şikâyet dilekçesi ekinde yer alması zorunlu olan belgeler arasında dizi pusulasına yer verilmediği anlaşılmış olup, anılan eksikliğin esasa etkili olmadığı ve idare tarafından başvuru sahibinin şikayet dilekçesinde dizi pusulasına yer verilmediği gerekçesiyle başvurunun reddedilmesinin mevzuata uygun olmadığı
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler.
Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yollarıdır.
Şikâyet başvuruları idareye, itirazen şikâyet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.
Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir:
- a) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi.
- b) İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası.
- c) Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih.
- d) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.
- e) İtirazen şikâyet başvurularında idareye yapılan şikayetin ve varsa şikayete ilişkin idare kararının bildirim tarihi.
Şikâyet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerinin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz…” hükmü yer almaktadır.
İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinde “(1) Şikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.
(2) Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir;
- a) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin; adı, soyadı veya unvanı ve adresi ile (…) faks numarası.
- b) İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası.
- c) Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih.
ç) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller.
- d) İtirazen şikayet başvurularında ayrıca idareye yapılan şikayetin tarihi ve varsa şikayete ilişkin idare kararının bildirim tarihi.
…
(4) Şikayet dilekçelerine başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin eklenmesi zorunludur. Ancak aday veya isteklinin başvuru belgeleri veya teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz…” hükmü,
Aynı Yönetmelik’in “Başvuruların yapılacağı yerler” başlıklı 9’uncu maddesinde “(1) Şikayet başvuruları ihaleyi yapan idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma, elden veya posta yoluyla yapılır.
(2) Dilekçeye eklenen bütün belgeler; belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulur.
(3) İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; “ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir” şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Posta yoluyla yapılan başvurularda dizi pusulasına eklerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığına ilişkin şerh düşülür.
(4) Başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak, kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılır ve elden yapılan başvurularda ilgilisine kayıt tarih ve sayısını gösteren onaylı bir alındı belgesi verilir …” hükmü,
“Şikâyet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10’uncu maddesinde “(1) İhalelere ilişkin olarak öncelikle ihaleyi yapan idareye şikayet başvurusunda bulunulur. Bu şikayet başvuruları, süresinde ve usulüne uygun sözleşme imzalanmadan önce yapılmış olması halinde idare tarafından incelenerek sonuçlandırılır.
(2) 8 inci maddede belirtilen ve dilekçe ile ekinde yer alması zorunlu olan bilgi ve belgeleri içermeyen şikayet başvurularında, söz konusu eksiklikler başvuru süresinin sonuna kadar başvuru sahibi tarafından giderilebilir. Eksikliklerin başvuru süresi içerisinde tamamlanmaması halinde idare tarafından başvurunun reddine karar verilir…” hükmü bulunmaktadır.
İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 5’inci maddesinde “(1) Şikayet başvurularının taşıması gereken şekil unsurları Kanunun 54 üncü maddesi ile Yönetmeliğin 8 inci maddesinde sayılmıştır. Buna göre dilekçede; başvuru sahibinin ve varsa vekil ya da temsilcisinin; adı, soyadı veya unvanı, adresi (…) ve faks numarası ile imzası, ihaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası, başvuru konusunun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih, başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller belirtilmelidir.
(2) Uygulamada başvuru sahiplerinin dilekçelerinde yukarıda belirtilen bazı bilgilere yer vermediği görüldüğünden, ilgililerin yararlanmasına yönelik olarak hazırlanan dilekçe örneklerine bu Tebliğin ekinde yer verilmiş olup; ilgililerin uygun dilekçe örneklerini kullanmaları, başvurularının zamanında ve doğru olarak yapılması bakımından önem arz etmektedir (EK:1,
2 ). İlgililer, Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtilen bilgileri içermesi kaydıyla bu örnekler dışındaki dilekçeler ile de başvuruda bulunabilir…” açıklaması,
Aynı Tebliğ’in “Şikâyet başvurusu üzerine yapılacak işlemler ve inceleme” başlıklı 6’ncı maddesinde “1) Şikayet dilekçesinin derhal kaydı yapılarak kayıt tarih ve sayısı dilekçenin üzerine yazılır. İdareye verilen şikayet dilekçesi taranarak EKAP’a da kaydedilir. Dilekçeye eklenen bütün belgeler; belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulur.
