ihalede uyuşmazlığın, başvuru sahibinin kendi varlıkları arasında bulunmayan (aktifinde yer almayan) araçların edinim bedelleri esas alınarak bu bedeller üzerinden Çevre Şehircilik Bakanlığı tarafından yayımlanan formüller üzerinden araç giderlerinin amortisman gideri (diğer giderler için de aynı yöntem kullanılmıştır.) hesaplanmak suretiyle açıklandığı, ancak ihale komisyonunca söz konusu açıklamanın isteklinin aktifinde yer almayan araçların edinim bedelleri ile açıklama yapılamayacağı gerekçesiyle uygun görülmemesi

Çevlog Ayrıştırma ve Geri Kazanım Lojistik Anonim Şirketi-Ege Tem Şehir Temizliği Hizmetleri Nakliyat Turizm İnşaat Taahhüt Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi İş Ortaklığı,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Dairesi Başkanlığı Hizmet Alımları Şube Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/692926 İhale Kayıt Numaralı “2020 Yılı İçin Çekici ve Semitreyler Kiralanması” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir Büyükşehir Belediye Başkanlığı Satınalma Dairesi Başkanlığı Hizmet Alımları Şube Müdürlüğü tarafından 24.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2020 Yılı İçin Çekici ve Semitreyler Kiralanması” ihalesine ilişkin olarak Çevlog Ayrıştırma ve Geri Kazanım Lojistik Anonim Şirketi-Ege Tem Şehir Temizliği Hizmetleri Nakliyat Turizm  İnşaat Taahhüt Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi İş Ortaklığının 16.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.04.2020 tarih ve 16482 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.04.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/620 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerinin aşırı düşük teklif olarak değerlendirildiği, aşırı düşük teklif açıklamalarının 1 adet çekiciye ilişkin “Araç, Demirbaş ve Diğer Sabit Kıymetler Listesi” ve araç ruhsatı üzerinden, 11 adet çekici ve 12 adet semi treyler için ise fiyat teklifi (proforma fatura) üzerinden hesaplama yapıldığı, formülde kullanılan (A) değerinin aracın veya ekipmanın satın alma değerini ifade ettiği,

Aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülmemesine ilişkin olarak komisyon kararında, 11 adet çekici için proforma fatura ve 12 adet semi treyler için fiyat teklifi sunulduğu, giderlere ait sunulan icmal tablosunda 11 adet çekici ve 12 adet semi treyler için Çevre ve Şehircilik Bakanlığının genel fiyat analizlerine dayanılarak açıklama yapıldığı, bahsi geçen araçlara ait analiz tabloları incelendiğinde (A) amortisman değerine yer verildiği ve bu değerin proforma faturadaki ve fiyat teklifindeki birim fiyatlar olarak gösterildiğinin tespit edildiği, söz konusu amortisman değerinin kendi araçları için kullanılabileceği, proforma fatura ve fiyat teklifinin kendi malı olmasını tevsik etmediği, kendi malı olduğuna dair “Araç, Demirbaş ve Diğer Sabit Kıymetler Listesi”, araç ruhsatları vb. belgelerin sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin reddedildiği,

İhale komisyonu kararı ve idareye şikayet başvurusu üzerine verilen cevapta belirtilen “(A) amortisman değeri” tanımının hatalı olduğu, şikayet başvurusunda da belirtildiği üzere söz konusu (A) değerinin Çevre ve Şehircilik Bakanlığının genel fiyat analizlerinde kullanılan makine analizine ilişkin kamu kurum ve kuruluşlarının tümünde geçerli olan araç ya da makine ve ekipman satın alma değeri olduğu, anılan Bakanlığın söz konusu formüllerin kullanılmasına yönelik mevzuatında kendi malı şartı olması gerektiğine yönelik bir düzenlemenin bulunmadığı, idarenin yaklaşımında kendi malı olunmaması durumunda söz konusu formüllerin kullanılmasına olanak sağlamadığı, böyle bir durumun ihalenin üzerlerine kalmadan makine ve ekipmanın satın alınması yükümlülüğünü doğurduğu, idarece hazırlanan yaklaşık maliyette söz konusu formülün kullanıldığı, yaklaşık maliyet hesabında kullanılan bir hesap yönteminin aşırı düşük teklif açıklamasında kabul edilmemesinin mevzuata aykırı olduğu,

