BAŞVURU SAHİBİ:

Asum Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Samandağ Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/649579 İhale Kayıt Numaralı “İnşaat Malzemeleri Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samandağ Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 17.07.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İnşaat Malzemeleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Asum Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 26.07.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.07.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.08.2023 tarih ve 103767 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.08.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/928 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan Gülhan Uysal’ın esnaf sicil/meslek odası kaydının güncel olmadığı, idarece anılan isteklinin yeterlik bilgileri tablosunda bulunan iş deneyim belgesi gibi teyidi yapılamayan belgelerin aslının istenilmesi gerektiği, zira 18.07.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre, idarece ekonomik açıdan ikinci teklif sahibi belirlenen taraflarından da yeterlik bilgileri tablosunda olan bilgilere ilişkin tevsik edici belgelerin aslının istenilmediği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

….

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmelik’in “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde “…(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır. EKAP’a kayıtlı olmayan yabancı aday/istekliler tarafından ise, ilgili ülke mevzuatı dikkate alınarak, belirtilen hususlara ilişkin gerekli belgeler ihalede sunulur. Aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik İhale” başlıklı 58/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

…

(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: İnşaat Malzemeleri Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

…

e) Miktarı:

Briket 300000 Adet
Çimento 3000 Adet
Hazır Sıva 250 Adet

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Samandağ Belediyesi hizmet binasına en fazla 5 km mesafede olan stok deposundan teslim alınacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

{Belirtilmemiştir}

7.5.5 Bu Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemesi,

Birim Fiyat Teklif Mektubu Standart Formu’nun 3’üncü maddesinde “İhale tarihinde, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e), (g) ve (i) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığımızı ve olmayacağımızı, anılan maddenin dördüncü fıkrasının (c) ve (d) bentleri hariç, bu hususlara ilişkin olarak durumumuzda değişiklik olması veya yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde buna ilişkin belgeleri derhal vereceğimizi; ihalenin üzerimizde kalması halinde ise sözleşme imzalanmadan önce ihale tarihi itibariyle mesleki faaliyetimizi mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürdüğümüze ve ihale tarihinde anılan maddenin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığımıza ilişkin belgeleri, anılan Kanun ve ilgili mevzuat ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak İdarenize sunacağımızı taahhüt ediyoruz.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde, başvuruya konu ihalede EKAP üzerinden 3 adet ihale dokümanının indirildiği ve 17.07.2023 tarihinde yapılan ihaleye 2 isteklinin e-teklif verdiği, idarece yapılan değerlendirme sonucunda, ihalenin Gülhan Uysal üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin ise başvuru sahibi istekli Asum Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği ve buna ilişkin ihale komisyonu kararının 18.07.2023 tarihinde onaylandığı görülmüştür.

İdare tarafından 18.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden sadece Gülhan Uysal’a tebliğ edilen 18.07.2023 tarih ve 1 sayılı “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması…” konulu yazıda “İnşaat Malzemeleri Alımı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 18.07.2023 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.

Sunulması Gereken Belgeler

•Vekâletname Bilgileri

•Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci Maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu (Bu mektuplara ilişkin bilgiler EKAP’a elektronik ortamda aktarılmalıdır.)

•Geçici Teminat Mektubu Dışındaki Teminatlar

•EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim

•EKAP’ta Kayıtlı Olmayan İş Deneyim Belgesi

•İş Deneyim Belgesi Düzenlenemeyen Hallerde İş Deneyimini Gösteren Diğer Belgeler(varsa)

•Teknolojik Ürün Deneyim Belgesi

•Ortaklık Tespit Belgesi

•Ortaklık Tespit Belgesi

•Diğer Belge

•Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” ifadelerinin yer aldığı, anılan istekli tarafından da idarenin söz konusu talebi doğrultusunda imza beyannamesi ile iş bitirme belgesinin sunulduğu tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiaları doğrultusunda ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosu incelendiğinde,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubuna ilişkin ayırt edici numaraya (M101012376501575R) ve EKAP’ta kayıtlı olan iş deneyim belgesine ilişkin EKAP tarafından verilen sayıya (2022/47999-5507225-1-1) yönelik beyanlarda bulunulduğu, idarece beyan edilen bilgilerin EKAP üzerinden teyit işleminin yapıldığı,

