|
BAŞVURU SAHİBİ:
Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.,
İHALEYİ YAPAN İDARE:
Mardin İl Sağlık Müdürlüğü,
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/344195 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı Olan 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Mardin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 27.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı Olan 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. nin 17.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 02.04.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.04.2020 tarih ve 16833 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.04.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/631 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
1) Teknik Şartname’nin 4.14.3’üncü maddesinde “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve Mardin Devlet Hastanesi ait en az son 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.” düzenlemesinin yer aldığı,
Sağlık Bakanlığının 2015/17 sayılı Genelgesi’nin “Veri Teslim ve Aktarım” başlıklı 3’üncü maddesinin beşinci fıkrasında “VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idareler bir önceki HBYS tedarikçisinden istemiş oldukları verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorgular hazırlatarak yeni başlayacak HBYS tedarikçisine teslim ederek mutlak suretle bu verilerin de aktarımını sağlatacaktır. Hiçbir şekilde sorgu, dokümanı olmayan veya VEM içerisinde bulunmayan verilerin aktarılması yeni HBYS tedarikçisinden istenmeyecektir.” düzenlemesinin yer aldığı,
Teknik Şartname 4.14.3’üncü maddesi “Veri Aktarım Yeteneği” düzenlemeleri gereğince veri örneklerinin 20.02.2020 tarihinde teslim alındığı, teslim alınan dataların Sağlık Bakanlığı’nın VEM Doküman ve Veritabanı Analiz programı ile analiz edilerek data – VEM uyumluluğunun %49 olarak tespit ettikleri ve 24.02.2020 tarihli 2654337 sayılı yazı ile Mardin İl Sağlık Müdürlüğüne bildirildiği, anılan yazıda Analiz sırasında; görüntülerin %8’inin veri içermediği ve görüntülerin % 43’ünün VEM’e uyumsuz olduğunun tespit edildiği, söz konusu uyumsuzluklarla ilgili ekran görüntüleri ve excel çıktılarının İl Sağlık Müdürlüğü’ne CD’de teslim edildiği,
Teslim alınan dataların, datalarla birlikte teslim edilen dokümanda bulunmadığı, dokümandaki bu eksikliğin VEM’e uygun aktarım yapılması gerekliliği ve kendilerinin de sorumluluğunun bu doğrultuda olması nedeniyle ancak VEM’e uygun teslim edilen %49’luk datanın aktarımdan sorumlu olduklarını, VEM uygunluk oranının düşük olması, ayrıca tablo kesim hatalarının bulunması, aktarılan dataların SisoHBYS üzerinden gösterimini, rapor ve istatistik olarak sonuçların doğruluğunu etkileyeceğinin idareye bildirildiği, ayrıca yine idareye yazılan yazıda Sağlık Bakanlığı’nın VEM Doküman ve Veritabanı Analiz programına uygun olarak Müdürlüğün görevlendireceği yetkililer tarafından incelerek kendilerine yeniden VEM’e uygun olarak teslim edilmesini talep ettikleri, ihale sürecinin uzamaması adına yeni veri teslimi yapılmayacak ise veri tabanı örneklerinin teslim alındığı şekli ile aktarımını gerçekleştirerek, yalnızca VEM’e uygun olan kısmı kadar veri aktarım yeteneğini göstermek için İl Sağlık Müdürlüğünde hazır bulunacaklarını ifade ettikleri,
24.02.2020 tarihli yazı doğrultusunda idare tarafından “demonstrasyon işleminin yalnızca tarafımıza teslim edilen data ve kılavuzda belirtilen parametreler üzerinden” yapılacağının bildirildiği ve bu doğrultuda çalışma yaptıkları,
06.03.2020 tarihinde yapılan data kontrolü demonstrasyonu sırasında da VEM’de olmayan, eksik teslim edilen veri tabanı örneklerinden soru sorulduğu, Demonstrasyon esnasında sorulan soruların teslim edilen verilere uygun olarak hazırlanmadığı ve teslim edilen veriler üzerinden kontrollerin yapılmadığı, idarenin veri kontrolünü teslim edilen verilerden yapması gerekirken güncel veri üzerinden kontrolünü yaptığı, kendilerinin bu durumu demo esnasında idareye bildirdikleri, 06.03.2020 tarihinde yapılan demonstrasyon sonrasında 13.03.2020 tarihinde tutanak hazırlandığı ve bu tutanağı şerh düşerek imzaladıkları, kendilerinden kaynaklı hiçbir eksikliğin bulunmadığı,
2) İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 10/A maddesine uygun olarak son durumu gösteren ticaret sicil gazetelerinin sunulmadığı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
- Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: MÜDÜRLÜĞÜMÜZE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİNİN İHTİYACI OLAN 36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI
b) Miktarı ve türü:
