ihalede istenilen sertifikanın halen geçerli olduğu idarece yeterli araştırma yapılmadan sertifika süresinin dolmuş olması gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılamaz

İm-Sa İnşaat San. Tic. Ltd. Şti. – Sta Turz. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. – Mrv Yen. Enerji Elekt-Eletr. Dan. San. İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığı,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ataşehir Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/715066 İhale Kayıt Numaralı Ataşehir Belediyesi İnal Aydınoğlu Kültür Merkezi Yapımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ataşehir Belediye Başkanlığı Fen İşleri Müdürlüğü tarafından 03.02.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Ataşehir Belediyesi İnal Aydınoğlu Kültür Merkezi Yapımı İşi” ihalesine ilişkin olarak İm-Sa İnşaat San. Tic. Ltd. Şti. – Sta Turz. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. – Mrv Yen. Enerji Elekt-Eletr. Dan. San. İnş. San. ve Tic. A.Ş. İş Ortaklığının 24.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.03.2020 tarih ve 12870 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/473 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

Söz konusu ihaleye ilişkin teklif dosyası kapsamında sunulan OHSAS 18001:2015 sertifikasının geçerlilik süresinin dolmuş olması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, anılan durumun yerinde olmadığı, çünkü anılan belgenin halen geçerli bir belge olduğu, ihale komisyonu tarafından yapılan hatalı değerlendirmeye sebep olan hususun “sertifika geçerlilik tarihi” ve “sertifikasyon periyodu/bitiş tarihi” şeklindeki iki ayrı tarih nitelendirmesinden ileri geldiği, sertifika bitiş tarihinin ara denetim süresini ifade ettiği ve ara denetimler gerçekleştirildiği sürece sertifikasyon bitiş tarihinin dikkate alınması gerektiği, söz konusu belgenin geçerli olup olmadığı hususunun araştırılmadan sertifikanın geçersiz kabul edilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idareye şikayet başvurusu neticesinde ihale yetkilisi tarafından belgeyi düzenleyen kuruma yazılan yazı ile bahse konu sertifikanın ihale tarihi itibariyle geçerli bir belge olup olmadığı hususunun sorulduğu ve belgeyi düzenleyen kurum tarafından verilen cevabi yazıda söz konusu belgenin ihale tarihi itibariyle geçerli bir belge olduğunun belirtilmesine rağmen ihale komisyonu tarafından itirazlarının reddine karar verildiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve  değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde “ … İdare tarafından şikayet veya itirazen şikayet üzerine alınan ihalenin iptal edilmesi işlemine karşı yapılacak itirazen şikayet başvuruları ise idarenin iptal gerekçeleriyle sınırlı incelenir…” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ”İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 20’nci maddesinde “(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57’nci maddesinde “…(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

  (5) Başvuru veya teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır.  Ancak,

…

 b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.” açıklamaları bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin a) Adı: Ataşehir Belediyesi İnal AYDINOĞLU Kültür Merkezi Yapımı İşi

b) Yatırım proje no’su/kodu:-

c) Miktarı ve türü: Toplam İnşaat Alanı 21.283,5 m2 olup kaba inşaatı tamamlanan.

ç) Yapılacağı yer: Ataşehir İlçesi

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:7.5.3.

Teklif verecek olan firmaların aşağıdaki sertifikalara sahip olması ve teklifleri ile birlikte kurumumuza sağlamaları gerekmektedir.

ISO 9001 kalite yönetim sistemi belgesi, TÜRKAK onaylı olmalıdır.

ISO 14001 çevre yönetim sistemi belgesi, TÜRKAK onaylı olmalıdır.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.” düzenlemesi,

Elektrik Tesisatı Teknik Şartnamesi’nin 3.5’inci maddesinde “3.5 Telefon Santrali. Bu Teknik Şartname Kurumumuz ihtiyacı için satın alınacak çok maksatlı Sayısal ISDN IP Telefon Santralı ve buna ait malzemeler ile diğer istek ve özelliklere ait hususları kapsar.