Öte yandan, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde aşırı düşük teklif açıklamalarına ilişkin sunulan fiyat tekliflerinde, kendi malı olması gerektiğine ilişkin bu yönde bir düzenlemenin yer almadığı, açıklamalarının mevzuata aykırı olmaması ile birlikte anılan formül değerinin kamu kurum ve kuruluşlarınca kabul edilen analizler olduğu ve bunların da dışına çıkılmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İncelemeye konu ihalenin İzmir Büyükşehir Belediyesi Satınalma Dairesi Başkanlığı Hizmet Alımları Şube Müdürlüğü tarafından yapılan “2020 Yılı İçin Çekici ve Semitreyler Kiralanması” ihalesi olduğu, ihalede 19 adet dokümanın indirildiği, 24.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen ihaleye 10 adet teklifin verildiği, 06.03.2020 tarihli ihale komisyonu kararında ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak Aktepe Group İnşaat Nakliye Temizlik Gıda Pazarlama Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak Teos Elektrik İnşaat Limited Şirketi – Ares Nakliyat İnşaat Tekstil Temizlik Sosyal Hizmetler Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığının belirlendiği, başvuru sahibinin teklifinin ise aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülmemesi sebebiyle reddedildiği,

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

           b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

           gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

…

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.” açıklamaları yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihale komisyonunun verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edileceği, bu tekliflerin reddedilmeden önce idarenin belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak istenileceği, Kamu İhale Genel Tebliği’nde isteklilerin aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini açıklama yöntemlerine yer verildiği ve idarece değerlendirmelerde hangi hususları göz önünde bulunduracağı belirtilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “Madde 2 – İhale konusu işe ilişkin bilgiler

2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2020 YILI İÇİN ÇEKİCİ VE SEMİTREYLER KİRALANMASI

b) Miktarı ve türü:

2020 YILI İÇİN ÇEKİCİ VE SEMİTREYLER KİRALANMASI HİZMETİ ALIMI – 45.000 SAAT

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: İlçelerde bulunan Transfer İstasyonu, Transfer Rampaları ve Harmandalı Düzenli Katı Atık Depolama Alanı ile İdarenin Belirleyeceği Yerler

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesine,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdarece başvuru sahibine EKAP üzerinden 10.02.2020 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “…belirtilen iş kalemi kapsamında teklif bileşenlerine ait;

1) Operatör ve Şoför sayısı ve giderleri (Maaş, Yol ve yemek ücreti giderleri )

2) İş kapsamında kullanılacak çekiciler ve semitreylerlere ait km başına harcanacak yakıt miktarı ve toplam tutarı

3) İş kapsamında kullanılacak olan tüm çekiciler ve semitreylerlere ait yedek parça, bakım-onarım ve lastik ile zorunlu trafik sigortası giderleri

4) İş kapsamında kullanılacak çekiciler ve semitreylerlere ait amortisman veya kiralama giderleri

5) Sözleşme giderleri…” ifadelerine yer verilmiştir.

İdarece yaklaşık maliyet hesaplanmasında çekici için Özel-2 (DMO) ve semi treyler için Özel-3(DMO) pozları kullanılarak hesaplama yapıldığı görülmüştür.

Söz konusu yazıda idarece aşırı düşük teklif açıklamasına esas olmak üzere önemli teklif bileşenleri belirtilerek açıklama yapılması gerektiği bildirilmiştir.

Anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması idareye 14.02.2020 tarihinde sunulmuştur.

06.03.2020 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibinin “Firma tarafından 11 adet 3542 T 6×4 Çekici için proforma fatura 12 adet Semitreyler için fiyat teklifi sunulduğu, Giderlere Ait Sunulan İcmal Tablosunda belirtildiği üzere 11 adet Çekici ve 12 adet Semitreyler için Çevre ve Şehircilik Bakanlığının genel fiyat analizlerine dayanılarak açıklama yapıldığı, bahsi geçen araçlara ait analiz tabloları incelendiğinde (A) amortisman değerine yer verildiği ve bu değerin proforma faturadaki ve fiyat teklifindeki birim fiyatlar olarak gösterildiği tespit edilmiştir. Hesaba ilişkin formül içinde yer alan amortisman, yedek parça, tamir bakım sermaye faizi, sigorta, nakil, montaj demontaj giderlerin ayrı ayrı katsayılardan oluştuğu ve formüldeki (A) değerinin amortisman değeri olduğundan ve ihale tarihi itibariyle kendi malı olan araçlar için bu formülü kullanabileceğinden, proforma fatura ve fiyat teklifinin kendi malı olmasını tevsik etmediğinden, kendi malı olduğuna dair “Araç, Demirbaş ve Diğer Sabit Kıymetler Listesi”, araç ruhsatları vb. belgeleri sunmadığından açıklamanın mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.” gerekçesiyle teklifinin reddedildiği görülmüştür.

