ihale birim fiyat teklifi mektubunda teklifin rakam olarak yazılmadığı ve sadece yazı ile yazıldığı  teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmasının zorunlu olduğu hükmü dikkate alındığında anılan istekli tarafından teklif tutarının rakam ile yazılmadığı bu gerekçeyle de teklifinin değerlendirme dışı bırakılması

BAŞVURU SAHİBİ:

Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Bakırköy Ruh Sağlığı Sinir Hastalıkları Eğitim Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/444429 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Bakırköy Ruh Sağlığı Sinir Hastalıkları Eğitim Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 23.09.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.nin 26.01.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.01.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.02.2022 tarih ve 4853 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.02.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/137 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale üzerinde bırakılan isteklinin yeterlilik kriteri olarak belirlenmiş bir kısım belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı iddiasıyla idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu ancak idare tarafından başvurunun subjektif ifadeler içermesi ve kanıtlanabilir yasal dayanağı bulunmaması gerekçesiyle reddedildiği, idarenin bu işleminin yerinde olmadığı zira ihaleye teklif veren isteklilerin teklif içeriklerinin gizliliğinin esas olduğu, kendilerinin bu teklif içeriklerine ulaşamaması nedeniyle başvurularının somut delillere dayandırılmadığı gerekçe gösterilerek başvurularının reddedilmesi işleminin yerinde olmadığı, bu kapsamda ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği şöyle ki;

İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde, isteklilerin teklifleri kapsamında sunması gereken bu Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile Teknik Şartname’de belirtilen belgeleri teklifi kapsamında sunması gerektiğine yönelik bir belirleme yapılmadığı ve herhangi bir belge belirtilmediği, İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde ise “47.8. İdari Şartnamede yer almayan hususlarda işe ait Teknik Şartname ve ilgili Mevzuat Hükümleri uygulanır.” düzenlemesinin yer aldığı, bu bağlamda 7.5.4’üncü maddesinde belirtilmemesine rağmen Teknik Şartname’de, teklif kapsamında sunulması gerektiği belirtilen belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, her ne kadar Teknik Şartname’de idare tarafından “yüklenici” ve “istekli” kavramlarına yer verilmiş olsa da idarece söz konusu kavramların hem İdari Şartname hem de Teknik Şartname’de özenli bir şekilde düzenlenmediği, örneğin demonstrasyon kriterine ilişkin olarak bazı maddelerde “yüklenici” bazı maddelerde ise “istekli” kavramının kullanıldığı, yapılacak incelemede bu hususun dikkate alınması gerektiği, Teknik Şartname’de yer alan ve teklif kapsamında sunulması gerektiği düzenlenen belgeleri sunmayan veya eksik ya da hatalı sunan ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, bu bağlamda Teknik Şartname’nin 9.1, 11.2, 12.1 ve 27.3’üncü maddelerinde düzenlenen belgeleri sunmadığından dolayı anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyasında sunulan geçici teminat mektubu tutarının ve süresinin yetersiz olduğu ve standart forma uygun olmadığı,

  3) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyasında sunulan iş deneyim belgesinin benzer iş tanımına uygun olmadığı ve belge tutarının da yetersiz olduğu, ayrıca belgenin EKAP kaydının bulunmadığı ve teyit için gerekli belge numarasına yer verilmediği,

4) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından, İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (h) bendi kapsamında sunulan kayıt tescil belgelerinin geçerlilik sürelerinin ihale tarihini kapsamadığı,

5) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından, teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesinin teklifi imzalayan kişiye ait olmadığı, teklif zarfı ve teklif mektubu üzerinde bulunan imzalardan farklılık gösterdiği ve vekile ait vekaletname ve imza beyannamesi incelendiğinde vekaletin teklif verme yetkisini içermediği, söz konusu belgelerin sunuluş şeklinin mevzuata uygun olmadığı, ayrıca tüzel kişiliğin son ortaklık durumunu gösterir ticaret sicil gazetelerinin sunulmadığı, sunulan ticaret sicil gazetelerinde tüzel kişinin ortaklarına ait TC kimlik numaralarının bulunmadığı,

6) İhale üzerinde kalan isteklinin birim fiyat teklif mektubu eki cetvelinde aritmetik hata olduğu, teklif mektubunda yazılması gereken toplam teklif bedelinin yazı ve rakamla birbiriyle uyumsuz olduğu

7) İhale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamaları kapsamında, Teknik Şartname’nin 2.1, 3.20, 4.3, 4.9, 4.27, 4.28, 5.7.1, 7.7, 10.4, 11.7, 11.9, 11.14, 21.3, 23.3.2 ve 27.8’inci maddelerinde düzenlenen hususlara ilişkin bir bedel öngörülmediği ya da mevzuata uygun olarak tevsik edici belge sunulmadığı,

8) Demonstrasyonun 4 ve 5’inci aşamalarının kontrolü için ihale üzerinde bırakılan istekli ile kendilerine 30 gün süre verildiği, kendilerinin bu süre içerisinde demonstrasyon işlemini başarı ile sonuçlandırdığı, ancak kesinleşen ihale kararından, ihale üzerinde bırakılan istekliye, idarece 30 günlük sürenin üzerine bir hafta daha ek süre verildiği, eşit muamele ilkesine açıkça aykırılık teşkil ettiği, ayrıca Teknik Şartname’de, 4’üncü aşamayı tamamlayan isteklilere en fazla 45 gün süre verileceği düzenlenmesine karşılık, idare tarafından anılan istekliye henüz 4’üncü aşamada 30 günlük sürenin bitmesinden sonra ek süre verildiği, sonuç olarak anılan isteklinin demonstrasyon işlemini süresinde tamamlayamadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci ve 8’inci iddialarına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu Kanunun uygulanmasında;

…İstekli: Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini,

…Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

…İfade eder.” hükmü,

Mezkûr Kanun’un “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde, “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30’uncu maddesinde “…(2) Bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri uyarınca idarelerce belirlenmesi zorunlu olan mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda istenecek belgelere teknik şartnamede yer verilemez.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin  “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinin 9 numaralı alt bendinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale Konusu İşe İlişkin Bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü: 30 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Bakırköy Prof. Dr. Mazhar Osman Ruh Sağlığı ve Sinir Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler sunulur.,

c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,

d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi

g) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, alt yüklenici kullanacak olan isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

ğ) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ve Kanuna göre yapılacak ihalelere ilişkin sözleşmelerin yürütülmesi konusunda temsile ve yönetime yetkili olan ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicili müdürlükleri veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartların korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

h) – İstekliler Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt Tescil Bilgi Sistemine kaydını yaptırmış ve gizlilik sözleşmesi imzalamış olması gerekmekte ve buna dair sağlık bakanlığının kayıt tescil belgesini ihale dosyasında sunmak zorundadır. 

– İhaleye sadece asıl üreticiler teklif verecektir. Bayilik alan firmalar kesinlikle ihaleye giremez. İstekliler bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel Kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif veren isteklinin kendi ürünü olmak zorundadır.

– İsteklilerin Kültür Ve Turizm Bakanlığından, Program Lisans Tescilinde kullanılacak olan Bil-Kod Numarasını almış olmaları istenmekte olup tekliflerinde sunmaları gerekmektedir.

ı) Kanun kapsamındaki idarelere taahhüt edilenler dışında yurt dışında gerçekleştirilen işlerden elde edilen iş deneyiminin 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 195 inci maddesinin ikinci fıkrası gereğince pay çoğunluğuna dayanarak kurulan şirketler topluluğu ilişkisi içinde kullanılması halinde bu hukuki ilişkiyi ve bu ilişkinin süresini tevsik eden belge,

…7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

{Belirtilmemiştir}

7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesi,

Aynı Şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “…47.5. Teklif zarflarının incelenmesi neticesinde ihale karara bağlanmadan önce İdare tarafından demonstrasyon talep edilebilecektir. Demonstrasyon ile ilgili detaylar Teknik Şartnamede düzenlenmiştir.