Ayrıca şikâyete konu, idarece teyidi yapılan Gülhan Uysal’a ait “Esnaf ve Sanatkârlar Bilgi Sistemi Sorgulama Sonucu” belgesi incelendiğinde, Samandağ Esnaf ve Sanatkârlar Odası tarafından düzenlenen belge üzerinde Uysal Ticaret’in oda kayıt durumunun “Aktif” olarak ifade edildiği,

Diğer taraftan ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Asum Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosu incelendiğinde,

 “Ortaklar/Üyeler/Kurucular ile Yöneticilere Ait Bilgiler” bölümünde bulunan “Ortaklar ve Ortaklık Oranlarına/Üyelere/Kuruculara Ait Bilgiler” kısmında “Mahmut Hocaoğulları, ***12, 20000,00/20000,00” şeklinde, “Yöneticilere ait bilgiler” kısmında “Mahmut Hocaoğulları, ***12, Müdür” şeklinde,

 “Teminata İlişkin Bilgiler” satırının “Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin İkinci Fıkrasına Uygun Olarak Alınan Geçici Teminat Mektubu” bölümünde bulunan “Geçici Teminat Mektubunun Ayırt Edici Numarası/Takasbank Referans Numarası” kısmında “M101012390837842R” şeklinde,

 “EKAP’ta Kayıtlı Olmayan İş Deneyim Belgesi” bölümünde, “Belgenin niteliği” kısmında “Mal satış faturası ve sözleşmesi”, “İşin Adı, Tanımı, (Varsa) İhale Kayıt Numarası ve Sözleşme Kapsamında Yapılan İşler” kısmında  “Muhtelif Ebatlarda Kilitli Parke Taşı ve Bordür Taşı Satılması, Muhtelif Ebatlarda Kilitli Parke Taşı ve Bordür Taşı Satılması, Muhtelif Ebatlarda Kilitli Parke Taşı ve Bordür Taşı Satılması İşine Ait 01.12.2020 Tarih ve GIB2020000000039 No’lu Fatura”, “Belgenin Düzenlenme Tarihi/Sözleşme Tarihi/İşin Kabul Tarihi” kısmında  “01.12.2020, 20.11.2020”, “Belge Tutarı ve Benzer İş Tutarı” kısmında “511.672,00 TL” şeklinde beyanlara yer verildiği, ayrıca anılan tabloda “Ortaklık Tespit Belgesi” için “süresiz, %100” beyanının da mevcut olduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen mevzuat maddeleri ve doküman düzenlemelerine göre, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları için makul bir süre verileceği, isteklilerin söz konusu belgeleri ekleri ile birlikte belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde idareye sunmak zorunda oldukları, beyan edilen bilgi/belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin ise tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği hükme bağlanmıştır.

Bu kapsamda idarece, beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması talebiyle ihale üzerinde bırakılan Gülhan Uysal’a 18.07.2023 tarihinde tebliğ edilen ilgili yazı bulunsa da yapılan inceleme neticesinde; adı geçen istekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgilerin EKAP’ta kayıtlı olduğu ve idarece teyit edilebildiği görüldüğünden anılan belgelerin idarece istenilmesine gerek olmadığı değerlendirilmiştir.

Ayrıca başvuru sahibinin “İdarece ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesinin aslının istenmesi gerektiği” şeklinde iddiası bakımından yapılan incelemede, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinin 7’nci fıkrasında yer alan hüküm göz önüne alındığında, şikâyete konu belgenin EKAP üzerinden teyidi yapılabildiğinden belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar bakımından incelenecek bir husus bulunmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının aksine sözleşme imzalanmadan önce sunulması ve değerlendirilmesi gerekmekle birlikte idarece kontrolü yapılan Gülhan Uysal’ın esnaf sicil/meslek odası kaydının güncel olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin bahse konu diğer iddialarının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan şikâyete konu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin Asum Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti. olarak belirlenmesine rağmen idarece “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması…” konulu yazının sadece ihale üzerinde bırakılan Gülhan Uysal’a gönderildiği tespit edilmiş, yapılan inceleme neticesinde Asum Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan (EKAP’ta kayıtlı olmayan iş deneyim belgesi) hususlar olduğu anlaşıldığından idare tarafından bahse konu yazının ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibine de gönderilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Asum Oto. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye de idarece “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması…” konulu yazının gönderilmesi gerektiği ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.