BAŞVURU SAHİBİ:

Ecrin Araç Kiralama Taşımacılık Sanayi Ticaret Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Havsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/682428 İhale Kayıt Numaralı “2021-2022 Eğitim Öğretim Yılı Ortaöğretim Taşıma İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Havsa İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 01.11.2021 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “2021-2022 Eğitim Öğretim Yılı Ortaöğretim Taşıma İşi” ihalesine ilişkin olarak Ecrin Araç Kiralama Taşımacılık Sanayi Ticaret Limited Şirketinin 12.11.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.11.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 29.11.2021 tarih ve 55791 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.11.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1973 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan S.S. Onüç No’lu Motorlu Taşıt Koop.’nin, sunduğu birim fiyat teklif mektubu ile teklif cetvelini imzalayan kişilerin imza beyannamesinin sunulmadığı, sunulan imza beyannamesinin Ticaret Odasından alındığı ve noterce onaylandığı, oysa Ticaret Odasınca hazırlanan imza beyannamesinin sunulmasının mümkün olmadığı ve anılan isteklinin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre ortaklar ve ortaklık oranlarına, üyelerine, kurucularına ilişkin bilgilerin EKAP üzerinde kayıtlı olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler,…” hükmü,

4571 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun “Kuruluş, muteberlik şartları, isim kullanma yetkisi” başlıklı 2’nci maddesinde “Bir kooperatif en az 7 ortak tarafından imzalanacak anasözleşme ile kurulur. Anasözleşmenin ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personel huzurunda imzalanması gerekir…” hükmü,

“İzin verme, tescil ve ilan” başlıklı 3’üncü maddesinde “Ana sözleşme, Ticaret Bakanlığına verilir. Bakanlığın kuruluşa izin vermesi halinde, kooperatif merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan olunur…” hükmü,

“Tüzel kişiliğin kazanılması ve sorumluluk” başlıklı 7’nci maddesinde “Kooperatif ticaret siciline tescil ile tüzel kişilik kazanır.” hükmü,

“Yönetim Kurulu: I-Ödevi ve üye sayısı” başlıklı 55’inci maddesinde “Yönetim Kurulu, kanun ve anasözleşme hükümleri içinde kooperatifin faaliyetini yöneten ve onu temsil eden icra organıdır….” hükmü,

“Yönetim ve Temsil: 1. Yetkilerin devri” başlıklı 58’inci maddesinde “Anasözleşme, Genel Kurula veya Yönetim Kuruluna, kooperatifin yönetimini ve temsilini kısmen veya tamamen kooperatif ortağı bulunmaları şart olmıyan bir veya birkaç müdüre veya Yönetim Kurulu üyesine tevdi etmek yetkisini verebilir.” hükmü,

“Şümulü ve sınırlandırılması” başlıklı “59’uncu maddesinde “Temsile yetkili şahıslar kooperatif namına onun amacının gerektirdiği bütün hukuki işlemleri yapabilir….” hükmü,

“Tescil” başlıklı 61’inci maddesinde “Kooperatif yönetim kurulu, kooperatifi temsile yetkili kılınan kimselerin isimlerini ve imzalarını ticaret siciline bildirir ve bu yetkiye dayanak olan kararları ticaret sicili müdürlüğünde yetkilendirilmiş personele tasdik ettirir.” hükmü,

6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun Tescil” başlıklı 40’ıncı maddesinde “(1) Her tacir, ticari işletmenin açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve ilan ettirir.

