik: 6/2/2014-6518/47 md.) değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

(Değişik: 6/2/2014-6518/47 md.) gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

(Ek fıkra: 20/11/2008-5812/12 md.; Değişik fıkra: 6/2/2014-6518/47 md.) Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

 

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G./21. md.) Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

…

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir…” açıklaması yer almaktadır.

 

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler

2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Sinop Adalet Binası Projelerinin Hazırlanması Ve Zemin Etüdü Yapılması İşi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:  1 Adet Proje Hizmet Alımı İşi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: .” düzenlemesi yer almaktadır.

 

Adalet Bakanlığı Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı tarafından 06.12.2023 tarihinde e-ihale olarak gerçekleştirilen “Sinop Adalet Binası Projelerinin Hazırlanması ve Zemin Etüdü Yapılması İşi” ihalesine 14 isteklinin katıldığı, 05.01.2024 tarihinde tebliğ edilen ihale komisyonu kararına göre, söz konusu isteklilerden 2 istekliye ait teklifin aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek açıklama talep edildiği, bu kapsamda açıklama sunan başvuru sahibi Ka Proje Danışmanlığı Mühendislik A.Ş.nin teklifinin, EK-O.5 tutanağı sunulmadığı ve şirketin ortaklık bilgilerinin beyan edilen bilgilerle örtüşmediği gerekçeleriyle reddedildiği, netice olarak ihalenin Byc Yapı Müşavirlik San. ve Tic. A.Ş. uhdesinde bırakıldığı ve Maviperi Mim. Tas. Dan. Proj. İnş. Gıd. ve Dış. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

 

İdare tarafından teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilere 18.12.2023 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “… Söz konusu iş ile ilgili vermiş olduğunuz fiyat tekliflerinizi nasıl oluşturduğunuza dair;

 1- İhale tarihi itibariyle çalışan personellerin listesi ve ünvanları ile birlikte SGK dökümü,

 2- İş kapsamında alt taşeron çalıştırılacak ise ihale tarihi ve öncesi itibariyle teklif mektubu,

 3- Kullanılan lisanslı program listesi ile lisans bilgileri,

 4- Önceki kurum, kuruluş ve/veya şahıslar ile yapılan sözleşme örnekleri,

  ile gerekli olacak bütün değerlendirmeye esas kriterlerinizi Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi” başlıklı maddesi hükümlerine göre, belgelere dayalı olarak ihale komisyonumuza en geç 25.12.2023 tarihi saat 15.30’a kadar yazılı olarak ulaştırmanız gerekmektedir. Tarafınızdan gerekli açıklamalar yapılmadığı veya anılan tarihe kadar komisyonumuza ulaşmadığı takdirde teklifiniz değerlendirme dışı bırakılacaktır.

 Bilgi edinilmesi ve gereği hususunu rica ederim.

Sunulması Gereken Belgeler

• Vekaletname Bilgileri

•Ticaret Sicili Bilgileri (İmza Sirküleri Dahil)

•Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu (Bu mektuplara ilişkin bilgiler EKAP’a elektronik ortamda aktarılmalıdır.)

•EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi

•Diğer Belge

•Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” ifadelerine yer verildiği, başvuru sahibi dahil olmak üzere 2 istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması sunulduğu görülmüştür.

 

Akabinde, başvuru sahibi Ka Proje Danışmanlığı Mühendislik A.Ş.nin aşırı düşük teklif açıklama talebinin mevzuata uygun olarak yapılmadığı yönündeki itirazen şikayet başvurusu neticesinde alınan Kamu İhale Kurulu’nun 14.02.2024 tarihli ve  2024/UH.I-313 sayılı kararında “… Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun olarak yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.” ifadelerine yer verilerek düzeltici işlem tesis edilmiştir.

 

Bahse konu Kurul Kararı sonrasında idare tarafından teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilere gönderilen 27.02.2024 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “… Söz konusu iş ile ilgili teklifte önemli olduğu tespit edilen teklif bileşenleri;

1- Zemin Etüdü Yapılması

2- Mimari Avan ve Uygulama Projeleri

3- Statik Projeleri

4- Mekanik Tesisat Projeleri

5- Elektrik ve Elektronik Projeleri olarak belirlenmiştir.

