ihalede sarf malzemelerine ilişkin katalog ve teknik şartnameye cevap yazısı istenmediği, teklif edilen malzemelere ilişkin teknik değerlendirmenin numuneler üzerinden yapılmasının öngörül

Toplantı no : 2019/055.

Gündem no : 37.

Karar Tarihi : 18. 12. 2019.

Karar no : 2019/UM. II-1674.

BAŞVURU SAHİBİ:.
Cuylan Elektrikli ve Mekanik Cih. San. Ve tic. Ltd. Şti. ,.

İHALEYİ YAPAN İDARE:.
Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü,.

BAŞVURUYA KONU İHALE:.
2019/244755 İhale Kayıt Numaralı “336 Kalem Özellikli Sarf Malzeme Alımı” İhalesi (275. Kısım).

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:.
Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 05. 08. 2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “336 Kalem Özellikli Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Cuylan Elektrikli ve Mekanik Cih. San. Ve tic. Ltd. Şti. Nin 24. 10. 2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05. 11. 2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 14. 11. 2019 tarih ve 48382 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12. 11. 2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1426 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:.
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 275’inci kısmına verdikleri numunenin Teknik Şartname’nin 5’inci maddesine uygun olmadığına yönelik kararın gerçek dışı olduğu, gerçeği yansıtmayan ve dayanaksız şekilde başvurularının reddedildiği, teslim ettikleri numunenin Şartname’nin ilgili maddesini ve idarenin ihtiyaçlarını karşıladığı, ürün hakkında verilen uygunsuzluk kararının bilirkişi tarafından incelenmesi gerektiği, teklif ettikleri ürünün birçok kamu hastanesi tarafından uygun görüldüğü, idare tarafından alınan karar nedeniyle ihalenin ilgili kısmının 294. 500 tl daha yüksek bedel üzerinde bırakıldığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır. ” hükmü,.

Aynı Kanun’un “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde “37 ve 38 inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır…. ” hükmü bulunmaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir. ” hükmü,.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57. 1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57. 2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57. 3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir. ” açıklaması yer almaktadır.

Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2. 1. İhale konusu malın;.
An) Adı: 336 Kalem Özellikli Sarf Malzeme Alımı.
B) Varsa Kodu:.
C) Miktarı ve Türü:.
336 Kalem Özellikli Sarf Malzeme.
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: Dağıtım listesindeki sağlık tesislerine teslim edilecektir. ” düzenlemesi,.

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7. 1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:.
….
ı) Bakanlığımız ilgili genelgeleri ve duyuruları gereği;.
An) İstekliler teklif ettikleri ürünlere ait ihale tarihi itibariyle geçerli olmak üzere ürün numarasını/barkod numarasını ve markasını da gösterir yetkili kişilerce imzalı kaşeli belgeyi teklifleri ile birlikte vereceklerdir. (Barkod numaraları ve markası Birim Fiyat Teklif cetvellerinde de verilebilir. ) İhale tarihi itibari ile teklif ettiği tıbbi ürünlerin t. C. İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası’na veya ÜTS kayıt veya bildirim işlemi tamamlanmış olması şartı aranacaktır. Verilen ürün barkod numarasına göre idaremizce EKAP marifetiyle yapılan sorgulama sonucunda ürünün onaylı olmadığı veya isteklinin ürünü satmaya yetkili (Üretici ve/veya İthalatçı veya Yetkili Satıcısı veya bayii) olmadığı tespit edilmesi durumunda teklifi değerlendirmeye alınmayacaktır.

B) Teklif edilen ürünlerin Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, Vücuda Yerleştirilebilir Aktif Tıbbi Cihaz Yönetmeliği ve Vücut Dışında Kullanılan Tıbbi Tanı Cihazları Yönetmeliği kapsamı dışında olması durumunda, bu ürünlerin söz konusu yönetmeliklerin kapsamı dışında olduğuna dair üreticinin/ithalatçının yazılı beyanı yeterli olacaktır. Kapsam dışında olduğu beyan edilen ürünler için Üretici ve/veya İthalatçı veya Yetkili Satıcısı olduğuna dair belge sunulacaktır.

C) Yerli Malı Belgesi sunan istekliler; Yerli Malı Belgesinin hangi kaleme ait olduğunu belirterek teklifleri ile birlikte sunacaklardır.

D) Teknik Şartnamelerinde belirtilen Biyosidal Ürün sınıfına giren malzemeler için İhale tarihi itibariyle geçerli “Biyosidal Ürün Ruhsatı” teklifle birlikte verilecektir.

E) İstekliler, Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği kapsamında düzenlenen “Satış Merkezi Yetki Belgesi”ni ihale teklif dosyasında sunacaktır.

….
7. 5. 6. An) Teklif edilen her üründen teknik şartnamesinde belirtilen miktarda, miktarı belirtilmeyen ürünler için ise 1 (bir) adet örnek numune ihale komisyonuna teslim edilecektir. Numuneler ihale saatine kadar teklif zarfı ile birlikte, numunelerin üzerine firma ismi, ihale kayıt numarası ve ihale sıra numarası yazılıp bütün numuneler bir koliye konularak, üzerine teklif veren istekliyi belirtici etiket yapıştırılıp Numune Teslim Tutanağı ile Atatürk Şehir Hastanesi sarf malzeme deposuna teslim edilecektir.

