ihalede sunulan kapasite raporuna ilişkin Sanayi Odası tarafından alınan bilgi ve görüş yazısında; söz konusu raporun ilk sayfasını raportör sıfatıyla imzalayan oda memuru yerine anılan şahsa ait “aslı gibidir” şerhi içeren kaşesi ile bahse konu raporun her sayfasındaki onaylama işlemini yapan personelin yetkili olduğu
yapım İşleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.
(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükmü,
Başvuruya konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur.
7.9.2. İstekliler, bu madde kapsamında idarece talep edilen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.
7.9.3. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.9.4. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine belgelerin tesliminden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini sunabilirler. …” açıklaması yer almaktadır.
İdarece kendi malı olma şartı aranan 1 adet mekanik stabilizasyon plenti (en az 400 ton/saat kapasiteli) cinsi iş makinesinin tevsiki için anılan İş Ortaklığının özel ortağı Örensan İnş. Elek. Nak. İş Mak. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nce sunulan yeterlik bilgileri tablosunun “Makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu gösteren belgeler” başlıklı satırında mekanik stabilizasyon plentine ilişkin T.C. Diyarbakır 3. Noterliği tarafından onaylanan 14.09.2020 tarihli ve 24324 yevmiye numaralı belgelerin beyan edildiği, 17.12.2020 tarihinde anılan İş Ortaklığınca idareye sunulan belgeler incelendiğinde; mekanik stabilizasyon plentine ilişkin bahse konu tarihli ve yevmiye numaralı e-faturanın ve teknik raporun sunulduğu, e-fatura üzerinde Diyarbakır 3. Noterliği tarafından 14.09.2020 tarihi ve 24324 yevmiye numarası ile “İş bu suret aslına uygundur ” şerhinin bulunduğu, anılan makineye ilişkin sunulan teknik raporda ise aynı tarih ve yevmiye numarası ile 1 adet kaşenin yer aldığı, ancak sunulan belge üzerinde ilgili belgenin aslına uygunluğuna ilişkin herhangi bir şerhin bulunmadığı,
İdarece kendi malı olma şartı aranan 1 takım primer-sekonder konkasör grubu (en az 110 ton/saat kapasiteli) tevsiki için anılan İş Ortaklığının özel ortağı Örensan İnş. Elek. Nak. İş Mak. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nce sunulan yeterlik bilgileri tablosunun “Makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu gösteren belgeler” başlıklı satırında Diyarbakır 3. Noterliği tarafından onaylanan 14.09.2020 tarihli ve 24323 yevmiye numaralı belgelerin ve Siirt Ticaret ve Sanayi Odası tarafından düzenlenmiş 2020/5 numaralı kapasite raporunun beyan edildiği, 17.12.2020 tarihinde anılan İş Ortaklığınca idareye sunulan belgeler incelendiğinde; primer-sekonder konkasör grubu iş makinesine ilişkin bahse konu tarihli ve yevmiye numaralı faturalar ile ilgili makinenin teknik kapasitesine ilişkin Gelen Mak. San. Taah. Tic. A.Ş. tarafından düzenlenmiş belgenin ve anılan makineye ait Siirt Ticaret ve Sanayi Odası tarafından düzenlenmiş 27.03.2020 tarihli ve 2020/5 numaralı kapasite raporunun sunulduğu, sunulan e-faturanın Diyarbakır 3. Noterliği tarafından 14.09.2020 tarihinde 24323 yevmiye numarası ile “İş bu suret aslına uygundur ” şerhi düşülerek onayladığı, diğer iki fatura ve bahse konu makinenin teknik özelliklerine ilişkin sunulan belge üzerinde ise aynı tarih ve yevmiye numarası ile 1 adet kaşe ve imzanın yer aldığı ancak söz konusu belgeler üzerinde ilgili belgelerin aslına uygunluğuna ilişkin herhangi bir şerhin bulunmadığı tespit edilmiştir.