…47.8. İdari Şartnamede yer almayan hususlarda işe ait Teknik Şartname ve ilgili Mevzuat Hükümleri uygulanır.” düzenlemesi,

Sözleşme Tasarısı’nın “Sözleşmenin ekleri” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1. İhale dokümanı, bu sözleşmenin eki ve ayrılmaz parçası olup İdareyi ve Yükleniciyi bağlar. Ancak, sözleşme hükümleri ile ihale dokümanını oluşturan belgelerdeki hükümler arasında çelişki veya farklılıklar olması halinde ihale dokümanında yer alan hükümler esas alınır.

8.2. İhale dokümanını oluşturan belgeler arasındaki öncelik sıralaması aşağıdaki gibidir:

1) İdari şartname

2) Teknik şartname

3) Sözleşme tasarısı

4) Yazılı açıklamalar

5) ……………………

8.3. Yukarıdaki belgelerin zeyilnameleri, ait oldukları dokümanın öncelik sırasına sahiptir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Tanımlar, kısa adlar ve kısaltmalar” başlıklı 2’nci maddesinde “…İstekli: İhaleye giren firmayı ifade etmektedir.

…Yüklenici: Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi ifade etmektedir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

…4.6. Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

…4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, (Kurumun dal hastanesi olması nedeniyle, Hastane Bilgi Yönetim Sistemi bölümünde belirtilen 5.7, 6, 8,10, 22.8 ve 22.9 maddelerinde belirtilen modüller demoda istenmeyecektir.) şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir

…4.14. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. idare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir.

4.15. Birinci Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği…

4.16. İkinci Aşama…

4.17. Üçüncü Aşama:…

4.18. Dördüncü Aşama:…

4.19. Beşinci Aşama: Demonun ilk 4 (dört) aşamasından geçen isteklilere verilen süre sonunda yeni yapılan entegrasyon, modüller, raporlar ve geliştirmelerin kontrolü bu aşamada yapılacaktır…

4.20. ihale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ancak katılmayan firmalar diğer aşamalara katılamayacak olup, ihale dışı bırakılacaktır.

…4.24. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmalan birinci Aşama ’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İdare isterse DEMO’nun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda HBYS ‘sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak HBYS ‘nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.

4.25. DEMO’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının(1.,3.,4.,5.aşamaları) herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır.

…4.30. DEMO süresi (2.3. ve 4. aşama) idare tarafından belirlenecektir.” düzenlemesi,

 “Destek hizmetler” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.1. İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının %100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm (versiyon) bilgilerini sunacaktır…” düzenlemesi,

 “Eğitim hizmetleri” başlıklı 11’inci maddesinde “…11.2. Yüklenici eğitim için önerdiği eğitim planlarını, günlük eğitim çizelgelerini, eğitimi alacak adayların başarı düzeylerini değerlendirecek plan ve prosedürleri ve eğitmen listelerini kapsayacak bir Eğitim Planını teklifinde sunmalıdır. Bu plan üzerinde idare değişiklik isteme hakkına sahiptir. Eğitimin tarif edilen çizelgeye ve Yüklenici tarafından sunulan plana uygun olarak yürütüldüğü idare tarafından denetlenecektir…” düzenlemesi,

 “Uygulama yazılımları” başlıklı 12’nci maddesinde “12.1. Uygulama yazılımı istemci/sunucu (client/server), web tabanlı, akıllı istemci (smartclient), zengin istemci (richclient) veya bunları içeren hibrit mimariye sahip olabilir. Yüklenici firma teklif ettiği mimariyi teklifinde belirtmelidir.” düzenlemesi,

 “Yazılım, lisans ve kullanım hakları” başlıklı 27’nci maddesinde “…27.3. Satıcının sektörden çekilmiş olması durumunda lisans bedeli ödenmiş olan yazılımların amacına uygun olarak kullanımına devam edilebilmesi ve sistemin idamesi için Satıcı açık, anlaşılır ve uygulanabilir bir çözüm önerisini Teklif ekinde sunmalıdır…” düzenlemesi,

“Hastaneye özgü modül, rapor ve geliştirmeler” başlıklı 35’inci maddesinde “Şartnamenin bu bölümünden itibaren aşağıda yer alan modül, entegrasyon, rapor vb. tüm geliştirmeler DEMO’nun ilk 4 (Dört) aşamasını geçen isteklilere maksimum 45 (Kırkbeş takvim günü) süre verilerek geliştirilecektir. Bu aşamada isteklilerin yazılımı geliştirmesi için hastane idaresi kontrolünde fizibilite çalışması yapması sağlanacaktır. Yeni geliştirmeler ve veri aktarımlarıyla ilgili süreç sonrasında demonun 5. (Beşinci) aşamasına geçilecektir. Geliştirmelerin ve geliştirmelerle ilgili veri aktarımlarının eksiksiz yapılması gerekmektedir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde yer alan düzenlemelerden, ihalenin konusunun 30 aylık hastane bilgi yönetim sistemi hizmeti alımı olduğu görülmüştür.

19.01.2022 tarihli ihale komisyonu kararından, ihalede sekiz adet ihale dokümanı indirildiği, 23.09.2021 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye dört isteklinin teklif sunduğu, sunulan tekliflerin tamamının İdari Şartname’de belirtilen yeterlik kriterleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olduğunun anlaşıldığı, Kardelen Bil. İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin sınır değerin altında olması nedeniyle adı geçen istekliden aşırı düşük teklif açıklaması sunulmasının talep edildiği, anılan istekli tarafından sunulan açıklamaların ihale dokümanına ve mevzuata uygun olduğunun değerlendirildiği ve adı geçen istekli ile başvuru sahibinden İdari Şartname ve Teknik Şartname’de belirtilen demonstrasyon işleminin aşamalar itibariyle yapılmasının talep edildiği, her iki isteklinin de gerçekleştirdiği demonstrasyon işleminin yeterli bulunduğu ve Kardelen Bil. İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif, başvuru sahibine ait teklifin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin düzenlendiği İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde, ihalede istenilen yeterlik kriterlerinin düzenlendiği, isteklilerin teklifi kapsamında sunması gerektiği Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile Teknik Şartname’de belirtilen belgelere yer verilmesi gereken 7.5.4’üncü maddesinde ise herhangi bir belge belirtilmediği ve demonstrasyon yapılacağına ilişkin düzenlemeye yer verilmediği tespit edilmiştir.

Teknik Şartname’nin;

– 4’üncü maddesinde, idare tarafından beş aşamadan oluşan demonstrasyon sürecinin yürütüleceği, demonstrasyona katılmayan veya aşamalarda yeterli olmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı,

– 9.1’inci maddesinde, isteklilerin teklif ettikleri uygulama yazılımının %100 uyumlu olduğu “Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemleri”nin ismini ve sürüm bilgilerini sunacakları,

– 11.2’nci maddesinde, yüklenicinin eğitim için önerdiği eğitim planlarını teklifinde sunacağı,

– 12.1’inci maddesinde, yüklenicinin yazılımın mimarisini teklifinde belirteceği,

– 27.3’üncü maddesinde, satıcının sektörden çekilmiş olması ihtimaline binaen sistemin devamlılığının sağlanması amacıyla satıcının, çözüm önerisini teklif ekinde sunacağının düzenlendiği görülmüştür.

İhale işlem dosyası kapsamında yer alan belgelerden, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından demonstrasyonun beş aşamasının da karşılandığının tespit edildiği ve ihale komisyonu üyelerinin imzaları ile tutanak altına alındığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde özetle, birinci iddiası kapsamında İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde, isteklilerin teklifleri kapsamında sunması gereken bu Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile Teknik Şartname’de belirtilen belgeleri teklifi kapsamında sunması gerektiğine yönelik bir düzenleme yapılmadığı ve herhangi bir belge belirtilmediği, ancak İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde ise “47.8. İdari Şartnamede yer almayan hususlarda işe ait Teknik Şartname ve ilgili Mevzuat Hükümleri uygulanır.” düzenlemesinin yer aldığı, bu bağlamda 7.5.4’üncü maddesinde belirtilmemesine rağmen Teknik Şartname’de, teklif kapsamında sunulması gerektiği belirtilen belgeleri sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, her ne kadar idare tarafından Teknik Şartname’de “yüklenici” ve “istekli” kavramlarına yer verilmiş olsa da idarece söz konusu kavramların hem İdari Şartname hem de Teknik Şartname’de özenli bir şekilde düzenlenmediği, yapılacak incelemede bu hususun dikkate alınması gerektiği, bu bağlamda Teknik Şartname’nin 9.1, 11.2, 12.1 ve 27.3’üncü maddelerinde düzenlenen belgeleri teklifi kapsamında sunmayan ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

Sekizinci iddiası kapsamında ise demonstrasyonun 4 ve 5’inci aşamalarının kontrolü için ihale üzerinde bırakılan istekli ile kendilerine 30 gün süre verildiği, kendilerinin bu süre içerisinde demonstrasyon işlemini başarı ile sonuçlandırdığı, ancak kesinleşen ihale kararından, ihale üzerinde bırakılan istekliye, idarece 30 günlük sürenin üzerine bir hafta daha ek süre verildiği, eşit muamele ilkesine açıkça aykırılık teşkil ettiği, ayrıca Teknik Şartname’de, 4’üncü aşamayı tamamlayan isteklilere en fazla 45 gün süre verileceği düzenlenmesine karşılık, idare tarafından anılan istekliye henüz 4’üncü aşamada 30 günlük sürenin bitmesinden sonra ek süre verildiği, sonuç olarak anılan isteklinin demonstrasyon işlemini süresinde tamamlayamadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddia edilmektedir.