36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: MÜDÜRLÜĞÜMÜZ VE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİ” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İhale Komisyonu demonstrasyon isteğinde bulunabilecektir. İhale komisyonu tarafından demonstrasyon yapılmasına karar verilirse; belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterlerini karşılayan firmalar ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi 1. firmadan başlanarak demonstrasyon için davet edilecektir. Demonstrasyon işlemini başarıyla gerçekleştiren ekonomik açıdan 1. avantajlı ve 2. avantajlı firma belirlendikten sonra diğer firmalardan demonstrasyon yapılması istenmeyebilecektir. Demonstrasyon için isteklilere yazılı tebligatın yapılması sonrasında 20 (yirmi) gün içinde İhale Komisyonunun belirteceği yerde demonstrasyon yapmaları gerekir. Demonstrasyon yapmayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır…” düzenlemesi,
Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.
4.12. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği: Demo uygulaması, şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özeliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Buna ek olarak İdare tarafından aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak aşağıdaki hususların kontrol edilmesi istenecektir
4.12.1. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,
4.12.2. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,
4.12.3. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,
4.12.4. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,
4.12.5. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,
4.12.6. Demirbaş yönetimi,
4.12.7. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,
4.12.8. Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,
4.12.9. İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,
4.12.10. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,
4.12.11. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,
4.12.12. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,
4.12.13. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,
4.12.14. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,
4.12.15. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,
4.12.16. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,
4.12.17. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,
4.12.18. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,
4.12.19. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,
4.12.20. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,
4.12.21. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,
4.12.22. Kiosk sistemleri,
4.12.23. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.
4.13. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi
Bu kılavuzun “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.
4.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği
4.14.1. Veri aktarım demosu Mardin Devlet Hastanesi son iki aylık verisi üzerinden yapılacaktır.
4.14.2. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.
4.14.3. “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve Mardin Devlet Hastanesi ait en az son 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.
4.15. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir. Demo süresi idareden kaynaklanan nedenlerle zamanın yeterli gelmemesi halinde eksik kalan kısımlar için ilave süre verilebilecek olup bu durum diğer isteklilere bildirilecektir.
4.16. İstekli, Demo saatinden en az 1 saat öncesine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır duruma getirmiş olacaktır.
4.17. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “ASLINDA VARDI YÜKLENMEMİŞ-GELİŞTİRİLME AŞAMASINDA-BİLGİSAYARDA ARIZA OLUŞTU-DATABASE ÇÖKTÜ-BİLGİSAYARI AÇAMIYORUM-” vb. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.
4.18. Demonstrasyon sırasında İstekli tarafından teklif edilen SBYS, düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilmelidir…” düzenlemesi yer almaktadır.
09.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında ekonomik açıdan en avantajlı teklifin Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti. ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin ise Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şirketi olarak belirlendiği, Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti. tarafından 27.12.2019 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması üzerine 29.01.2020 tarihli ve 2020/UH.I-239 sayılı Kurul kararıyla Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti. ve Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına gerektiği sonucuna varıldığı, söz karar üzerine idarece geçerli teklif sahibi isteklilerden Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. ve Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. nin demonstrasyona davet edildiği ve 18.03.2020 tarihli ihale komisyonu kararıyla Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Limited Şti.nin demonstrasyonun 3. aşaması olan Data Aktarım aşamasında başarısız olarak belirlendiği ve tüm aşamalarda başarılı olarak belirlenen Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği anlaşılmıştır.
