ihalede istekli tarafından sunulan “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede ortaklık yapısına ve yönetimdeki görevlilere yer verildiği, bahse konu belgenin meslek mensubu imza ve mührünü taşıdığı, ayrıca teklif mektubu üzerinde imzası bulunan şahısları vekil eden şirket yetkililerine “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verildiği, bu bağlamda içerik ve şekil yönüyle mevzuatta düzenlenen koşulları sağladığı hk 1

BAŞVURU SAHİBİ:

Ge Medical Systems Türkiye Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Atatürk Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/87066 İhale Kayıt Numaralı “Araştırma Hastanesi Radyoloji Anabilim Dalı İçin 1 Kalem Demirbaş Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Atatürk Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü tarafından 23.03.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Araştırma Hastanesi Radyoloji Anabilim Dalı İçin 1 Kalem Demirbaş Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ge Medical Systems Türkiye Ltd. Şti. nin 01.04.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.04.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.04.2021 tarih ve 19682 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.04.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/695 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, taraflarına gönderilen kesinleşen ihale kararında İdari Şartname’nin 7.1.(b) maddesinde ihaleye katılabilmek için gereken belgelerden biri olarak istenilen “Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin sunulduğu, ancak sunulan bu belgede firmaları adına vekâleten teklif mektubunu imzalayan kişinin de Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge altında listelenmesi gerektiği ve söz konusu belgede ilgili kişilerin (ad, soyad, TC Kimlik numarası) bulunmaması sebebiyle de tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde yer alan hüküm uyarınca sunulması zorunlu olan Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin taraflarınca sunulduğu ve belgede “Yönetimdeki Görevlilerin” başlığı altında bulunan alanda Ticaret Sicil Gazetesi’nde yer alan firmalarının yönetim kademesindeki yetkililerinin isimlerinin yer aldığı ve bu bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda idarece teyit edilebilmesi için ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısının da teklif dosyalarında yer aldığı, Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belgede yer alan yöneticilerden olan Barbaros Eroğlu ve Uğur Tezcan tarafından Nurettin Çağdaş Dinç’in vekil tayin edildiği ve İdari Şartname’nin 7.1.(e) maddesi uyarınca vekile alt noter onaylı vekâletname ve noter tasdikli imza beyannamesinin teklif dosyalarında idareye sunulduğu,

Firmaları nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yönetim kademesinde yetkili olan kişilerin Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin “Yönetimdeki Görevlilerin” kısmında düzenlendiği ve görevlilerin başlangıç tarihlerinin belirtildiği, teklif mektubu ve teklif cetvelini imzalayan kişilerin ise İdari Şartname ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği esaslarına göre vekâleten yetkilendirildikleri, Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belgenin Standart Form-KİK030.0/M dip notlarında bulunan Not2’de “Yukarıda beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısı belirtilecektir. Anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazeteleri, bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgeler bu belgeye ek yapılacaktır. Ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri de bu belgeye ek yapılacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı, bu kapsamda idarece teyit için firmalarının Ticaret Sicil Gazetelerine bakıldığında vekâleten görevlendirdikleri Nurettin Çağdaş Dinç’in firmalarının yönetimindeki görevlilerden olmadığı, sadece vekâleten görevli olduğu, dolayısıyla Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’de yer alması gerekmediği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesi uyarınca kaynakların verimli kullanılması maksadı ile tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A.1. maddesinde “10/A.1. İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilerin ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası anlaşılır. Ancak, bu bilgileri göstermek üzere teklif ekinde sunulan belgelerde T.C. kimlik numaralarının beyan edilmemesi veya beyan edilen T.C. kimlik numaralarının teyit edilememesi durumunda teklif bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaz.” açıklaması,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

…

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde 7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a)(Mülga bent: 25/01/2017-29959 R.G./9. md.)

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi yer almaktadır.

Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge isimli Standart Form – KİK030.0/H aşağıdaki gibidir:

ORTAKLIK BİLGİLERİ VE YÖNETİMDEKİ GÖREVLİLER

İşbu belgede yer alan bilgiler tüzel kişinin ortakları/üyeleri/kurucuları ile tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilere ilişkin başvuru/ihale tarihi itibarıyla son durumu göstermektedir.

              Düzenleyen Yetkilinin³

                      Adı Soyadı

                        Görevi

          Tarih, Mühür/Kaşe ve İmza

Ekler:

İhale dokümanı kapsamında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı “KİK030.0/M” standart formunun yer aldığı anlaşılmıştır. Bahse konu standart formun dipnot kısmında “1)Tüzel kişinin ortak/üye/kurucu sayısı kadar (halka arz edilen hisselere sahip olanlar hariç) satır açılacaktır.   

2) Tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dâhil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişi sayısı kadar satır açılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede başvuruya konu ihaleye 2 isteklinin teklif verdiği, başvuru sahibi GE Medical Systems Türkiye Ltd. Şti. tarafından “Tüzel Kişiliğe Ait Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimindeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge”nin sunulduğu, ancak sunulan bu belgede birim fiyat teklif mektup ve cetvelini vekâleten imzalayan kişinin yönetimdeki görevliler bölümünde yazılmadığı, adı geçen belgede “İşbu belgede yer alan bilgiler tüzel kişinin ortakları/üyeleri/kurucuları ile tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilere ilişkin başvuru/ihale tarihi itibarıyla son durumu göstermektedir.” ifadesinin yer aldığı, sunulan belgede vekile ait bilgiler olmadığı için Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belgesinin uygun sayılmadığı ve anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak, ihalenin Simeks Tıbbi Sis. San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi istekli GE Medical Systems Türkiye Ltd. Şti. tarafından sunulan teklif kapsamında “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgenin yer aldığı, belgenin “Ortaklar/üyeler/kurucular” kısmı ile “Yönetimdeki görevliler” başlıklı kısımlarının doldurulduğu, belge üzerinde yeminli mali müşavir mührü ve imzasının bulunduğu, yönetimdeki görevlilerin Müdür görevi ile Tolga Yorgancı, Uğur Tezcan, Sedat Kılıç, Umut Kanak, Barbaros Eroğlu ve İlker Çebi olduğu anlaşılmıştır.

İstekli tarafından teklif kapsamında sunulan imza beyannameleri incelendiğinde birim fiyat teklif mektubu ve eki cetvelin Nurettin Çağdaş Dinç tarafından imzalandığı ve Nurettin Çağdaş Dinç’e ilişkin düzenlenen vekâletnamenin teklif kapsamında sunulan belgeler arasında yer aldığı tespit edilmiştir. Beyoğlu 56. Noterliği tarafından düzenlenen söz konusu vekâletnamede Tolga Yorgancı ve Uğur Tezcan’ın Nurettin Çağdaş Dinç’i vekil olarak tayin ettiği görülmüştür.

Nurettin Çağdaş Dinç’i vekil eden şirket yetkililerine “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verildiği anlaşılmıştır. Bununla birlikte “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede Nurettin Çağdaş Dinç’e yer verilmediği anlaşılmıştır.

Tebliğ’in yukarıda aktarılan 10/A.1’inci maddesinde yer alan açıklamalar incelendiğinde, “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer alması gereken bilgilerin ticaret sicil gazetelerinde ve ortaklık pay defterlerinde yer alan bilgiler esas alınmak suretiyle ilgili meslek mensubu tarafından hazırlanacağı görülmüştür. Bu bağlamda, iddiaya konu belgede ortaklık yapısına ek olarak tüzel kişiliğin karar organı tarafından yetkilendirilen yönetimdeki görevlilere yer verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla, vekâletname ile tayin edilen şahıslara “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verme zorunluluğu bulunmadığı sonucuna varılmıştır

Somut olayda başvuru sahibi istekli tarafından sunulan “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede ortaklık yapısına ve yönetimdeki görevlilere yer verildiği, bahse konu belgenin meslek mensubu imza ve mührünü taşıdığı, ayrıca teklif mektubu üzerinde imzası bulunan şahısları vekil eden şirket yetkililerine “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verildiği, bu bağlamda içerik ve şekil yönüyle mevzuatta düzenlenen koşulları sağladığı anlaşılan söz konusu belgenin mevzuata uygun olduğu ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, GE Medical Systems Türkiye Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

^[1] Tüzel kişinin ortak/üye/kurucu sayısı kadar (halka arz edilen hisselere sahip olanlar hariç) satır açılacaktır.   

^[2] Tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişi sayısı kadar satır açılacaktır.

³ Bu belge, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenecektir. Bu belgenin serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenmesi halinde 15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir.

Not₁: Bu belge, Yönetmeliğin 38 nci maddesi uyarınca tüzel kişi aday veya istekliler tarafından teklif kapsamında sunulacak; aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde, her bir ortak tarafından ayrı ayrı düzenlenecektir.

Not₂: Yukarıda beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısı belirtilecektir. Anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazeteleri, bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgeler bu belgeye ek yapılacaktır. Ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri de bu belgeye ek yapılacaktır.

Not:₃ Bu belgede istenen bilgiler, yabancı uyruklu aday/istekliler tarafından ilgili ülke mevzuatındaki karşılıklarına uygun şekilde doldurulacak, bu bilgileri gösteren ve Yönetmeliğin 31 nci maddesine uygun şekilde hazırlanan belgeler, bu belgeye ek yapılacaktır.