kayıt tarihi by

Toplantı No : 2020/001
Gündem No : 41
Karar Tarihi : 08.01.2020
Karar No : 2020/UH.I-35
BAŞVURU SAHİBİ:

Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/385484 İhale Kayıt Numaralı “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup Hbys Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kütahya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 24.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup Hbys Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.nin 19.11.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.11.2019 tarihli yazısı ile üzerine, başvuru sahibince 02.12.2019 tarih ve 51590 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1538 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yapılan demonstrasyonun (demo) taahhüt ettiği Oracle VTYS üzerinde çalışan bir sistemle yapmadığı, bu nedenle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. tarafından hizmet planlama ve yönetim modülünde belirtilen maddelere ilişkin herhangi bir demo yapılmadığı, buna rağmen idarece şikâyete verilen cevapta söz konusu firmanın demo işleminin başarı ile tamamladığının ifade edildiği, buna göre idarece yaptırılmayan bir demoya dayalı olarak ilgili şirketinin başarılı kabul edildiği, kamera kayıtları incelendiğinde söz konusu istekli tarafından ne İhtiyaç Yönetim Bilgi Sistemi ne de Klinik Mühendislik Bilgi Yönetim Sistemine ilişkin demo yaptığının görüleceği, öte yandan, Teknik Şartname’de belirtilen düzenleme uyarınca demo yapılabilmesi amacıyla 2 aylık verinin idare tarafından isteklilere teslim edilmesi gerektiği, ancak idarece 16 yıllık verinin teslim edildiği, aynı Şartname’nin 2.5’inci maddesine uygun olarak demo işlemlerinin tutanak altına alınmadığı, teslim edilen verinin VEM denetiminden geçmiş biri veri olmadığı, demo kapsamında aktarımı yapılan veriyi kontrol etme olanaklarının bulunmadığı, bunun da işin doğasına aykırı olduğu, kendi demoları kapsamında yapılan veri aktarımında tespit edilen 13 adet aykırılığın, aykırılık niteliğinde olmadığı ve bu tespitin hatalı olduğu, bu nedenle kendileri tarafından yapılan demonun yenilenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu hizmet işinin adının “İl Sağlık Müdürlüğü ve Sağlık Tesislerine Ait 3 Grup HBYS Hizmet Alımı” olarak belirtildiği, aynı Şartname’nin 19’uncu maddesinde teklif ve sözleşme türünün birim fiyat teklif ve sözleşme olarak belirlendiği görülmüştür.

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1. 3 Grup” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İdare ihaleye giren firmalardan ekonomik açıdan en avantajlı fiyat teklifi veren firmadan başlamak üzere demontrasyon yapılacaktır. Demontrasyon teknik şartnamede istenilen kriterlere göre gerçekleştirilecektir.

Belge Kontrolden geçen ve yaklaşık maliyet altı olan bütün firmalar Demoya çağrılacaktır. Demoya katılan bütün firmalar demo için idarece belirlenen sürede veri aktarımlarını tamamlayıp demoya gelecektir.

Yüklenici firma işçi alınması, işçilere İş Kanunu’ndan doğan haklarının ödenmesi, işçi çıkartılması ve sair konularda tüm sorumluluk yüklenici firmaya ait olup, idare bu konuda sorumlu sayılmayacaktır. İdarenin bu konuda yapacağı her türlü ödeme yükleniciye rücu edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Genel Hususlar” başlıklı 1’inci maddesinde “Demonstrasyon sırasında yazılımın çalışma sistemi ile altyapısı incelenecek olup, istenen yapıya uygun olmayan yazılıma sahip olmayan istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

“Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

2.2. Demo, İdarenin sağlayacağı mekanda yapılacaktır.

2.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen tüm personel katılabilir ancak karara katılamaz.

2.4. Demoya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılacaktır.

2.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporu tutulacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

2.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük;/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

2.7 Teknik Şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeleri İsteklilerce karşılanacaktır.

2.8 MKYS, MEDULA,TİG, Sağlı.Net Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

2.9. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonu geçersiz sayılacaktır.

2.10. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite çalışması esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

2.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

Birinci Aşama-Veri Aktarım Yeteneği
1.1.1. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

