İdari Şartname düzenlemesinin ihaleye katılımda yeterlik belgelerinin sunulmasında aranılacak kriterlere yönelik olduğu ve dolayısıyla aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan ve fiyat tekliflerine dayanak teşkil eden tutanakların ekinde yer alan imza sirkülerlerinin kamu ihale mevzuatı gereğince belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması açıkça talep edilmedikçe söz konusu belgelere ilişkin sunuluş şekli şartlarının aranmasına imkân bulunmadığı hk 2

20.06.2021 tarihinde yayınlanan Kamu İhale Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ’in yedinci maddesinde “Aynı Tebliğin eki Ek-O.5 Maliyet Tespit Tutanağında yer alan “İmza Sirküleri” ibaresi “Temsile Yetkili Olunduğunu Gösterir Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin Aslı ya da Onaylı Sureti ile Tutanağı İmzalayanın Noter Tasdikli imza Beyannamesi” olarak değiştirilmiştir.” ifadesine, sekizinci maddesinde “Aynı Tebliğin eki Ek-O.6 Satış Tutan Tespit Tutanağında yer alan “imza Sirküleri” ibaresi “Temsile Yetkili Olunduğunu Gösterir Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin Aslı ya da Onaylı Sureti ile Tutanağı imzalayanın Noter Tasdikli imza Beyannamesi” olarak değiştirilmiştir.” ifadesine yer verilmiş, bu kapsamda anılan belgelere ait standart formların dipnotuna “Mükellefe Ait Temsile Yetkili Olunduğunu Gösterir Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinin Aslı ya da Onaylı Sureti ile Tutanağı İmzalayanın Noter Tasdikli İmza Beyannamesi” ibareleri eklenmiştir. Tebliğ’e eklenen geçici 18’inci madde ile bahse konu değişikliklerin uygulama esasının ilan tarihine göre belirleneceği düzenlenmiştir.

İdari Şartname’nin ihalede aranan yeterlik kriterlerine ilişkin yedinci maddesinin dokuzuncu bendinde “7.9. Belgelerin sunuluş şekli:

7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur.

7.9.2. İstekliler, bu madde kapsamında idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.9.3. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.9.4. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler.” düzenlemesi yer almaktadır.

İlanı 29.06.2021 günü yayımlanan ihalede, 29.07.2021 tarihli ihale komisyonu kararı ile aşırı düşük teklif açıklamaları uygun bulunan Ak-Yapı İnş. Tah. Mlz. Trz. Hyv. Paz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

Yapılan incelemede, anılan istekli tarafından sunulan satış tutarı tespit tutanaklarının yukarıda belirtilen mevzuat değişikliği öncesinde kullanılan standart form esas alınarak hazırlandığı görülmüşse de, tutanak eklerinde mükellefe ait Ticaret Sicili Gazetelerine ve tutanağı imzalayanın noter tasdikli imza sirkülerine yer verildiği tespit edilmiştir. İmza beyannamesi ile şahsın tatbik imzası noter işlemiyle resmiyet kazanmakta, imza sirküleri ile ise buna ek olarak ve daha kapsayıcı bir şekilde kişinin tüzel kişilik adına imza atma yetkisi kayıt altına alınmaktadır. İki belge arasındaki şekli farkın, belgelerin sunuluş amacı bakımından esasa etkili olmadığı, diğer bir deyişle imza beyannamesi yerine imza sirkülerinin sunulmasının teklifin reddini gerektirecek bir aykırılık olmadığı değerlendirilmiş, başvuru sahibinin bu husustaki iddiası yerinde görülmemiştir.

Öte yandan, İdare tarafından EKAP üzerinden gönderilen 10.08.2021 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıda “Erzurum İl Tarım ve Orman Müdürlüğü Yeni Hizmet Binası Yapım İşi işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, aşırı düşük teklif açıklamalarınız ile birlikte beyan etiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 17.08.2021 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir” ifadelerine yer verildiği görülmüştür. Söz konusu yazıyla sınır değerin altında kalan istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi/belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile aşırı düşük teklif açıklamalarını sunmaları talep edildiği, anılan yazıda atıf yapılan İdari Şartname düzenlemesinin ihaleye katılımda yeterlik belgelerinin sunulmasında aranılacak kriterlere yönelik olduğu ve dolayısıyla aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan ve fiyat tekliflerine dayanak teşkil eden tutanakların ekinde yer alan imza sirkülerlerinin kamu ihale mevzuatı gereğince belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulması açıkça talep edilmedikçe söz konusu belgelere ilişkin sunuluş şekli şartlarının aranmasına imkân bulunmadığı sonucuna varılmıştır.