ihale teklif dosyası kapsamında K2 yetki belgesinin sunulmaması tamamlatılabilir belge değildir

Toplantı No : 2019/037
Gündem No : 24
Karar Tarihi : 01.08.2019
Karar No : 2019/UH.I-871
BAŞVURU SAHİBİ:
Ersan Yemek ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE

Oğuzeli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/248926 İhale Kayıt Numaralı “2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Temel Eğitim Taşımalı Öğrencilerin 178 İş Günü 227128 Öğün Öğle Yemeği” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Oğuzeli İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 17.06.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019-2020 Eğitim Öğretim Yılı Temel Eğitim Taşımalı Öğrencilerin 178 İş Günü 227128 Öğün Öğle Yemeği” ihalesine ilişkin olarak Ersan Yemek ve Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin 26.06.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 01.07.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.07.2019 tarih ve 26877 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.07.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/676 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin kiralık araçlar için K2 yetki belgesi olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Teknik Şartname’de istenen ruhsat, K2 belgesi, araç sigortası gibi belgelerin teklif dosyası kapsamında eksiksiz olarak sunulduğu, ancak ihale komisyonu tarafından zarf açma ve belge kontrol tutanağında K2 yetki belgesi “var” olarak doldurulduktan sonra, idarece sonradan sunulmadığının belirtildiği, öte yandan söz konusu belge eksik olsa bile tamamlatılabilecek nitelikte olduğu, ayrıca idareye yaptıkları şikâyet başvurusunda belgenin dosyada bulunduğu, ancak Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’ndan araştırıldığında araç kartının muayene şartı nedeniyle aksadığı, ancak sonradan yaptıkları itiraz ile tekrar onaylandığının bildirildiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.
(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.
(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.
(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.
(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükümleri yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “İstenen belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde “…İhale konusu hizmetin yapılabilmesi için istekli, yemek üretim ve dağıtım için yemeğin hijyenik ortamda taşınmaya elverişli termokinli en az (iki) araç çalıştırılacaktır. Çalıştırılacak termokinli araca ait ruhsat, kara yolları mali zorunluluk sigortası ve araçlara ait K2 belgesi ile taşıt kartları teklif ile beraber verilecektir. Araçlar isteklilerin kendi malı ise bunu tevsik edici belgeleri idareye teklif dosyasında sunacaktır. finansal kiralama kanuna göre edinilmiş ekipmanlar için ise makina ve ekipman kira sözleşmesi ve ihalenin ilk ilan ve davet tarihine kadar olan kiraların ödendi dekontu teklif dosyasında sunulacaktır.” düzenlemesi yer almıştır.

Başvuruya konu ihaleye 6 isteklinin katıldığı, 17.06.2019 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihaleye en düşük fiyat teklifi veren başvuru sahibinin teklifinin araçlara ilişkin K2 belgesi sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Asum Yemek Anonim Şirketi üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan kararda ihale tarihi ve saatinde zarf açma ve belge kontrol tutanağının düzenlendiği, ancak K2 ve taşıt belgeleri kısmına sehven var yazıldığının anlaşıldığı, başvuru sahibinin teklif dosyasında araç muayene belgesinin sunulduğu, ihale komisyonu tarafından şekil olarak benzer bir belge olması ve detaylı incelemenin ikinci oturumda gerçekleşecek olması sebebiyle ilk oturumda sehven “var” olarak yazıldığı, ancak ikinci oturumda ihale komisyonu karar tutanağında K2 yetki belgesi ve taşıt belgelerinin olmadığı yönünde karar alındığı, ayrıca başvuru sahibi tarafından şikâyet dilekçesi ekinde K2 yetki belgesinin ve Karayolları Düzenleme Genel Müdürlüğü ödeme bilgileri belgesinin sunulduğu, ancak ihalede yetki belgesi ile taşıt kartı istendiği, şikâyet dilekçesi ekindeki belgeler geçerli sayılsa dahi yetki belgesi şartını karşıladığı, ancak araç taşıt kartının sağlanmadığı, ayrıca başvuru sahibi tarafından ihale dosyasında sunulan araç ruhsat belgelerine göre e-devlet üzerinden yapılan yetki belgesi sorgulamasında 27BJD19 plakalı aracın taşıt kartının bulunduğu, 27AOB87 plakalı aracın taşıt kartının bulunmadığının tespit edildiği, ayrıca Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı VII. Bölge Müdürlüğünün 24.06.2019 tarih ve 3123 sayılı yazısında 27AOB87 plakalı taşıtın muayene şartı nedeniyle 02.09.2018 tarihinde resen düştüğü ve herhangi bir yetki belgesine sahip olmadığı hususlarının bildirildiği, dolayısıyla ihale komisyonu kararının yerinde olduğu ifade edilerek şikâyet başvurusu reddedilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası içerisinde bulunan zarf açma ve belge kontrol tutanağında başvuru sahibi için ayrılan satırda K2 yetki belgesinin “var” ibaresi üzerine “yok” olarak yazıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde Teknik Şartname’de istenen ruhsat, K2 belgesi, araç sigortası gibi belgelerin teklif dosyası kapsamında eksiksiz olarak sunulduğu, ancak ihale komisyonu tarafından zarf açma ve belge kontrol tutanağında K2 yetki belgesi “var” olarak doldurulduktan sonra, idarece sonradan sunulmadığının belirtildiği iddia edildiğinden ve itirazen şikâyet dilekçesi ekinde yer alan zarf açma ve belge kontrol tutanağında K2 yetki belgesinin “var” olarak yazıldığı görüldüğünden, itirazen şikâyet başvurusunun sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılabilmesini teminen, idareden 17.07.2019 tarihli ve 13085 sayılı yazımız ile başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında K2 yetki belgesinin sunulup sunulmadığının açıklığa kavuşturulması ve ihale komisyonu tarafından iki farklı zarf açma ve belge kontrol tutanağı düzenlenmiş ise gerekçesinin açıklanması talep edilmiştir.