İhaleye ait İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde, isteklilerin teklifi kapsamında sunması gerektiği Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddeleri ile Teknik Şartname’de belirtilen belgelere yönelik olarak bir belirleme yapılmadığı görülmüştür.

Diğer taraftan İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde teklif zarflarının incelenmesi neticesinde ihale karara bağlanmadan önce idare tarafından demonstrasyon talep edilebileceği, demonstrasyon ile ilgili detayların Teknik Şartname’de yer aldığı, ayrıca Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinde idare tarafından beş aşamadan oluşan demonstrasyon sürecinin yürütüleceği, demonstrasyona katılmayan veya aşamalarda yeterli olmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı, yine Teknik Şartname’nin 9.1’inci maddesinde, isteklilerin sisteme ilişkin isim ve sürüm bilgilerini sunacakları, 11.2 ve 12.1’inci maddelerinde yüklenicinin eğitim için önerdiği eğitim planları ile yazılım mimarisini teklifi kapsamında belirteceği, 27.3’üncü maddesinde ise sistemin devamlılığının sağlanması amacıyla satıcının yazılıma yönelik çözüm önerisini teklif ekinde sunacağının düzenlendiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’da, istekli ve yüklenici tanımlarına 4’üncü maddede yer verilmiş olup, söz konusu maddede istekli kavramının, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesine teklif veren tedarikçi, hizmet sunucusu veya yapım müteahhidini, yüklenici kavramının ise üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi ifade ettiği hüküm altına alınmıştır. İncelenen ihaleye ait Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde de, hem istekli hem de yüklenici kavramlarına yer verilmiş olup bahse konu kavramların Kanun’un aktarılan hükmüne uygun şekilde tanımlandığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde, idare tarafından istekli ve yüklenici kavramlarının hem İdari Şartname hem de Teknik Şartname’de özenli bir şekilde düzenlenmediği iddia edilmiş olup, aktarılan mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler çerçevesinde istekli ve yüklenici kavramlarının tanımının açık ve net olduğu anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve yapılan tespitler çerçevesinde, idarelerce ihalelere katılım için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirilmesinde aranılacak kriterlerin ihale ilanı ile idari şartnamede belirtilmesi, tüm istekliler için aynı hususları içerecek şekilde ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalede, İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde, idare tarafından demonstrasyon talep edilebileceği, Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinde ise, idare tarafından beş aşamadan oluşan demonstrasyon sürecinin yürütüleceği, demonstrasyona katılmayan veya aşamalarda yeterli olmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı, yine Teknik Şartname’nin aktarılan 9.1, 11.2,  12.1 ve 27.3’üncü maddelerinde, idare tarafından istekli ve yüklenici kavramları kullanılarak bir takım bilgi, belge ve açıklamaların teklif ile birlikte sunulması gerektiğinin düzenlendiği, ancak İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde bir belirleme yapılmadığı, bir diğer anlatımla ihalede demonstrasyon yapılacağına ve isteklilerin teklifi kapsamında sunması gerektiği Teknik Şartname’de belirtilen belgelere yönelik olarak düzenleme yapılmadığı, bu bağlamda demonstrasyon işleminin ve İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınamayacağı, söz konusu belgelerin istekliler tarafından teklif ekinde sunulup sunulmadığından hareketle ve demonstrasyon işleminin yapılması ile tekliflerin geçerli veya değerlendirme dışı kabul edilemeyeceği ve İdari Şartname’nin 7.5.5’inci maddesinde yer alan düzenleme uyarınca İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmayacağı anlaşılmıştır.

Bu bağlamda, demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenlemeler ile Teknik Şartname’nin 9.1, 11.2,  12.1 ve 27.3’üncü maddelerinde teklif ile birlikte sunulması gerektiği düzenlenen belgelerin yeterlik kriteri niteliğinde olmadığı, bu doğrultuda, isteklilerce yapılan demonstrasyonla ve Teknik Şartname’nin anılan maddelerinde teklif ile birlikte sunulması gerektiği düzenlenen belgelerin sunulmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mümkün olmadığı anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Geçici Teminat” başlıklı 33’üncü maddesinde “İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. İhale dokümanında belirtilmesi şartıyla, danışmanlık hizmeti ihalelerinde geçici teminat alınması zorunlu değildir.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Teminat Mektupları” başlıklı 35’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında verilecek teminat mektuplarının kapsam ve şeklini tespite Kamu İhale Kurumu yetkilidir.

32 nci maddeye göre belirlenen tekliflerin geçerlilik süresinden en az otuz gün fazla süreli olmak kaydıyla, geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Teklif geçerlilik süresinin uzatılması halinde, geçici teminat mektuplarının süresi de aynı süre ile uzatılır. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle idare tarafından belirlenir.

İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teminatlar” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) İhalelerde, teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

…(4) Teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez. İstekli tarafından sunulacak geçici teminatın Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınması durumunda, mektuba kuruluş tarafından verilen ayırt edici numaranın sunulmayacak belgeler tablosunda belirtilmesi yeterlidir.

(5) Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Geçici Teminat” başlıklı 26’ncı maddesinde “26.1. İstekliler teklif ettikleri bedelin % 3’ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir. Teklif edilen bedelin % 3’ünden az oranda geçici teminat veren isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılır.

…

26.3. Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, 19.02.2022 tarihinden önce olmamak üzere istekli tarafından belirlenir.

26.4. Kabul edilebilir bir geçici teminat ile birlikte verilmeyen teklifler, istenilen katılma şartlarının sağlanamadığı gerekçesiyle İdare tarafından değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyasında sunulan geçici teminat mektubu tutarının ve süresinin yetersiz olduğu ve standart forma uygun olmadığı iddia edilmektedir.

23.09.2021 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye ilişkin olarak ihale komisyonu tarafından tutulan Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında, ihale üzerinde bırakılan istekliye ait geçici teminatın uygun olduğunun belirtildiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından geçici teminata ilişkin kriterin, geçici teminat mektubu sunulmak suretiyle karşılandığı, sunulan mektuptaki teminat tutarının “80.000TL”, teminat mektubunun ise “21.03.2022” tarihine kadar geçerli olduğunun belirtildiği, teminat mektubunda idare adı ile ihale adının belirtildiği ve teminat mektubunun, düzenleyen bankanın iki yetkilisinin imzasını içerdiği, ayrıca teminat mektubunun teyit edilmesine ilişkin olarak teminat mektubuna ilişkin bilgiler ile banka yetkililerinin imzasını içeren teyit formunun yer aldığı tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde, ihalelerde, teklif edilen bedelin % 3’ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınacağı, geçici teminatın teminat mektubu olarak sunulması durumunda, teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, Yönetmelik’in ekinde yer alan standart formlara uygun olmasının zorunlu olduğu, teminat mektuplarında geçerlilik tarihinin belirtilmesi gerektiği ve bu tarihin, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedelinin 1.395.000,00TL olduğu, anılan istekli tarafından sunulan geçici teminat mektubundaki tutarın 80.000,00TL olduğu ve bu tutarın istekli tarafından karşılanması gereken %3 oranına tekabül eden tutarın (1.395.000,00TL x 0,03 = 41.850,00TL’nin) üzerinde olduğu, geçici teminat mektubunun geçerlilik süresinin (21.03.2022), İdari Şartname’de yer verilen (19.02.2022 tarihinden önce olmamak) süreye uygun olduğu, ayrıca sunulan geçici teminat mektubunun, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ekinde yer alan “KİK024.1/H” numaralı standart forma uygun olduğu görülmüş olup başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş Deneyimini Gösteren Belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinde “(1)İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleriyle ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

c) Yapımla ilgili hizmet işleri dahil hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilecek danışmanlık hizmetlerinde, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 38 inci maddesinde düzenlenen iş deneyimini gösteren belgelerin,

istenilmesi zorunludur.