Başvuruya konu ihalede uyuşmazlığın, başvuru sahibinin kendi varlıkları arasında bulunmayan (aktifinde yer almayan) araçların edinim bedelleri esas alınarak bu bedeller üzerinden Çevre Şehircilik Bakanlığı tarafından yayımlanan formüller üzerinden araç giderlerinin amortisman gideri (diğer giderler için de aynı yöntem kullanılmıştır.) hesaplanmak suretiyle açıklandığı, ancak ihale komisyonunca söz konusu açıklamanın isteklinin aktifinde yer almayan araçların edinim bedelleri ile açıklama yapılamayacağı gerekçesiyle uygun görülmediği ve teklifin bu sebeple reddedilmesi dolayısıyla meydana geldiği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde;

Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında idarece açıklama istenilen kalemlerinden çekici ve semi treylerin amortisman veya kiralama gideri ile yedek parça, bakım-onarım ve lastik gideri ile zorunlu trafik sigorta giderlerini açıklamak üzere “Araç (Makine) Birim Fiyat Analizleri Çevre Şehircilik Bakanlığı Genel Fiyat Analizlerinde yer alan Yüksek Fen Kurulunca kabul görmüş Araç (Makine) Analiz Formülüne göre yapılmış olup, hesaplamalarda kullanılan katsayıların açıklamaları aşağıda sunulmuştur.” ifadelerine yer verildiği, bu kapsamda çekiciler için 5 yıl, semi treyler için 6 yıl faydalı ömür öngörülerek hesaplama yapıldığı (333 sıra no’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği uyarınca),

Söz konusu hesaplamaya esas olan;

– 11 adet çekici için edinme bedelini gösteren fiyat teklifi alındığı,

– 1 adet çekicinin başvuru sahibinin kendi aktifinde yer aldığı, bu araca yönelik fatura ile ruhsat örneğinin sunulduğu,

– 12 adet semi treyler için edinme bedelini gösteren fiyat teklifinin alındığı görülmüştür.

Başvuru sahibince kendi aktifinde yer alan 1 adet çekici ve fiyat teklifi alınan 11 adet çekici (proforma faturada yer alan ÖTV’li ve KDV’siz fiyat üzerinden) ile 12 adet semi treyler için amortisman bedeli hesaplanarak (ÇŞB analizi formülleri ile) açıklama yapıldığı görülmüştür. (1 adet çekici isteklinin aktifinde yer almaktadır ve bu araca ilişkin ruhsat sunulmuştur.)

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri, doküman düzenlemeleri, yapılan tespitler ve açıklamalar bir arada değerlendirildiğinde, idarece gönderilen aşırı düşük teklif açıklaması yazısında iş

kapsamında kullanılacak çekiciler ve semitreylerlere ait amortisman veya kiralama giderlerinin açıklanmasının istenildiği, başvuru sahibince araç giderlerinin tevsiki amacıyla araç edinim bedellerine yönelik fiyat teklifi alınarak bu araç edinim bedelleri üzerinden amortisman hesaplanmak suretiyle açıklama yapıldığı, açıklamaya konu olan araçların kamu kurum ve kuruluşu rayicinin bulunmadığı, idarenin yaklaşık maliyet hesaplamasında çekici ve semi treylere yönelik Özel (DMO) fiyatının kullandığı, dolayısıyla başvuru sahibinin araç giderini açıklamak amacıyla araç edinim bedeli üzerinden amortisman hesaplanmak suretiyle açıklama yapmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Çevlog Ayrıştırma ve Geri Kazanım Lojistik Anonim Şirketi-Ege Tem Şehir Temizliği Hizmetleri Nakliyat Turizm İnşaat Taahhüt Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi İş Ortaklığının yukarıda yer verilen gerekçe ile teklifinin reddedilmesinin uygun olmadığı, teklifinin değerlendirilmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.