(2) Gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında imza kaydının bulunmaması halinde, imzaya yetkili kişilerin imza beyanlarının ticaret sicili müdürlüğüne verilmesinin usul ve esasları ile bu maddenin uygulanmasına ilişkin diğer usul ve esaslar Ticaret Bakanlığınca çıkarılacak tebliğ ile belirlenir…” hükmü,

Aynı Kanun’un “Ticaret Şirketleri” başlıklı ikinci kitabının “Genel Hükümler” başlıklı ikinci kısmının “Türleri” başlıklı 124’üncü maddesinde “(1) Ticaret şirketleri; kollektif, komandit, anonim, limited ve kooperatif şirketlerden ibarettir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İstenilecek Belgeler” başlıklı 29’uncu maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere istenecek belgeler aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) İhale konusu işin yaklaşık maliyetine bakılmaksızın tüm ihalelerde; adayın veya isteklinin teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu gösteren belgelerin,

…

idarelerce istenilmesi zorunludur.” hükmü,

“Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “ (1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

…

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı aday/istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler ihalede sunulur. Aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekir.” hükmü,

İdari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 2021-2022 Eğitim Öğretim Yılı Ortaöğretim Taşıma İşi

b) Miktarı ve türü: Milli Eğitim Bakanlığı Taşıma Yoluyla Eğitime Erişim Yönetmeliği kapsamında Edirne ili Havsa ilçesi Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından taşıma kapsamına alınan öğrencilerin taşıma merkezi okula 5 araçla 133 iş günü taşınması hizmet alım işi” düzenlemesi,  

Anılan Şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler;

2) Tüzel kişi olması halinde, teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesi. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler sunulur.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Başvuruya konu ihalenin, Havsa ilçesi Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından pazarlık usulü ile gerçekleştirilen öğrenci taşınması hizmet alımı işi olduğu; ihale konusu işin 5 kısımdan oluştuğu; ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda, ihalenin tüm kısımlarının S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop. üzerinde bırakıldığı;

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihaleye katılacak isteklilerden mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin olarak isteklinin teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgelerin istenilmesinin zorunlu olduğu; ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38’inci maddesinde 20.06.2021 tarihinde yapılan değişiklik ile ilanı veya duyurusu 19.08.2021 tarihinden sonra olan ihalelerde, tüzel kişi istekliler için teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belge olarak elektronik ortamda gerçekleştirilmeyen ihalelerde başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulmasına ve tüzel kişilerde isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgilerin idarece EKAP’tan alınacağına ilişkin zorunluluk getirildiği; incelemeye konu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin 7.1.b.2 maddesinin de aktarılan mevzuat değişikliği doğrultusunda düzenlendiği anlaşılmıştır.

İdarece gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesi neticesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli olan S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop.’nin teklif dosyasında yer alan birim fiyat teklif mektubunun Ufuk Faruk Çokbaşkan, Engin Baykuş ve Cüneyt Cam tarafından imzalandığı bu imza ve kişilere ilişkin olarak Havsa Noterliği tarafından düzenlenen imza sirkülerinin sunulduğu; bahsi geçen kişilere ait imza beyannamelerinin sunulmadığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop. tarafından sunulan imza sirküleri incelendiğinde, teklif mektubunda imzası bulunan kişilerden Ufuk Faruk Çokbaşkan’ın kooperatif başkanı; Engin Baykuş’un başkan yardımcısı; Cüneyt Cam’ın ise 25.07.2024 tarihine kadar muhasip üye olduğu; bu kişilerin üçünden herhangi ikisinin müşterek imzasıyla kooperatifi temsile yetkili olduğunun belirtildiği ve her birinin imzasının noter huzurunda alınarak onaylandığı; dayanağının da T.C. Edirne Ticaret Sicil Müdürlüğünden tasdikli 11.08.2021 tarih ve 2021-GD-1038 sayılı ticaret sicil tasdiknamesi ile T.C. Edirne Ticaret Sicil Müdürlüğünde 11.08.2021 tarih ve 750 yevmiye numarası ile tescil edilen Havsa Noterliğinden tasdikli 333 yevmiye numaralı 29 Ocak 2021 tarihli karar defterinin 92. Sayfasında bulunan 8 karar nolu 25.07.2021 tarihli vazife taksim ve temsili gösteren genel kurul toplantı kararı olarak gösterilmiştir.

