ihale yeterlik kriteri kapsamında sunulması istenilen söz konusu ürünlere ilişkin Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formunun isteklinin kaşe ve imzası ile birlikte ürünlere ait boş bırakılan sütunları

BAŞVURU SAHİBİ:

Renis Dış Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Silivri Belediye Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/1187707 İhale Kayıt Numaralı “Bilgisayar, Yazıcı, Yazıcı Yedek Parça, Toner ve Çeşitli Elektronik Malzeme Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Silivri Belediye Başkanlığı tarafından 28.11.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Bilgisayar, Yazıcı, Yazıcı Yedek Parça, Toner ve Çeşitli Elektronik Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Renis Dış. Tic. Ltd. Şti.nin 25.12.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.12.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.01.2024 tarih ve 125714 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.01.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/33 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

Öte yandan ihalede dokümanında teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğuna yönelik bir belge istenilmediğinden teklif edilen ürünün Teknik Şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının da mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki ihale komisyonu kararında belirtilen Teknik Şartname’nin “Makinede kullanılan tonerler gıda sertifikasyonu olan insan sağlığını tehdit etmeyen Simitri Polemerize toner olmalıdır.” şeklinde düzenlenen 3.2.31’inci maddesinin “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu”nun 2’nci sırasında bulunan “Çok Fonksiyonlu Yazıcı A4-A3” ürününe ait teknik bir özellik olduğu, bu ürün için kendilerinin “Oki” değil “Konica Minolta” marka ürünü teklif ettikleri, Oki markasını “Laser Network Printer” ürünü için teklif edildiği ve bu ürüne yönelik Teknik Şartname maddelerinde atıf yapılan düzenlemenin bulunmadığı, ayrıca anılan Şartname’nin 7.5.5’inci maddesindeki düzenleme uyarınca teklif edilen ürünlerin marka ve modelinin belirtilmesi dışında, ürünlerin teknik özelliklerini gösterir, katalog gibi başkaca bir belge istenilmediği ve bu nitelikteki bir belgenin sunulmasının yeterlik kriteri olarak belirlenmediği, ürünlerin teknik özelliklerini gösterir bir belge yeterlik kriterleri kapsamında talep edilmediğinden sözleşmenin uygulanması aşamasında incelenmesi ve kontrolü gereken bir hususun tekliflerin değerlendirmesi aşamasına taşınmasının yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

…

6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,

…

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’nci maddesinde “…İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

…

            e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde  “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

 (2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur…” hükmü,

a) Adı: Bilgisayar, Yazıcı, Yazıcı Yedek Parça, Toner ve Çeşitli Elektronik Malzeme Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

d) Kodu:

e) Miktarı:

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Sözleşmenin imzalanmasına müteakip 15 takvim günü içerisinde Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından yükleniciye bildirilen yere teslim edilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

Bilgisayar ve Yazıcılar

7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz…” düzenlemesi,

“Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

İsteklilerin teklifleri kısım bazında değerlendirilecektir. Ekte sunulan ihtiyaç listesinde tanımlanan kısımlar dahilinde, teklif edilen her bir kısmın biri veya daha fazlası aynı istekli üzerinde kalabilir. Tüm kısımların aynı istekli üzerine kalması durumunda, her bir kısım için ayrı sözleşme düzenlenmeyip, tek sözleşme yapılacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Çok Fonksiyonlu Yazıcı A4-A3 Teknik Özellikleri” başlıklı 3.2’nci maddesinde “…3.2.31. Makinede kullanılan tonerler gıda sertifikasyonu olan insan sağlığını tehdit etmeyen Simitri Polemerize toner olmalıdır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Laser Network Printer Teknik Özellikleri” başlıklı 3.4’üncü maddesinde “…3.2.16. Makinede kullanılan tonerler gıda sertifikasyonu olan insan sağlığını tehdit etmeyen Simitri Polemerize toner olmalıdır…” düzenlemesi yer almaktadır.

