ihalede idarece gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında genel ifadelere yer verildiği ve teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmemesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından 19.11.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Personel Servis Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak Saniye Yavuz’un 06.12.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.12.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 12.12.2019 tarih ve 53739 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.12.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1606 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1’inci kısmı üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı, şöyle ki; teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerden olan akaryakıt giderlerinin hesaplanabilmesi için, EPDK tarafından yayımlanan mazot fiyatının Teknik Şartname’de belirtilen taşıma mesafesi ile çarpılması gerektiği, oysaki Teknik Şartname’de mesafe (km) bilgisine yer verilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İnceleme konusu ihalenin; üniversite personelinin idarece belirlenen duraklar ile hizmet binası arasında 12 adet 27 kişilik otobüs ile taşınması (şoför hariç) hizmetine ilişkin olarak düzenlendiği; 4 adet ihale dokümanı satın alınan söz konusu ihalenin 19.11.2019 tarihinde açık ihale usulü ve birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği, kısmı teklife açık olarak düzenlenen bahse konu ihalenin başvuruya konu 1’inci kısmına 3, 2’nci kısmına ise 1 isteklinin katıldığı; ihale komisyonu tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif bedeli sunan Sınırlı Sorumlu Çanakkale Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi’ne EKAP üzerinden aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı gönderildiği, 28.11.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 1’inci kısmı için Sınırlı Sorumlu Çanakkale Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi’nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, Saniye Yavuz’un ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

…

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Personel Servis Hizmeti

b) Miktarı ve türü: 12 adet şoför hariç 27 kişilik araç ile Teknik Şartname’de yer alan güzergâhlar

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Teknik Şartname’de belirtilen güzergâhlar…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; inceleme konusu hizmet alımı ihalesinde ihale komisyonu tarafından teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük teklif sahibi istekliler tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesinde sayılan yöntemler kullanılarak açıklama yapılabileceği anlaşılmaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemelerden; ihale komisyonu tarafından hesaplanan sınır değerin (587.553,12 TL) altında teklif sunduğu tespit edilen Sınırlı Sorumlu Çanakkale Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi’ne 21.11.2019 tarihinde tebliğ edilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “2019/530187 ihale kayıt numaralı personel servis ihalesi için sunmuş olduğunuz teklifiniz sınır değerin altında kaldığından aşırı düşük teklif sorgusu açıklamanızı 26/11/2019 tarihine kadar idaremize sunmanız gerekmektedir” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un 38’inci ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde açıkça; idare tarafından gönderilecek olan aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmış olmasına karşın, inceleme konusu ihalede idarece gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında genel ifadelere yer verildiği ve teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmediği anlaşılmıştır. Bu itibarla, idarenin önemli teklif bileşenlerine ilişkin hiçbir belirleme yapmaksızın teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilerden açıklama istemesi işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığından, ihalenin başvuruya konu 1’inci kısmı için aşırı düşük teklif sorgulamasının söz konusu mevzuat hüküm ve açıklamalarına uygun olarak ve önemli teklif bileşenleri belirtilmek suretiyle yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 1’inci kısmına ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulamasının önemli teklif bileşenleri belirtilmek suretiyle yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,Oybirliği ile karar verildi.

Toplantı No : 2020/001
Gündem No : 54
Karar Tarihi : 08.01.2020
Karar No : 2020/UH.I-48