ihale teklif sınır değerin altında olan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı esas alınarak sağlıklı bir değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığı doküman düzenlemelerine göre işin kapsamında yazılım donanım personel ücretleri sarf malzeme giderleri gibi birçok bileşenin bulunduğu bu itibarla teklifi sınır değerin altında olan isteklilere idarece teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği iddialarına ait kamu ihale kararı

Hitachi Healthcare Turkey Sağlık Sanayi Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Beyoğlu Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/642292 İhale Kayıt Numaralı “Beyoğlu Khhb’ye Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı İçin Görüntü Arşivleme Ve İletişim Sistemi (Pacs) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Beyoğlu Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı tarafından 16.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Beyoğlu Khhb’ye Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı İçin Görüntü Arşivleme Ve İletişim Sistemi (Pacs) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Hitachi Healthcare Turkey Sağlık Sanayi A. Ş.nin 04.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 17.03.2020 tarih ve 14116 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/520 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Teknik Şartname’nin hazırlanması sürecinde uzman görüşünün alınmadığı, Teknik Şartname’de imzası bulunan tek kişinin İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi İşlem Uzmanı olduğu, Radyoloji Uzmanı, Radyoloji Teknisyeni veya Biyomedikal Uzmanı imzası bulunmadığı, söz konusu ihale ile dördü en büyük hastanelerden olmak üzere 10 hastaneye PACS sistemi alınacağı, böyle önemli bir ihale şartnamesinin konu ile hiç ilgisi bulunmayan bir kişi tarafından hazırlanması ve imzalanmasının şartname hazırlama ilkelerine uygun olmadığı, bu sebeple işe uygun olmayan firmaların ihaleye iştirak etmesinin önünün açıldığı ve haksız rekabet ortamının oluşturulduğu, Teknik Şartname’nin en az üç uzman veya bu konuda uzman başka danışmanlık firması tarafından hazırlanmaması nedeniyle, idarenin Kanun’un 5’inci maddesini ihlal ettiği,

2) Teknik Şartname’nin 28.8.2’nci maddesinin ilk halinin “PACS sistemi ile birlikte özel bir ortopedi yazılımı verilecektir. Bu yazılım ortopedistlerin ameliyatlarını planlamasına yardımcı olacak, ameliyatta kullanılacak implantların seçiminde yol gösterici olacaktır.” şeklinde olduğu, Ortopedi yazılımı bölümüne “Gerekçe: İlgili hastanede 5 kullanıcı için ortopedi yazılımı bulunmaktadır. Maddede adet belirtilmemesi, açıklayıcı olmamasının yanısıra, daha az lisans verilmesi durumunda hastanede iş aksaklıklarına sebep olunacaktır. Bu sebeple maddenin önerimiz doğrultusunda düzenlenmesini talep etmekteyiz.” şeklide itirazda bulunulduğu ve maddenin 5 eş zamanlı lisans olarak düzenlenmesi yönünde öneride bulunulduğu, ancak yayınlanan zeyilname ile maddenin “Aynı anda en az 5 (beş) kullanıcı ortopedi yazılımına erişebilecek veya iş istasyonuna kurulacak yazılımla Yüklenici bunu sağlamakla yükümlüdür.” şeklinde değiştirildiği, söz konusu ifadenin Şartname’nin açıklık ilkesine uygun olmadığı, yoruma açık şekilde 5 kullanıcının erişebileceği tek kullanıcılı yazılım verilmesine imkan sağladığı, bahsedilen yazılımın birim fiyatının en düşük haliyle 6.000 $ olduğu ve tekliflere etki edeceği, bu durumun ihale tekliflerinde haksız rekabete sebep olduğu,

3) Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde raporlama başlığı altında ucu açık ifadelerle 8 alt madde bulunduğu, söz konusu maddelere ihale öncesinde yapılan itirazın sebep gösterilmeden göz ardı edildiği, bahse konu maddelerin, tamamıyla ucu açık, her şekilde yorumlanabilecek ve geliştirme maliyeti hesaplanamayacak şekilde yazıldığı, bu durumun ihale maliyetlerinin hesaplanmasında haksız rekabete sebep olduğu, söz konusu maddeye yönelik zeyilname talebinde bulunulduğu, ancak olumlu cevap verilmediği, oysa ki şartname hazırlanmasında açıklık ve anlaşılabilirliğin esas olduğu, ihale kararı yayınlandıktan sonra yapılan şikayet başvurusuna verilen cevap yazısında “Şikayet başvurunuzda yer alan 3, 4 ve 6’ncı husus ile ilgili olarak; şikayet başvurunuzda bahsedilen Teknik Şartname’nin 28.8.2 ve 14. maddesi ile ilgili olarak ihale öncesinde yapmış olduğunuz başvuruya istinaden zeyilname düzenlenmiştir.” ifadelerine yer verildiği, ancak 14’üncü madde ile ilgili olarak herhangi bir düzenleme yapılmadığı, ayrıca şikayetin 6’ncı maddesi için zeyilname ile düzenleme yapıldığı belirtilmiş olmakla birlikte, bu maddeye yapılan itirazın işin içeriğinin çok büyük olmasına karşın hiçbir referansı bulunmayan, hiçbir hastanede söz konusu işi yapmamış, yetersiz firmaların ihaleye girebildiği ve şartnamenin buna yönelik hazırlandığına ilişkin olduğu, dolayısıyla söz konusu durumun ihaledeki bir duruma yönelik olduğu, ihale öncesindeki şartnameye yönelik itirazda bu duruma ilişkin bir itirazın mümkün olmadığı, idare tarafından şikayet başvurusunun özensiz incelendiği ve gereken ihtimamın gösterilmediği, şartnamedeki eksikliklerin giderilmemesinin idarenin kasti bir tavrı olduğu,

4) İhale sonrasında, teklif veren 4 firmanın üçünden aşırı düşük teklif açıklamasının talep edildiği, taraflarınca yapılan açıklamada halihazırda devam eden sözleşmeye ait maliyetlerin belirtildiği, yeni şartname ile eksiltilen personel ve donanım maliyetlerine yer verildiği ve son olarak ek indirim yapıldığının sebepleriyle birlikte belirtildiği, basit bir hesaplama teklif fiyatının 990.000 TL olarak hesaplandığı, hesaplamanın açık şekilde ifade edilmesine rağmen, açıklamanın yetersiz bulunduğu ve tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, oysa ki, kendilerinden düşük ve yüksek teklif veren isteklilerin açıklamalarının kabul edildiği, kendi tekliflerinin diğer isteklilerin sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının içerikleri örnek gösterilerek değerlendirme dışı bırakıldığı, açıklamada esas olanın verilen bilgi olması gerektiği, şayet açıklama içeriğinin belli bir formatı olması gerekli ise, idare tarafından bu durumun belirtilmesi gerektiği ve yanlış yöntemlere yol açılmaması gerektiği, ancak böyle bir durum söz konusu olmadığı, açıklama şeklinin istekliye bırakıldığı ve hesaplama yöntemi sebep gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

5) Teknik Şartname’nin, uzmanlarca hazırlanmamış olmasından dolayı, yukarıda ifade edilenlerden fazla hata bulunduğu, bu hatalar neticesinde, Türkiye’nin önde gelen hastanelerinin kullanacağı PACS sisteminin ihalesine, hiçbir referansı bulunmayan, hiçbir hastanede kullanılmayan PACS yazılımları teklif edildiği, ayrıca ihale komisyonundaki uzman hekimler tarafından ihalenin uhdesinde bırakılan isteklinin demo sırasındaki yetersizliğinin tespit edildiği ve ihale karar metninde de buna yer verildiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1, 2 ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

Kamu İhale Kanunu’nun “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.” hükmü,

Aynı Kanun’un “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla  bu  işlem  veya  eylemlerin  farkına  varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yöndeki başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır. Şikayet üzerine yapılan incelemede tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, gerekli düzeltme yapılarak 29 uncu maddede belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere ertelenir. Ancak belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde 26 ncı maddeye göre işlem tesis edilir…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde “(1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.

(2) Teknik şartnamede, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamede teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde “veya dengi” ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.

(3) Teknik şartnamenin idare tarafından hazırlanması esastır. Ancak, işin özelliğinin gerektirdiği hallerde ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla teknik şartname, Kanun hükümlerine uygun olarak danışmanlık hizmet sunucularına hazırlattırılabilir.

(4) Teknik şartnamede ihale konusu işte kullanılacak makine, malzeme ve ekipmanın kullanım kılavuzlarına yönelik düzenleme yapılabilir.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

(3) Kuruma itirazen şikayet süresi; şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’inci maddesinde “(1) Süreler;

a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini,

b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiği tarihi, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ihale dokümanının teslim alındığı tarihi, zeyilnameye yönelik başvurularda ise zeyilnamenin bildirildiği tarihi,

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

ç) Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi, on gün içerisinde karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini,

d) İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında ise iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi,

izleyen günden itibaren başlar.