(2) İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; “ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir” şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Posta yoluyla yapılan başvurularda dizi pusulasına eklerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığına ilişkin şerh düşülür.
(3) Ayrıca elden yapılan başvurularda başvuru sahibine kayıt tarih ve sayısını gösteren imzalı bir alındı belgesi verilir.
…
(5) Yönetmeliğin 8 inci maddesinde belirtilen ve dilekçe ile ekinde yer alması zorunlu olan bilgi ve belgeleri içermeyen şikayet başvurularında, söz konusu eksiklikler başvuru süresinin sonuna kadar başvuru sahibi tarafından giderilebilir. Eksikliklerin bu süre sonuna kadar giderilmemesi durumunda ise şikayet başvurusunun reddine karar verilir. İdare tarafından dilekçedeki eksikliklerin bildirilmesi zorunluluğu bulunmadığından, başvurunun şekil şartlarına uygun olarak yapılması önem arz etmektedir.” açıklaması yer almaktadır.
Yukarıda yer verilen 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 54’üncü maddesi ve İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinde başvuruların şekil unsurlarının neler olduğu hüküm altına alınmış olup, şikâyet dilekçelerinde; başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi ile faks numarası, ihaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası, başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih, başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı delillerin bulunması gerektiği, şikâyet dilekçelerine eklenmesi zorunlu olan belgelerin ise başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza sirkülerinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneğinin olduğu,
İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 9’uncu maddesinde dilekçeye eklenen bütün belgelerin; belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olduklarını gösteren iki nüsha dizi pusulası ile birlikte sunulacağı,
Şikâyet dilekçesi ekinde yer alan belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. olmalarına ilişkin bilgileri içeren dizi pusulasını düzenleyen hükmün, idareye şikâyet başvurusunda bulunan isteklilerin başvuru haklarını güvence altına almak bağlamında idare ile başvuru sahipleri arasında çıkabilecek ihtilaflı durumları ortadan kaldırmaya yönelik bir düzenleme olduğu, dolayısıyla dizi pusulasının şikâyet başvurularının taşıması gereken şekil unsurları arasında bulunmadığı anlaşılmaktadır.
Başvuru sahibi Ekol Taşımacılık Temizlik İnşaat Gıda Tarım Otomasyon Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarece verilen cevabi yazıda, başvuru sahibince şikâyet başvurusu kapsamında şikâyet dilekçesi ve eklerine ilişkin dizi pusulası sunulmadığı gerekçesiyle şikâyet başvurusunun şekil yönünden reddedildiği görülmüştür.
Yapılan incelemede, başvuru sahibi istekli tarafından idareye sunulan şikâyet dilekçesinin son sayfasında “Ek: Vekâletname, İmza Beyanı, İmza sirküleri” ifadelerine yer verildiği ve şikâyet dilekçesi ekleri kapsamında temsile yetkili olunduğuna dair belgelerin sunulduğu, bununla birlikte dilekçe ekinde şikâyet dilekçesi ve eklerine ilişkin dizi pusulası sunulmadığı görülmüştür.
İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinde şikâyet dilekçesi ekinde yer alması zorunlu olan belgeler arasında dizi pusulasına yer verilmediği anlaşılmış olup, anılan eksikliğin esasa etkili olmadığı ve idare tarafından başvuru sahibinin şikâyet dilekçesinde dizi pusulasına yer verilmediği gerekçesiyle başvurunun reddedilmesinin mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.
Toplantı No : 2020/027
Gündem No : 40
Karar Tarihi : 17.06.2020
Karar No : 2020/UH.I-1093