ihale dokümanı kapsamında hangi belgelerin teklif kapsamında sunulması gerektiği

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetleri ile yedek parça sağlanması” başlıklı 39’uncu maddesinde “ (1) Alım konusu malın özelliği göz önünde bulundurularak, satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetlerine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu hizmetlerin, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenmesi halinde ilgili mevzuat esas alınarak aday veya istekli tarafından sunulacak belgeler ve kriterler, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(2) İş ortaklığında ortaklardan biri, birkaçı veya tümü ortaklık oranlarına bakılmaksızın birinci fıkrada belirtilen yeterlik kriterini sağlayabilir. Konsorsiyumların katılabileceği ihalede, işin uzmanlık gerektiren kısımları göz önünde bulundurularak, satış sonrası servis, bakım ve onarım hizmetlerine yönelik düzenleme her bir kısım için ayrı ayrı yapılır. Konsorsiyum ortaklarından her biri, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği kısım için istenilen yeterlik kriterini sağlamak zorundadır.

(3) Alım konusu malın özelliğine göre, satış sonrası malın yedek parçasının sağlanmasına yönelik düzenleme yapılabilir. Ancak bu husus, ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak düzenlenemez. Yüklenici tarafından malın yedek parçasının sağlanması, sözleşmenin uygulanması aşamasında yerine getirilecek bir yükümlülük olarak teknik şartname ve/veya sözleşme tasarısında düzenlenir” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 1 Kalem Tıbbi Cihaz Temini

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

1 Kalem Tıbbi Cihaz Temini

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: İ.Ü. İstanbul Tıp Fakültesi Dekanlığı Taşınır Kayıt ve Kontrol Birimi Ayniyat Deposuna

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

1) Yerli malı teklif edecek istekliler; üreticinin kayıtlı olduğu tobb veya tesk’e bağlı oda\borsa tarafından düzenlenen yerli malı belgesini ihale dosyasında sunmalıdır.

2)İstekliler teklif edilecek ürünlerin T.C. Sağlık Bakanlığı Ulusal Bilgi Bankası (TİTUBB)’dan veya Ürün Takip Sitemi (ÜTS)’den ürünün kodunu ve ürünlerin Sağlık Bakanlığı’nca onaylandığını gösterir belgeyi teklifiyle birlikte sunacaktır.

3) İstekliler T.C. Sağlık Bakanlığı Ulusal Bilgi Bankası (TİTUBB)’dan veya Ürün Takip Sitemi (ÜTS)’den Firmanın Bayi, Anabayi yada Tedarikçi kodunu gösterir belgeyi ihale dosyasında teklifi ile birlikte sunmalıdır.

4) Teklif edilen cihaz kapsam dışı ise kapsam dışı beyanı ile birlikte CE veya FDA veya TSE onaylarından birine sahip olduklarına dair belgeyi ihale dosyasında sunmalıdır.

5) İstekliye veya yetki aldığı firmaya ait TSE’nin ‘Hizmet Yeterlilik Belgesi” ve Sağlık Bakanlığı’nın ”Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi”ni ihale dosyasında sunmalıdır.

6) İstekliler tarafından teklif edilecek sistem Multislice, Multidedektör, Tüm Vücut tek tüplü sistemlerde en az 256 sıra, çift tüplü sistemlerde en az toplam 128 sıra olacak ve tek rotasyonda en az gerçek 256 kesit alacaktır. Üretiminin halen sürdüğünü, imalatı durdurulması düşünülen veya kullanılmış, yenilenmiş (refurbished) bir sistem önermediğini dair belgeyi ihale dosyasında sunmalıdır.

7) İstekliler, kumanda konsolu ve iş istasyonlarındaki işletim programı ve sistemle verilmiş olan tüm mevcut yazılımları, Bilgisayarlı Tomografi Cihazının teslim tarihinden itibaren garanti süresi içerisinde herhangi bir ücret talep etmeden güncelleyeceğine dair yazılı beyanı ihale dosyasında sunmalıdır.

8) İstekliler ihaleye girmeden önce cihazların konulacağı yeri ve değişikliklerden etkilenecek ve tadilat yapılacak yerleri görmeli ve ilgili bölümün düzenleyeceği yer gördü belgesini imzalayarak ihale dosyasında sunmalıdır.