…

(2) İlk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleri, ilgisine göre birinci fıkranın (a) veya (b) bendi kapsamında değerlendirilir.

(3) İş deneyiminin belirlenmesi amacıyla;

a)Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentlerine göre yapılan ihalelerde, teklif edilen bedelin % 25’i ile % 50’si aralığında idarece belirlenecek bir orandan az olmamak üzere,

…

ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler ile teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması istenir.

(4) İlgili mevzuat uyarınca gelecek yıllara yaygın olarak gerçekleştirilecek işlerin, açık ihale usulüyle ve Kanunun 21 inci maddesinin (b), (c) ve (f) bentlerine göre ihale edilmesi halinde, iş deneyimine ilişkin oranlar üçüncü fıkranın (a) bendine göre belirlenen oranın, bir yıldan fazla süreli işlerde 4/5’i, iki yıldan fazla süreli işlerde 3/5’i, üç yıldan fazla süreli işlerde 2/5’i alınarak hesaplanır ve bu oranlar yeterlik kriteri olarak öngörülür. Belli istekliler arasında ihale usulüyle ve Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde ise bu oranlara göre belirlenen parasal tutarlar yeterlik kriteri olarak öngörülür…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Değerlendirmeye İlişkin Esaslar” başlıklı 48’inci maddesinde       “(1) İhale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirmeye alınır. Birden çok iş deneyimini gösteren belge hiçbir şekilde toplanamaz.

(2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye Katılabilmek İçin gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

… 7.5 Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 30’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Kamu veya Özel sektörde yapılmış olan her türlü HBYS hizmeti, otomasyon yazılım hizmet alımı veya Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) yazılım bakım, onarım, geliştirme işleri benzer iş olarak kabul edilecektir.

7.7. Belgelerin sunuluş şekli:

7.7.1. İstekliler(1) İhale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgeler değerlendirmeye alınır. Birden çok iş deneyimini gösteren belge hiçbir şekilde toplanamaz.

(2) İş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarları iş deneyiminde değerlendirmeye alınmaz.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibince itirazen şikayet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyasında sunulan iş deneyim belgesinin benzer iş tanımına uygun olmadığı ve belge tutarının da yetersiz olduğu, ayrıca belgenin EKAP kaydının bulunmadığı ve teyit için gerekli belge numarasına yer verilmediği iddia edilmektedir.

İncelenen ihaleye ait İdari Şartname’de yer alan düzenlemelerden, alımın konusunun 30 aylık hastane bilgi yönetim sistemi hizmeti alımı olduğu görülmüştür. İdari Şartname’nin aktarılan 7’nci maddesinde, isteklilerin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak, ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri sunmasının zorunlu olduğu, bu kapsamda istekliler tarafından teklif edilen bedelin % 30’undan az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerektiği, ayrıca ihale kapsamında “Kamu veya Özel sektörde yapılmış olan her türlü HBYS hizmeti, otomasyon yazılım hizmet alımı veya Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) yazılım bakım, onarım, geliştirme” işlerinin benzer iş olarak kabul edileceğinin düzenlendiği tespit edilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere, “19.01.2021” tarihli ve “2018/104204-2748397-1-1” sayılı iş bitirme belgesi (yüklenici) sunulduğu, belgenin ihale üzerinde bırakılan istekli adına düzenlendiği, belgeye konu işin adının “Bolu İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Sağlık Tesisleri için HBYS hizmeti alımı, 2018/104204”, belgeye konu işin kabul tarihinin “31.12.2020” ve belge tutarının “3.184.745,01TL” olduğu anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan Yönetmelik hükümlerinde, iş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde, ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili tek sözleşmeye dayalı olarak iş deneyimini gösteren belgelerin değerlendirmeye alınacağı, iş deneyimini gösteren belgelerde yer alan ancak, ihale konusu iş veya benzer iş kapsamında bulunmayan işlerin tutarlarının iş deneyiminde değerlendirmeye alınmayacağı hüküm altına alınmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından iş deneyimini tevsik etmek üzere, iş bitirme belgesi sunulduğu, belgenin ihale üzerinde bırakılan istekli adına düzenlendiği ve belgeye konu işin hastane bilgi yönetimi sistemi (HBYS) hizmeti olduğu görülmüş olup belgeye konu işin, incelenen ihalenin konusu işe ve ihalede belirlenen benzer işe tanımına uygun olduğu, diğer taraftan ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif tutarının 1.395.000,00 TL olduğu dikkate alındığında, ihalede karşılaması gereken iş deneyim tutarının 418.500,00 TL (1.395.000,00 TL x 0,30) olduğu, anılan isteklinin sunmuş olduğu belge tutarı olan 3.184.745,01 TL’nin güncellenmemiş halinin dahi anılan istekli tarafından ihalede karşılanması gereken 418.500,00TL’nin üzerinde olduğu tespit edilmiştir.

Ayrıca EKAP üzerinden yapılan sorgulama neticesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan belgenin EKAP’a kayıtlı olduğu ve belgede yer alan bilgiler ile EKAP’ta yer alan bilgilerin uyumlu olduğu görülmüş olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

4) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “…(4) İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin adaylar veya istekliler tarafından sunulmasına ilişkin hükümlere, ilan ve ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. İş ortaklarının her birinin söz konusu belgeleri ayrı ayrı sunması, konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmına ilişkin belgeleri sunması zorunludur.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye Katılabilmek İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

h) – İstekliler Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt Tescil Bilgi Sistemine kaydını yaptırmış ve gizlilik sözleşmesi imzalamış olması gerekmekte ve buna dair sağlık bakanlığının kayıt tescil belgesini ihale dosyasında sunmak zorundadır. 

– İhaleye sadece asıl üreticiler teklif verecektir. Bayilik alan firmalar kesinlikle ihaleye giremez. İstekliler bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel Kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif veren isteklinin kendi ürünü olmak zorundadır.

– İsteklilerin Kültür Ve Turizm Bakanlığından, Program Lisans Tescilinde kullanılacak olan Bil-Kod Numarasını almış olmaları istenmekte olup tekliflerinde sunmaları gerekmektedir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Başvuru sahibince itirazen şikâyet dilekçesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından, İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (h) bendi kapsamında sunulan kayıt tescil belgelerinin geçerlilik sürelerinin ihale tarihini kapsamadığı iddia edilmektedir.