İdarece Kuruma gönderilen 29.07.2019 tarihli yazıda başvuru sahibi tarafından teslim edilen teklif dosyasında K2 yetki belgesinin bulunmadığı, ancak zarf açma ve belge kontrol tutanağında sehven “var” olarak yazıldığı, ihale komisyonu tarafından yapılan ayrıntılı incelemede K2 yetki belgesinin olmadığının tespit edildiği hususları bildirilmiştir.

İdarece gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesi neticesinde, başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında K2 yetki belgesinin sunulmadığı anlaşılmıştır.

Öte yandan, idarece şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan karardan şikâyet dilekçesi ekinde sunulan K2 yetki belgesinin ve Karayolları Düzenleme Genel Müdürlüğü’nün 26.06.2019 tarihli yazısına istinaden başvuru sahibi tarafından ihale dosyasında sunulan araç ruhsat belgelerine göre e-devlet üzerinden yetki belgesi sorgulaması yapıldığı anlaşılmış olmakla birlikte, ihale dokümanında K2 yetki belgesinin teklif dosyası kapsamında sunulmasının istendiği, kamu ihale mevzuatı uyarınca yeterlik kriteri olarak belirlenen belgelere ilişkin yeterlik değerlendirmesinin isteklilerin teklif dosyası kapsamında sundukları belgeler üzerinden yapılacağı, şikâyet dilekçesi ekinde veya teklif verildikten sonraki herhangi bir aşamada sunulan belgelerin dikkate alınmasının ise mümkün olmadığı dikkate alındığında, yeterlik belgesi olarak belirlenen belgenin sunulmamış olmasının isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması için yeterli olduğu, teklif dosyası kapsamında sunulmayan belgeye ilişkin ayrıca bir inceleme veya araştırma yapılmasına gerek bulunmadığı, ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 56’ncı maddesi uyarınca teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin idarelerce tamamlatılamayacağı hükme bağlanmış olup, buna göre kamu ihale mevzuatında belge tamamlatılması mekanizmasının bulunmadığı, sadece sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde bu eksikliğin tamamlatılabileceği anlaşılmaktadır.

Netice itibariyle, başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında K2 yetki belgesinin sunulduğu iddia edilmiş olmakla birlikte, idarece gönderilen bilgi ve belgelere göre başvuru sahibinin teklif dosyası içerisinde söz konusu belgenin bulunmadığı ve idarenin cevabi yazılarında da başvuru sahibinin teklif dosyasında anılan belgenin yer almadığının belirtildiği dikkate alındığında, başvuru sahibinin teklifinin K2 yetki belgesini sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır. Öte yandan yukarıda da belirtildiği üzere teklif dosyası kapsamında sunulmayan belgenin tamamlatılması imkânı bulunmadığından, başvuru sahibinin bu yöndeki iddiasının da yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.