Yükleniciler sözleşme sırasında, yukarıda belirtilen direktifler kapsamındaki üzerinde kalmış bulunan ürünlerin ismini, birim fiyatını, markasını, UBB barkot no’sunu, ürünün tedarikçisi ise firma tanımlayıcı no’su, bayi ise bayi kodunu ve bir ürüne ait farklı özelliklerin olması durumunda da (ebat, genişlik, uzunluk vs..) bu ürünlere ait UBB barkod no’sunu da açıklama kısmına ekleyerek http://212.175.169.97/IBY/Publish.htm veya https://utsuygulama.saglik.gov.tr/UTS ‘den hazırlamış olduğunuz dosyayı dijital ortamda (cd, disc,usb vb.) idareye sunmalıdır.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.

…

7.5.6.

1. İstekliler, teklif ettiği cihazın teknik özelliklerini, çalışma ortam koşullarını, standart ve opsiyonel (isteğe bağlı) aksesuar listesini, tüm dış görünümünü net olarak gösteren ve tam boy resmini de içeren üretici tarafından hazırlanan katalog veya tanıtım dokümanlarını teklif dosyasına eklemek zorundadır. Başka bir dilde sunulan katalog veya tanıtım dokümanlar noter onaylı Türkçe tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. İstekli, cihaz ile ilgili teknik özellikleri cihazın bu katalog ve dökümanları üzerinde veya katalog ve dokümanların onaylı Türkçe tercümeleri üzerinde, teknik şartnamedeki maddelere karşılık gelecek şekilde tek tek işaretleyerek gösterecektir.

2. İstekliler, kurum gerekli gördüğü takdirde ihale tarihinden itibaren tüm kalemler için 10 gün içerisinde İ.Ü. İstanbul Tıp Fakültesi Biyomedikal Bölümü gözetiminde, teklif ettikleri cihazları ile kurumda ürün tanıtımı (demo) yaparak bu şartname maddelerini yerine getirdiklerini kanıtlayacaklardır. Bunun için gerekli ekipmanın sağlanması firmanın sorumluluğundadır.” düzenlemesi,

İhale İlanı’nın 5’inci, İdari Şartname’nin 35’inci maddelerinde ve Teknik Şartname’nin “Üstün özellikler” kısmında “İhalede, ekonomik olarak en avantajlı teklif, fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınmak suretiyle belirlenecektir. Değerlendirmede aşağıdaki formül kullanılacak ve ihale, formülle hesaplanan efektif fiyat teklifi en düşük olan isteklide kalacaktır.

Efektif Fiyat = A + B

A: İsteklinin Teklif Ettiği İhale Fiyatı

B: İsteklilerin döviz cinsinden vereceği 8 (sekiz) yıllık tüp, dedektör, otomatik enjeksiyon pompası, iş istasyonu, monitörler, yardımcı ekipmanlar, vakumlu ve istisnai parçalar dâhil parçalı bakım-onarım bedeli, ihale günü ve saatindeki merkez bankası kurlarına göre TL’ye çevrilerek formüle yansıtılacaktır. (Sistemin çalıştığı sürece, kurumun yükleniciyle garanti süresi bitiminden sonra yapacağı yıllık tüp, dedektör, otomatik enjeksiyon pompası, iş istasyonu, monitörler, yardımcı ekipmanlar, vakumlu ve istisnai parçalar dâhil bakım-onarım anlaşmalarında, yüklenici tarafından ihale sırasında verilen sekiz yıllık bakım-onarım bedeli, döviz cinsinden sekize bölünerek, yıllık tüp, dedektör, otomatik enjeksiyon pompası, iş istasyonu, monitörler, yardımcı ekipmanlar, vakumlu ve istisnai parçalar dâhil bakım-onarım bedeli belirlenecek ve o tarihteki merkez bankası kurlarına göre TL’ye çevrilerek hesaplanan bedel üst sınır olarak kabul edilecektir. İsteklilerin her yıl için önereceği bakım onarım bedel tutarı, teklif etmiş olduğu ihale fiyatının % 8’sini geçmeyecektir. Ekte belirtilen örnek bakım onarım şartnamesine göre anlaşma yapılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Teklif dosyasında istenen belgeler” başlıklı kısmında 1.İstekliye veya yetki aldığı firmaya ait TSE’nin “Hizmet Yeterlilik Belgesi” ve Sağlık Bakanlığı’nın “Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi”

2. Teklif edilen cihazın Ürün Onay Belgesi (Tıbbi Cihaz Yönetmeliği kapsamında teklif ettikleri ürünlerin Sağlık Bakanlığı tarafından onaylandığına dair belge).