İdarece başvuru sahibi istekliye 11.02.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıyla “Müdürlüğümüzce 27.08.2019 tarihinde ihalesi yapılan 2019/344195 İKN’li MÜDÜRLÜĞÜMÜZE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİNİN İHTİYACI OLAN 36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET alımına ilişkin Kamu İhale Kurulunun 29.01.2020 tarih ve 2020/UH.I-239 numaralı kararına istinaden düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, 1. Avantajlı ve 2. Avantajlı fiyat tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiğinden demonstrasyon yapılmak üzere 17.02.2020 tarih ve saat:10:00’da Mardin Devlet Hastanesinde hazır bulunmanız hususunda…” demonstrasyona davet edildikleri tespit edilmiştir.
Başvuru sahibi istekli tarafından “Sayın Müdürlüğünüze bağlı Sağlık Tesisleri için 27.08.2019 tarihinde gerçekleştirilen 2019/344195 IKN’lu SBYS Hizmet Alımı ihalesi Teknik Şartname 4.19. maddesi “Veri Aktarım Yeteneği” hükümleri gereğince veri örnekleri yetkili personelimiz tarafından 20.02.2020 tarihinde teslim alınmıştır. Teslim alınan data Sağlık Bakanlığı’nın VEM Doküman ve Veritabanı Analiz programı kullanılarak analiz edilmiş ve data – VEM uyumluluğunun %49 olduğu görülmüştür. Analiz sırasında; görüntülerin %8’inin veri içermediği ve görüntülerin %43’ünün VEM’e uyumsuz olduğu tespit edilmiştir. Söz konusu uyumsuzluklarla ilgili ekran görüntüleri ve excel çıktıları ekte yer alan CD’de bilgilerinize sunulmuştur.
Datada bulunan 19383 alanın 6479’u data ile birlikte teslim edilen dokümanda yer almamaktadır. Bu durum; dokümanın alan bazında %33,43 oranında eksik olduğunu göstermektedir. Dokümanda yer alan 10876 alanın yalnızca 517’sinin (%4,75) açıklaması bulunmaktadır. Bu durum; dokümanda bulunan alan açıklamalarının %95,25 oranında eksik olduğunu göstermektedir. Dokümandaki bu eksikliğin dataya yansıması %96,84 oranında olmaktadır. Firmamız kendi yetenekleri ve tecrübeleri doğrultusunda eksik ve hatalı veriye rağmen aktarımı yapabilecek durumdadır. Ancak VEM’e uygun aktarım yapılması gerekliliği ve Firmamızın da sorumluluğunun bu doğrultuda olması nedeniyle firmamız ancak VEM’e uygun teslim edilen %49’luk datanın aktarımdan sorumlu olmalıdır. Vem uygunluk oranının düşük olması, ayrıca tablo kesim hatalarının bulunması, aktarılan dataların SisoHBYS üzerinden gösteriminde, rapor ve istatistik olarak sonuçların doğruluğunu etkileyecektir.
Yukarıda açıklanan hususlar doğrultusunda, verilerin Sağlık Bakanlığı’nın VEM Doküman ve Veritabanı Analiz programına uygun olarak Sayın Müdürlüğünüzün görevlendireceği yetkililer tarafından incelerek firmamıza yeniden VEM’e uygun olarak teslim edilmesini, ihale sürecinin uzamaması adına yeni veri teslimi yapılmayacak ise firmamızın veri tabanı örneklerini teslim aldığı şekli ile aktarımını gerçekleştirerek, yalnızca VEM’e uygun olan kısmı kadar veri aktarım yeteneğini göstermek için İl Sağlık Müdürlüğünüzde hazır bulunacağımızı,” gerekçeleri ile 24.02.2020 tarihli ve 2654337 sayılı dilekçe ile teslim alınan verilerin uyumsuz olduğuna yönelik başvuruda bulunulduğu,
İdarece 04.03.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Müdürlüğümüzce ihalesi yapılan MÜDÜRLÜĞÜMÜZE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİNİN İHTİYACI OLAN 36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI işine ait 20.02.2020 tarihli data teslim tutanağında belirtilen tarihte Mardin Devlet Hastanesi Konferans Salonunda saat 10:00’da Data Aktarımı için hazır bulunmanız hususunda” içerikli yazıyla reddedildiği anlaşılmıştır.