(2) Tatil günleri sürelere dahildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Beyoğlu Khhb’ye Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı İçin Görüntü Arşivleme Ve İletişim Sistemi (Pacs) Hizmet Alımı

b) Miktarı ve türü: BEŞİKTAŞ SAİT ÇİFTÇİ DH, EYÜPSULTAN DH, İSTİNYE DH, KAĞITHANE DH, BEYOĞLU GÖZ EAH, GOP EAH, BALTALİMANI KEMİK HASTALIKLARI EAH, OKMEYDANI EAH, HAMİDİYE ETFAL EAH, TAKSİM EAH ‘ NİN 24 AYLIK Görüntü Arşivleme ve İletişim (PACS) Sistemi Hizmeti Alımı. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Beyoğlu Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı Satın Alım ve İhale İşlemleri Birimi – Kadımehmet Mahallesi, Bahriye Hastanesi Ykş, 34440 BEYOĞLU/İSTANBUL” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “1.1. Bu şartname, İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı-4 bağlı sağlık tesislerinde kurulacak Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi’nin (PACS) teknik özellikleri ve kullanım koşullarını kapsamaktadır.

…

1.4. Bu şartname ile İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü Kamu Hastaneleri Hizmetleri Başkanlığı-4 bağlı sağlık tesislerinde üretilen tıbbi görüntüleri ve radyolojik raporları uluslararası standartlara uygun şekilde arşivleyecek; bu verilere hastane içi, hastane dışı ve hastaneler arası erişimi sağlayacak nitelikte bilgi sistemlerinin kurulumu hedeflenmektedir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Raporlama” başlıklı 14’üncü maddesinde “14.1. Raporlamada hiyerarşik yetkilendirme mümkün olmalıdır.

14.2. Text (Nokta vuruşlu yazıcılar için hazırlanmış), grafik, her türlü barkod ve etiket raporları ortak bir raporlama altyapısını kullanmalıdır.

14.3. Raporlar ekranda görülme, rapor hazırlanma aşamalarında geri-ileri gitme ya da iptal edilme olanaklarına sahip olmalıdır.

14.4. Rapor hazırlandıktan sonra raporun büyüklüğü ile ilgili sayfa sayısı ekranda izlenmelidir.

14.5. Hazırlanan raporların ayrı bir dosyaya belli bir görsel ve elektronik formatta kayıt edilmesi mümkün olmalıdır.

14.6. Raporlar, İdare’nin istediği (XLS(X), PDF, CSV, DOC(X)) biçimlerinde ofis uygulamalarına gönderilebilmelidir.

14.7. Üretilen raporlarda isteğe bağlı olarak ve raporun yapısının uygun olması durumunda tarih vb. kriterlere göre filtre seçenekleri bulunmalıdır.

14.8. Uygulama yazılımında yer alacak istatistik ve yönetim amaçlı raporlar, geliştirilmiş olan grafik sunum birimi, veri setine uygun olarak kolon (column), bar, çizgi ( line), pasta (pie), alan (area), dağılım (scatter), radar, halka (doughnut) grafiklerini oluşturabilmelidir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Ortopedi Yazılımı” başlıklı 28’inci maddesinde “28.8.2. Aynı anda en az 5 (beş) kullanıcı ortopedi yazılımına erişebilecek veya iş istasyonuna kurulacak yazılımla yüklenici bunu sağlamakla yükümlüdür.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen doküman düzenlemelerine göre ihale iş konusu kapsamında İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü’ne bağlı sağlık tesislerinde üretilen tıbbi görüntüleri ve radyolojik raporları uluslararası standartlara uygun şekilde arşivleneceği; bu verilere hastane içi, hastane dışı ve hastaneler arası erişimi sağlayacak nitelikte bilgi sistemlerinin kurulumunun yapılacağı anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi Hitachi Healthcare Turkey Sağlık San. A. Ş.nin Teknik Şartname’nin işin uzmanları tarafından düzenlenmediğine yönelik iddiasına ilişkin olarak, söz konusu durumun farkına varılması gereken tarihin ihale dokümanının indirildiği 24.12.2019 tarihi olduğu, başvuru sahibinin bu duruma ilişkin şikayetini söz konusu tarihi izleyen 10 gün içerisinde yapması gerekirken, söz konusu şikayetin 04.03.2020 tarihinde yapıldığı, dolayısıyla başvurunun belirtilen süre sona erdikten sonra yapılması sebebiyle bu iddiaya ilişkin iddianın süre yönünden reddedilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibinin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere yönelik iddialarına ilişkin olarak, söz konusu durumun farkına varılması gereken tarihin Zeyilnamenin yayınlandığı 03.01.2020 tarihi olduğu, şikayet başvurusunun söz konusu tarihi izleyen 10 gün içerisinde ve her halükarda ihale tarihinden 3 işgünü öncesine kadar yapılması gerektiği, ancak söz konusu şikayetin 04.03.2020 tarihinde yapıldığı, dolayısıyla bu iddiaya ilişkin iddianın da süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

            b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

           c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

           gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.

