BAŞVURU SAHİBİ:

Petrol Ofisi Anonim Şirketi

VEKİLİ:

Av. Efe KÖK,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul Şehir Hatları Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/565895 İhale Kayıt Numaralı “Akaryakıt (Ötv’siz)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Şehir Hatları Turizm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından 07.12.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Akaryakıt (Ötv’siz)” ihalesine ilişkin olarak Petrol Ofisi Anonim Şirketi’nin 25.12.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.12.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.01.2021 tarih ve 684 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/44 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, tekliflerini imzalayan kişilerin isimlerinin tüzel kişilerde ortaklık bilgilerine ve yönetimdeki görevlilere ilişkin son durumu gösterir belgede yer almaması gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, tüzel kişilerde ortaklık bilgilerine ve yönetimdeki görevlilere ilişkin son durumu gösterir belgenin, hissedarlık yapısının ve yönetim kurulu kararı ile atanıp imza sirkülerinde yer alan ve ticaret sicil müdürlüklerinde tescil ve ilanı yapılan “yönetimde görevli” olan kişilerin bilgilerini talep eden bir belge olduğu, ihale tarihi itibariyle hissedarlık yapılarını ve yönetim kurulu kararı ile atanarak şirketin yönetiminde görevlendirilen imza yetkililerinin isimlerinin tamamını göreve atandıklarının tescil ve ilan edildiği sicil gazetesi tarih ve numarası ile birlikte bildirdikleri ve eksik bulunmadığı, vekaletnâme ile yetkilendirilen kişilerin “yönetimde görevli” kişiler olma zorunluluğu olmadığı gibi şirket çalışanı olma zorunluluğu bulunmadığı,  vekaletnâme ile vekil tayin edilenlerin “yönetimde görevli” olan ve yönetim kurulu kararı ile atanan kişiler olmadığı, sadece belirli işler için ve belirli süreler ile yetkilendirilmekte oldukları, değerlendirme dışı bırakma gerekçesinin haklı olduğu kabulünde dahi 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 37.11’inci madde hükmü uyarınca, teklifin esasını etkilemeyen söz konusu eksikliğin giderilmesi için kendilerine süre verilmesi ve eksikliğin tamamlanmasının yazılı olarak talep edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A.1. maddesinde “10/A.1. İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilerin ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası anlaşılır. Ancak, bu bilgileri göstermek üzere teklif ekinde sunulan belgelerde T.C. kimlik numaralarının beyan edilmemesi veya beyan edilen T.C. kimlik numaralarının teyit edilememesi durumunda teklif bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaz.” açıklaması,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

…

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Akaryakıt Alımı – Motorin (ÖTV’siz)

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

14.770.000 Litre ÖTV’siz Motorin Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: Kabataş, Sarayburnu, Karaköy, Sirkeci, Kumkapı Terminali, Haliç Tersanesi ve/veya İdarenin uygun göreceği alanlar ve iskeleler

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale dokümanı kapsamında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı “KİK030.0/M” standart formunun yer aldığı anlaşılmıştır. Bahse konu standart formun dipnot kısmında “1)Tüzel kişinin ortak/üye/kurucu sayısı kadar (halka arz edilen hisselere sahip olanlar hariç) satır açılacaktır.   

2) Tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dâhil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişi sayısı kadar satır açılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi istekli Petrol Ofisi A.Ş. tarafından sunulan teklif kapsamında “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgenin yer aldığı, belgenin “Ortaklar/üyeler/kurucular” kısmı ile “Yönetimdeki görevliler” başlıklı kısımlarının doldurulduğu, belge üzerinde yeminli mali müşavir mührü ve imzasının bulunduğu anlaşılmıştır. Ayrıca söz konusu belge ekinde “YMM Faaliyet Belgesi” ve “Petrol Ofisi A.Ş. Pay Defteri Örneği” bulunduğu tespit edilmiştir.

İstekli tarafından teklif kapsamında sunulan imza beyannameleri incelendiğinde birim fiyat teklif mektubu ve eki cetvelin İzzet Hakan Yoğurtçu ve Ömer Ertürk isimli şahıslar tarafından imzalandığı tespit edilmiştir. Ayrıca, İzzet Hakan Yoğurtçu ve Ömer Ertürk isimli şahıslara ilişkin düzenlenen vekâletnamenin teklif kapsamında sunulan belgeler arasında yer aldığı tespit edilmiştir.

İzzet Hakan Yoğurtçu ve Ömer Ertürk isimli şahısları vekil eden şirket yetkililerine “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verildiği anlaşılmıştır. Bununla birlikte “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede İzzet Hakan Yoğurtçu ve Ömer Ertürk isimli şahıslara yer verilmediği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet dilekçesinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifine yönelik herhangi bir iddiaya yer verilmediği anlaşılmıştır.

Tebliğ’in yukarıda aktarılan 10/A.1’inci maddesinde yer alan açıklamalar incelendiğinde, “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer alması gereken bilgilerin ticaret sicil gazetelerinde ve ortaklık pay defterlerinde yer alan bilgiler esas alınmak suretiyle ilgili meslek mensubu tarafından hazırlanacağı görülmüştür. Bu bağlamda, iddiaya konu belgede ortaklık yapısına ek olarak tüzel kişiliğin karar organı tarafından yetkilendirilen yönetimdeki görevlilere yer verilmesi gerektiği anlaşılmaktadır. Dolayısıyla, vekâletname ile tayin edilen şahıslara “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verme zorunluluğu bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Somut olayda başvuru sahibi istekli tarafından sunulan “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede ortaklık yapısına ve yönetimdeki görevlilere yer verildiği, bahse konu belgenin meslek mensubu imza ve mührünü taşıdığı, ayrıca teklif mektubu üzerinde imzası bulunan şahısları vekil eden şirket yetkililerine “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgede yer verildiği, bu bağlamda içerik ve şekil yönüyle mevzuatta düzenlenen koşulları sağladığı anlaşılan söz konusu belgenin mevzuata uygun olduğu ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Petrol Ofisi A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.