BAŞVURU SAHİBİ:

Techoff Makine Medikal Matbaa Elektronik Otomasyon Savunma San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Sancaktepe Şehit Prof. Dr. İlhan Varank Eğitim ve Araştırma Hastanesi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/395127 İhale Kayıt Numaralı “22 Kalem Sarf Malzeme Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sancaktepe Şehit Prof. Dr. İlhan Varank Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 06.06.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “22 Kalem Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Techoff Makine Medikal Matbaa Elektronik Otomasyon Savunma San. Tic. Ltd. Şti.nin 10.07.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 18.07.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.07.2023 tarih ve 101665 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.07.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/891 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin şikâyete konu 11’inci kısmına ilişkin tekliflerinin ilgili kısım Teknik Şartnamesi’nin 1’inci maddesinde uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığının bildirildiği, idareye yapılan şikâyet başvurusu neticesinde idare tarafından anılan kısma teklif edilen ürününe ilişkin tekrar numune değerlendirmesi yapıldığı, ancak her iki değerlendirme sürecinin de aynı klinik personeli tarafından yapıldığı, değerlendirmeyi yapan klinik personelin de iletişim erişimine, bilgi alışveriş ve randevu taleplerine kayıtsız kalındığı, gerekçeli itirazlarında belirttikleri kliniklerde hali hazırda kullanımda olan ürünler ile değerlendirmeye alınan numuneleri arasında ayırt edilebilen hiçbir farkın bulunmadığı, idarede hali hazırda kullanılan ürünler ile itirazen şikâyete konu kısma teklif ettikleri ürünün her iki numune değerlendirmesini yapan klinik personelden farklı bir personel veya komisyon tarafından tekrar değerlendirilmesi gerektiği,  idarece hali hazırda kullanılan ürünler ile itirazen şikâyete konu kısma ilişkin sundukları numunenin teknik şartname maddeleri ile karşılaştırılarak ürünün teknik anlamda yeterliliğin sağlandığının araştırılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 10’uncu maddesinde isteklinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için idare tarafından doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği, anılan Kanun’un 37’nci maddesinde isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerini sağlayamayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9 Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 22 KALEM SARF MALZEME ALIMI

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

22 KALEM SARF MALZEME ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Şehit Prof. Dr. İlhan Varank Sancaktepe Eğitim ve Araştırma Hastanesi, Emek Mahallesi Namık Kemal Caddesi No: 54 Sancaktepe /İSTANBUL” düzenlemesi,  

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.

7.5.6. a) İhale sonrasında idaremizce yapılan teklif değerlendirmesi sonucunda yeterlik belgelerin kontrolü ve teyidinden sonra birinci ve ikinci avantajlı firmalardan 1 (bir) adet numune ve varsa  kataloglar  idaremizin yazılı talebine istinaden 3 iş günü içeresinde Hastanemiz Satınalma birimine  tutanakla teslim edeceklerdir.

b) Numunelerin her biri malzeme adı, ihale sıra numarası ve firma adı etiketlenmiş olarak bir liste ile imza karşılığı idareye teslim edilecektir. Sağlık Bakanlığı 4211 sayılı 2008/42 nolu “Döner sermaye kaynaklarından yapılacak olan ihalelerde uyulması gereken usul ve esaslar” genelgesine göre numuneler ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından teknik şartname hususlarına göre incelenecek ve gerek görüldüğü takdirde denenerek değerlendirilecek olup, değerlendirme sonuçları tutanakla ihale komisyonuna sunulacaktır. Bu tutanaklar ihale komisyonu üyeleri tarafından değerlendirilerek karar verilecektir. Uhdesinde ihale kalmayan isteklilerin, numune değerlendirmesinden sonra teslim edilebilir durumda kalan numuneleri ihale süreci bittikten sonra (sözleşmeler tamamlandıktan sonra ) 20 gün içerisinde iade edilecektir. Bu süre içerisinde geri alınmayan numuneler idarenin sorumluluğunda olmayacaktır. Uhdesinde ihale kalan isteklilerin numuneleri sözleşme süresi sonuna kadar şahit numune olarak idarede tutulacaktır.

7.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. E-İhale sonrası idare tarafından yapılacak tebligat ile ekonomik açıdan avantajlı teklif esasına/sırasına göre numune istenilecek ve değerlendirilecektir.

Numune teslim etmeyen firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Teknik şartnameye göre numune değerlendirmesi yapılacak, teknik şartnamede belirtilen özellikleri karşılamayan ürünlere ait firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Numuneler ücretsiz olarak verilecektir.