06.03.2020 tarihli 3. Aşama Data Aktarım Demonstrasyon Tutanağında Maaş modülü başlıklı 1’inci maddede“4924’lü personellerin 5510 öncesi, sonrası ve tümü ile ilgili emekli kesenekleri görülmediği, Temmuz ayı 4b genel bütçe-döner sermaye listeleri nöbetten SGK kesinti listeleri ayrı ayrı gösterilemediği, 4b çalışan sayısı uyumsuz olduğu, Prim toplamının uyuşmadığı, Toplam personel sayısı ile gösterilen personel sayısının uyuşmadığı”
Kan Transfüzyonu başlıklı 5’inci maddede “Laboratuvar tetkik onaylanan sonuç sayıları uyumsuz olduğu, Kan imha sayıları uyumsuz olduğu”
Ameliyathane Modülü başlıklı 11’inci maddede “Ameliyat notları ameliyathane modülünde ilgili alanda görülmediği”
İstatistik Modülü başlıklı 13’üncü maddede “Temmuz ayı acil müşahede de kalan hasta sayıları uyumlu olmadığı” yönündeki tespitlerden dolayı demonstrasyonun uygun olmadığının ifade edildiği ve başvuru sahibi tarafından demonstrasyon raporuna eksikliklerin kendilerinden kaynaklanmadığına dair 6 sayfalık şerh düşüldüğü tespit edilmiştir.
İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde, isteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra ekonomik açıdan en avantajlı geçerli tekliften başlamak üzere Teknik Şartname düzenlemeleri doğrultusunda ihale komisyonunca demonstrasyon yapılacağı ve demo esnasında belirtilen tüm hususları karşılamayan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılacağı düzenlenmiş, Teknik Şartname’de ise demo işleminin detaylarına yer verilmiştir.
Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneğinin değerlendirildiği ilk aşamada Teknik Şartname’de yazılı tüm şartların kontrol edileceği, ikinci aşamada kılavuzda yer alan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan tüm logların tutulup tutulmadığının kontrolünün yapılacağı, üçüncü aşamanın ise veri aktarımına ilişkin olduğu, bu aşamada isteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarmasının istenebileceği, aktarıma başlamadan önce isteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosunun teslim edileceği, idarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntülerin de isteklilere teslim edileceği, aktarım şemasının oluşturulması ve en az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için 10 takvim günü süre verileceği, aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılmasının idare tarafından değerlendirileceği, demo süresinin her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacağı, demo işlemlerinin ihale komisyonu tarafından yapılıp sonuca bağlanacağı, istekli adına yetkilendirilmiş aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyenin katılabileceği, demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği, firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı imzadan imtina edilirse, bu durumun tutanakta açıkça belirtileceği ve firmanın demodan çekilmiş sayılacağı, teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde demonun yapılacağı, demo sürecinde birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanların üçüncü aşama için değerlendirileceği düzenlenmiştir.
Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına dair yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün olamamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği değerlendirmesinde, demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitler ve alınan ihale kararı ile demo tutanağı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.
Sonuç olarak, demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyon sonucunda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı, demo işlemlerinde usul yönünden bir aykırılık bulunmadığı, ihale işlem dosyasında yer alan belgeler üzerinden inceleme yapılabileceği bunun dışında bir tespit ve değerlendirme yapılamayacağı, Kurum’un yerindelik denetimi görevinin bulunmadığı, hususları birlikte göz önünde bulundurulduğunda başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.
- Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,
teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.
(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur…” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinin birinci fıkrasında “İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır.” açıklaması,
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,
…
e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi…” düzenlemesi yer almaktadır.
Başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçesinde de belirttiği 06.11.2019 tarihli ve 2019/UH.II-1450 sayılı Kurul kararında “İhale üzerinde bırakılan Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından teklif dosyasında sunulan ve idare tarafından Kuruma gönderilen ilgili belgeler incelendiğinde, 15.04.2019 tarihli ve 9809 sayılı ile 20.12.2016 tarihli ve 9223 sayılı iki adet Ticaret Sicil Gazetesi’nin sunulduğu, 20.12.2016 tarihli ve 9223 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirketin sermayesinin tamamının (%100) “Abdülkerim Gazen”e ait olduğu, 15.04.2019 tarihli ve 9809 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nden de şirketin halka açık bir şirket olduğu ancak ortaklarına ve ortaklık oranlarına ilişkin olarak herhangi bir bilginin bulunmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca sunulan 15.04.2019 tarihli Ticaret Sicil Gazetesi’nde şirket ortağı Abdülkerim Gazen’in ve şirket yönetim kurulu üyelerinin T.C. Kimlik numaraları yer almaktadır.
Söz konusu istekli halka açık bir anonim şirket olup son durumdaki ortaklık yapısının tespit edilebilmesi için anılan isteklinin meslek mensubundan 24.10.2019 tarihli ve 19332 sayılı yazı ile pay defteri istenilmiş olup, gelen pay defteri incelendiğinde, 7.500.000,00 TL’lik B tipi hisselerin halka arz sonrası devri neticesinde 28.04.2017 tarihi itibariyle 18.000.000,00 TL’lik (A tipi imtiyazlı hisse: 1.000.000,00 TL – B tipi hisse: 17.000.000,00 TL) sermayenin 10.500.000,00 TL’lik kısmına bahse konu isteklinin ortağı olan Abdülkerim Gazen’in sahip olduğu, bu tutarın da şirket sermayesinin %58,33’üne tekabül ettiği, daha sonra şirket sermayesinin bedelsiz sermaye artırımı ile 27.05.2019 tarihi itibarıyla 40.000.000,00 TL’ye arttırıldığı, (A tipi imtiyazlı hisse: 2.222.222,22 TL – B tipi hisse: 37.777.777,78 TL), bedelsiz sermaye artırımında bedelsiz payların artırım tarihindeki mevcut paylara dağıtıldığı anlaşılmış olup söz konusu pay defterinden şirketin son durumdaki ortaklık yapısında Abdülkerim Gazen’in ortaklık oranının değişmediği ve %58,33 olduğu anlaşılmıştır. Söz konusu ortaklık oranının anılan istekli tarafından teklifi kapsamında sunulan 20.12.2016 tarihli ve 9223 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’ndeki ortaklık oranı ile aynı olmadığı anlaşılmış olup, bahse konu isteklinin teklifi kapsamında son durumdaki ortaklık yapısını gösteren belgeleri sunmadığı anlaşılmıştır. Sonuç olarak, ihale üzerinde bırakılan Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir.” şeklinde karar verildiği anlaşılmaktadır.
İhale üzerinde bırakılan Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından teklif dosyasında sunulan ve idare tarafından Kuruma gönderilen ilgili belgeler incelendiğinde, anılan istekli tarafından sunulmayacak belgeler tablosunun Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi satırına 15.04.2019 tarihli ve 9808 sayılı ticaret sicil gazetesinin 853 ve 854. sayfası ile 20.12.2016 tarihli ve 99223 sayılı ticaret sicil gazetesinin 45. ve 46. sayfalarının yazıldığı tespit edilmiştir. Şikayete konu ihalede Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından ortaklık yapısını göstermek üzere beyan edilen bilgiler ile yukarıda yer verilen Kurul kararına konu beyan bilgilerinin aynı olduğu görüldüğünden bahse konu istekli tarafından sunulan son durumdaki ortaklık yapısını gösteren belgeleri sunmadığı ayrıca anılan istekli tarafından sunulmayacak belgeler tablosunda yer alan ticaret sicil gazetelerine ait bilgilerden gazetelerin sayılarına ilişkin bilgilerin de yanlış yazıldığı tespit edildiğinden başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
Sonuç olarak, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
|