BAŞVURU SAHİBİ:

Ttt Sağlık Hizmetleri Eğitim İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Rektörlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/356446 İhale Kayıt Numaralı “2020 -2021 Yılı Hastane Geneli Malzeme Alımı” İhalesi (72, 194 ve 354’üncü Kısımlar)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kahramanmaraş Sütçü İmam Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi tarafından 02.09.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2020 -2021 Yılı Hastane Geneli Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Ttt Sağlık Hizmetleri Eğitim İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketinin 12.10.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.10.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 26.10.2020 tarih ve 47546 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.10.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1657 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

05.10.2020 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 72, 194 ve 354’üncü kalemleri için sunulan numunelerin uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak gösterilen hususların Teknik Şartname’de yer almadığı, şikâyet dilekçesi üzerine idare ile yapılan şifahi görüşmede her kalem için 100’er adet olmak üzere toplam 300 adet numune istendiği, numunelerin ellerine ulaşması beklenmeden ve test edilmeden 14.10.2020 tarihli düzeltici komisyon kararı alındığı, idarece numunelerin denendiğine dair taraflarına gönderilen fotoğraflardaki arızalı ürünlerin kendilerine ait olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “ İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

…

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükümleri,

Söz konusu Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir.” hükümleri,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9 Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartnanme’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.5.6. İhale öncesi en az 2 adet numune Satın Alma Birimine teslim edilecektir. İhale sonrası teslim edilen her faturanın ekinde fatura tarihli ÜTS ekranından firma bayi ilişkisini belgeleyen internet çıktısının sunulması zorunludur. Firmalar teklif verdikleri ürünlerin teknik şartnamelerine cevap yazacaklardır. Ayrıca katalog ve broşürlerle teyit edilmek üzere ihale saatinden önce numune teslimi zorunludur. Firmalar numune verilmeyen kalemlerde değerlendirme dışı tutulacaklardır.” düzenlemesi yer almıştır.

05.10.2020 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi tarafından sunulan numunelerin uzman kişiler tarafından incelenmesi neticesinde ihalenin 72’nci kaleminde Teknik Şartname’nin 11’inci maddesine, ihalenin 194’üncü kaleminde Teknik Şartname’nin 11’inci maddesine, 354’üncü kaleminde Teknik Şartname’nin 10 ve 18’inci maddelerine uygun olmadığının tespit edildiği belirtilerek anılan kalemlerde başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, anılan kalemlerin ihalesinin Gazi Kimya A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından 12.10.2020 tarihinde yapılan şikâyet başvurusu üzerine 16.10.2020 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan 14.10.2020 tarihli düzeltici ihale komisyonu kararı alındığı, kararda başvuru sahibi tarafından sunulan numunelerin uzman kişiler tarafından incelenmesi neticesinde ihalenin 72’nci kaleminde sunulan numunenin yeterli miktarda kan alınamaması, vakumunun yetersiz olması ve cihazda sorun yaratması sebebiyle kullanma uygun olmadığının ücretli ve ücretsiz sarf formunda belirtildiği, ihalenin 194’üncü kaleminde sunulan numunenin vakumunun yetersiz olması sebebiyle kullanma uygun olmadığının ücretli ve ücretsiz sarf formunda belirtildiği, 354’üncü kaleminde sunulan numunenin yeterli miktarda kan alınamaması ve vakumunun yetersiz olması sebebiyle kullanma uygun olmadığının ücretli ve ücretsiz sarf formunda belirtildiği tespitlerine yer verildiği görülmüştür.

İdarece gönderilen belgeler arasında yer alan numune değerlendirme tutanakları incelendiğinde;

İhalenin 72’nci kaleminde (Edtalı (mor) tüp 3 ml13*75 (hemogram tüpü)) başvuru sahibine ilişkin düzenlenen tutanakta “Yeterli miktarda kan alınamıyor vakum yetersiz cihazda sorun yaratıyor” ibaresinin, Gazi Kimya A.Ş. için düzenlenen tutanakta “Vakum yeterli” ibaresinin bulunduğu,

İhalenin 194’üncü kaleminde (Koagulasyon tüpü 1,8 ml mavi tüp sodyum sitrat) başvuru sahibine ilişkin düzenlenen tutanakta “Vakum yetersiz” ibaresinin, Gazi Kimya A.Ş. için düzenlenen tutanakta “Vakum yeterli” ibaresinin bulunduğu,

İhalenin 354’üncü kaleminde (Vakumlu jelli tüp 5 ml (sarı) biyokimya) başvuru sahibine ilişkin düzenlenen tutanakta “Vakum yetersiz istenen miktarda kan alınamıyor, 10.8 maddesi” ibaresinin, Gazi Kimya A.Ş. için düzenlenen tutanakta “Tüplerin vakumu yeterli ve istenen miktarda kan alınıyor” ibaresinin bulunduğu,

Söz konusu tutanakların ihale komisyonu üyesi olmayan biyokimya laboratuvarı bölüm sorumlusu tarafından imzalandığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un ihaleye katılımda yeterlik kurallarını düzenleyen 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) fıkrasının 9 numaralı bendinde ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmıştır. Başvuruya konu ihaleye ait dokümanda da istekliler tarafından ihale saatinden önce numune sunulmasının zorunlu olduğu düzenlenmiştir.

Öte yandan, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda yer verilen 17’nci maddesinin ikinci fıkrasında ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşacağı, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu kılındığı, ayrıca anılan maddenin dördüncü fıkrasında ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı hükme bağlanmış olup, söz konusu hüküm ile ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesi amaçlanmıştır.

İncelenen ihalede ihale komisyonu kararına esas olan numune değerlendirme işlemlerinin ihale komisyonu üyesi olmayan kişi tarafından yapıldığı anlaşılmış olup, ihale komisyonu dışında başka kişilere teknik değerlendirme yaptırılması ve bu teknik değerlendirmelere istinaden nihai bir karara varılmış olmasının kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Netice itibarıyla, ihalenin 72, 194 ve 354’üncü kalemlerinde istekliler tarafından sunulan numunelere ilişkin değerlendirmenin, Teknik Şartname’de belirtilen özellikler çerçevesinde ihale komisyonunun en az bir üyesi veya en az bir üyesinin bulunduğu bir heyet tarafından mevzuata uygun olarak yeniden yapılması ve buna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği anlaşılmıştır.

Ayrıca başvuru sahibi tarafından idarece numunelerin denendiğine dair taraflarına gönderilen fotoğraflardaki arızalı ürünlerin kendilerine ait olmadığı iddia edildiği görülmüş olup, bu aşamaya ilişkin Kurum tarafından ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede herhangi bir tespitin yapılması imkânının bulunmadığı, ancak yukarıda belirtildiği üzere yenilenmesi gerektiği anlaşılan numune değerlendirme işleminde idarece söz konusu iddianın da dikkate alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması bulunmaktadır. Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 18.426,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte ihalenin şikâyete konu kalemlerine ilişkin yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 6.139,00 TL olarak hesaplanmakta olup, fazla ödendiği anlaşılan 12.287,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 72, 194 ve 354’üncü kalemlerine ilişkin numune değerlendirmesinin ihale komisyonunun en az bir üyesi veya en az bir üyesinin bulunduğu bir heyet tarafından başvuru sahibinin iddiaları da göz önünde bulundurularak yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.