ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede sadece başvuru sahibi istekliden bu belgelerin istenerek değerlendirme yapıldığı ve dosyada sadece anılan istekliden belge talep edilmesine yönelik herhangi bir açıklayıcı bilgi ve belgenin yer almadığı dikkate alındığında idarece * kısımlarına teklif sunan diğer tüm isteklilerden de aynı belgelerin istenmesi suretiyle işlem tesis edilmesi gerektiği yönünde düzeltici işlem belirlenmesi gereklidir

Metro Diş Deposu Tıbbi Malzemeler İth. ve İhr. Ltd. Şti,

VEKİLİ:

Av. İbrahim ERGENÇ

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Sağlık Bakanlığı Antalya İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/445398 İhale Kayıt Numaralı “Diş Sarf Malzemeleri Alımı” İhalesi (8, 9, 10, 23, 80 ve 342’nci kısımlar)

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sağlık Bakanlığı Antalya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 17.10.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Diş Sarf Malzemeleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Metro Diş Deposu Tıbbi Malzemeler İth. ve İhr. Ltd. Şti.nin 23.12.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.12.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.01.2020 tarih ve 783 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/47 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, yeterlik belgeleri kapsamında sunmuş oldukları Satış Merkezi Yetki Belgesi’nde adı geçen sorumlu müdürün şirketle olan bağlantısı hakkında taraflarından talep edilen ek bilgi ve belgeleri (SGK dökümü, bordro, resmi personel çizelgesi vb.) sunmadıkları gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının ve geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi işleminin mevzuata aykırı olduğu, zira taraflarınca sunulan Satış Merkezi Yetki Belgesi’nin Ankara İl Sağlık Müdürlüğü tarafından ilgili Yönetmelik’e uygun olarak düzenlendiği, idare tarafından istenen belgelerin anılan yetki belgesinin alınması için zaten Ankara İl Sağlık Müdürlüğüne sunulan belgeler olduğu, istenirse bu belgelerin idarece Ankara İl Sağlık Müdürlüğü’nden temin edilebileceği, idare tarafından bu şekilde belge istenmesinin uygun olmadığı, zira teklif değerlendirme aşamasında yeterlik belgelerine ek olarak başka belgelerin istenemeyeceği, sadece yeterlik belgesi olarak sunulan belgelerde yer alan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabilmesi için bilgi/belge istenebileceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Uyuşmazlığa konu ihalenin Sağlık Bakanlığı Antalya İl Sağlık Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “Diş Sarf Malzemeleri Alımı” ihalesi olduğu, ihalenin 401 kısımdan oluştuğu,  başvuru sahibi tarafından ihalenin 8, 9, 10, 23, 80 ve 342’nci kısımlarına teklif sunulduğu ve başvuru sahibinin bu kısımlarda idare tarafından istenilen Satış Merkezi Yetki Belgesinde adı geçen sorumlu müdürün şirkete olan bağlantısı hakkında SGK dökümü, bordro, resmi personel çizelgesi vb. ek bilgi/belgeleri sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve geçici teminatının gelir kaydedilmesine karar verildiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü bulunmaktadır.

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36’ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir.

Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “…(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince ihalenin ilk oturumunda isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminat mektubunun usulüne uygun olup olmadığının tespit edileceği, bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmeyeceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarının açıklanacağı, bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanacağı ve tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere birinci oturumun kapatılacağı, bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçileceği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinin 7.1.ı bendinde “Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği kapsamında Satış Merkezi Yetki Belgesinin sunulması zorunludur.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katilim şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

…

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.” açıklamaları bulunmaktadır.

Anılan düzenlemeler kapsamında isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler idarelerce tamamlatılabilecek olup bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebileceği gibi aday veya istekliler tarafından tamamlatılması da istenebilecektir. Aday veya istekliler tarafından bilgi eksikliğinin tamamlanmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilmelidir. İdarece belirlenen bu sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatlarının gelir kaydedilmesi gerekmektedir.