3.5.1 Sertifikalar

Uygulaması teklif verecek olan firmaların aşağıdaki sertifikalara sahip olması ve Uygulaması teklifleri ile birlikte kurumumuza sağlamaları gerekmektedir.

ISO 9001 kalite yönetim sistemi belgesi, TÜRKAK onaylı olmalıdır.

ISO 14001 çevre yönetim sistemi belgesi, TÜRKAK onaylı olmalıdır.

ISO 18001 iş sağlığı ve güvenliği belgesi.

ISO 10002 müşteri ilişkileri yönetim sistemi belgesi.

ISO 27001 bilgi güvenliği yönetim sistemi belgesi,

ISO 20000-1 ve ISO 20000-2, bilgi teknolojileri-Servisi yönetim belgesi.” düzenlemesi yer almaktadır.

Söz konusu ihalenin Ataşehir Belediyesi tarafından gerçekleştirilen İnal AYDINOĞLU Kültür Merkezi Yapımı İşi olduğu, bahse konu ihalede 23 adet ihale dokümanı alındığı, 03.02.2020 tarihinde yapılan ihaleye Cy Taah. Müh. Mim. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.- Mrv Yen. Enerji Elek. Elek. Dan. İnş. San. ve Tic. A.Ş.- Sta Tur. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı, Pilon Yapı İnş. Tur. Pet. Mad. Gıda Oto. Tek. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd.Şti.- Yiğit Ağa İnş. Elek. Nakl. Hayv. Tem. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti-  Livaneli Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı ve Sms İnş. Müh. Mad. Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti. olmak üzere 4 istekli tarafından teklif verildiği, söz konusu isteklilerin teklif fiyatlarının sırasıyla 48.000.000,00 TL, 48.400.000,00 TL,  49.775.000,00 TL ve 57.920.000,00 TL olduğu,

Cy Taah. Müh. Mim. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde ve diğer hususlar ile ilgili maddesinde istenilmiş olan ISO belgelerinin bulunmaması ve ortakların TC. kimlik numaralarının eksik olması, İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.- Mrv Yen. Enerji Elek. Elek. Dan. İnş. San. ve Tic. A.Ş.- Sta Tur. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin Pilot ortak İM-SA İnş. San. Ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan OHSAS 18001:2015 belgesinin sertifika geçerlilik süresinin 30.05.2019 tarihinde dolmuş olması, Pilon Yapı İnş. Tur. Pet. Mad. Gıda Oto. Tek. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd.Şti.- Yiğit Ağa İnş. Elek. Nakl. Hayv. Tem. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti-  Livaneli Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin İdari Şartname’nin “diğer hususlar” başlıklı düzenlemesinde istenilmiş olan belgelerinin eksik olması, Sms İnş. Müh. Mad. Tur. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ise geçici teminatının uygun bulunmaması nedenleriyle geçersiz olduğu belirtilerek değerlendirilme dışı bırakıldığı ve ihalenin geçerli teklif bulunmaması nedeniyle iptal edildiği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan bilgi ve belgeler incelendiğinde başvuru sahibi istekli İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.- Mrv Yen. Enerji Elek. Elek. Dan. İnş. San. ve Tic. A.Ş.- Sta Tur. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin pilot ortak İM-SA İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan OHSAS 18001:2015 belgesinin sertifika geçerlilik süresinin 30.05.2019 tarihinde dolmuş olması gerekçe gösterilerek değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikayet başvurusu sonucunda idare tarafından belgeyi düzenleyen kuruluşa (ALBERK QA Teknik Uluslararası Teknik Kontrol Belgelendirme A.Ş.) 25.02.2020 tarihli ve 490/5226 sayılı yazı yazıldığı ve anılan yazıda “03.02.2020 tarihinde 2019/715066 ihale kayıt numaralı “Ataşehir Belediyesi İnal AYDINOĞLU Kültür Merkezi Yapımı İşi” ihalesine İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.- Mrv Yen. Enerji Elek. Elek. Dan. İnş. San. ve Tic. A.Ş.- Sta Tur. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı olarak katılmıştır. İsteklinin sunduğu belgelerden, yazımız ekinde sunulan İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.ne ait sertifika geçerlilik tarihi 30.05.2019 ve sertifika No’su AQ/OHSAS/674 olan belgenin 03.02.2020 tarihi itibariyle geçerli olup olmadığının bildirilmesini rica ederim” ifadelerine yer verildiği ve gelen cevabi yazıda “İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti. için ALBERK QA TEKNİK tarafından basılmış olsan AQ/OHSAS/674 referans numaralı sertifikanın geçerlilik süresi 30 Mayıs 2020 olup, firma için belgelendirme çevrimi içerisinde gerçekleştirilmiş olması gereken tüm denetimlere girmiş ve başarı ile tamamlamıştır. Ataşehir Belediyesi Fen İşleri Müdürlüğü’ne İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan dosyadaki belge geçerlidir. Belge durumu; firmamıza ait “belgeli müşteri listelerinin” yer aldığı aşağıdaki link aracılığı ile de teyit edilebilir.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan belge ve bilgilerden, İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti.- Mrv Yen. Enerji Elek. Elek. Dan. İnş. San. ve Tic. A.Ş.- Sta Tur. İnş. İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının teklifinin pilot ortak İM-SA İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından İm-Sa İnş. San. Tic. Ltd. Şti. adına ALBERK QA Teknik Uluslararası Teknik Kontrol Belgelendirme A.Ş. tarafından düzenlenmiş OHSAS 18001:2015 belgesinin sunulduğu, söz konusu belge üzerinde “sertifika düzenleme tarihinin” 20 Nisan 2018, “sertifika geçerlilik tarihi”nin 30 Mayıs 2019, “sertifikasyon periyodu/bitiş tarihi”nin ise 3 yıl/30 Mayıs 2020 şeklinde yazıldığı görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından bahse konu sertifikanın halen geçerli olduğu, idarece yeterli araştırma yapılmadan sertifika süresinin dolmuş olması gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı iddia edilmektedir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri ve düzenlemeler kapsamında isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler idarelerce tamamlatılabilecek olup bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebileceği gibi aday veya istekliler tarafından tamamlatılması da istenebilecektir. Ayrıca, idarenin net olmayan hususlar ile ilgili açıklama isteme ve gerekli araştırmayı yapma yetkisi ve teklif kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteme yetkisinin de bulunduğu anlaşılmaktadır.