B) Ekonomik Açıdan en avantajlı teklif sahibi numuneleri hariç Kurumumuza teslim edilen numuneler İhale itiraz süresi dolduktan 7 iş günü içerisinde geriye teslim alınacak, alınmayan malzemeler için idaremizin bir sorumluluğu olmayacaktır…” düzenlemesi,.

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19. 1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19. 2. 1. Bu ihaledeki kısım sayısı 336 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;.
Kısmi teklifler kalem bazında verilebilecek olup malzemelerin miktarları konusunda kısmi teklif verilemez. ” düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye ait Teknik Şartname’nin “275. Kalem: Basınç Döngülü Ventilatör” başlıklı maddesinde “….
5. Cihaz ile isteğe bağlı olarak FİO2 oranı %50 veya %100 olarak ayarlanabilmelidir.

…” düzenlemesi bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin yukarıya aktarılan düzenlemelerinden, başvuruya konu ihale kısmında ihaleye katılan isteklilerin teklif verdikleri ürünlerin her bir kalemi için bir adet numuneyi ihale saatine kadar üzerine teklif veren istekliyi belirtici etiket yapıştırılıp Numune Teslim Tutanağı ile Atatürk Şehir Hastanesi sarf malzeme deposuna teslim edecekleri, Teknik Şartname kriterlerine uygunluğunun test edileceği anlaşılmaktadır.

İtirazen şikâyet başvurusunun ihalenin 275’inci kısmına yönelik olduğu, bahse konu kısımda başvuru sahibi Cuylan el. Ve mek. Cihazlar San. Ve tic. Ltd. Şti. Tarafından “Basınç Döngülü Ventilatör” sarf malzemesine ilişkin numunenin idareye teslim edildiği, teslim edilen numuneye ilişkin 05. 08. 2019 tarihli numune teslim tutanağının düzenlendiği tespit edilmiştir. Söz konusu ihalede sarf malzemelerine ilişkin katalog ve teknik şartnameye cevap yazısı istenmediği, teklif edilen malzemelere ilişkin teknik değerlendirmenin numuneler üzerinden yapılmasının öngörüldüğü anlaşılmıştır.

14. 10. 2019 tarihli ihale komisyonu kararına dayanak teşkil eden Cuylan el. Ve mek. Cihazlar San. Ve tic. Ltd. Şti. Nin teslim ettiği numuneye ilişkin hazırlanan numune değerlendirme tutanağında “275. Kalem Basınç Döngülü Ventilatör için; Teknik şartnamesinde ‘275. 5. Cihaz ile isteğe bağlı olarak FİO2 oranı %50 veya %100 olarak ayarlanabilmelidir. ’ maddesine uymadığı tespit edilmiş olup, uygunsuzluk verilmiştir” ibarelerine yer verildiği, numune değerlendirme tutanağında aynı zamanda ihale komisyonu üyesi olan ve işin uzmanı olduğu tespit edilen bir üyenin imzasının yer aldığı, değerlendirme tutanağına dayanarak başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusuna istinaden iki ihale komisyonu üyesi tarafından hazırlanan yazıda yeniden yapılan değerlendirme sonucunda itirazın reddedildiği ifade edilmiştir.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri gereğince ihalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu mala ilişkin teknik bilgilerin yer aldığı katalog vb. Teknik dokümanları, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen malın idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirilmesi yapılacağına ilişkin düzenlemeye ihale dokümanında yer verildiği, bu kapsamda başvuru sahibi istekli tarafından sunulan numunenin Teknik Şartname’ye uygunluğuna ilişkin numune değerlendirme tutanağının düzenlendiği, bahse konu tutanakta ihale komisyonu uzman üyenin imzasının yer aldığı, mevcut haliyle numune değerlendirme işleminin usulüne uygun gerçekleştirildiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde numune değerlendirme işlemi aşamasında yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmayacağı, somut olayda numune değerlendirme işleminin ihale komisyonu üyesi tarafından gerçekleştirildiği, numune değerlendirmesine ilişkin tutanak ile ihale komisyonu kararına dayanak teknik değerlendirmelerin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyon kararı sonucunda alımı yapılacak malın istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının bu çerçevede reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, Kanun’un yukarıya aktarılan 37’nci ve 40’ıncı maddeleri çerçevesinde, ihalenin teklifi geçerli olan ekonomik açıdan en avantajlı teklif üzerinde bırakılacağı anlaşılmaktadır. Bu bağlamda, yaklaşık maliyeti 1. 039. 367,83 olan ihale kısmının teklifi (874. 000,00 TL) idarece geçerli kabul edilen ekonomik açıdan en avantajlı istekli üzerinde bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, ihalenin şikâyete konu “Basınç döngülü ventilatör” başlıklı 275’inci kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 11. 442,00 tl olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 22. 887,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen (22. 887– 11. 442) 11. 445,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,.

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,.

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,.

Oybirliği ile karar verildi.