Tıbbi Cihaz Satış, Reklam, Tanıtım Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde sorumlu müdürün “Satış merkezlerinin bu Yönetmelik kapsamındaki faaliyetlerinden işleteni ile birlikte sorumlu olan ve adına çalışma belgesi düzenlenmiş kişi” şeklinde tanımlandığı,

Aynı Yönetmelik’in “Sorumlu müdür” başlıklı 10’uncu maddesinde “(1) Satış merkezinde bir sorumlu müdür daimi olarak bulunur… (4) Sorumlu müdür tıbbi cihaz satış merkezinin bu Yönetmelik kapsamındaki tüm faaliyetleriyle ilgili sorumluluğunu üstlenir… (6) Sorumlu müdürün çalıştığı işyeri haricinde başka bir işyerinde çalışması yasaktır.” düzenlemelerinin bulunduğu anlaşılmıştır.

25.11.2019 tarihinde idare tarafından başvuru sahibine gönderilen yazı ile “…7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

 ı) **Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği kapsamında Satış Merkezi Yetki Belgesinin sunulması zorunludur.” maddesine istinaden teklif dosyasında sunmuş olduğunuz Satış Merkezi Yetki Belgesinde adı geçen Sorumlu Müdürün şirkete olan bağlantısı hakkında, 28.11.2019 tarihi saat 12:00’e kadar Müdürlüğümüz Satın Alma Birimine  yazılı olarak bilgi (SGK dökümü, bordro, resmi personel çizelgesi vb.) gönderilmesi hususunda;” bilgi ve belge talep edilmiştir.

13.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibinin teklifinin belirlenen süre içerisinde bilgileri/belgeleri sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı ve geçici teminatının gelir kaydedilmesine karar verildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından İdari Şartname’nin 7.1.ı maddesi gereğince teklif zarfında Metro Diş Deposu Tıbbi Malzemeler İth. ve İhr. Ltd. Şti. adına düzenlenen 02.11.2016 tarih ve 06/TCSM/6448-845 belge numaralı Tıbbi Cihaz Satış Merkezi Yetki Belgesi’nin sunulduğu, belgede sorumlu müdürün Mehmet Curalı olduğu, belgede “Yukarıda adı ve adresi belirtilen tıbbi cihaz satış merkezinin sorumlu müdür Mehmet Curalı sorumluluğunda faaliyet göstermesi uygun görülmüştür.” bilgisinin yer aldığı anlaşılmıştır.

Tıbbi Cihaz Satış, Reklam, Tanıtım Yönetmeliği hükümleri dikkate alındığında sorumlu müdürün uyuşmazlığa konu yetki belgesinin alınabilmesi ve bu yetki ile tıbbi cihaz satımının devam ettirilebilmesi için asli bir unsur olduğu, sorumlu müdürün çalıştığı işyeri haricinde başka bir işyerinde çalışmasının yasak olduğu,  sorumlu müdürün görevi haiz şartları kaybettiği durumlarda tıbbi cihaz satımına ilişkin faaliyetlerin durdurulması gerektiği dikkate alındığında idare tarafından sorumlu müdürün şirket ile olan bağının devam ettiğini gösterir bilgi ve belgelerin istenmesinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin birinci fıkrası ile Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinin altıncı fıkrası çerçevesinde herhangi bir mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır. Ancak süresinde söz konusu belgeleri sunmayan başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmekle birlikte somut olaydaki durum 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesinin ikinci fıkrası çerçevesinde bilgi eksikliği olarak değerlendirilemeyeceğinden geçici teminatın gelir kaydedilmemesi gerekmektedir.

Diğer yandan ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede sadece başvuru sahibi istekliden bu belgelerin istenerek değerlendirme yapıldığı ve dosyada sadece anılan istekliden belge talep edilmesine yönelik herhangi bir açıklayıcı bilgi ve belgenin yer almadığı dikkate alındığında idarece ihalenin uyuşmazlığa konu 8, 9, 10, 23, 80 ve 342’nci kısımlarına teklif sunan diğer tüm isteklilerden de aynı belgelerin istenmesi suretiyle işlem tesis edilmesi gerektiği yönünde düzeltici işlem belirlenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 8, 9, 10, 23, 80 ve 342’nci kısımlarında teklif sunan diğer tüm isteklilerden de anılan belgelerin istenmesi suretiyle yeniden değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,   Oybirliği ile karar verildi.