2.1 İstekliler; tıbbi cihaz durumu, tedarikçi/bayi belgelerinin yer aldığı çıktıları teklifleriyle birlikte sunmalıdır. İstekliler tarafından sunulan bu belgelerin sorgulamaları, öncelikle Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) Ürün Takip Sistemi (ÜTS) https://utsuygulama.saglik.gov.tr/ adresinden yapılacaktır. Eğer ürün ÜTS’de kayıtlı değil ise bu belgelerin sorgulamaları TİTUBB sisteminden yapılacaktır.

2.2 Tıbbi cihaz yönetmelik kapsamı dışında olan ürünler için isteklilerin kapsam dışı yazılı beyanları esastır. Eğer teklif edilen cihaz kapsam dışı ise kapsam dışı beyanı ile birlikte CE veya FDA veya TSE onaylarından birine sahip olmalıdır.

3. İstekli, teklif ettiği cihazın teknik özelliklerini, çalışma oıtam koşullarını, standart ve opsiyonel (isteğe bağlı) aksesuar listesini, tüm dış görünümünü net olarak gösteren ve tam boy resmini de içeren üretici tarafından hazırlanan katalog veya tanıtım dokümanlarını teklif dosyasına eklemek zorundadır. Başka bir dilde sunulan katalog veya tanıtım dokümanlar onaylı Türkçe tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. İstekli, cihaz ile ilgili teknik özellikleri cihazın bu katalog ve dokümanları üzerinde veya katalog ve dokümanların onaylı Türkçe tercümeleri üzerinde, teknik şartnamedeki maddelere karşılık gelecek şekilde tek tek işaretleyerek gösterecektir.” düzenlemesi,

Örnek periyodik bakım/onarım hizmeti (parçalı) Teknik Şartnamesi’nin “A. Teklif dosyasında istenen belgeler” maddesinde “1. İstekliye veya yetki aldığı firmaya ait TSE’nin “Hizmet Yeterlik Belgesi”

2. İlgili cihazın marka ve modeline göre temsilcilik veya yetki belgesi

3. Sözleşme kapsamı dışında kalan parçaların döviz cinsinden fiyat listesi” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanı düzenlemelerinden ekonomik açıdan en avantajlı isteklinin fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak tespit edileceği, fiyat dışı unsurun isteklinin teklif ettiği fiyat ile isteklilerin döviz cinsinden vereceği 8 yıllık bakım onarım maliyeti toplamı sonucu fiyatı düşük olan isteklinin ekonomik açıdan en avantajlı istekli olarak tespit edileceği, Teknik Şartname ekinde yer alan örnek bakım onarım şartnamesine göre sözleşme imzalanacağı anlaşılmaktadır.

İstekliler tarafından sunulan tekliflerin örnek bakım onarım şartnamesi dikkate alınarak hazırlanması gerektiği, anılan istekli tarafından da “Fiyat dışı unsurlara ilişkin üstün özellikler beyannamesi”nin sunulduğu, ihale dokümanı kapsamında hangi belgelerin teklif kapsamında sunulması gerektiğinin açıkça belirtildiği, ancak istekliler tarafından örnek bakım onarım şartnamesinin teklif kapsamında sunulması gerektiği yönünde herhangi bir düzenlemenin yer almadığı, sözleşmenin örnek bakım onarım şartnamesine göre yapılacağına yönelik düzenlemelere yer verilmekle birlikte teklifi kapsamında örnek bakım onarım şartnamesinin sunulması yönünde bir düzenlemenin yer almadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Toplantı No : 2020/001
Gündem No : 43
Karar Tarihi : 08.01.2020
Karar No : 2020/UM.I-37