Danıştay Onüçüncü Dairesinin 04.11.2021 tarihli ve E:2021/4386, K:2021/3656 sayılı kararı uyarınca yapılan inceleme kapsamında, 25.01.2022 tarihli ve 2022/1430 sayılı yazı ile Türkiye Noterler Birliği Başkanlığı’ndan “… Bahse konu Danıştay Onüçüncü Dairesi kararı doğrultusunda yapılacak incelemeye esas olmak üzere, birden fazla belgenin aynı tarih ve aynı yevmiye numarası ile Noter tarafından onaylanması ve söz konusu belgelerden sadece birinin ilk sayfasında “aslı gibidir” şerhinin bulunmasının, onayın aynı tarih ve aynı yevmiye numaralı ekli diğer sayfaların da aslına uygun şekilde onaylanmış olduğu anlamına gelip gelmediği, bu şekilde tasdikli suretlerin dayanağının olup olmadığı, uygulamada ihale dosyaları kapsamında idarelere sunulacak belgelerin Noterler tarafından onaylanmasına ilişkin olarak özel bir düzenleme veya uygulama/uygulama birliği olup olmadığı” hususu ile ilgili olarak bilgi ve görüşü talep edilmiş olup bahse konu kurumun cevabi yazısı 31.01.2022 tarihinde Kurum kayıtlarına alınmıştır.
Türkiye Noterler Birliği Başkanlığı’nın cevabi yazısı incelendiğinde; anılan yazıda “… Birliğimize ait örnek çıkartılması ile alakalı (24) sayılı birleştirilmiş genelgenin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan ihalelerle ilgili olarak verilecek örneklere konulması gereken şerh ile alakalı (11) sayılı başlığı altında yapılan açıklamada yer alan noterliklerde çıkarılacak örneklere konulacak şerhler Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95’inci maddesinde açıklanmış ise de 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa dayanılarak hazırlanan ve 04.03.2009 tarihli, 27159 (1. mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31 inci maddesinin; “(1) bu yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. …
(2) noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. …” hükümlerini içermesi nedeniyle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan ihalelerle ilgili olarak verilecek örneklere Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 95’inci maddesinde belirtilen şerhlerin konulması halinde ihale makamlarınca bu örnekler kabul edilmemektedir.
Her ne kadar sözü edilen Yönetmelik 2009 yılında yayımlanmış ise de 2003 yılından beri bu uygulama devam etmektedir. İhale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin aranması, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmemesi nedeniyle konunun Yönetim Kurulunun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmesi sonunda;
İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine karar verilmiştir. Bu itibarla, ibrazdan örnek çıkarılması durumunda ilgilisinden ihale makamlarına verilip verilmeyeceğinin araştırılması ile bu makamlara verileceğinin belirtilmesi halinde buna dair talebi de alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur) şeklinde şerh konulmalıdır.
Açıklamaları hep birlikte değerlendirildiğinde;
Noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin, tamamının veya istenilen kısmının, istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi ihtiva eden ve örneği çıkaran noterliğin mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgeye örnek, ilgili tarafından ibraz edilip, örneğinin çıkartılması ve tasdik edilmesi istenilen bir belgenin usulü veçhile ve 1512 sayılı noterlik kanununun 97 maddesinde yazılı şekilde örneğinin çıkartılmasına ibrazdan örnek çıkarma denmektedir.
İbrazdan örnek çıkartmada, çıkartılan örneklerin altına ibraz edilen aslının aynı olduğunu yolunda şerh verildikten sonra noter (ya da imzaya yetkili noterlik görevlisi) tarafından imzalanıp mühürlenmesi ve ayrıca ibraz edilen belgenin aslına da çıkartılan örneğin adedi, tarih ve yevmiye numarası yazıldıktan sonra imzalanıp mühürlenmesi zorunludur.
