ihalede isteklinin kapasite raporunu sunmaması sunulmayan kapasite raporunun teklifin esasına etki etmeyecek bir bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemez
4734 sayılı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.
(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.
(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.
…
(8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “…EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “…EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.” açıklaması,
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “İhale konusu işin/alımın;
a) Adı: Madeni Yağ, Gres Yağı ve Antifriz Alımı
b) Türü: Mal alımı
c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği
…
e) Miktarı: Toplam 17 kalem Muhtelif Madeni Yağ, Gres Yağı ve Antifriz Alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Adana Büyükşehir Belediyesi Hacı Sabancı Organize Sanayi Bölgesi Makine İkmal Bakım Onarım Daire Başkanlığı Ambarları” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.5.2’nci maddesinin üçüncü fıkrasının 6’ncı bendinde “…İstekli imalatçı ise kendi adına düzenlenmiş, imalatçı değil ise teklif ettiği madeni yağın imalatçısı adına düzenlenmiş, imalatçının Yıllık Üretim Kapasitesinin en az 25.000 (yirmi beş bin) ton/yıl olduğunu gösteren kapasite raporunu teklif kapsamında sunacaktır.” düzenlemesi bulunmaktadır.
Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “…22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır…” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “…31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyenler ile yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan veya yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler yenileri ile veya ihalede istenen şartları sağladığını gösteren başka belgelerle tevsik edilirler. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır.” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Kanun ve Kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “1.1-Bu İhalenin konusu ve kapsamı, Adana Büyükşehir Belediyesi Makine İkmal Bakım Onarım Daire Başkanlığının Makine Parkında Bulunan araçların ihtiyacı olan, niteliği, nevi, miktarı ve teslim yerleri ile muayene ve kabule ilişkin hususları ve tesellüm esasları, bu teknik şartnamede belirtilen muhtelif madeni yağların satın alınması işidir.
1.2-Bu şartname ve ekleri idari şartname ile Sözleşme Tasarısının bir parçası olup, her biri diğerinin tamamlayıcısı olarak birlikte kullanılır.” düzenlemesi,
Aynı Şartname’ nin “İstenen Belgeler” başlıklı 3.1.2.1 maddesinde “İstekli imalatçı ise kendi adına düzenlenmiş, imalatçı değil ise teklif ettiği madeni yağın imalatçısı adına düzenlenmiş, imalatçının Yıllık Üretim Kapasitesinin en az 25.000 (yirmi beş bin) ton/yıl olduğunu gösteren kapasite raporunu teklif kapsamında sunacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.
İhale ilanı ve dokümanında tekliflerin elektronik ortamda alınacağının belirtildiği ihalelerde, katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin olarak istekliler tarafından herhangi bir belge sunulmayacağı, bu kapsamda; tekliflerin ihale dokümanında yer alan “Yeterlik Bilgileri Tablosu” doldurulmak suretiyle sunulması gerektiği, ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin değerlendirmenin de Yeterlik Bilgileri Tablosu’nda istekli tarafından beyan edilen bilgiler üzerinden yapılacağı anlaşılmaktadır.
Yukarıda aktarılan mevzuata göre ihale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, ancak sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idareler tarafından isteneceği anlaşılmaktadır.
İncelemeye konu ihalede tekliflerin elektronik ortamda alınacağı, buna yönelik olarak ihale dokümanı kapsamında Yeterlik Bilgileri Tablosu’na yer verildiği, söz konusu tabloda şikayete konu kısmın aşağıdaki şekilde düzenlendiği görülmüştür.
|
MESLEKİ VE TEKNİK YETERLİĞE İLİŞKİN BİLGİLER |
|
||||||||
|
DİĞER BELGELER
|
|
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 23’üncü maddesinde belirtildiği üzere 15.01.2020 tarihinde idare tarafından E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı düzenlenmiştir. İlgili tutanakta “belge 3” kısmında Yeterlik Bilgileri Tablosuna yer verilmiş ve başvuru sahibi isteklinin teklifine ilişkin olarak “VAR / Yeterlik bilgileri tablosunda bilgiler/beyanlar mevcuttur.” denilerek teklifin değerlendirmesi aşamasına geçilmek üzere ilk oturum kapatılmıştır. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 23’üncü maddesinde bu aşamada hiçbir teklifin reddine ve kabulüne karar verilemeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlatılamayacağı belirtilmektedir. Bu nedenle idare tarafında yapılan tespitin teklifin kabulü anlamını taşımadığı, teklifin kabulü veya reddinin teklifin değerlendirme aşamasında gerçekleştirileceği anlaşılmaktadır.
İhale dokümanı düzenlemesine göre Kapasite Raporu Belgesi’nin ihaleye katılımda sunulması gereken bir yeterlik kriteri olarak belirlendiği, başvuru sahibi Hasan Kavi Petrol Ürünleri Turizm Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi tarafından Yeterlilik Bilgileri Tablosunda, İdari Şartname’nin 7.5.2’inci maddesindeki “Kapasite Raporu”na ilişkin kritere yönelik olarak herhangi bir beyanda bulunulmadığı 24.01.2020 tarihinde düzenlenen ihale komisyonu kararında belirtildiği üzere yapılan değerlendirmede ve Kurum tarafından gerçekleştirilen incelemede başvuru sahibi istekli tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosunda kapasite raporuna ilişkin bir kaydın olmadığı görülmüş, bu durumun idari şartnamenin 7.5.2’nci maddesinin üçüncü fıkrasının 6’ncı bendinde yer alan “…imalatçı değil ise teklif ettiği madeni yağın imalatçısı adına düzenlenmiş, imalatçının Yıllık Üretim Kapasitesinin en az 25.000 (yirmi beş bin) ton/yıl olduğunu gösteren kapasite raporunu teklif kapsamında sunacaktır.” düzenlemesine aykırılık teşkil ettiği tespit edilerek değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırılık oluşturmadığı anlaşılmıştır.
Özetle, Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesi gereği yapılan değerlendirmede yeterlik kriterlerini sağlayamayan veya mevzuata aykırı teklif veren isteklilerin değerlendirme dışı bırakılacağı, Yeterlik Bilgileri Tablosunda doldurulması istenilen bilgilerin birer yeterlik kriteri olduğu, Yeterlik Bilgileri Tablosunda istekli tarafından idare tarafından istenen belgeye (Kapasite Raporu) ilişkin hiçbir beyana yer verilmemiş olmasının bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilip, sonradan tamamlatılmasının mümkün olmadığı, bu konudaki sorumluluğun istekliye ait olduğu, ilgili mevzuat ve ihale dokümanı düzenlemeleri somut olaya uygulandığında, başvuru sahibi istekli Hasan Kavi Petrol Ürünleri Turizm Ticaret ve Sanayi Anonim Şirketi’nin kapasite raporunu sunmadığı, sunulmayan kapasite raporunun teklifin esasına etki etmeyecek bir bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşılmış ve idarece teklifin değerlendirme dışı bırakılması işleminde hukuka aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
| Toplantı No | : 2020/008 |
| Gündem No | : 47 |
| Karar Tarihi | : 26.02.2020 |
| Karar No | : 2020/UM.I-430 |