ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluğu
Toplantı No : 2019/055
Gündem No : 41
Karar Tarihi : 18.12.2019
Karar No : 2019/UM.II-1678
BAŞVURU SAHİBİ:
Erenler Med. San. Tic. Ltd. Şti.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Muğla İl Sağlık Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/327349 İhale Kayıt Numaralı “90 Kalem Tıbbi Sarf Malzemesi Alımı” İhalesi (75. Kısım)
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Muğla İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 20.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “90 Kalem Tıbbi Sarf Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Erenler Med. San. Tic. Ltd. Şti.nin 23.10.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.11.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.11.2019 tarihli ve 48992 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.11.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2019/1450 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, itirazen şikayete konu ihalenin 75’inci kısmına ilişkin sundukları teklifin, ilgili Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde yer verilen düzenlemeye aykırı olduğu ve teklif fiyatının yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakıldığı, fakat teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin bahsi geçen düzenlemesini tam olarak karşıladığı, ayrıca ihale üzerinde bırakılan isteklinin de teklif tutarının ilgili kısmın yaklaşık maliyetinin de üzerinde bulunduğu iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.
(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.
57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.
57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.
İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;
a) Adı: 90 Kalem Tıbbi Sarf Malzemesi Alımı
b) Varsa kodu:
c) Miktarı ve türü: 90 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
ç) Teslim edileceği yerler: 1- Bodrum Devlet Hastanesi, 2- Dalaman Devlet Hastanesi, 3- Datça Devlet Hastanesi, 4- Fethiye Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, 5- Fethiye Devlet Hastanesi, 6- Köyceğiz Devlet Hastanesi, 7- Marmaris Devlet Hastanesi, 8- Milas Devlet Hastanesi, 9- Muğla Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, 10- Muğla Sıtkı Koçman Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi, 11- Ortaca Devlet Hastanesi, 12- Yatağan Devlet Hastanesi. 13-Muğla İl Sağlık Müdürlüğü
d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.6. İhaleye katılan istekliler; teklif verdikleri ürünlerin her bir kalemi için en az 1’er adet numuneyi son teklif verme saatine kadar ilgili idare görevlisine orijinal ambalajında tutanakla teslim edeceklerdir. (Numunelerin her biri malzeme adı, ihale sıra numarası ve firma adı etiketlenmiş olarak bir liste ile imza karşılığı idareye teslim edilecektir.) Numuneler, ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından teknik şartname hükümlerine göre elle ve gözle fiziki özelliklerine bakılacak, gerekli görüldüğü takdirde klinik ortamlarda denenerek malzemenin sağlamlığına, hastaya uygunluğuna, sağlık personeli tarafından kullanım kolaylığına göre kararı verilecektir. Değerlendirme sonuçları tutanakla ihale komisyonuna sunulacaktır. Bu tutanaklar ihale komisyonu üyeleri tarafından değerlendirilerek karar verilecektir. Numune teslim etmeyen isteklinin ilgili kalemi kesinlikle değerlendirmeye alınmayacaktır. Ayrıca ihaleye katılan istekliler teklif ettikleri ürünlere ait marka ve UBB/ÜTS barkod kodlarını liste şeklinde hazırlayarak ihale dosyasında sunacaklardır. Uhdesinde ihale kalan isteklilerin numuneleri sözleşme süresi sonuna kadar şahit numune olarak idarede tutulacaktır…” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.
19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 90 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;
İhalesine çıkılan 90 kalem tıbbi sarf malzemenin her bir kalemi bir kısım olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Yıkamalı Enteral Pompa Seti” başlıklı 14’üncü maddesinde “Setler ile verilecek cihazlarda beslenme ve hasta güvenliği açısından Set tanıma özelliği ve dahili akış sensörü bulunmalıdır. Bu sayede sette beslenme ürünü veya su bittiğinde ve setin cihazdan ayrılma durumunda cihaz alarm vererek çalışmayı durdurmalı ve olası sebep ve çözüm önerilerini Ekranda Türkçe olarak göstermelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince ihalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu ürünlerin numuneleri, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraflarının ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğunun idareler tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında dokümanda yapılmış düzenleme çerçevesinde demonstrasyon/ numune değerlendirmesi, katalog veya teknik şartnameye uygunluk beyanı yoluyla yapılabileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.
