Muayene ve Kabul Heyetlerinin Oluşumu ile Heyette Görevlendirilenlerin Durumu

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun 11 inci maddesinde “Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır.” ifadesi yer almaktadır.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 11 inci maddesi uyarınca kurulacak muayene ve kabul komisyonlarının kuruluş ve çalışması ile muayene ve kabul işlemlerine ait usul ve esaslar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 53 üncü maddesine dayanılarak çıkarılan ve aşağıda sayılan yönetmeliklerde düzenlenmiştir.

Bunlar;
– Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik,
– Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği,
– Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği,
– Yapım İşler Muayene ve Kabul Yönetmeliğidir.

Komisyonların oluşumu ve çalışmalarının daha açık olarak anlaşılabilmesi için, oluşturulan komisyonların iki ayrı grupta ele alınarak değerlendirilmesinde fayda bulunmaktadır.

Buna göre;
1- Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu, Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu, Yapım İşler Muayene ve Kabul Komisyonu.

Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 8 inci maddesinde, Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 6 ncı maddesinde ve Yapım İşler Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin 5 inci maddesinde, kabul ve teslim teklifinin kuruma iletilmesinden itibaren 10 gün içerisinde komisyonların oluşturulacağı, kabul ve teslim işlerinin bu komisyon tarafından yerine getirileceği belirtilmiştir.

Bu açıklamalardan da anlaşılacağı üzere; hizmet, danışmanlık hizmeti ve yapım işlerinin kabullerini yapacak komisyonların, bu işlere ait teslimin yapılacağının bildirilmesinden sonraki 10 gün içerisinde ve sadece o işle ilgili görev yapmak üzere oluşturulması gerekmektedir.
Bu gibi işlerin muayenesi ve teslim alınması için, görevlendirilecek komisyonun tüm üyelerinin bizzat katılımı şarttır.

2- Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul Komisyonu.
Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 6 ncı maddesinde, ihale yetkilisi tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç ve tek sayıda kişi ve yedek üyelerden oluşan muayene ve kabul komisyonları kurulur.

Aynı Yönetmeliğin 7 nci maddesinin (b) bendinde “Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır.” ifadeleri yer almaktadır.

Bu hükümler birlikte değerlendirildiğinde, herhangi bir mal alımıyla ilgili olarak hangi komisyon görevlendirildiyse o komisyonun muayene ve kabul işlemlerini yapabileceği anlaşılmaktadır.

Yukarıda belirtilen Yönetmelik hükümleri dikkate alındığında, muayene ve kabul işlemlerinin bizzat komisyon üyeleri tarafından yapılmasında zorunluluk bulunduğu açıkça görülmektedir.

Konuyu ceza infaz kurumlarındaki uygulamalar ve komisyon başkanı olarak görevlendirilen kurum 2. müdürleri açısından inceleyecek olursak;

Ceza infaz kurumlarında 2. müdür olarak görev yapan personelin komisyonlarda görev almasında bir zorunluluk bulunmamasına rağmen, genellikle muayene ve kabul komisyonlarında başkan olarak görevlendirildikleri bilinmektedir.

Bu görevlendirmeyle birlikte, mevzuata uygun olmayan bir uygulamanın yaygınlaştığı ve ceza infaz kurumlarında 2.müdür başkanlığında komisyon oluşturulduktan sonra, bu 2. müdürün nöbet ya da bir başka nedenle teslim anında görevinde bulunmaması halinde, diğer bir 2. müdürün komisyon başkanı olarak evrakı imzalamasının olağan bir uygulama haline getirildiği anlaşılmaktadır.

Bu uygulamanın mevzuata uygun olmadığı açıktır.

Herhangi bir muayene ve teslimin bir komisyon tarafından yapılabilmesi için, o komisyonu oluşturan başkan ve üyelerin bizzat görevlendirilmiş olması gerekmektedir. Komisyon başkan ya da üyelerinin kurumda olmaması durumunda, o an için bu üyelerin görevlerine bakan veya eşiti durumdaki diğer görevlilerin evrakı imzalaması ve muayene kabul işlemini gerçekleştirmesi mümkün değildir.

Sonuç olarak;

Mevzuatı kendimize uydurmak çabalarından vazgeçerek, eylem ve işlemlerimizde mevzuata uygun hareket etmeyi usul haline getirmeli ve bu anlayışı, mesleki yaşantımızın her alanına hakim kılmalıyız.