|
BAŞVURU SAHİBİ:
Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti.,
VEKİLİ:
Av. Faruk KÜÇÜK
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Osmaniye Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2020/185314 İhale Kayıt Numaralı “Bitüm Nakli İşi Hizmet Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Osmaniye Belediye Başkanlığı Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından 15.04.2020 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Bitüm Nakli İşi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti.nin 16.04.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.04.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.04.2020 tarih ve 19137 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan bila tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/748 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihaleye katılmaya yetkili olduğuna dair belge sunmayan Rauf Kofan adlı şahsın kendileri adına ihaleye katıldığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysaki pazarlık usulü ile yapılan ihalede, anılan şahsın ne ilk fiyat teklifini ne de son fiyat teklifini imzaladığı; teklif zarfı, teklif mektubu ve teklif cetvelinin, vekâletname ile imza beyannamesi teklif dosyasında bulunan Burhan Can tarafından imzalandığı, Rauf Kofan’ın ihaleye vekâleten katılmadığı, sadece ihaleye son teklif vermeye davet yazısını elden teslim aldığı, başka evraka imza atmadığı, kaldı ki evrak teslim alma yetkisinin bulunduğu, davet yazısını aldıktan sonra ikinci fiyat teklifini birinci fiyat teklifi gibi idareye ilettiği, fiyat teklifi iletmenin hukuki niteliği esas olarak posta memurunun iradesi ve görevinden farklı olmadığı halde şirket yetkilisiymiş gibi yetki belgesi istenilmesinin hatalı olduğu ve hak kaybına yol açtığı, dolayısıyla son fiyat teklifini imzalamayan Rauf Kofan’ın herhangi bir belge sunması zorunlu olmamasına karşın sunmuş olduğu belgenin yeterli sayılması ve söz konusu teklifin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21’inci maddesinin (b) bendine göre pazarlık usulü ile gerçekleştirilen başvuru konusu ihalede, 02.04.2020 ve 07.04.2020 tarihlerinde EKAP üzerinden gönderilen yazılarla 4 firmanın doküman almaya ve teklif vermeye davet edildiği, 15.04.2020 tarihinde yapılan ihaleye 3 isteklinin katıldığı, aynı tarihte son fiyat tekliflerini vermeye davet yazısının tüm isteklilere elden tebliğ edildiği ve aynı tarihte tüm isteklilerden son yazılı fiyat tekliflerinin alındığı, 15.04.2020 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti.nin ve Muhittin Altun’un tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına, Gündem Petrol İnş. Nak. Haf. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesine karar verildiği anlaşılmıştır.
15.04.2020 tarihli ihale komisyonu kararında “İhaleye 3 firma katılmış, ilk ve ikinci fiyat teklifleri istenmiştir. İhale komisyonunca yapılan incelemede Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti. adına sunulan ihale dosyasında bulunan imza beyannamesi ve vekâletnamenin Burhan Can isimli şahsa ait olup, ihaleye Reşit Kofan’ın katıldığı; Muhittin Altun adına sunulan ihale dosyasında ise Muhittin Altun adına imza beyannamesinin bulunduğu, fakat ihaleye Feyzi Altun’un katıldığı görülmüştür. Söz konusu durum, ihale sırasında son fiyat tekliflerini vermeye davet yazısına kaşe ve imza atan kişilerin imzasının, ihale dosyasında imzaları bulunan şirket yetkilileriyle uyuşmamasıyla saptanmıştır. Reşit Kofan son fiyat tekliflerini vermeye davet yazısıyla birlikte sadece vekâletname, Feyzi Altun ise vekâletname ve imza beyannamesini ihale dosyasına eklemedikleri halde sunmuştur. İhale komisyonu imzaları karşılaştırmak üzere sunulan evrakları teslim almıştır. Komisyon yaptığı inceleme sonucunda; … “Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.” maddesi gereğince ihalenin Gündem Petrol İnş. Nak. Haf. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde kalmasına karar vermiştir.” ifadelerine yer verilmiştir.
Başvuru sahibi Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin, teklif zarfını idareye elden teslim eden kişinin temsil yetkisini gösteren belgelerin teklif dosyasında bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.
Başvuru sahibi tarafından itirazen şikâyet dilekçesinde, teklifi idareye ulaştıran kişiden, temsile yetkili olduğuna dair belgelerin istenemeyeceği ileri sürülmektedir.
4734 sayılı Kanun’un “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “Pazarlık usulü: Bu Kanunda belirtilen hallerde kullanılabilen, ihale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü, … İfade eder.” hükmü,
Anılan Kanun’un “Pazarlık usulü” başlıklı 21’inci maddesinin beşinci fıkrasında “Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.” hükmü,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.
Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif tekliflerde aynı şekilde hazırlanarak sunulur.
Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında idareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir.
Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü yer almaktadır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinin birinci ve ikinci fıkralarında “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,
teklif kapsamında sunulması zorunludur. …
(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.” hükmü bulunmaktadır.
Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.
a) İhale kayıt numarası: 2020/185314
b) İhale usulü: Pazarlık Usulü 21/b bendi
c) Tekliflerin sunulacağı adres: Osmaniye Belediyesi Zemin Kat İhale Toplantı Salonu
ç) İhalenin yapılacağı adres: Osmaniye Belediyesi Zemin Kat İhale Toplantı Salonu
d) İhale tarihi: 15.04.2020
e) İhale saati: 10:00
f) İhale komisyonunun toplantı yeri: Osmaniye Belediyesi Zemin Kat İhale Toplantı Salonu
3.2. Teklifler ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar yukarıda belirtilen yere verilebileceği gibi, iadeli taahhütlü posta yoluyla da gönderilebilir. İhale (son teklif verme) saatine kadar İdareye ulaşmayan teklifler değerlendirmeye alınmaz.” düzenlemesine,
Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,
…
e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi, …” düzenlemesine,
“Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak bu Şartnamede istenilen bütün belgeler bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın veya paketin üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın veya paketin yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanarak, mühürlenir veya kaşelenir.
22.2. Teklifler, ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) teslim edilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmadan istekliye iade edilir. Bu durum bir tutanakla tespit edilir.
22.3. Teklifler iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve bu teklifler değerlendirmeye alınmaz.” düzenlemesine,
“Son tekliflerin alınması” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterliği tespit edilen isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerini ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu, son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyetini hazır bulunanlara açıklayarak tutanağa bağlar. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir ve teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.
32.2. İlk fiyat teklifi ile son yazılı fiyat teklifinin farklı kişiler tarafından imzalanması halinde, son yazılı fiyat teklifini imzalayan kişinin temsile yetkili olduğuna ilişkin belgelerin de teklif mektubuna eklenmesi zorunludur.” düzenlemesine yer verilmiştir.
Aktarılan mevzuat hükümleri ile İdari Şartname düzenlemelerinden, ihaleye vekâleten katılma halinde vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin teklif kapsamında sunulması gerektiği, ihaleye teklif vermeye yetkili kişiler tarafından imzalanmış teklif zarflarının ihale saatine kadar idareye elden teslim edilebileceği gibi iadeli taahhütlü olarak da gönderilebileceği anlaşılmakta olup, mevzuatta, teklif zarfını idareye teslim eden kişinin temsile yetkili olduğunu gösterir belgenin teklifle birlikte sunulması gerektiğine yönelik herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır.
Pazarlık usulüyle gerçekleştirilen inceleme konusu ihalede, başvuru sahibince sunulan iki teklif mektubunun da, şirket müdürü tarafından vekil tayin edildiği anlaşılan Burhan Can tarafından imzalandığı tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin ihaleye katılımının vekâleten olduğu, şirket müdürü Mehmet Emin Kofan’ın vekil Burhan Can’ı, Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti. adına ihalelere katılmaya yetkili olarak tayin ettiğine dair Batman 2. Noterliğince düzenlenmiş 07.11.2018 tarihli ve 15697 yevmiye numaralı vekâletnamenin ve Burhan Can’a ait noter onaylı imza beyannamesinin teklifle birlikte sunulduğu, dolayısıyla başvuru sahibinin ilk ve son fiyat tekliflerinin, istekli adına teklif verme yetkisi mevzuata uygun şekilde tevsik edilen bir kişi tarafından imzalandığı anlaşıldığından anılan isteklinin teklifinin geçerli olduğu; öte yandan, mevzuat hükümleri ile İdari Şartname düzenlemeleri çerçevesinde, yalnızca teklif zarfını idareye teslim etmekle yetkilendirilmiş kişinin ihaleye vekâleten katılmış sayılamayacağı, bu nedenle, temsile yetkili olduğunu gösterir belgenin teklif dosyası içerisinde bulunmadığı gerekçesiyle sunduğu teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmış, başvuru sahibinin iddiası uygun görülmüştür.
B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.
15.04.2020 tarihli ihale komisyonu kararında “Muhittin Altun adına sunulan ihale dosyasında ise Muhittin Altun adına imza beyannamesinin bulunduğu, fakat ihaleye Feyzi Altun’un katıldığı,… vekâletname ve imza beyannamesini ihale dosyasına eklemedikleri…” belirtilerek, Altun Petrol Pet. Ür. Paz. Nak. ve Taah. İşleri-Muhittin Altun’un teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.
Anılan isteklinin teklif dosyası kapsamında yer alan belgeler incelendiğinde, teklif vermeye yetkili olduğunu göstermek üzere Muhittin Altun’a ait noter tasdikli imza beyannamesinin sunulduğu, ilk ve son fiyat tekliflerinin adı geçen istekli tarafından imzalandığı tespit edilmiştir. İhaleye katılan gerçek kişilerce sunulması gereken noter tasdikli imza beyannamesini teklifiyle birlikte sunduğu anlaşılan isteklinin, ihaleye teklif verme yetkisini mevzuata uygun şekilde tevsik ettiği, ihale komisyonu kararında adı geçen Feyzi Altun’un ise isteklinin teklifini idareye teslim eden kişi olduğu anlaşılmış olup, vekâletname ile imza beyannamesi teklif dosyasında bulunmayan Feyzi Altun’un ihaleye katıldığı gerekçesiyle bahse konu teklifin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Kofan Petrol Ürünleri Nakliye İnşaat Gıda ve Taahhüt San. Tic. Ltd. Şti. ile Altun Petrol Pet. Ür. Paz. Nak. ve Taah. İşleri-Muhittin Altun tarafından sunulan tekliflerin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
|