ihale teklif kapsamında sunulan Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesinde “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” şerhi yer almakla birlikte ilgili şerhin noter veya ihaleyi yapan idarece düşülmemesi hk
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü yer almaktadır.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir
…
(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
(8) Aday veya istekliler tarafından, yedinci fıkradaki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla başvuru veya teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir…” hükmü yer almaktadır.
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
- d) Bu Şartnamenin 7.4 ve 7.5 inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,
…
ı) İstekliler Tıbbi Cihaz “Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği” kapsamında teklif ettiği ürünler için “Satış Merkezi Yetki Belgesi” ihale teklif zarfında sunulacaktır.
İstekliler ve teklif ettikleri ürünlerin Sağlık Bakanlığı T.C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası (TİTUBB) sistemine veya Ürün Takip Sistemine (ÜTS) kayıtlı olması ve Tıbbi cihazlar/ürünler için yapılan kayıtlarda/bildirimlerde “Sağlık Bakanlığı Onaylıdır” ibaresi aranacaktır. İhaleye teklif veren istekli tedarikçi firma (üretici/ithalatçı) ise kendisine ait, bayi ise tedarikçi firma ve bayisi olarak tanımlandığını gösterir kayıtlarını (T.C. Sağlık Bakanlığının ilgili web sitesinden alınan kayıt belgeleri) teklif ettikleri ürünlere ait TİTUBB veya ÜTS kayıtları ile birlikte sunacaklardır. Teklif edilen ürünlerin kayıtlı olduğunu gösterir barkod numaraları teklif ile birlikte kalem sıra numarası belirtilerek liste halinde ve/veya Ürünlerin barkod numaralarını Birim Fiyat Teklif Cetvelinde göstereceklerdir. Tıbbi Cihaz Uygulama Yönetmeliğine göre kapsam dışı olan malzemelerin kapsam dışı olduklarını gösterir üretici firma veya distribütör firma tarafından verilmiş belge yada resmi makamlarca verilen kapsam dışı olduğunu gösterir belge ihale teklif zarfında sunulacaktır.
…
7.7. Belgelerin sunuluş şekli:
7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.7.1.1. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.
…
7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler…” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda aktarılan düzenlemeler çerçevesinde, isteklilerce teklif dosyası kapsamında Satış Merkezi Yetki Belgesi’nin sunulması gerekmekte olup, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesi ile yine yukarıda aktarılan ihale dokümanı düzenlemeleri uyarınca, kural olarak, belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneği ya da ihale tarihinden önce ihaleyi yapan idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen sureti sunulabileceği; öte yandan istisnai bir durum olarak, sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmayacağı anlaşılmaktadır.
Yapılan incelemede, 05.02.2020 tarihli ihale komisyonu kararında “…İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1. madesinin; 7.7.1.1. maddesinde isteklinin; “İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.” hükmü gereği “ihale konusu işin yerine getirilebilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. Belgeler” ihale dosyasında sunduğu belgenin suret olduğu noter tasdikli olmadığı tespit edilerek değerlendirme dışı bırakılmıştır…” ifadelerine yer verilerek başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.
Başvuru sahibinin şikayetine idare tarafından verilen cevapta “…Sunmuş olduğunuz Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi suret olarak sunulmuş, bahsettiğiniz üzere belge kurumun yetkilisi tarafından kaşelenmiş ve imzalanmış olduğunu belirtmişsiniz. Fakat ihale günü tarafımıza sunulan belge ile itiraz dilekçenizin ekinde sunulan Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi arasında tutarsızlık olduğu tespit edilmiştir. İhale dosyasında sunulan “Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi”nde imza sahibinin adı unvanı belirtilmemiş, suret bir belge olup;
Tüm bu bahsi geçen konuya itirazınız uygun görülmemiştir…” denilmek suretiyle bahse konu tıbbi cihaz satış merkezi yetki belgesinin idarece “imza sahibinin adı unvanı belirtilmeyip, suret bir belge olduğu, şikayet dilekçesi ekinde sunulan belge ile ihale tarihinde sunulan belge arasında çelişkiler olduğunun” belirtildiği anlaşılmıştır.
Yapılan incelemede, başvuru sahibi tarafından teklifi kapsamında İstanbul Valiliği İl Sağlık Müdürlüğünce düzenlenmiş Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi’nin sunulduğu, söz konusu belgenin İl Sağlık Müdürü tarafından düzenlenip imzalandığı, idarece ihale işlem dosyası Kuruma (KİK) gönderilirken ilgili belgenin idari ve mali hizmetler müdür yardımcısı tarafından 2 kere onaylandığı, ayrıca belgede “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” şerhi ve şerh altında ad ve unvan belirtilmemiş bir imzanın yer aldığı tespit edilmiştir.
Başvuru sahibi tarafından teklif kapsamında sunulan Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi’nde “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” şerhi yer almakla birlikte ilgili şerhin noter veya ihaleyi yapan idarece düşülmediği, bu haliyle söz konusu belgenin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29.1’inci maddesine uygun olarak sunulmadığı anlaşılmıştır.
Kaldı ki söz konusu şerhin altında herhangi bir unvan ve kişi adının yer almadığı, sadece imzanın yer aldığı bu haliyle belgede yer alan “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” şerhinin kim tarafından düşüldüğünün anlaşılamadığı tespit edilmiştir.
Başvuru sahibi istekli tarafından itirazen şikayet dilekçesi ekinde sunulan Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesinde teklif dosyasında sunulan belgeden farklı olarak Fatih İlçe Sağlık Müdürlüğünün mührü ve “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” şerhinin düşüldüğü ve bu şerhin altında belgeyi onaylayan kişinin adı, unvanı ile imzasının bulunduğu ve ilgili belge dikkate alınarak değerlendirme yapılması gerektiğinin iddia edildiği görülmüştür. Öncelikle belirtmek gerekir ki, söz konusu belgenin itirazen şikayet dilekçesi ekinde sunulduğu görülmüş olup, teklif dosyasında yer almayan bir belge dikkate alınarak değerlendirme yapılamayacağı anlaşılmıştır. Kaldı ki itirazen şikayet dilekçesi ekinde sunulan belge incelendiğinde söz konusu belgenin İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü’nce düzenlenmiş asıl belge olarak sunulmadığı, fotokopi olarak sunulan belgenin Fatih İlçe Müdürlüğünce onaylatılıp, “ibraz edilen belgenin aslına uygundur” kaşesinin vurularak sunulduğu tespit edilmiştir.
Yukarıda tespitler çerçevesinde başvuru sahibinin sunduğu Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi’nin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29.1’inci maddesine uygun olarak sunulmadığı görüldüğünden başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
Buna ek olarak kamu ihale mevzuatında belgelerin sunuluş şekline ilişkin olarak tanımlanan, sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartların aranmaması hususu açısından inceleme yapıldığında ise; teklif zarfında sunulan belge kapsamında internet üzerinden teyit yapılabilmesinin mümkün olmadığı, bu nedenlerle sunulan belgenin, belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenleme kapsamında da değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
| Toplantı No | : 2020/013 |
| Gündem No | : 51 |
| Karar Tarihi | : 18.03.2020 |
| Karar No | : 2020/UM.II-590 |