E-teklif alınmak suretiyle 28.11.2023 tarihinde gerçekleştirilen ihalede 7 adet ihale dokümanı edinildiği, ihalenin iddia konusu 1’inci kısmına 2 istekli tarafından teklif verildiği, başvuru sahibi Renis Dış Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu’nda tek marka sunduğu ve sunulan Oki marka yazıcının Teknik Şartname’nin 3.2.31’inci maddesinde yer alan “Makinede kullanılan tonerler gıda sertifikasyonu olan insan sağlığını tehdit etmeyen Simitri Polemerize toner olmalıdır” şeklindeki düzenlemeye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin 1’inci kısmının Gama Büro Oto. Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İhalenin “Bilgisayar ve Yazıcılar” başlıklı 1’inci kısmında 19 kalem ürün satın alınacağının belirtildiği, İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı 1’inci ve 2’nci teklif sahibi isteklilerden 1’inci kısımdaki ürünlere ilişkin hazırlanacak olan “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (marka, model vb.)” isimli belgenin beyan edilen bilgileri tevsik edici belgelerin sunulması kapsamında isteneceği ve söz konusu belgenin idareye kaşeli ve imzalı olarak teslim edilmesi gerektiği düzenlenmiştir.

İhale dokümanı kapsamında iddia konusu edilen 1’inci kısımdaki 19 kalem ürüne ilişkin “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (marka, model)” başlıklı formun yer aldığı, söz konusu formda her bir ürüne ait 2 ayrı sütun açıldığı ve sütun başlıklarının “marka” şeklinde belirtildiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, iddia konusu kısma yönelik yeterlik kriteri olarak katalog, Teknik Şartname’ye cevap yahut başkaca bir doküman beyan edilmesi veya sunulması ile ilgili herhangi bir düzenleme yapılmadığı, sadece ekonomik açıdan en avantajlı 1’inci ve 2’nci teklif sahibi isteklilerden, teklif edilecek ürünlere ait “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (marka, model vb.)” başlıklı belgenin kaşeli ve imzalı olarak idareye teslim edilmesi gerektiği şeklinde belirtilmiştir.

Teknik Şartname’de ihale konusu iş kapsamındaki ürünlere ait ayrıntılı teknik özelliklere yönelik düzenleme yapıldığı görülmüştür.

İdarece 28.11.2023 tarihinde anılan istekliye EKAP üzerinden gönderilen “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıda “…İdari şartnamenin 7.5.4 maddesi gereğince İstekli tarafından ihale konusu tüm ürünler ile ilgili hazırlanacak olan Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (iki marka olacak şekilde) teklif değerlendirme aşamasında idareye kaşeli ve imzalı olarak teslim edilmesi zorunludur. Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu 1 ve 2. en avantajlı teklif sahibi istekliden idarece istenecektir.” şeklinde ifadelerin yer aldığı anlaşılmıştır.

Bahse konu yazıya istinaden başvuru sahibi istekli tarafından  “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (marka, model)” başlıklı belgenin 1’inci kısımda yer alan 19 adet ürüne yönelik açılan iki ayrı sütun doldurulmak suretiyle forma uygun şekilde kaşeli ve imzalı olarak sunulduğu anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşıldığı üzere, idarelerce ihalelere katılım için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirilmesinde aranılacak kriterlerin ihale ilanı ile İdari Şartname’de belirtilmesi, tüm istekliler için aynı hususları içerecek şekilde ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca İdari Şartname’nin 7’nci maddesi dışındaki maddelerinde ya da Teknik Şartname’de isteklilerin teklifleri kapsamında sunması gereken belgelerin anılan Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde sayılması kaydıyla yeterlik kriteri olacağı, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemelere Teknik Şartname’de yer verileceği anlaşılmaktadır.

 “Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (marka, model vb.)” isimli belgenin beyan edilen bilgileri tevsik edici belgelerin sunulması kapsamında isteneceği ve söz konusu belgenin idareye kaşeli ve imzalı olarak teslim edilmesi gerektiği şeklinde düzenleme yapıldığı, bu düzenleme dışında yeterlik kriteri olarak teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf yahut başkaca bir doküman beyan edilmesi veya sunulması ile ilgili herhangi bir düzenleme yapılmadığı anlaşılmıştır.

Teklif Edilen Ürün Tanımlama Formu (iki marka olacak şekilde)…” ifadesi yer alsa da söz konusu ürünlere yönelik iki marka olacağı yönünde bir düzenlemenin İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak düzenlenmediği, dolayısıyla İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemelere Teknik Şartname’de yer verileceği, bu bağlamda sözleşmenin yürütülmesi aşamasında isteklinin Teknik Şartname’ye uygun ürünleri teslim etme yükümlüğünün bulunduğu, teklif edilen ürünlerin uygunluğuna yönelik değerlendirmenin muayene ve kabul aşamasında yapılması gerektiği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 54.677,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu tüm iddialarında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 54.677,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Renis Dış Tic. Ltd. Şti.nin 1’inci kısma ilişkin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.