…” düzenlemesi yer almaktadır.

Havalı Yatak/Eskar A+B Sistem (Pozisyon Verebilen Havalı Yatak) Teknik Şartnamesi’nin 1’inci maddesinde “1. Yatak orta yüksek risk grubuna dahil immobil hastalarda yatak yaralarını (dekübit ülserleri) oluşmasını önleyebilecek ve /veya mevcut yatak yaralarının tedavisine destek olabilecek şekilde ara yüz basıncını yeniden dağıtabilecek özelliklere sahip olmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Şikâyete konu ihalenin Şehit Prof. Dr. İlhan Varank Eğitim ve Araştırma Hastanesine ait “22 Kalem Sarf Malzeme Alımı” ihalesi olduğu, itirazen şikâyete konu 11’inci kısma (Havalı Yatak/Eskar A+B Sistem)  2 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi istekliye ait teklifin teklif edilen ürünün ilgili Teknik Şartame’nin 1’inci maddesini karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, 06.07.2023 tarihli ihale komisyonu kararı ile itirazen şikâyete konu 11’inci kısmın ((Havalı Yatak/Eskar A+B Sistem)  Vizyon İç ve Dış Tic. A.Ş.  üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası üzerinde gerçekleştirilen incelemede, itirazen şikâyete konu 11’inci kısma teklif veren isteklilere EKAP üzerinden 07.06.2023 tarihinde gönderilen yazı ile yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgileri tevsiken sunulması gereken belgeler ile ilgili kısma teklif edilen ürünlere ilişkin katalog ve numunelerin sunulmasının istenildiği,  

Başvuru sahibi istekli tarafından 09.06.2023 tarihinde yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgileri tevsiken sunulan belgelerle birlikte itirazen şikayete konu 11’inci kısma  (Havalı Yatak/Eskar A+B Sistem) teklif edilen ürüne ilişkin katalogların da sunulduğu, bununla birlikte 8683492607944 ÜTS numaralı ürüne ilişkin 09.06.2023 tarihli numune teslim tutanağı düzenlendiği,

İdarece düzenlenen 23.06.2023 tarihli numune değerlendirme tutanağı incelendiğinde, söz konusu tutanağın  “2.Evre (Sakrum) bası yarası 1 haftalık yatak kullanımı sonucunda evrelendirilemeyen bası yarasına dönüştüğü gözlemlendi. (madde
1 )” ifadelerine yer verilerek ihale komisyonu üyesi olmayan sorumlu hemşire Sultan Bayındır ile Prof. Dr. Feriha Öz Acil Durum Hastanesi Klinik Mühendislik Birimi personeli Metin Sartekin tarafından imzalandığı, söz konusu tutanak kapsamında yapılan değerlendirme neticesinde de itirazen şikâyete konu 11’inci kısımda başvuru sahibi istekliye ait teklifin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un ihaleye katılımda yeterlik kurallarını düzenleyen 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) fıkrasının 9 numaralı bendinde ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda yer verilen 17’nci maddesinin ikinci fıkrasında ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşacağı, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu kılındığı, ayrıca anılan maddenin dördüncü fıkrasında ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı hükme bağlanmış olup, söz konusu hüküm ile ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesi amaçlanmıştır.

Yine ihale dokümanında da istekliler tarafından sunulan numunelerin ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından teknik şartname hususlarına göre inceleneceği ve gerek görüldüğü takdirde denenerek değerlendirileceği, değerlendirme sonuçlarının tutanakla ihale komisyonuna sunulacağı, ihale komisyonu üyeleri tarafından bu tutanaklar değerlendirilerek karar verileceği hususları düzenlenmiştir.

Bu kapsamda, yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve ihale dokümanı düzenlemeleri ile yapılan tespit ve açıklamalar kapsamında yapılan değerlendirme neticesinde itirazen şikâyete konu 11’inci kısımda ihale komisyonu kararına esas olan numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyesi olmayan kişiler tarafından yapıldığı anlaşılmış olup, ihale komisyonu dışında başka kişilere teknik değerlendirme yaptırılması ve bu teknik değerlendirmelere istinaden nihai bir karara varılmış olmasının kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, itirazen şikâyete konu 11’inci kısma ilişkin numune değerlendirmesinin ihale komisyonunun en az bir üyesi veya en az bir üyesinin bulunduğu bir heyet tarafından başvuru sahibinin iddiaları da göz önünde bulundurularak yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.