79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.

79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine göre idarenin, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak istemesi gerekmektedir. Ayrıca hizmet alımı ihalelerine ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde, aşırı düşük tekliflerin sorgulanmasına ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu açıklanmıştır.

Yapılan incelemede, idare tarafından sınır değerin altında teklif sunan isteklilere  16.01.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “…Kamu İhale Tebliğinin 79.1.2. “Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;

SD: Sınır değeri,

YM: Yaklaşık maliyeti,

n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,

T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif

bedellerini,

R: Sınır Değer Tespit Katsayısını

” uyarınca vermiş olduğunuz teklif bedel hesaplanan sınır değere (1.272.960 TL) göre aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmiştir. Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.2. maddesine göre aşırı düşük izahatınızı en geç 22/01/2020 tarihi saat 17:00′ ye kadar

Başkanlığımıza ulaştırmanız hususunda;…” şeklinde yer alan ifadeler ile aşırı düşük teklif açıklamasının istendiği, bu haliyle açıklama talep yazısında yer verilmesi gereken önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği görülmüştür.

Bu çerçevede, teklifi sınır değerin altında olan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısı esas alınarak sağlıklı bir değerlendirme yapılmasının mümkün olmadığı, doküman düzenlemelerine göre işin kapsamında yazılım, donanım, personel ücretleri, sarf malzeme giderleri gibi birçok bileşenin bulunduğu, bu itibarla teklifi sınır değerin altında olan isteklilere idarece teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirlenerek aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

3) Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41’inci maddesinde “(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur…” hükmü bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İhale sürecinde ihaleye katılan isteklilerden; işin teknik şartnamesinde belirtilen hususlar doğrultusunda demonstrasyon (DEMO) istenecektir. İstekliler DEMO yapacak olurlarsa; teknik yeterliliklerini ve yazılım için istenilen özellikleri taşıyıp taşımadıklarını komisyona kanıtlayacaklardır. DEMO için donanımı ilgili firma temin edecektir. DEMO ile ilgili olarak istekli firmaya hiç bir ücret ödenmeyecektir. Yapılan DEMO’da başarısız olan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

             Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1.Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2.Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır.

4.3.Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.4İhaleden önce Yüklenici demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.5.Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

4.6.İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar, Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir.

4.7.Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli DEMO’ ya çağırabilecektir. Bu çalışmada sağlık bakanlığının diğer kurulularında çalışan personellerde görevlendirilebilir.

4.8.İstekli, Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır.

4.9.Demo grup hastaneler için bir hastane seçilerek yapılabilir.

             4.10.DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

             4.11.Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum Uıtanakta açıkça belirtilecektir.

             4.12.İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir. İlave süre verilmiş maddeler bu kapsam dışındadır.

             4.13.Mevcut verilerinin diğer bir PACS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği PACS’m teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi ve LOG’ ların tutulup kontrol edilmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. Demo aşamasını geçemeyen yükleniciler ihale dışı bırakılırlar. Demoda tüm verilerin kontrolü yapılacaktır. Aktarım sürecinde eksik teslimler anında haber verilerek idari koordinasyonunda teslimi yapan firmadan eksikleri tamamlaması istenecektir. Eksik bildirimleri için son tarih aktarımı tamamlanacak son gün olacaktır.

            4.14.Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. İdare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir.

            4.14.1.İstekli ilk bölümünde veri aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

            4.15. Birinci Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

            4.15.1Birinci aşamada firma PACS ’nin teknik şartnameye uygunluğunu göstererek komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Aşağıda yer alan maddelerin kontrolü ve tüm teknik şartname maddelerinin kontrolü bu aşamada yapılacaktır.

             4.15.2.Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

             4.15.3.PACS ’de yer alan tüm modüllerin teknik şartname ve mevzuata göre uygunlukları detaylı olarak kontrol edilecektir.

             4.15.4.HBYS ve diğer sistem entegrasyonlarının kontrolü sağlanacaktır. Gerekli izinler idare tarafından alınarak PACS yazılımının çalıştığı diğer bir sağlık tesisinden şartname maddelerinin kontrolü sağlanabilir.