Somut olayda, anılan istekli tarafından sunulan OHSAS belgesi üzerinde, “sertifika geçerlilik tarihi”nin 30 Mayıs 2019, “sertifikasyon periyodu/bitiş tarihi”nin ise 3 yıl/30 Mayıs 2020 olduğu ve belgelendirme periyodunun 3 yıl olarak belirtildiği görülmüş olup, sertifikanın üzerinde yazan geçerlilik tarihi olan 30 Mayıs 2019 tarihinden sonra 30 Mayıs 2020 tarihine kadar sertifikanın geçerlilik tarihinin uzatılıp uzatılmadığına ilişkin olarak araştırma/yazışma yapılmadan anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikayet başvurusu sonucunda ise idare tarafından anılan belgenin ihale tarihi itibariyle geçerli olup olmadığı hususunda belgeyi düzenleyen kuruluşa yazılan 25.02.2020 tarihli ve 490/5226 sayılı yazıya firma tarafından verilen cevap ile bahse konu belgenin ihale tarihi itibariyle geçerli bir belge olduğu ve yazı içeriğinde verilen internet linki aracılığıyla söz konusu belgenin geçerliliğinin teyidinin yapılabileceğinin belirtilmesine rağmen başvuru sahibinin şikayet başvurusunun reddedildiği görülmüş olup, söz konusu belgenin ihale tarihi itibariyle geçerli bir belge olduğu ve başvuru sahibinin teklifinin bu nedenle değerlendirme dışı bırakılamayacağı anlaşılmıştır.

Bu itibarla, idare tarafından ihalenin iptaline dayanak gösterilen “ihalede geçerli teklif kalmaması” durumunun da ortadan kalkmış olduğu ve dolayısıyla anılan gerekçeyle ihalenin iptal edilmesinin uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.