idarece hazırlanan analiz formatlarında analiz girdilerinin miktarlarının yer almadığı, aşırı düşük teklif açıklaması yapan isteklinin söz konusu hususu idareye yazılı olarak bildirdiği, idarece verilen cevabi yazıda da analiz girdilerinin miktarlarının verilmediği, özel iş kalemleri için yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarında analiz girdi miktarlarının verilmemesinin aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı değerlendirilmesine engel olacağı, dolayısıyla idarece açıklama istenilen paçal/özel iş kalemlerine ilişkin düzenlenen analiz formatlarında açıklama istenilen ve açıklama istenilmeyen bütün analiz girdilerine ilişkin miktarların da belirtilerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği

Savronik Elektronik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığı Yapım İhaleleri Daire Başkanlığı Yol ve Yeşil Alanlar Yapım İhaleleri Şube Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/110824 İhale Kayıt Numaralı “İzmir Büyükşehir Belediyesi Sorumluk Alanında Bulunan Eşrefpaşa Caddesi (İkiçeşmelik) Üzerinde Şerit Yönetim Sistemi İle Muhtelif Yerlerde Çeşitli Değişken Mesaj Sistemleri Yaptırılması İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığı Yapım İhaleleri Daire Başkanlığı Yol ve Yeşil Alanlar Yapım İhaleleri Şube Müdürlüğü tarafından 11.04.2017tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İzmir Büyükşehir Belediyesi Sorumluk Alanında Bulunan Eşrefpaşa Caddesi (İkiçeşmelik) Üzerinde Şerit Yönetim Sistemi İle Muhtelif Yerlerde Çeşitli Değişken Mesaj Sistemleri Yaptırılması İşi” ihalesine ilişkin olarak Savronik Elektronik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketinin 15.09.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.09.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.10.2017tarih ve 54314 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.10.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/2460 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

İhale komisyonu kararında açıklama istenilen iş kalemlerinin analizlerinde bulunan açıklama istenilmeyen analiz girdileri için miktar ve öngörülen birim fiyatın belirtilmediği gerekçesiyle açıklamalarının reddedildiği, açıklama istenilmeyen analiz girdileri için öngörülen birim fiyatın hiçbir şekilde sorgulanamayacak olması nedeniyle bu girdiler için öngörülen birim maliyetin düşük olması ve açıklanamaz olmasının söz konusu olmadığı,

İdarece aşırı düşük teklif sorgulamasında miktarı belirtilmeyen analiz girdileri için, taraflarınca miktar belirlenerek ve öngörülen birim fiyatların belirtilmesi suretiyle açıklama yapmak yerine hesap icmalinde açıklama istenilmeyen iş kalemleri ve analiz girdileri için öngörülen maliyetin kümülatif olarak belirtildiği, bu durumun esasa etkili bir husus olmadığı,

Aşırı düşük teklif sorgulaması sürecinde bahse konu girdilerin miktarlarının idare tarafından belirtilmesi gerektiği hususunda yazılı başvuruda bulunulduğu, idarece de buna gerek görülmediği, idarece yapılan sorgulamaya göre açıklama yapıldığı,

İdare tarafından aşırı düşük teklif sorgulama yazısında miktarları verilmeyen açıklama istenilmeyen analiz girdileri için sundukları aşırı düşük teklif açıklamasında miktar ve birim fiyatların belirtilmediği gerekçesiyle açıklamalarının reddedilmesinde hukuki isabet bulunmadığı, özel iş kalemlerinde analiz girdi miktarlarının verilmemesinin idareden kaynaklanan bir noksanlık olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Söz konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “…2.1. İhale konusu işin

a) Adı:İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ SORUMLUK ALANINDA BULUNAN EŞREFPAŞA CADDESİ (İKİÇEŞMELİK) ÜZERİNDE ŞERİT YÖNETİM SİSTEMİ İLE MUHTELİF YERLERDE ÇEŞİTLİ DEĞİŞKEN MESAJ SİSTEMLERİ YAPTIRILMASI İŞİ

b) Yatırım proje no’su/kodu:239

c) Miktarı ve türü:

MUHTELİF YERLERE 100 ADET DEĞİŞKEN MESAJ İŞARETLERİ, 49 ADET TAŞIYICI SİSTEM, 18 ADET ŞERİT BAŞINA PLAKA TANIMA VE HIZ TESPİT SİSTEMİ, 20 ADET METEOROLOJİ ÖLÇÜM SİSTEMİ VE 1 ADET KONTROL MERKEZİ YAZILIMI VE SİSTEMİN DEVREYE ALINMASI İŞİ YAPIM İŞİ

ç) Yapılacağı yer:İZMİR İL SINIRLARI

d) Bu bent boş bırakılmıştır…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “…33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.2 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır…” düzenlemesi,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 45’inci maddesinde “…45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2. İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üneeşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.  