            4.15.5.Teknik şartnamede yer alan (genel ve modüller) tüm maddeler kontrol edilecektir.

            4.16.İkinci Aşama: Log tutma ve analizi

            4.16.1.Yazılımın veri alanlarına ait update (değiştirme) ve delete (silme) işlemleri loglanacaktır.

            4.17.Üçüncü Aşama:

            4.17.1.İdarelerin mevcut PACS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (1 günlük) dönemlere ait tüm gerçek verileri istekli kendi PACS ’sine aktaracaktır. Ayrıca PACS ’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışına yapacaktır.

            4.18. Dördüncü Aşama: Veri aktarımı kontrolü

            4.18.1. İstekli üçüncü bölümünde veri aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

            4.19. İhale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO ’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ancak katılmayan firmalar diğer aşamalara katılamayacak olup, ihale dışı bırakılacaktır.

           4.20.İsteklilere, DEMO ’nun birinci aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Üçüncü aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir.

           4.21. DEMO üçüncü aşamasında idarenin sağlayacağı bir mekânda demo veri setleri istekli adına imza yetkisi olan firma temsilcisine ihale komisyonu tarafından tutanak ile teslim edilecektir.

           4.22.İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 2 (İki) iş günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır.

           4.23.İstekliler, idarenin mevcut PACS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait gerçek verileri idare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan soma sistemlerine aktaracaktır. İdare bu veriler üzerinde DEMO ’nun bir, iki ve dördüncü aşamasında bazı sorgulamaları ve teknik şartnamedeki kimi önemli maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. DEMO ’da sorulacak soruları İdare Heyeti DEMO sırasında belirleyecektir.

           4.24.DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları birinci Aşama ’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO ’yu geçtiğine karar verirse denıo aşamasına son verilebilecektir. İdare isterse DEMO ’nun bir bölümünü isteklinin yazılımının kurulu olduğu (izinler idare tarafından alınmak suretiyle) bir birimde canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.

           4.25.DEMO ’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır.

          4.26.İstekli bu mekânda gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (1 adet server, en az 1 adet client bilgisayarı, 1 adet Android veya IOS Tablet PC, … vb.).

          4.27.Yüklenici internet erişimi gerektirecek maddelerin kontrolü için taşınabilir internet erişimi cihazını beraberinde getirecektir. Tüm giderler yükleniciye aittir.

         4.28.DEMO’ ya katılacak firmalarla ‘’gizlilik sözleşmesi” imzalanacaktır.

         4.29.DEMO süresi (1,2 ve 4. aşama) idare tarafından belirlenecektir.

         4.20. DEMO bitiminde server idarece formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri gereğince ihalelerde, işin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilebileceği, söz konusu makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılabileceği, ihale dokümanı düzenlemelerine göre de teklif edilen sistemin Teknik Şartnameye uygunluğunun demo değerlendirmesi yoluyla yapılacağı anlaşılmaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede, Ekstrem Bir Bilgisayar Danışmanlık İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. ve Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği sisteme ilişkin olarak İdari ve Teknik Şartname’de yer alan düzenlemeler uyarınca demonstrasyon yapıldığı ve buna ilişkin tutanakların düzenlendiği, idarece yapılan değerlendirme neticesinde söz konusu isteklilerin sunmuş olduğu sistemin uygun olduğunun demo çalışması tutanağında belirtildiği görülmüştür.

Yukarıda yer alan tespitler çerçevesinde, isteklilerce teklif edilen sistemin değerlendirmesine yönelik idarenin üzerine düşen sorumluluğu yerine getirerek anılan sisteme yönelik demo çalışmasını yaptığı ve değerlendirmeye ilişkin tutanakları hazırladığı, söz konusu tutanakların uzman üyeler tarafından imzalandığı, bu değerlendirme sonucunda Ekstrem Bir Bilgisayar Danışmanlık İç ve Dış Tic. Ltd. Şti. ve Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen sistemin ilgili Teknik Şartname’de belirtilen özellikleri karşıladığının tespit edildiği ve ihale komisyonu kararında da bu durumun belirtildiği,  istekliler tarafından sistemin Teknik Şartname’de belirtilen hususlara uygunluğunun, demo yapılmak suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve ihale konusu işte kullanılacak sistemin Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük teklif sorgulamasının önemli maliyet bileşenleri açık ve net bir şekilde belirtilerek yeniden gerçekleştirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.