Kamu İhale Kanunun Ek. 1’inci maddesinde ifade edilen ihale süreciyle ilgili işlemlerin Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebileceği belirtilmiştir. Buna istinaden de iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve kontrol edilmesi zorunluluğu getirilmiştir.
Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin Ek Madde 1 ’de iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi hakkında hükümler bulunmaktadır. Bu hükümlere istinaden iş deneyim belgeleri 31/8/2014 tarihinden itibaren EKAP üzerinden düzenlenmesi zorunlu olmakta ve 4734 sayılı Kanun kapsamında ilanı 31/8/2010 tarihinden sonra yapılan işlerin iş deneyim belgesi EKAP’ta yeniden düzenlenerek kayıt edilmeden ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden itibaren yapılacak olan ihalelerde iş deneyimini tevsik amacıyla kullanılamaz.
Yerli veya yabancı gerçek/tüzel kişilerin, yurt dışında kamu veya özel sektöre bedel içeren bir sözleşme kapsamında taahhüt ettikleri işlere ilişkin iş deneyim belgeleri, belge sahibinin başvurusu üzerine Kurum tarafından EKAP’a bilgi amaçlı olarak kaydedilir. Kayıt işlemi usulüne uygun olarak yapılan başvurudan itibaren 60 gün içinde yapılır ve daha önce kaydedilmiş olsa dahi bu sürenin bitiminden sonra iş deneyimini tevsik için kullanılabilir.
Kayıt işlemi için yurt dışında düzenlenmiş iş deneyim belgesinin bu Yönetmeliğin 31 inci maddesine uygun olarak sunulması; noter onaylı dayanak sözleşmenin, kabul tutanaklarının ve Kurum tarafından istenecek diğer bilgi ve belgelerin ise Kurum tarafından belirlenecek usule uygun olarak başvuruya eklenmesi gerekir. Herhangi bir belgenin bu fıkra kapsamında kaydedilmiş olması belge konusu işin yapıldığına ve belgedeki bilgilerin doğruluğuna karine teşkil etmez. Bu kayıt işlemi ihale komisyonlarının inceleme, değerlendirme ve sorgulamaya ilişkin yetki ve sorumluluklarını ortadan kaldırmaz.
Yerli veya yabancı gerçek/tüzel kişilerin yurt dışında gerçekleştirdikleri işlere ilişkin iş deneyim belgeleri EKAP’a kayıt edilmedikçe ilanı veya duyurusu 1/7/2018 tarihinden sonra yapılacak ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamaz. Bu fıkra kapsamında EKAP’a kaydedilen belgeler, ihalelerde Kurum tarafından başvuru sahibine verilen kayıt belgesi sunularak kullanılır.
4734 sayılı Kanun kapsamındaki iş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenme zorunluluğu bulunduğundan belge düzenleyenler, ihale komisyonlarında görev alanlar ve belge sahipleri Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin Ek Madde 1’de yer alan hükümlere göre işlem yapmalı ve değerlendirmelidir.
İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi hakkında Kamu İhale Genel Tebliğinin 30.8’inci maddesinde de hükümler bulunmaktadır. Belgelerin EKAP üzerinden düzenlenmesiyle ilgili olarak yönetmelik hükümleri yanında tebliğde ifade edilen esaslara da riayet edilmesi gerekir.
İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve belge sahiplerine verilmesinde, İhale Uygulama Yönetmelikleri ile Kamu İhale Genel Tebliğinin iş deneyim belgeleri hakkındaki hükümlerine uyulması gerekir.
İş deneyim belgesinin EKAP üzerinden düzenlenmesi ve sorgulanmasına ilişkin “İdare İş Deneyim Belgesi Düzenleme, Kayıt ve Sorgulama Kullanım Rehberi”ne EKAP üzerinden erişilebilir.
İş deneyim belgeleri, EKAP üzerinden düzenlenmesi gerektiği ve buna uyulmadığı takdirde ilanı veya duyurusu 1/7/2016 tarihinden sonra yapılan ihalelerde iş deneyimini tevsik için kullanılamayacağı açıkça belirtilmesine rağmen hala bu hükümlere aykırı işlem yapıldığı görülmektedir. Örnek olarak, Ocak 2018 tarihinde yapılan bir yapım işi ihalesinde bir istekli belge düzenleme tarihi 08/08/2017 olan iş deneyim belgesini teklif zarfında sunmuştur. Bu örnekte, sunulan belgeyi düzenleyen idarenin iş deneyim belgesini yönetmelik gereği EKAP üzerinden düzenlemediği ve belge sahibinin de bu duruma özen göstermeden ihalede sunduğu görülmüştür.
Yine Ocak 2018 tarihinde yapılan yol düzenleme ihalesine katılan 5 istekliden 2’sinin iş deneyim belgeleri EKAP üzerinden yeniden düzenlenerek sunulması gerektiği halde buna riayet etmeden ihaleye katıldığı ve değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.
İş deneyim belgelerinin EKAP üzerinden kayıt altına alınması gerektiği hükmünün 7/6/2014 tarihinde yürürlüğe girmesine rağmen, hem isteklilerin hem de bazı kamu idarelerinin bu düzenlemeye yeterli özeni göstermediği görülmektedir. İsteklilerin değerlendirme dışı bırakılmamaları ve kamu idarelerinin de yanlış işlem yapmamaları açısından yönetmelik hükümlerine riayet edilerek işlem tesis edilmelidir.