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.

…

45.1.3. İsteklilerden teklifleri kapsamında analiz ve hesap cetveli sunmaları istenmeyecektir. Analizler ve hesap cetveli, Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklif fiyatı aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerin tekliflerinin önemli bileşenleri ile ilgili ayrıntıların belirlenmesi amacıyla, sadece aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden istenecektir. Bu çerçevede; teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen istekliler tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenlerine ilişkin olarak yapacakları açıklama kapsamında;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri

sunacaklardır. Sorgulamaya konu edilmeyen iş kalemleri/grupları için analiz sunulması istenmeyecektir.

Anahtar teslimi götürü bedel teklif alınan ihalelerde istekli tarafından sunulacak hesap cetvelinde, sorgulamaya tabi tutulmayan iş kalemlerinin ve/veya iş gruplarının her biri için miktar ve birim fiyatların ayrı ayrı gösterilmesi zorunlu olmayıp, sorgulanmayan iş kalemlerinin tamamı için teklif edilen toplam bedelin gösterilmesi yeterlidir.

45.1.4. İdare tarafından ihale dokümanı kapsamında;

a) Teklif birim fiyatlı işlerde; her bir iş kaleminin yapım şartlarına, tarif ve içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

b) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde; iş kalemleri ve/veya iş gruplarının yapım şartlarına bağlı kalınarak, her iş kalemi/iş grubunun içeriğine göre analizde yer almasını istediği “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri (varsa; nakliyeler, inşaat yerindeki yükleme, boşaltma, yatay ve düşey taşımalar, zamlar vb.)” sadece girdi cinslerinin belirlendiği, analiz girdileri ile miktarlarının ve tutarlarının belirtilmediği,

(Ek-Y.2)’de yer alan örneğe uygun analiz formatının isteklilere verilmesi, isteklilerin de tekliflerinin aşırı düşük olarak tespit edilerek kendilerinden açıklama istenmesi durumunda, yapacakları açıklamada sunacakları analizlerin verilen bu formata uygun olması gerekmektedir.

İdare tarafından bütün iş kalemleri/iş grupları için tek bir analiz formatı düzenlenebileceği gibi, iş kalemleri/iş gruplarının yapım şartlarına göre birden fazla analiz formatı da düzenlenebilir. Ancak bu durumda, idare ihale dokümanında hangi analiz formatının hangi iş kalemleri/iş grupları için kullanılacağını belirtmek zorundadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerekmektedir. Ancak idarece niteliği gereği analiz formatı hazırlanamayan iş kalemlerine ilişkin isteklilerin açıklamaları kapsamında analiz sunmalarına gerek olmayıp, anılan iş kalemlerine ilişkin açıklamalar 45.1.13 maddesi uyarınca yapılabilir…” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat açıklamalarından ihale komisyonunun teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında belirlediği iş kalemleri/grupları için açıklama isteyeceği, açıklama ile ilgili yazıda açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecekleri, isteklilerin teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri gösterecekleri, kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Bahse konu ihaleye ilişkin olarak Umut Aydın – Ortana Elektronik Yazılım Taah. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı tarafından 19.06.2017 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, söz konusu başvuru üzerine Kurul tarafından 12.07.2017 tarihli ve 2017/UY.III-1852 sayılı kararda “…Bu çerçevede idare tarafından açıklama isteme yazısı ekinde verilen analizler incelendiğinde söz konusu analizlerin mevzuatta öngörüldüğü şekilde “malzeme, işçilik, makine ve diğerleri” analiz girdi cinslerinin belirlenmediği, açıklaması istenilecek analiz girdileri ve açıklaması istenilmeyecek analiz girdilerinin gösterilmediği buna rağmen istekliden açıklaması istenilmeyen analiz girdileri dahil olarak açıklama yapılmasının istenildiği, dolayısıyla aşırı düşük teklif sahibi isteklice sunulacak açıklamaların mevcut analiz formatı üzerinden denetiminin doğru ve sağlıklı bir şekilde yapılmasına imkan bulunmadığı, örneğin istekli tarafından kullanılan işçilik miktarlarının idarece aynı iş kalemi için öngörülen işçilik miktarı ile karşılaştırılamadığı da göz önüne alındığında idarenin aşırı düşük teklif açıklamasını mevzuatta açıklanan yönteme uygun olarak gerçekleştirmediği sonucuna varılmıştır…” denilerek aşırı düşük teklif sorgulamasının idare tarafından yeniden istenilmesi yönünde karar alındığı görülmüştür.

