ihalede numune değerlendirme işlemi aşamasında yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmayacağı, somut olayda numune değerlendirme işleminin en az bir ihale komisyonu üyesi tarafından gerçekleştirilmediği dolayısıyla numune değerlendirme işleminin usulüne uygun gerçekleştirilmediği anlaşılmış numune değerlendirmesine ilişkin tutanak ile ihale komisyonu kararına dayanak teknik değerlendirmelerin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak malın istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında idare tarafından ihalenin başvuruya konu kısmında numune değerlendirme işleminin aralarında en az bir ihale komisyonu üyesi bulunan kişilerce ve usulüne uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği iddialarına ait kamu ihale kararı

Tmt Tıbbi Medikal Malz. San. ve Tic.  A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/465998 İhale Kayıt Numaralı “2019-2020 Yılları Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Tesisler 306 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” İhalesi (14. Kısım)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 25.10.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2019-2020 Yılları Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Tesisler 306 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı İhalesi” ihalesine ilişkin olarak Tmt Tıbbi Medikal Malz. San. ve Tic. A.Ş. tarafından 06.01.2020 tarih ve 684 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2020 tarihli dilekçe ile doğrudan Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/45 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 14’üncü kısmında sundukları teklifin 11.12.2019 tarihli kesinleşen ihale komisyonu kararına göre ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, ilk kararda uygun görülen ürün numunesinin şikâyet başvurusu üzerine uygunsuz olarak değerlendirildiği, teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin ilgili maddelerine uygun olduğu, ihalenin 14’üncü kısmının üzerlerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 2019-2020 Yılları Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü ve Bağlı Tesisler 306 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı İhalesi

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

306 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı-Mal Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Ardahan İl Sağlık Müdürlüğü Bağlı Tesisler” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…7.5.6. İstekliler teklif ettikleri malzemelere ait şartname ve ekinde ihtiyaç listesine göre hazırlayacakları “teknik şartnameye cevap” başlıklı belgeyi teklif dosyası içerisinde vereceklerdir.1. ve 2. avantajlı fiyat veren isteklilerden Teknik Komisyonun talebine istinaden numune istenilip değerlendirme yapılacaktır…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 306 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye ait Teknik Şartname’nin “14. Disposable Transport Ventilatör” başlıklı kısmının 8’inci maddesinde “8) 50 PSI’lik bir kaynak ile dakikada 10 litreden 40 litreye kadar değişebilen akış aralıklarında çalışabilmelidir.…” düzenlemesi bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin yukarıya aktarılan düzenlemelerinden, EKAP üzerinden gerçekleştirilen başvuruya konu ihale kısmında 1. ve 2. avantajlı fiyat veren isteklilerden Teknik Komisyonun talebine istinaden numune istenilip değerlendirme yapılacağı anlaşılmaktadır.

İhalenin şikâyete konu 14’üncü kısmında başvuru sahibi TMT Tıbbi Medikal Malz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından “Disposable Transport Ventilatör” malzemesine ilişkin numunenin idareye teslim edildiği, teslim edilen numuneye ilişkin 31.10.2019 tarihli numune teslim tutanağının düzenlendiği tespit edilmiştir. Söz konusu ihalede sarf malzemesine ilişkin teknik şartnameye cevap yazısı istendiği, ayrıca teklif edilen malzemelere ilişkin teknik komisyon talebi halinde teknik değerlendirmenin numuneler üzerinden yapılmasının öngörüldüğü anlaşılmıştır.

11.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi TMT Tıbbi Medikal Malz. San. Tic. Ltd. Şti.nin ihalenin 14’üncü kısmına teklifine ilişkin  “…İsteklinin, beyan ettiği bilgiler ile bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunduğu belgeler doğrulandı.” ibarelerine yer verilmek suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi isteklinin TMT Tıbbi Medikal Malz. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği, bu aşamada idarece numune değerlendirmesine gerek görülmediği anlaşılmıştır.

Berk Turz. Medikal Gıd. İnş. Taah. Hayv. Tic. Ltd. Şti.nin ihalenin 14’üncü kısmına yönelik başvurusu üzerine idare tarafından numune değerlendirmesi yapıldığı, 26.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında “…14. Kalemde avantajlı teklif veren TMT Tıbbi Medikal Malz. San. Tic. Ltd. Şti. firmasının numune değerlendirmesi sonucu değerlendirme dışı bırakılarak 2. Avantajlı firma Berk Turz. Medikal Gıd. İnş. Taah. hayv. Tic. Ltd. Şti. firmasına bırakılmasına…” ibarelerine yer verildiği, anılan ihale komisyonuna dayanak teşkil eden Tmt Tıbbi Medikal Malz. San. ve Tic. A.Ş.nin teslim ettiği numuneye ilişkin hazırlanan numune değerlendirme tutanağında “2019/465998 ihale kayıt numaralı ihaledeki 14. Kalemde yer alan disposable transport ventilatörün birinci avantajlı numunenin TMT Tıbbi Medikal Malzemeleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketine ait olduğu ve numune değerlendirmesinde ürün teknik şartnamesinin 8. Maddesindeki ‘50 PSI’lik bir kaynak ile dakikada 10 litreden 40 litreye kadar değişebilen akış aralıklarında çalışabilmelidir.’ maddesini sağlayamadığı için elenmesine karar verilmiştir” ibarelerine yer verildiği, numune değerlendirme tutanağında erişkin yoğun bakım sorumlu hemşiresi, anesteziyoloji ve reanimosyon uzmanı ve eczacı sıfatını haiz üç kişinin imzasının yer aldığı, bahse konu tutanakta imzası bulunan üç kişinin de ihale komisyonu üyeleri arasında yer almadığı, değerlendirme tutanağına dayanarak başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri gereğince ihalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu mala ilişkin teknik bilgilerin yer aldığı katalog vb. teknik dokümanları, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen malın idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirilmesi yapılacağına ilişkin düzenlemeye ihale dokümanında yer verildiği, bu kapsamda başvuru sahibi istekli tarafından sunulan numunenin Teknik Şartname’ye uygunluğuna ilişkin numune değerlendirme tutanağının düzenlendiği, bahse konu tutanakta herhangi bir ihale komisyonu üyesinin imzasının yer almadığı, dolayısıyla aralarında en az bir ihale komisyonu üyesi bulunmayan kişilerce düzenlenen numune değerlendirme tutanağına dayanarak başvuru sahibi isteklinin 14’üncü kısma ilişkin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, mevcut haliyle numune değerlendirme işleminin usulüne uygun gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde numune değerlendirme işlemi aşamasında yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmayacağı, somut olayda numune değerlendirme işleminin en az bir ihale komisyonu üyesi tarafından gerçekleştirilmediği, dolayısıyla numune değerlendirme işleminin usulüne uygun gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır. Ayrıca,  numune değerlendirmesine ilişkin tutanak ile ihale komisyonu kararına dayanak teknik değerlendirmelerin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak malın istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında idare tarafından ihalenin başvuruya konu 14’üncü kısmında numune değerlendirme işleminin aralarında en az bir ihale komisyonu üyesi bulunan kişilerce ve usulüne uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu “Disposable Transport Ventilatör” başlıklı 14’üncü kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 5.719,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 11.442,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen (11.442– 5.719) 5.723,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin başvuruya konu 14’üncü kısmında numune değerlendirme işleminin aralarında en az bir ihale komisyonu üyesi bulunan kişilerce ve usulüne uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) 4734 sayılı Kanunun 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.