Yazı ekinde gönderilen Diyarbakır 3. Noterliğine ait ibrazdan çıkarılan örnek işlemlerinde;
İbraz edilen birden fazla sayfanın örneğinin çıkarılması istendiğinde, uygulamaya uygun olarak, örneği çıkartılan ilk evraka “iş bu suret aslına uygundur” şerhinin verilip, ilk ve diğer tüm sayfalara da noterlik yevmiye numarası ile noterlik mührünün basıldığı, görevli tarafından da her sayfanın imzalandığı, böylece evrak bütünlüğünün sağlandığı,
İlgililerin örnek çıkarma talebiyle noterliğe başvurması halinde işbu evrakın ihale makamlarına ibraz edileceğinin beyanı ya da anlaşılması halinde, yukarıda açıklanan (24) sayılı birleştirilmiş genelge hükümleri uyarınca örnek çıkarma işleminin yapılması gerektiği, düşünülmektedir. …” ifadelerine yer verilmiştir.
Diğer taraftan, bahse konu istekli tarafından sunulan bir diğer belge olan Siirt Ticaret ve Sanayi Odası tarafından düzenlenmiş 27.03.2020 tarihli ve 2020/5 numaralı kapasite raporu incelendiğinde; söz konusu raporu düzenleyerek ilk sayfasını raportör sıfatıyla imzalayan oda memuru R**** E******’a ait imza ile anılan şahsa ait “aslı gibidir” şerhi içeren kaşesi ile bahse konu raporun her sayfasındaki onaylama işleminde yer alan imzaların uyuşmadığı, bahse konu kaşenin yanında “Y.” ifadesine yer verildiği tespit edilmiştir.
İnceleme kapsamında, 21.01.2022 tarihli ve 2022/1334 sayılı yazı ile Siirt Ticaret ve Sanayi Odası Başkanlığı’ndan uyuşmazlığa konu kapasite raporunu düzenleyerek ilk sayfasını raportör sıfatıyla imzalayan oda sicil memuru yerine anılan sicil memuruna ait “aslı gibidir” şerhi içeren kaşe kullanılarak raporun her sayfasını imzalayan şahsın ad, soyad ve pozisyon bilgileri ile söz konusu şahsın belgeyi imzalamaya yetkili olup olmadığı hususuna ilişkin bilgi ve belgeler talep edilmiş olup bahse konu kurumun cevabi yazısı 31.01.2022 tarihinde Kurum kayıtlarına alınmıştır.
Siirt Ticaret ve Sanayi Odası’nın cevabi yazısı incelendiğinde; söz konusu yazıda “… Kaşelerin yanında “Y.” bulunan personelin onay işlemleri doğru olup imzalayan personelin imza yetkisine sahip olduğu ve odamız bünyesinde Ticaret Sicil Müdür olarak halen çalıştığı…” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir.
İnceleme kapsamında anılan İş Ortaklığı tarafından kendi malı olma şartı aranan iş makinelerinin tevsiki için idareye sunulan ve uyuşmazlığa konu Diyarbakır 3. Noterliği tarafından onaylanan belgelere ilişkin Türkiye Noterler Birliği Başkanlığı’ndan alınan bilgi ve görüş yazısında, söz konusu belgelerde noterlik tarafından uygulamaya uygun olarak örneği çıkartılan ilk evraka “iş bu suret aslına uygundur” şerhinin verilip, ilk ve diğer tüm sayfalara da noterlik yevmiye numarası ile noterlik mührünün basılarak imzalanması suretiyle belgeler arasında evrak bütünlüğünün sağlandığının ifade edildiği,
Diğer taraftan; uyuşmazlığa konu bir diğer belge olan kapasite raporuna ilişkin Siirt Ticaret ve Sanayi Odası tarafından alınan bilgi ve görüş yazısında; söz konusu raporun ilk sayfasını raportör sıfatıyla imzalayan oda memuru yerine anılan şahsa ait “aslı gibidir” şerhi içeren kaşesi ile bahse konu raporun her sayfasındaki onaylama işlemini yapan personelin yetkili olduğunun ifade edildiği anlaşıldığından; başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.
|
||||||||||