Diğer taraftan, isteklinin teklif dosyasında sunduğu 18 Ağustos 2021 tarihli ve 10390 sayılı ticaret sicil gazetesinde de kooperatifi temsile yetkili kişilerin yukarıda bahsi geçen kişiler olduğu; ticaretsicil.gov.tr adresinden yapılan sorgulamada da yetki ve temsile ilişkin yayımlanan en son gazetenin bahsi geçen ticaret sicil gazetesi olduğunun görüldüğü; ayrıca idarece isteklinin ticaret sicili bilgilerinin EKAP üzerinden sorgulamasının yapılması sonucunda yine aynı kişilerin adları ile yetki ve temsile ilişkin görevlerinin (11.08.2021 tarihinden başlamak suretiyle) yukarıda sayılan tüm belge ve bilgilerle uyumlu olduğu görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop.’nin ortaklık bilgileri bakımından ise Elektronik İhale Dairesi Başkanlığı’ndan 16.12.2021 tarihli ve 21822 sayılı yazı ile bilgi istenilmiş; Elektronik İhale Dairesi Başkanlığının 17.12.2021 tarihli ve 21865 sayılı yazısında; “Kayıtlarımızın tetkiki neticesinde elde edilen bilgiler ekte yer almakta olup, bahsi geçen kooperatifin bu bilgileri 29.06.2018 tarihinde EKAP’a girdiği fakat ortaklara ilişkin pay defteri ve yönetim kurul kararı defteri yüklemediği tespit edilmiştir.” ifadelerine ve ekinde 37 ortağın adının bulunduğu bir listeye yer verildiği görülmüştür.

Ayrıca bir yeterlik belgesi olmamasına rağmen S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop. tarafından, teklif dosyası kapsamında sunulan ve SMMM tarafından onaylanmış “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı belge incelendiğinde, belgede yer alan ortakların bazılarının, isteklinin 29.06.2018 tarihinde EKAP’a girdiği listede (Elekronik İhale Daire Başkanlığınca gönderilen listede) yer alan ortaklar arasında bulunmadığı tespit edilmiştir. Bu çerçevede, anılan kooperatifin ortaklık bilgilerinde değişiklik olduğu açık olup; isteklinin; ilgili mevzuatın değiştiği 19.08.2021 tarihinden sonra ortaklık bilgilerine ilişkin pay defteri veya yönetim kurulu kararını EKAP sistemine girmediği ve ortaklık yapısına ilişkin bilgileri güncellemediği anlaşılmıştır.

İmza beyannamesi ile kişinin imzası noter işlemiyle resmiyet kazanmakta, imza sirküleri ile ise buna ek olarak ve daha kapsayıcı bir şekilde kişinin tüzel kişilik adına imza atma yetkisi kayıt altına alınmaktadır. Daha açık bir şekilde ifade etmek gerekirse imza sirküleri; yetki dayanağını da tevsik etmekte ve imza beyannamesine nazaran daha kapsamlı ve aynı işlevi yerine getiren bir nitelik taşımaktadır. Kamu ihale mevzuatında yapılan değişiklik ile tüzel kişilerde elektronik ihaleler hariç olmak üzere başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulmasının istendiği görülmekte ise de teklif mektubunu imzalayan kişilere ait imzaların, imza sirkülerinden, ihalelere teklif vermeye yetkili olduğunun açıkça anlaşıldığı görüldüğünden, imza beyannamesi yerine imza sirkülerinin sunulmasının teklifin reddini gerektirecek bir aykırılık olmadığı anlaşılmış; ancak diğer taraftan, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklarına ve ortaklık oranlarına ilişkin son durumu gösterir bilgilerin EKAP’a kayıtlı olmadığı, yine bahsi geçen kooperatif tarafından pay defteri veya yönetim kurulu karar defterinin sisteme yüklenmediği anlaşıldığından, başvuru sahibinin bu yöndeki iddiası yerinde bulunmuştur.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, S.S. Onüç Nolu Motorlu Taş. Koop.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.