1.1.2. Veri aktarımı için ihaleden belge uygunluğunu sağlayan ve yaklaşık maliyetin altında kalan firma temsilcilerine tebligat yapılacaktır. Katılım sağlamayan ancak dosya gönderen isteklilere telefon, eposta ve EKAP üzerinden bildirim yapılacaktır. Bildirim tarihinden itibaren 3. gTeknikün (tatil gününe denk gelirse takip eden ilk iş günü) istekliler data aktarımı için gerekli cihaz ve malzemeleri ile idare tarafından gösterilen binada veri aktarımı için hazır bulunacaktır. Bu aktarımlar sağlaması için istekli yeterli kapasitedeki sunucu, enerji kablosu ve ek malzemeleri tedarik etmek zorundadır. İdare isteklilere 2019 yılının 2 aylık verilerini gizlilik sözleşmesini imzalamasına müteakip teslim edecektir. İsteklinin getirmiş olduğu cihazlar hiçbir suretle internet bağlantısı yapılmayacak olup, aktarımları idarenin belirlemiş olduğu lokasyonda yapacaktır. Bu iş ve işlemler için en fazla 7 takvim günü verilecektir. Bu işlem için istekliler 7 gün süresince 24 saat çalışma imkanı bulabilecektir. İsteklinin kendisinden kaynaklanmayan (elektrik kesintisi vb.) durumlarda tüm isteklilerin etkilenmesi sonucunda kaybedilen süre komisyon tarafından tüm isteklilere tanınacaktır. Aktarım demonstrasyonun bir parçası olduğundan 7 takvim günü içerisinde aktarımları sağlamayan istekliler demonstrasyondan geçmemiş sayılacaktır. İsteklinin getirmiş olduğu cihaz ihale demo süresi boyunca idarede saklanacak olup ihale sürecinin tamamlanmasına müteakip sunucu içerisindeki veriler silindikten sonra teslim alacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Kısmi teklife açık olup üç kısımdan oluşan başvuruya konu ihalede, başvuru sahibi istekli tarafından ihalenin yalnızca birinci kısmına teklif verildiği görülmüş olup, bu durumda itirazen şikâyet dilekçesinde belirtilen ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci istekliye yönelik iddiaların ihalenin birinci kısmında ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenen isteklilere yönelik olduğu anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde istekliler tarafından teklif edilen yazılımların teknik değerlendirmesinin demonstrasyon (demo) yoluyla yapılacağı düzenlenmiş, Teknik Şartname’de demo işlemlerinin detaylarına yer verilmiştir. Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, ilk aşama demo işleminin veri aktarımına ilişkin olduğu, veri aktarım demosu için idare tarafından 2019 yılına ilişkin 2 aylık verinin isteklilere teslim edileceği, demonun bu veriler üzerinden yapılacağı, birinci aşama veri aktarım demosunu tamamlayanların sonraki aşama demolara davet edileceği, yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve ilgili istekli tarafından imzalanmış demo raporunun tutulacağı, istekli tarafından herhangi bir sebepten dolayı tutanakta imzadan imtina edilirse bu durum tutanakta açıkça belirtileceği düzenlemiştir.

Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihalenin birinci kısmına beş isteklinin teklif verdiği başvuru sahibi istekli dahil üç isteklinin teklifinin yapılan veri aktarımına ilişkin demo sonucunda teklif edilen yazılımın teknik şartnameyi karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan ihalenin birinci kısmına ait “Data Aktarım Sonucu Teknik Rapor” başlıklı tutanakta, ihalenin birinci kısmına ilişkin data aktarım demosunun 10-18 Ekim 2019 tarihleri arasında ses ve görüntü kaydı yapılarak tamamlandığı belirtilmiş, demo sonucunun 21.10.2019 tarihinde teknik üyeler tarafından değerlendirildiği hususuna yer verilmiş, ve söz konusu raporun ihale komisyonun uzman üyeleri (üç kişi) tarafından imzalandığı görülmüştür.

Söz konusu raporun; ihalenin birinci kısmında ihale üzerinde bırakılan Panates Bilişim ve Teknik San. Ltd. Şti’ye ilişkin kısmında “… İsteklisine toplamda 90 soru (Ek:-7 Panates isteklisine sorulan sorular) yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları Ek-8’de mevcut olup, istekliden cevapları kaşeli ve imzalı şekilde alınmıştır. Komisyonumuzca yapılan değerlendirmede 2 sorunun (rasyon ve tomografi sorular) hatalı olduğu tespit edildiğinden dolayı bu sorular iptal edilmiştir. Panates isteklisine toplamda 88 soru yöneltilmiş olup, bu soruların 88’ine doğru cevap verilmiştir. İsteklinin data aktarım oranı ölçeklendirildiğinde % 100 başarı (Ek-9) sağladığı görülmüştür.” hususuna,

Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci istekliye ilişkin kısmında “… İsteklisine toplamda 80 soru (Ek:-10 Sisoft isteklisine sorulan sorular) yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları Ek-11’de mevcut olup, istekliden cevapları kaşeli ve imzalı şekilde alınmıştır. Komisyonumuzca yapılan değerlendirmede 2 sorunun (rasyon ve tomografi sorular) hatalı olduğu tespit edildiğinden dolayı bu sorular iptal edilmiştir. Sisoft isteklisine toplamda 78 soru yöneltilmiş olup, bu soruların 78’ine doğru cevap verilmiştir. İsteklinin data aktarım oranı ölçeklendirildiğinde % 100 başar (Ek-12) ı sağladığı görülmüştür.” hususuna,

