Bir ihalede harcama süreci gereksinimin belirlenmesiyle başlayarak sözleşme yapılıp mal, hizmet ya da üretim çalışmasının devralınması, yüklenicinin hakedişlerinin karşılanması ve mevcutsa garanti süresinin sonunda kesin kabulün gerçekleştirilmesiyle sona ermektedir. Bir harcama sürecinde yer alan aşamalar aşağıda açıklanmıştır:
1) Gereksinimin belirlenmesi: Burada yönetime bağlı birimler, harcama çalışmalarını idare edecek birime bir gereksinim talep formu ileterek gereksinimlerini bildirirler.
2) Harcama yapılacak bütçe kaleminin belirlenmesi: Daha önce de ifade edildiği gibi tahsisatı olmayan hiçbir iş adına ihale yapılamaz. Bu nedenle gereksinim hususu işin, hangi tahsisat kaleminden karşılanacağı belirlenir. Yeterli seviyede tahsisat yoksa tahsisat transferi gibi yollara başvurulur. Burada tahsisatların kdv dahil şekilde saptanması gerekmektedir.
3) Teknik şartname düzenlenmesi: Mal ve hizmet alımlarında ve üretim çalışmalarında, gerçekleştirilmesi istenilen işin her çeşit niteliğini belirten teknik şartname düzenlenir. Burada rekabet ve eşitlik ilkesi adına dikkat edilmesi gereken husus, işin her çeşit niteliği belirlenirken marka, model gibi öznel özelliklerine kesinlikle değinilmemesi gerektiğidir.
4) Yaklaşık maliyetin saptanması: Yönetim, gereksinim duyulan işin ne kadara mal olacağının her çeşit pazar fiyatı araştırması yaparak saptar.
5) Tatbik edilecek ihale usulünün saptanması: Hesaplanan yaklaşık maliyet miktarıyla, mevcutsa işin birtakım nitelik sunan faktörleri de dikkate alınarak hangi ihale usulünün seçileceği belirlenir.
6) Ön yeterlilik dokümanı düzenlenmesi: İhale usulünün belirlenmesi sonrasında ihale ön yeterlilik dokümanı düzenlenir.
7) İhale onayı alınması: Saptanan ihale usulünde, ifade edildiği şekil ve sürelere uygun olarak ihale yetkilisinden bir ihale onayı alınır.
8) İhalenin duyurulması: Saptanan ihale usulü, bir ilana çıkılmasını gerektiriyorsa gerekli şekil ve sürelerde ihale duyurulur.
9) İhale komisyonu kurulması: İlan ya da davet zamanından en fazla üç iş gününde ihale komisyonu oluşturulur.
10) İhalenin yapılması: Tespit edilen şekil ve koşullarda ihale yapıldıktan sonra iş, talep edenlerden en uygun fiyatı sunana verilir.
11) Sözleşmenin yapılması: Sona erdirilen ihale prosesi sonrasında, ihale kararı teklif sunan tüm talep edenlere iletilir ve ihaleyi talep eden ve neticesinde hak kazanan ile sözleşme yapılır.
12) Teslim ve ödemeler: Sözleşme kararlarına göre iş, yüklenici tarafından devredilir ve yine sözleşmede belirtilen koşullardan yüklenicinin hakedişleri verilir.
13) Kesin kabul: İşin niteliğine bağlı olarak tek seferde yapılacak kesin hakedişle ya da periyodik olarak yapılan hakedişlerle, mevcut iş sebebiyle yüklenicinin, yönetime ödemesinin bulunmadığı saptandıktan itibaren kesin kabul tutanağı hazırlanarak, komisyon tarafından işin olması gereken usullere bağlı olarak yerine getirildiğinin onayı verilir ve tutanak imzalanarak karşılıklı olarak iş sona erdirilmiş olur.
Bu işlemlerden sonra iş için verilmiş olan teminat, yükleniciye iade edilebilir hale gelmiş olur.
Fakat yüklenicinin bu iş sebebiyle yönetime ve Sosyal Güvenlik Kurumuna olan borçlarıyla, ücret ödemelerinden gerçekleştirilen yasal vergi kesintilerinin üretim çalışmalarında kesin kabul zamanına, öteki işlerde kabul zamanına ya da mevcutsa garanti zamanının sonuna kadar ödenmemesi durumunda, protesto yollamak ve karar almak gerekmeksizin kesin teminatlar paraya dönüştürülerek, borçları karşılığında alacağından düşülür ve mevcutsa geri kalan teminat tutarı yükleniciye iade edilir.