İdari Şartname’nin yukarıda aktarılan 7’nci maddesinin (h) bendinde;

– İsteklilerin Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt Tescil Bilgi Sistemine kaydını yaptırmış ve gizlilik sözleşmesi imzalamış olması gerektiği ve buna dair Sağlık Bakanlığı’nın kayıt tescil belgesini ihale dosyasında sunmak zorunda olduğu,

– İhaleye sadece asıl üreticilerin teklif vereceği, bayilik alan firmaların ihaleye giremeyeceği, isteklilerin bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamayacağı, teklif edilen yazılımın teklif veren isteklinin kendi ürünü olmak zorunda olduğu,

– İsteklilerin Kültür ve Turizm Bakanlığı’ndan, program lisans tescilinde kullanılacak olan “Bil-Kod Numarasını” almış olmaları ve bunu tekliflerinde sunmaları gerektiği düzenlenmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş yetki belgeleri sunduğu, söz konusu belgelerin “Hastane bilgi yönetim sistemi, görüntü arşivleme ve radyoloji bilgi sistemi, laboratuvar bilgi yönetim sistemi, klinik mühendislik bilgi yönetim sistemi, diş hekimliği bilgi yönetim sistemi, ihtiyaç yönetim bilgi sistemi, demirbaş ve varlık yönetim sistemi, yoğun bakım bilgi yönetim sistemi” yazılımlarına ilişkin olduğu, söz konusu belgelerde yazılımların üreticisinin Kardelen Bil. İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. olduğu, ayrıca hastane bilgi yönetim sistemine ilişkin sunulan yetki belgesinin idare tarafından Sağlık Bakanlığı’nın internet sitesi üzerinde sorgulandığı ve anılan isteklinin üreticisi olduğu hastane bilgi yönetim sisteminin kayıt tescil sisteminde kaydı olduğunu belirten yetki belgesinin ihale tarihi olan 23.09.2021 itibariyle geçerli olduğu anlaşılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde düzenlenen kayıt tescil belgelerinin teklifi kapsamında sunulduğu ve belgelerinin geçerlilik sürelerinin ihale tarihini kapsadığı görülmüş olup başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

5) Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler…” hükmü,

Mezkûr Kanun’un “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya İsteklinin Mesleki Faaliyetini Sürdürdüğünü ve Teklif Vermeye Yetkili Olduğunu Gösteren Belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı aday/istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler ihalede sunulur. Aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Başvuru ve teklif mektuplarının şekli” başlıklı 53’üncü maddesinde “1) Başvuru ve teklif mektupları bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlar esas alınarak hazırlanır.

(2) Teklif mektubunun aşağıdaki şartları taşıması zorunludur:

…e) Ad ve soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinde “EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcilerine; tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç)/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin aşağıda yer alan bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemeleri zorunludur. Bu kişilerin;

a) Gerçek kişi olması halinde adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası ile varsa işletme adı ve ticaret unvanı,

b) Tüzel kişi olması halinde ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ile varsa işletme adı. Tüzel kişilerde; yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verileri esas alınır. Ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımları; şirket niteliğinde olmayan tüzel kişilerde ise üyelerin veya kurucuların kaydı kapsamında Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinde yer almayan bilgileri içeren belgelerin ilgili kısımları da taranarak EKAP’a yüklenir. Yabancı aday/istekliler tarafından bu fıkrada istenen bilgi ve belgelerin beyan edilmesi/yüklenmesi bakımından, ilgili ülke mevzuatındaki karşılıkları esas alınır.

(6) Bu madde kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması gerekmektedir. EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beşinci fıkrada belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içerisinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesi zorunludur.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye Katılabilmek İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler sunulur.,

c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından, teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesinin teklifi imzalayan kişiye ait olmadığı, teklif zarfı ve teklif mektubu üzerinde bulunan imzalardan farklılık gösterdiği ve vekile ait vekaletname ve imza beyannamesi incelendiğinde vekaletin teklif verme yetkisini içermediği, söz konusu belgelerin sunuluş şeklinin mevzuata uygun olmadığı, ayrıca tüzel kişiliğin son ortaklık durumunu gösterir ticaret sicil gazetelerinin sunulmadığı, sunulan ticaret sicil gazetelerinde tüzel kişinin ortaklarına ait TC kimlik numaralarının bulunmadığı iddia edilmektedir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan belgeler incelendiğinde, şirkete ait imza sirküleri ve vekaletname sunulduğu, vekaletname ile Ömer Toran’ın, şirketi temsile yetkili ortağı Ayhan Yaşar tarafından vekil tayin edildiği, vekaletname kapsamında ihalelere teklif verme yetkisinin de yer aldığı, teklif zarfı kapsamında ayrıca vekil tayin edilen Ömer Toran’a ait imza beyannamesinin yer aldığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekliye ait teklif zarfı üzerindeki imza ile teklif mektubunda yer alan imzanın, vekil olarak tayin edilen Ömer Toran’a ait imza beyannamesindeki imza ile uyumlu olduğu tespit edilmiş, vekaletnamede, vekil edilen Ömer Toran’ın tüzel kişilik adına ihalelere teklif verme yetkisinin de yer aldığı, sunulan belgelerin, mevzuatta öngörülen belgelerin sunuluş şekline uygun olduğu görülmüş olup başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından son ortaklık durumunu gösterir ticaret sicil gazetelerinin sunulmadığı, sunulan ticaret sicil gazetelerinde tüzel kişinin ortaklarına ait TC kimlik numaralarının bulunmadığı iddiasına ilişkin olarak;

Yukarıda yer verilen mevzuat maddeleri ve doküman düzenlemelerinde tüzel kişilerde; yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı hükme bağlanmış olup, söz konusu bilgilerin ise idarece EKAP’tan alınacağı düzenlenmiştir.

İdare tarafından ihaleye teklif veren tüm istekliler adına 24.09.2021 tarihinde EKAP üzerinden ticaret sicil bilgileri sorgulamasının gerçekleştirildiği ve ihale işlem dosyası kapsamında isteklilere ait “Ticaret Sicil Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belgelerin Kuruma gönderildiği, ihale üzerinde bırakılan istekliye ait sorgulama sonucunda, şirket yöneticileri, ortakları ortaklık oranları ve TC kimlik numarası bilgilerinin yer aldığı görülmüştür.

İnceleme kapsamında EKAP üzerinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin yapılan sorgulama neticesinde “Ticaret Sicil Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belgede yer alan bilgilerin idare tarafından Kuruma gönderilen belgeler ile uyumlu olduğu tespit edilmiş olup başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

6) Başvuru sahibinin 6’ncı iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “…Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.  Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleler Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve Tekliflerin Alınması, Açılması ve Belgelerdeki Bilgi Eksikliklerinin Tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “…(7) Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Aritmetik hata ve yuvarlama” başlıklı 16.5’inci maddesinde “16.5.1. Birim fiyat teklif cetvelindeki çarpım ve toplamlarda hata olması durumunda aritmetik hata olduğu kabul edilecek ve teklif doğrudan değerlendirme dışı bırakılacaktır. Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde, isteklinin aritmetik hata yapılan kısma ilişkin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak, teklif verdiği diğer kısımlar üzerinden ihale sonuçlandırılacaktır.

16.5.2.  Kısmi teklife izin verilip verilmediğine bakılmaksızın, birim fiyat üzerinden teklif alınan tüm ihalelerde istekliler, hizmet alımı ihalelerinde işçi sayısı üzerinden teklif alınan işçilik kalemleri hariç, birim fiyatları ve birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarları, virgülden sonra iki ondalık basamaklı sayıdan fazla olacak şekilde verebileceklerdir. Ancak, toplam teklif tutarı virgülden sonra en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacaktır. Yuvarlama işleminde yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanacak; yarım kuruşun altındaki değerler ise dikkate alınmayacaktır.

Kısmi teklifin tek kalemden oluşması durumunda birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutar, en fazla virgülden sonra iki ondalık basamaklı olacak şekilde verilebilecektir. Kısmi teklifin birden çok kalemden oluşması halinde ise bu kalem tutarlarının toplanması sonucu bulunan kısım toplam tutarı en fazla virgülden sonra iki ondalık basamaklı olacak şekilde verilebilecektir.  Bir başka ifadeyle kısmi teklifin birden çok kalemden oluşması halinde her bir kalemin birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarı, virgülden sonra iki ondalık basamaklı sayıdan fazla olacak şekilde verilebilecek, ancak kısım toplam tutarı en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacaktır. Yuvarlama işleminde yarım kuruş ve üzerindeki değerler bir kuruşa tamamlanacak; yarım kuruşun altındaki değerler ise dikkate alınmayacaktır.

…16.5.3. Elektronik araçlar yardımıyla tablolama programları (MS Excel, Numbers, Libre Office Calc ve benzerleri) kullanılarak oluşturulan teklif mektubu eki cetvelin çarpım ve toplamlarında yazılımdan kaynaklanan yuvarlamalar nedeniyle oluşan hesaplama farklılıkları, toplam teklif fiyatının binde birine eşit veya daha az olması ve ihalenin sonuçlandırılmasına esas teklif sıralamasının değişmemesi kaydıyla aritmetik hata olarak kabul edilmeyecek ve bu farklılıklar isteklinin teklif cetvelinde yazılı birim fiyatlar esas alınarak ihale komisyonu tarafından re’sen düzeltilecektir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan tutar, sınır değer hesabı hariç, isteklinin teklif ve yeterlik değerlendirmesine esas nihai teklif fiyatı olarak kabul edilecektir.” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Teklif mektubunun şekli ve içeriği” başlıklı 23’üncü maddesinde “23.1. Teklif mektupları, ekteki form örneğine uygun şekilde yazılı ve imzalı olarak sunulur.