Başvuru sahibine ilişkin kısmında “… İsteklisine toplamda 88 soru (Ek:-1 Bilfo isteklisine sorulan sorular) yöneltilmiştir. Bu soruların cevapları Ek-2’de mevcut olup, istekliden cevapları kaşeli ve imzalı şekilde alınmıştır. Komisyonumuzca yapılan değerlendirmede 2 sorunun (rasyon ve tomografi sorular) hatalı olduğu tespit edildiğinden dolayı bu sorular iptal edilmiştir. Bilfo isteklisine toplamda 86 soru yöneltilmiş olup, bu sorulardan 57’sine doğru cevap vermiştir. İsteklinin data aktarım oranı ölçeklendirildiğinde, % 66,28 (Ek-3) başarı sağladığı görülmüştür. İsteklinin aktarım yapamadığı konu başlıkları; performans puanları, konsültasyon bilgileri, order bilgileri, ameliyata giren ekip bilgileri, ameliyat grup bilgileri, fatura bilgileri, personel özlük bilgileri, başvuru yapan hasta bilgileri, triaj bilgileri, hizmet bilgileri, ameliyat sayıları, sevk sayıları, e reçete sayıları aktarımlarında hatalar olduğu tespit edilmiştir.” hususuna yer verilmiş, söz konusu rapora demoya katılan her bir istekliye sorulan sorular ile istekli tarafından verilen cevaplara ilişkin ekran görüntülerinin eklendiği görülmüştür. Söz konusu rapor esas alınarak hazırlanan tutanakta, raporda yer alan tespitler çerçevesinde başvuru sahibi isteklinin data aktarımın hatalı olduğu, demonun ikinci aşamasına Panates Bilişim ve Teknik San. Ltd. Şti. ve Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. ile devam edileceği belirtilmiş ve söz konusu tutanak ihale komisyonu üyelerince imzalanmıştır.

İhale komisyonu tarafından yapılan demoya ilişkin raporun ihale komisyonu uzman üyeleri tarafından imzalandığı, her bir soruya ilişkin ekran çıktılarının ilgili rapor ekine konulduğu, veri aktarımına ilişkin tutanakta isteklilerin imzasının bulunmadığı görülmüştür. Şikâyete verilen cevapta ilgili tutanakların istekli tarafından imzalandığı belirtilmişse de, yapılan incelemede isteklinin yapılan sorgulara ilişkin ekran görüntülerinde imzasının bulunduğu, bu belgelerdeki imzanın söz konusu imzanın ekran görüntülerinin kendisine ait olduğuna yönelik olduğu, bu belgelerin değerlendirilmesine ilişkin bir irade açıklaması niteliğinde olmadığı anlaşılmıştır. Öte yandan, Teknik Şartname’nin 2.5’inci maddesinde demo sonucunda hazırlanacak raporun, ihale komisyon üyelerinin yanı sıra ilgili istekli tarafından da imzalanacağı, isteklilerin söz konusu raporu imzalamaktan imtina etmesi durumunda bu hususun demo raporunda belirtileceği düzenlenmiştir. Nitekim ihale komisyonu tarafından veri aktarımını geçen isteklilere yapılan ikinci ve üçüncü aşamalara ilişkin hazırlanan demo tutanakları incelendiğinde, söz konusu tutanakların ihale komisyonunun uzman üyelerinin yanı sıra Teknik Şartname’de belirtilen düzenlemeye uygun olarak ilgili istekliler tarafından imzalandığı görülmüştür.

Ayrıca, Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde idarenin demo amacıyla 2 aylık veri isteklilere teslim edileceği düzenlemiştir. İdarece başvuru sahibine verilen cevapta “… ihaleye iştirak eden tüm isteklilere sadece vem görüntüleri değil tüm verileri ve kodları içeren data ham hali ile vem görüntüleri 2 aylık olarak kısıtlanarak teslim edilmiştir. İsteklere kontrol etme şansı idaremizce tanınmıştır. İsteklilere tanınan kontrol ve aktarım süresince herhangi bir istekliden itiraz başvurusu gelmemiştir. Tüm isteklilere aynı veri teslim edilmiş olup, eşit imkanlar ve süre tanınmıştır. Aktarımı teslim edilen data ile başarılı yapan istekli mevcuttur…” denilmiştir. İdarenin cevap yazısında yer alan hususlar dikkate alındığında, VEM görüntülerinin 2 aylık olarak kısıtlanmasına karşın, ham datanın herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan isteklilere teslim edildiği sonucuna varılmıştır.

İhale komisyonu tarafından tekliflerin değerlendirilmesi işlemlerinin, 4734 sayılı Kanun ile ikincil mevzuatta yer alan kurallar ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelere göre yapılması gerekmekte olup, ihale dokümanın bir parçası olan Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere aykırı olarak, demo raporunun ilgili isteklinin imzasını taşımadığı veya raporda isteklinin imzadan imtina ettiğine dair herhangi bir şerhin bulunmadığı, ayrıca Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeye aykırı olarak demo için ham datanın herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan isteklilere teslim edildiği, sadece VEM görüntülerinin iki aylık kısıtlanarak verildiği, demo raporundan da anlaşıldığı üzere her bir istekliye farklı sayıda soru sorulduğu ve bu durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği, isteklilerin eşit şartlarda değerlendirilmediği anlaşıldığından, bu haliyle yapılan demo işlemine dayalı olarak ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin birinci kısmında veri aktarımına ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.