5018 sayılı Kanunun 61. Maddesi, “Muhasebe Hizmeti’ ifadesinden söz etmektedir. Bu maddeye göre muhasebe hizmeti; kazançların ve alacakların toplanması, harcamaların hak sahiplerine verilmesi, para ve parayla karşılık bulan değerler ile emanetlerin alınması, gizlenmesi, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer bütün finansal işlemlerin kaydının tutulması ve raporlanması işleridir. Bunları yürütenler “Muhasebe Yetkilisi’ olarak adlandırılır.
Muhasebe yetkilisi, bu hizmetlerin gerçekleştirilmesinden ve muhasebe kayıtlarının esasına uygun, şeffaf ve ulaşılabilir biçimde tutulmasından yükümlüdür.
Kanunun 61. maddesine göre muhasebe yetkilileri ödeme esnasında, ödeme yetki belgesi ve ilişik belgeler üzerinde;
Yetkililerin imzasını,
Ödemeye dair ilgili mevzuatında ifade edilen belgelerin tamam olmasını,
Maddi hata olup olmadığını,
Hak sahibinin kimliğine dair bilgileri,denetlemekle sorumludurlar.
Muhasebe yetkilileri, ilgili mevzuatında hazırlanmış belgeler haricinde belge isteyemez. Yukarıda bahsedilen meselelere dair yanlış ya da noksanlık olması durumunda ödeme gerçekleştiremez. Belgesi noksan ya da yanlış olan ödeme talimatı belgeleri, düzeltilmek ya da eksiksiz hale getirilmek için en fazla bir iş gününde, nedenleriyle beraber harcama yetkilisine yazılı olarak iletilir. Yanlışların düzeltilmesi ya da noksanlıkların tamamlanması durumunda ödeme işlemi gerçekleştirilir.
Muhasebe yetkililerinin 5018 sayılı Kanuna göre gerçekleştirecekleri denetimlere dair yükümlülükleri, vazifeleri gereği değerlendirmeleri gereken evraklarla kısıtlanmıştır.
Yüklenme, 5018 sayılı Kanunda; usulüne uygun şekilde hazırlanmış sözleşme temellerine ya da kanun hükmüne dayanılarak iş gördürülmesi, mal ya da hizmet temin edilmesine istinaden, ileriye dönük bir ödeme sorumluluğu alınması olarak açıklanmıştır.
Bütçede yeterli tahsisatı olmayan işler adına yüklenme yapılamaz. Yüklenme süresi malî yıl ile kısıtlıdır. Harcama yetkilileri ayrılan tahsisatlar kapsamında yüklenme yapabilirler. Yüklenmeye başlanan miktara dair tahsisatlar gizli tutulur; başka iş gördürülmesi, mal ya da hizmet alınması amacıyla kullanılmaz. Kanun bazı yüklenmelerde yönetimlerin mali yılla kısıtlı olmayacağına, bazı yüklenmelerin sonraki yıla geçmesine izin vermiştir.
Yapısı gereğince mali yılla kısıtlı olmayan ve devamlılığı olan, aşağıda yer alan iş ve hizmetler adına her iş için bütçelerinde belirlenen tahsisatların yarısını, gelecek senenin Haziran ayını geçmemek ve yüklenme vakti 12 ayı aşmamak şartıyla, ilgili üst idarecinin izniyle gelecek seneye geçen yüklemelere başlanabilir:
- a) TSK’nın inşaat ve projelendirme çalışmaları, ar-ge projeleri, üretimleri.
- b) Yiyecek, akaryakıt, madeni yağ, yakacak gereksinimleri.
- c) Sağlaması ve muhafazası zor olan ilaç, aşı, serum ve tıbbi sarf malzemeleri.
ç) Süreli yayın alımı, taşıma, muhafaza ve emniyet, temizlik ve yemek hizmetleri.
- d) Taşıtların finansal yükümlülük sigortası ile yurt dışından tedarik edilen silah, silah-teçhizat ve mühimmat nakliyesinin her çeşit riske karşı sigortalanması için yaptırılan nakliyat sigortası.
- e) Makine-teçhizat, yol ve otoyol, bilgisayar ve haberleşme mekanizmalarının bakım işleri, her türlü onarım işleri ile elektronik bilgi ulaşım hizmetleri.
- f) Emniyet Genel Müdürlüğünün giysi, silahlar, malzeme ve araç alması.
- g) Milli İstihbarat Teşkilatı Müsteşarlığının etüt ve proje işleri, araştırma-geliştirme projeleri, makine, silah-mühimmat, teçhizat ve sistem alımlarıyla bunların bakım, onarım ve üretim işleri.
Ancak (d) maddesinde ifade edilen işler için bütçelerinde tahsisatların yarısının aşılamayacağı kararı Millî Eğitim Bakanlığı için uygulanmaz.
5018 sayılı Kanunun 28. Maddesinde, gelecek senelere yaygın yüklenmeleri hazırlanmış, bu maddeye göre; merkezî idare dahilindeki kamu yönetimleri, bir malî yıl içinde bitirilmesi olanaksız olan finansal projeleri için, gelecek senelere yaygın yüklenmeye başlayabilirler.
Aynı zamanda aynı maddede, mali yılı bütçesinde tahsisatı olması ve merkezî idare dahilindeki yönetimler için Maliye Bakanlığının uygun fikrinin sağlanması şartıyla; satın alma yoluyla elde edilmesi iktisadi olmayan her çeşit makine-araç cihazlar ve taşıtlar ile hava ambulansı ve yangınla savaş için hava ve deniz vasıtalarının kiralanması ya da mali kiralama yoluyla sağlanması;
afet gibi acil hallerde oluşturulan lojistik depoların çalıştırılmasıyla alakalı hizmetleri, ve çalışan taşıma hizmetleri, 16/6/2005 tarihli ve 5369 sayılı Kanuna göre sunulan sabit telefon görüşmesiyle ilgili hizmetler ile acil yardım çağrı hizmetleri ve eğitim kurumlarına internet erişiminin sağlanması hizmetleri, harita, plan, proje, etüt ve müşavirlik hizmetleri, ulusal araştırma geliştirme kurumlarının süreli ve süresiz yayın alımları, orman ağaçlandırma ve amenajman işleri, kit karşılığı cihaz, ilaç, tıbbi cihaz, aşı ve anti-serum alımı için; süresi üç seneyi geçmemek, mali kiralama yoluyla sağlanacaklarda ise dört sene olmak üzere üst idarecinin izniyle, gelecek senelere yaygın yüklenmeye başlanabilir.
Genel idare dahilindeki kamu yönetimlerinin, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 62. maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi dahilinde olan işlerden devamlı yapıda olanlara dair hizmet alımlarında, yüklenme süresi üç sene olup, işin yapısından ya da süresinden doğan mecburi durumlarda bu süre nedeni belirtilmek koşuluyla üst idarecinin izniyle kısaltılabilir.
Sözü edilen 4734 sayılı Kanunun ilgili maddesi, insan kaynağı çalıştırmasına yönelik hizmet alımıyla ilgili ihaleleri içermektedir.