23.2. Teklif Mektubunda;

a) İhale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi,

b) Teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması,

c) Kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması,

ç) Türk vatandaşı gerçek kişilerin Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasının, Türkiye’de faaliyet gösteren tüzel kişilerin ise vergi kimlik numarasının belirtilmesi,

d) Teklif mektubunun ad, soyadı veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması,

zorunludur.

23.3. İş ortaklığı olarak teklif veren isteklilerin teklif mektuplarının, ortakların tamamı tarafından veya yetki verdikleri kişiler tarafından imzalanması gerekir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif alınan ihalede, birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanında yer alan birim fiyat teklif cetveli standart formunun aşağıdaki şekilde olduğu görülmüştür.

İhale kayıt  numarası: 2021/444429

İhale üzerinde kalan isteklinin birim fiyat teklif mektubu eki cetvelinde aritmetik hata olduğu, teklif mektubunda yazılması gereken toplam teklif bedelinin yazı ve rakamla birbiriyle uyumsuz olduğu iddia edilmektedir

İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif dosyası içinde sunduğu birim fiyat teklif mektubu incelendiğinde, teklif mektubunun 4’üncü maddesinde “İhale konusu işi, bu teklif mektubunun ekinde yer alan birim fiyat teklif cetvelindeki her bir iş kalemi için teklif ettiğimiz birim fiyatlar üzerinden Katma Değer Vergisi hariç   [ 1.395.000,00TL BİRMİLYONÜÇYÜZDOKSANBEŞBİNTÜRKLİRASI] bedel karşılığında yerine getireceğimizi kabul ve taahhüt ediyoruz.” şeklinde ifade edildiği,

Birim fiyat teklif cetvelinin ise aşağıdaki şekilde doldurulduğu görülmüştür:

İhale kayıt  numarası :2021/444429

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde, birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmış olup, Tebliğ’in aktarılan maddelerinde ise birim fiyat teklif cetvelindeki çarpım ve toplamlarda hata olması durumunda aritmetik hata olduğunun kabul edileceği ve teklifin değerlendirme dışı bırakılacağı, birim fiyat üzerinden teklif alınan ihalelerde isteklilerin, hizmet alımı ihalelerinde işçi sayısı üzerinden teklif alınan işçilik kalemleri hariç, birim fiyatları ve birim fiyatla miktarın çarpılması sonucu bulunan tutarları, virgülden sonra iki ondalık basamaklı sayıdan fazla olacak şekilde verebilecekleri ancak toplam teklif tutarının virgülden sonra en yakın iki ondalık basamaklı sayıya yuvarlanarak yazılacağı açıklanmıştır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan birim fiyat mektubu ve eki incelendiğinde, birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata olmadığı, teklif mektubunda yazılması gereken toplam teklif bedelinin yazı ve rakamla birbiriyle uyumlu olduğu anlaşılmış olup başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

7) Başvuru sahibinin 7’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

           gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyata dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

– Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak her türlü eğitim, kurulum, entegrasyon, yazılım ve Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler ile işin ifasına dair her türlü giderler teklif fiyata dahildir.

– Yüklenici firma bünyesinde çalıştırdığı ve teknik şartnamede belirtilen nitelikte personelleri hastanede görevlendirecek, bu personellerin her türlü özlük hakları ve tüm giderleri firma tarafından karşılanacak ve bu bedel teklif fiyata dahil olacaktır.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

Söz konusu işte çalıştırılacak personel için kısa vadeli sigorta kolları prim oranı % 2 dir.” düzenlemesi,

“Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Tanımlar, kısa adlar ve kısaltmalar” başlıklı 2’nci maddesinde “… 2.1 İşin tanımı, 1500 kullanıcı lisanslı, aşağıda amacı, kapsamı, şartları ve muhteviyatı tanımlı ürün ve elemanlarla birlikte hastanemiz otomasyon ihtiyaçlarını karşılamak üzere komple HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) hizmeti. Uzak lokasyondaki (Semt Poliklinikleri, Ek Hizmet Binaları, Toplum Ruh Sağlığı Merkezleri vb. ) HBYS istemcilerinin kurulması ve işletilmesi ile ilgili her türlü sorumluluk yükleniciye ait olacaktır. Kullanıcı ve lokasyon sayısının artması durumunda yüklenici herhangi bir ek ücret talebinde bulunmayacaktır” düzenlemesi,

 “Genel koşullar” başlıklı 3’üncü maddesinde “…3.11 Teklifin verilmiş olması bu şartname ve eklerindeki her türlü sorumluluk ve şartların peşinen kabul edildiği anlamına gelir.

3.12 Teklifin verilmiş olması; teklif verenlerin her türlü inceleme ve araştırmayı yapmış olduğunu, işin tümünü veya bölümlerini yaparken karşılaşabileceği her türlü durumu göz önüne aldığını, yapılacak işin kalitesi ve miktarı hakkında tam bilgi sahibi olduğunu ifade eder.

3.13 Teklif verenler, yapacakları ihale çalışmaları ve masraflarla ilgili olarak hiçbir tazminat, ek ödeme vb. talebinde bulunamazlar.

…3.20 Hastane Bilgi Sistemi yazılımının kullanıcı istekleri doğrultusunda uyarlanması sürecini kontrol ve bu işlemleri disipline etmek amacıyla; 2015/17 sayılı genelge kapsamında kritik karar gerektiren kullanıcı istekleri, öncelikle idare tarafından resmi olarak tayin edilmiş komisyon tarafından kontrol edilecek, uygun görülen uyarlamalar İdare’nin belirlediği yönetici aracılığıyla yüklenicinin belirlediği ve idareye bildirdiği proje liderine iletilecek, istekler önem ve gereklilik sırasına göre yazılıma yansıtılacaktır” düzenlemesi,

 “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.3 Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır.

…4.9 İstekli demo mekanında aynı anda en fazla 5 ( beş) kişi bulunduracaktır..

            …4.27 İstekli bu mekânda prototip bir hastane için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (1 adet server, en az 3 adet client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 1 Adet projeksiyon cihazı, 1 adet Android veya IOS Tablet PC,… vb.)

             4.28 Yüklenici internet erişimi gerektirecek maddelerin kontrolü için taşınabilir internet erişimi cihazını beraberinde getirecektir. Tüm giderler yükleniciye aittir.” düzenlemesi,

“Kurulum ve proje planı” başlıklı 5’inci maddesinde “…5.4 Yüklenici, HBYS ilk kurulum esnasında bulunduracağı personel planlamasını kurulum ve proje planında detaylı olarak açıklayacaktır. Proje süreci boyunca bir proje yöneticisi belirlenerek iletişim bilgileri İdare ile paylaşılacaktır. Proje yöneticisi HBYS konusunda yeterli bilgi birikimine sahip olmalıdır. Proje yöneticisinin yeterlilik düzeyi proje başlamadan önce İdare tarafından değerlendirilecek ve yeterli görülmemesi durumunda Yüklenici tarafından yeni bir proje yöneticisi atanacaktır.

…5.7 HBYS yazılım firması sağlık kuruluşuna kurulum yaparken aşağıdaki maddelerde belirtilen koşullar doğrultusunda kurulum personel planlaması yaparak kurumda yer alacak personelin TC. Kimlik Numarası, adı soyadı ve iletişim bilgilerini kuruluma başlamadan en geç 7 (Yedi) gün öncesinde yazılı olarak idareye sunacaktır.