Vermiş olduğunuz fiyat tekliflerinizi nasıl oluşturduğunuza dair teklifte önemli olduğu tespit edilen teklif bileşenleri ile ilgili;

 a- İş kapsamında alt taşeron çalıştırılacak ise ihale tarihi ve öncesi itibariyle üçüncü kişilerden alınan onaylı fiyat teklif mektubu,

 b- Ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin ilgili meslek mensubu tarafından kaşeli/mühürlü maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6),

İstekli, teklif bileşenlerini kendi bünyesinde bulunan personel ile gerçekleştirmesi durumunda; sunulan fiyat teklifine konu hizmetin bir birimi için kullanılacak olan işçilik maliyeti, varsa diğer harcama kalemlerinin maliyeti ve toplam birim maliyeti içeren maliyet tespit tutanağını (EK-O.5) sunacaktır.

 Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu hizmet için satış tutarı tespit tutanağını (Ek-O.6) sunacaktır. Teklif veren kişilerin yetkili olduğuna dair evraklar, oda kayıt belgeleri vb. tutanak ekinde verilecektir.

 Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır. Sunulan tüm tutanaklar Kamu İhale Genel Tebliği 79.2.2.1. maddesine uygun olarak hazırlanacaktır.)

 Bütün değerlendirmeye esas kriterlerinizi Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi” başlıklı maddesi hükümlerine göre, belgelere dayalı olarak ihale komisyonumuza en geç 04.03.2024 tarihi saat 15.30’a kadar yazılı olarak ulaştırmanız gerekmektedir. Tarafınızdan gerekli açıklamalar yapılmadığı veya anılan tarihe kadar komisyonumuza ulaşmadığı takdirde teklifiniz değerlendirme dışı bırakılacaktır. …” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

 

Yukarıda yer verilen 4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesine istinaden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1 maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde açıklama yapılarak, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemleri sorgulaması imkanı verilmiştir.

 

Aktarılan mevzuat düzenlemeleri uyarınca idarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar gereğince, işlemin tesisinde teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi gerekmektedir.

 

İdare tarafından aşırı düşük teklif sahibi isteklilere gönderilen 18.12.2023 tarihli ilk aşırı düşük sorgulama yazısında teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenmediği ve aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiğine ilişkin Kurul kararı akabinde söz konusu isteklilere ikinci kez gönderilen 27.02.2024 tarihli aşırı düşük sorgulama yazısında, önemli olduğu tespit edilen teklif bileşenlerinin “1- Zemin Etüdü Yapılması, 2- Mimari Avan ve Uygulama Projeleri, 3- Statik Projeleri, 4- Mekanik Tesisat Projeleri, 5- Elektrik ve Elektronik Projeleri” şeklinde üst başlıklar olarak belirlendiği, önemli teklif bileşenlerinin alt bileşenlerine kadar ayrıştırılmadığı anlaşılmıştır.

 

Bu çerçevede idare tarafından ilgili isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenleri olarak genel ifadelerle sadece hizmet alımının konusunu oluşturan işlere yer verildiği, söz konusu projelerin hazırlanması ve zemin etüdü işlerinin yapılmasına esas teşkil edecek nitelikteki herhangi bir maliyet bileşeni belirlenmediği, dolayısıyla isteklilerin hangi maliyet bileşenlerini açıklaması gerektiği konusunda açıklık bulunmadığından idareye sunulacak açıklamaların denetiminin de mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilemeyeceği, netice olarak önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde açık ve net olarak belirlenmediği, dolayısıyla idarece aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun olarak yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddüde mahal vermeyecek ve işin gerçekleştirilmesi için açıklanması istenilen maliyet unsurlarının spesifik alt bileşenleri belirtilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Toplantı No : 2024/013 Gündem No : 43 Karar Tarihi : 27.03.2024 Karar No : 2024/UH.I-517