İdare tarafından 04.08.2017 tarihli ve E205950 sayılı yazı ile Savronik Elektronik San. ve Tic. A.Ş.den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, bahse konu yazının ekinde de açıklama istenilen iş kalemlerine ilişkin analiz formatlarının yer aldığı görülmüştür.

Söz konusu analiz formatlarının açıklama istenilen beş adet iş kalemine ait olduğu, bu analiz formatlarında açıklama istenilecek ve açıklama istenilmeyecek girdilerin belirtildiği, analiz girdilerinin birimlerinin bulunduğu, ancak analiz girdilerinin miktarlarının yer almadığı görülmüştür.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi tarafından 07.08.2017 tarihli ve S.ES.11.03.1010 sayılı yazı ile analiz girdilerine ait miktarlar  ile çalışmalarının tamamlanabilmesi için makul ilave süre verilmesinin talep edildiği görülmüştür.

Söz konusu yazıya idarece verilen 07.08.2017 tarihli ve 207408 sayılı cevabi yazıda süre uzatımı verilmesinin ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.4’üncü maddesine atıf yapılarak girdi miktarlarının bildirilmesinin mümkün  olmadığı belirtilmiştir

Başvuru sahibi tarafından 11.08.2017 tarihli ve S.ES.11.00.1025 sayılı yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasının idareye sunulduğu görülmüştür.

Anılan istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarında açıklama istenilmeyen analiz girdileri için “Açıklama istenilmemiştir” dipnotu düşülerek bu analiz girdileri için herhangi bir fiyat öngörülmediği görülmüştür.

İlave olarak, bahse konu aşırı düşük teklif açıklamalarında “Açıklama istenen iş kalemleri (A)”, “Açıklama istenilmeyen iş kalemleri (B)”, “Açıklama istenilmeyen diğer giderler (C)”, “Öngörülen kar ve genel giderler (D+E)” için icmal tablosu ve hesap cetveli oluşturulduğu görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından hesap cetvelinde yer alan “Açıklama istenilmeyen diğer giderler” için “…Açıklama istenilmeyen; damga vergisi, karar pulu ve KİK payı, şantiye kurulum ve işletme giderleri, SGK, all risk, muhtelif nakliyeler vb. için öngörülen maliyet…” şeklinde açıklama yapıldığı görülmüştür.

Anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının 05.09.2017 tarihli ihale komisyonu kararı ile açıklama istenilmeyen analiz girdileri için miktar ve fiyat belirtilmediği ve bu girdilerin karşısına “açıklama istenilmemiştir” notu düşülmek suretiyle analiz giderlerine dahil edilmediği, dolayısıyla sıfır kabul edildiği gerekçesiyle uygun görülmeyerek teklifinin reddedildiği görülmüştür.

Yukarıda yer alan tespitler ve değerlendirmeler ışığında Savronik Elektronik San. ve Tic. A.Ş. tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarında açıklama istenilmeyen analiz girdileri için herhangi bir fiyat öngörülmediği, bu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’nde yer alan “…İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir…” açıklamasına uygun olmadığı anlaşılmakla birlikte,

İdarece özel/paçal iş kalemleri için hazırlanan analiz formatlarında analiz girdilerine yer verilip, analiz girdilerinin birimlerinin belirtilmesine rağmen analiz girdilerinin miktarlarının yer almadığı, analiz girdilerinin miktarlarının yer almamasının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.4’üncü maddesinde bulunan “…Kamu kurum ve kuruluşlarınca yayımlanmış birim fiyatlar ile uyumlu olmayan iş kalemleri (özel iş kalemleri) ile idarelerce tasarlanan ve birden fazla iş kalemini ihtiva eden iş kalemleri (paçal iş kalemi) için bu iş kalemlerinde bulunan analiz girdileri ve miktarlarının gösterildiği analiz formatlarının, ihale dokümanı kapsamında istekli olabileceklere verilmesi gerekmektedir…” açıklamasına uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bu itibarla, idarece hazırlanan analiz formatlarında analiz girdilerinin miktarlarının yer almadığı, aşırı düşük teklif açıklaması yapan isteklinin söz konusu hususu idareye yazılı olarak bildirdiği, idarece verilen cevabi yazıda da analiz girdilerinin miktarlarının verilmediği, özel iş kalemleri için yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarında analiz girdi miktarlarının verilmemesinin aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı değerlendirilmesine engel olacağı, dolayısıyla idarece açıklama istenilen paçal/özel iş kalemlerine ilişkin düzenlenen analiz formatlarında açıklama istenilen ve açıklama istenilmeyen bütün analiz girdilerine ilişkin miktarların da belirtilerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idarece açıklama istenilen iş kalemlerine ilişkin düzenlenen analiz formatlarında açıklama istenilen ve açıklama istenilmeyen bütün analiz girdilerine ilişkin miktarların da belirtilerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.