Tablo 1 Hizmet Kapsamında Kurulum Yapacak Personel dağılımı

5.7.1 Bakanlık kılavuzunda yer alan kurulum personel listesine göre 1 kurulum yöneticisi ve 60 kurulum personeli idarenin kurulumun tamamlandığını belirleyeceği süreye kadar yüklenici tarafından sağlanması gerekmektedir. Üstte belirtilen personel sayısı minimum olup kurulum aşamasında herhangi bir aksaklığa mahal vermemek adına yüklenici tarafından ihtiyaç olması durumunda ilave personel sağlanacaktır.” düzenlemesi,

         “Personel planlama” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1 Yüklenici, bünyesinde çalıştırdığı ve aşağıda belirtilen nitelikte personelleri hastanede görevlendirip, sürekli hastanede bulunduracaktır. Görevli personeller İdarece kendisine tahsis edilen birimde çalışacaktır. Bu personellerin her türlü özlük hakları ve tüm giderleri Yükleniciye ait olacaktır. İşe başlama tarihinden itibaren çalışanların özlük hakları itibariyle bu dokümanda yer almayan hususlarda 4857 sayılı İş Kanunu’nun ilgili hükümlerine göre hareket edilir. Hizmet sürekliliğinin sağlanması için zorunluluk arz eden durumlarda, SB YS kapsamında ve bir SB YS sözleşmesine bağlı olarak, en az 6 aylık belgelendirilebilir iş deneyimi olan mevcut personelin sağlık tesisinde işe devamının istenmesi halinde, öğrenim durumu şartı aranmaz.

7.2 Proje Yöneticisi: Proje başlangıcından itibaren İdareye karşı sorumlu 2 (iki) proje yöneticisi görevli olacaktır. Proje yöneticisi Tablo 2’de belirtilen özelliklere sahip olmalıdır.

Tablo.2 Hizmet Kapsamında İstihdam Edilecek Personel Dağılımı

…7.7 Yüklenici tarafından sağlanan personel Devlet Memurları Kıyafet Yönetmeliği’ne uygun davranmalıdır. Yüklenici, personeline yaka kimlik kartı sağlamalı ve yaka kimlik kartının takılmasını sağlanmalıdır.” düzenlemesi,

 “Entegrasyon, standartlar ve birlikte çalışabilirlik” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1.1 Teklif edilen sistemler yatay ve dikey genişlemeye uygun olacak ve gerektiğinde bir başka sistemle(Kimlik Paylaşım Sistemi(KPS), Akıllı Kimlik Kartı Projesi, elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), ÇKYS/MKYS, Merkezi Hastane Randevu Sistemi (MHRS), Tek Düzen Muhasebe Sistemi (TDMS), PACS, LBYS, Sıramatik, KIOSK, Tanı ve Tedavi amaçlı tıbbi cihaz yazılımları, Personel Devam Kontrol Sistemi(PDKS), Tele-Tıp, Tele-Sağlık, Tele-Radyoloji, DYS/EBYS hastane internet ve intranet siteleri vb.jentegre edilebilir olacaktır. Sağlık kuruluşu içerisinde hâlihazırda kullanılan sistemler ve ileride alınacak diğer sistemler ile entegrasyonlar için ücret talep edilmeyecektir.

…8.1.5 Yüklenici, HBYS ‘ye entegre edilmesi gereken donanım, her türlü cihaz ve sistem yazılımları için hiçbir surette diğer donanım, cihaz ya da sistem yüklenicilerinden doğrudan/dolaylı ücret talep edemez.

8.1.6 Yüklenici, sözleşme süresince İdarenin, İl Sağlık Müdürlüğünün ve Sağlık Bakanlığının uygulamaya koyduğu ve koyacağı sistemlere istenilmesi halinde entegrasyon sağlayacak ve bunun için hiçbir ücret talep etmeyecektir.

…8.1.12 Hastane açılışında ve sonrasında yapılacak olan tüm yazılım, donanım ve cihaz entegrasyonları için yüklenici herhangi bir ücret talep etmeksizin entegrasyonları yerine getirecektir.” düzenlemesi,

“Veri teslim ve aktarımı” başlıklı 10’uncu maddesinde “…10.4 VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idare, bir önceki yükleniciden istemiş olduğu verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorguların sonuçlarını bir önceki yükleniciye hazırlatarak yeni başlayacak yükleniciye teslim edecek ve mutlak suretle bu verilerin de yeni yüklenici tarafından aktarımını sağlatacaktır.” düzenlemesi,

“Eğitim hizmetleri” başlıklı 11’inci maddesinde “11.1 Kurulan tüm yazılım birimleri için Yüklenici, İdare’nin belirleyeceği teknik ve uç kullanıcılarına tüm sistemi verimli olarak işletebilmek için eğitim vermelidir. Eğitimler teklif fiyatlara dâhil edilir, ayrıca ücret ödenmez. Eğitim planındaki değişikliklere iki taraf birlikte karar verebilir.

…11.4 Eğitim tipine göre düzenlenmesi gereken eğitim ortamını İdare sağlayacaktır.

11.5 Eğitim programları için gerekli materyalleri Yüklenici temin etmelidir.

11.6 Eğitim süresinde kullanılacak olan eğitim dokümanları eğitim programları başlamadan önce hazırlanmalı ve onaylanmak üzere İdare’ye teslim edilmelidir. İçerik Türkçe olmalıdır. Onaylanan içerik en az eğitime alınacak personel sayısı kadar çoğaltılmalıdır. Bu işlem için Yüklenici ek bir ücret talep etmemelidir.

11.7 Eğitim süresince kullanılacak CD/DVD, sürekli form, A-4 kâğıdı gibi sarf malzemeleri ek ücret talep edilmeksizin Yüklenici tarafından karşılanmalıdır.

           …11.9 İşten ayrılan veya kapasite artırımı nedeniyle temin edilen yeni elemanların eğitimleri garanti ve bakım onarım sözleşmesi süresince sağlanmalıdır. Ek eğitim programları için en az kaç kişilik grupların oluşturulması gerektiği hususu teklifte yer almalıdır

           …11.14 Yazılımın hastanede başlamasından en az 1 ay öncesinde başlayacak ve süreç boyunca tekrarlanacak olan uygulamalı eğitimlerde birim bazlı onaylar alınacaktır. Birim sorumlusu tarafından imzalanan formlar toplanıp eksik birim olmaksızın hastane idaresine sunulacaktır. Bu süreçte yetkiler, tanımlamalar, yazıcı ve barkod ayarlamaları ve ekran özellikleri kontrol edilmiş olacaktır. Hastane kadrosunda bulunan bilgi işlem personellerine eğitimler öncelikli olarak verilerek sürece dahil edileceklerdir. Hastane açılışından birkaç gün öncesinde mesai bitimlerinde tüm personelin katılacağı açılış demoları yapılarak son eksikler görülecek ve düzenlemeler yapılacaktır.

Tablo 3 Eğitim Hizmetleri

” düzenlemesi,

“Veri tabanı yönetim sistemi” başlıklı 21’inci maddesinde “… 21.3.Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısının İdare’nin sahip olduğu Microsoft SQL Server 2008 R2 (SPİ) VTYS’ den farklı bir VTYS olması durumunda gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir.” düzenlemesi,

“Sorun, arıza, eksiklikten kaynaklanan talepler” alt başlıklı 23.3’üncü maddesinde “23.3.2 Hastanede uygulamaya konacak sıramatik, KIOSK, El terminalleri, Bilgilendirme Ekranları vb. uygulamaların sisteme entegrasyonu (yeni donanım, malzeme ve lisans ücretleri Alıcı’ya aittir.” düzenlemesi,

“Yazılım, lisans ve kullanım hakları” başlıklı 27’nci maddesinde “27.8. Yazılımlara ilişkin tüm kullanım ve sistem kitapçıkları, üzerinde saklandığı medya ile birlikte (CD, DVD, disket, tape kartuşu, vb.) Alıcı’ya verilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

19.01.2022 tarihli ihale komisyonu kararından, ihalede sınır değerin 1.504.292,86TL olarak tespit edildiği, teklif bedeli bu tutarın altında olan Kardelen Bil. İnş. Rek. Orm. Ür. Teks. İth. ve İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.den, İdari Şartname’nin 25’inci maddesi ile Teknik Şartname’de yer verilen maliyet bileşenleri dikkate alınarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesindeki açıklamalar çerçevesinde aşırı düşük teklif açıklaması sunmasının talep edildiği, anılan istekli tarafından açıklamaların idareye sunulduğu, idare tarafından, sunulan açıklamaların yeterli ve uygun olduğunun tespit edildiği anlaşılmıştır.