İtirazen şikayete konu ihalede teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğunun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirilmesi yoluyla yapılacağı dokümanda belirtilmiş olup, anılan ürünlerin uygunluk değerlendirilmesinde kullanılmak üzere başka bir bilgi ya da belge (katalog, teknik şartnameye cevap) talep edilmediği anlaşılmıştır.
Yukarıda yer alan tespitler çerçevesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından ürün numunelerinin numune teslim tutanağı ile birlikte idareye sunulduğu, idarece numune teslim tutanakları ile numunelerin teslim alındığı, başvuru sahibi tarafından teklif edilen ürünün “İçinde beslenme ürünü olduğunda ve beslenme süresi tamamlandığında ya da volüm bittiğinde cihaz kendini beklemeye alıp alarm vermemektedir. Hastanın beslenme tedavisinde aksamalara neden olabilecektir” gerekçesiyle Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesine uygun olmadığı belirtilerek numune değerlendirme tutanağının düzenlendiği ve tutanağın ihale komisyonunun uzman üyesi ile birlikte komisyon üyesi olmayan yoğun bakım uzmanı bir doktor tarafından imzalandığı,
Başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikayet başvurusu neticesinde yukarıda yer verilen aynı kişiler tarafından tekrar numune değerlendirilmesi yapılarak teklif edilen ürüne ilişkin “Şartname’nin 8 ve 9’uncu maddeye göre yıkama otomatik olarak ayarlanmaktadır. Fakat beslenme tamamlandıktan sonra otomatik olarak yıkama suyu vermemektedir. Manuel müdahale yapılmaktadır. Şartname’nin 14’üncü maddesine göre torbanın içindeki beslenme ürünü bittiğinde cihaz uyarı vermemekte ve sete hava girmektedir. Bu durumda beslenmeye devam etmeden önce havayı tekrar çıkartmak zorunda kalınmaktadır. Yani beslenme ürünü bittiğinde cihaz alarm vermemekte ve çalışmayı otomatik olarak durdurmamaktadır.” ifadelerine yer verildiği ve tutanağın ihale komisyonunun uzman üyesi ile birlikte komisyon üyesi olmayan yoğun bakım uzmanı bir doktor tarafından imzalandığı görülmüştür.
Numune değerlendirilmesi işleminin içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluğun ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olduğu, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde numune değerlendirmesi işlemi sonucunda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı, ayrıca ürünün teslimi, muayene ve kabulü aşamasında da Teknik Şartname kriterlerini sağlayıp sağlamadığının idarece inceleneceği hususları ve cihazın değerlendirilmesine yönelik esas teşkil edecek temel parametrenin numune değerlendirmesi işlemi olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Öte yandan, ihale komisyonu kararına ek olarak alınan düzeltici işlem kararında değerlendirme dışı bırakılma nedeni kısmında anılan istekliye ilişkin “yaklaşık maliyetten yüksek teklif…” ifadesi yer almakla birlikte, söz konusu kısmın teklifi yaklaşık maliyetin üzerinde olan başka bir istekli üzerinde bırakıldığı dikkate alındığında, teklifin yaklaşık maliyetten yüksek olma gerekçesinin başvuru sahibi açısından değerlendirme dışı bırakılma nedeni olarak değerlendirilemeyeceği anlaşılmıştır.
İhalenin itirazen şikâyete konu 75’inci kısmının yaklaşık maliyetinin 293.700,00 TL olduğu dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 5.719,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından 17.163,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 11.444,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesinin gerektiği anlaşılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,
2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,
Oybirliği ile karar verildi.