İdare tarafından 27.09.2021 tarihinde EKAP üzerinden ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen, aşırı düşük teklif açıklama talepli yazısının “Hastanemizin ihtiyacına binaen 23.09.2021 tarihinde 2021/444429 İKN ile 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu 19 uncu (Açık İhale Usulü) maddesi kapsamında ihale edilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmet Alımı ihalesinde teklif ettiğiniz tutar; Kamu İhale Kurumunun belirlediği kriterler baz alınarak hesaplanan sınır değerin altında olması nedeniyle aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38 inci maddesi ile İdari şartnamenin 33.2 inci maddesi gereği, İdari Şartnamenin 25 inci maddesinde belirtilen maliyet bileşenleri (Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak her türlü eğitim, kurulum, entegrasyon, yazılım ve Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler ile işin ifasına dair her türlü giderler teklif fiyata dahildir. Yüklenici firma bünyesinde çalıştırdığı ve teknik şartnamede belirtilen nitelikte personelleri hastanede görevlendirecek, bu personellerin her türlü özlük hakları ve tüm giderleri firma tarafından karşılanacak ve bu bedel teklif fiyata dahil olacaktır.) ile hizmetin ifasına yönelik teknik şartnamede tanımlanan/yer verilen hususlara ve detaylara ilişkin her türlü giderlerin dikkate alınarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79 uncu ve alt bentlerindeki esaslar çerçevesinde ayrıntılı açıklamalarınızın tevsik edici belgeleri ile birlikte yazımızın tebliğ tarihinden itibaren 5 (beş) iş günü içerisinde yazılı olarak İdaremize bildirilmesi gerekmektedir. Aksi halde teklifinizin değerlendirme dışı bırakılacağı hususunu;

Bilgilerinize rica ederim.” şeklinde hazırlandığı görülmüştür.

İsteklilerin aşırı düşük açıklamalarını mevzuata uygun/geçerli şekilde yapabilmeleri ve idarelerin yapılan açıklamaları sağlıklı şekilde değerlendirebilmelerinin ön koşulu, idareler tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesine uygun yapılmasıdır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hüküm ve açıklamaları çerçevesinde aşırı düşük teklif sorgulamasının teklifte önemli olduğu idarece tespit edilen teklif bileşenleri üzerinden yapılması gerekmektedir.

Bu kapsamda yapılan incelemede, idarece 27.09.2021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında, “Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince yapılacak her türlü eğitim, kurulum, entegrasyon, yazılım ve Teknik Şartnamede belirtilen diğer giderler ile işin ifasına dair her türlü giderler teklif fiyata dahildir. Yüklenici firma bünyesinde çalıştırdığı ve teknik şartnamede belirtilen nitelikte personelleri hastanede görevlendirecek, bu personellerin her türlü özlük hakları ve tüm giderleri firma tarafından karşılanacak ve bu bedel teklif fiyata dahil olacaktır.) ile hizmetin ifasına yönelik teknik şartnamede tanımlanan/yer verilen hususlara ve detaylara ilişkin her türlü giderlerin dikkate alınarak” ifadesine yer verildiği, bir diğer ifade ile anılan idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği, bu şekilde yapılan sorgulama sonucu sunulan açıklamaların denetlenmesinin sağlıklı bir şekilde yapılamayacağı,  hangi unsurların önemli teklif bileşeni olarak belirleneceği hususunda idarenin takdir yetkisinin bulunduğu ancak önemli teklif bileşeni belirlenmeksizin açıklama istenilmesinin mevzuata uygun olmadığı, dolayısıyla 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesi uyarınca teklifte önemli olan bileşenlerin tespit edilmesi ve bu bileşenlere ilişkin teklifi sınır değerin altında olduğu anlaşılan istekliden yeniden aşırı düşük teklif açıklama istenilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya İsteklinin Mesleki Faaliyetini Sürdürdüğünü ve Teklif Vermeye Yetkili Olduğunu Gösteren Belgeler” başlıklı 38’inci maddesi ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinde, isteklilerin ihaleye tüzel kişi olarak katılması halinde, isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgilerin idarece EKAP’tan alınacağı, anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ise ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği, EKAP’a kayıtlı olan tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 7’nci maddesinin beşinci fıkrasında yer alan bilgileri EKAP’a kaydetmelerinin ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemelerinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır.

İdare tarafından ihaleye teklif veren tüm istekliler adına 24.09.2021 tarihinde EKAP üzerinden ticaret sicil bilgileri sorgulamasının gerçekleştirildiği ve ihale işlem dosyası kapsamında isteklilere ait “Ticaret Sicil Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belgelerin Kuruma gönderildiği, Bilmed Bilg. ve Yaz. A.Ş.ne yönelik yapılan sorgulama sonucu EKAP üzerinde alınan “Ticaret Sicil Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belgede şirket yöneticilerine ilişkin bilgilerin yer aldığı, ancak ortaklara ilişkin bir bilginin yer almadığı, ihale işlem dosyasında ayrıca idare tarafından EKAP üzerinden belge sorgulama ekranları üzerinden yapılan sorgulamaya ilişkin EKAP çıktısına da yer verildiği, söz konusu belgede şirketin üç ortaktan oluştuğu ve ortakların ad, soyad, ortaklık oranları ve TC kimlik numarası bilgilerinin yer aldığı ancak pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri bilgilerine ilişkin kısmın boş olduğu, ihale işlem dosyası kapsamında da söz konusu pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri örneklerinin yer almadığı tespit edilmiştir.

Adı geçen istekli tarafından, incelenen ihaleye ilişkin olarak EKAP’a pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının yüklenip yüklenmediği hususunda Elektronik İhale Daire Başkanlığı’ndan 24.02.2022 tarihli ve 3500 sayılı yazı ile bilgi talep edilmiş olup gelen cevabi yazıdan, anılan istekli tarafından EKAP’a pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin örneklerinin taranıp yüklenmediği ifade edilmiştir.

Yukarıda aktarıldığı üzere, tüzel kişilerde yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı hükme bağlanmış olup, söz konusu bilgilerin ise idarece EKAP’tan alınacağı, ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ise ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği, EKAP’taki bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması konusunda yükümlülüğün isteklilere ait olduğu anlaşılmış olup, Bilmed Bilg. ve Yaz. A.Ş. tarafından EKAP’ta ortaklara ilişkin olarak beyan edilen bilgileri tevsik etmek amacıyla pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin yüklenmediği, bu bağlamda İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (b) bendi kapsamında düzenlenen kriteri karşılamadığı anlaşılmış olup anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği kanaatine varılmıştır.

Bilmed Bilg. ve Yaz. A.Ş.nin teklif dosyası içinde sunduğu birim fiyat teklif mektubu incelendiğinde, teklif mektubunun 4’üncü maddesinde “İhale konusu işi, bu teklif mektubunun ekinde yer alan birim fiyat teklif cetvelindeki her bir iş kalemi için teklif ettiğimiz birim fiyatlar üzerinden Katma Değer Vergisi hariç   [Birmilyondokuzyüzdoksansekizbnitürklirası] bedel karşılığında yerine getireceğimizi kabul ve taahhüt ediyoruz.” şeklinde ifade edildiği,

Birim fiyat teklif cetvelinin ise aşağıdaki şekilde doldurulduğu görülmüştür:

İhale kayıt  numarası :2021/444429

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde teklif mektuplarının yazılı ve imzalı olarak sunulacağı, teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesinin, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmasının, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmamasının ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır. İdari Şartname’nin 23’üncü maddesinde de teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması gerektiği düzenlenmiştir.

Bilmed Bilg. ve Yaz. A.Ş. tarafından sunulan birim fiyat teklifi mektubunda teklifin rakam olarak yazılmadığı ve sadece yazı ile yazıldığı görülmüş olup 4734 sayılı Kanun’un 30’uncu maddesinde yer alan, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılmasının zorunlu olduğu hükmü dikkate alındığında anılan istekli tarafından teklif tutarının rakam ile yazılmadığı bu gerekçeyle de teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Bilmed Bilg. ve Yaz. A.Ş.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’nci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar uyarınca yeniden değerlendirme yapılarak “önemli teklif bileşenleri”nin belirlenmesi ve aşırı düşük teklif sorgulamasının buna uygun olarak yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.